10 خصائص المعلومات

اتخاذ القرارات الصحيحة أمر ضروري لأي منظمة. ولكن عندما يتعلق الأمر باتخاذ هذه القرارات ، فمن المهم دائمًا أن يتمكن صانعو القرار من الوصول إلى المعلومات الصحيحة حتى يتمكنوا من اتخاذ أفضل الخيارات الممكنة. يمكن أن تكون الخصائص مثل الدقة ، والتوافر ، وملاءمة المعلومات حاسمة في مساعدة صانعي القرار على اتخاذ القرارات الصحيحة وتجنب الأخطاء المكلفة.

في هذه المقالة ، سنناقش الخصائص المختلفة للمعلومات التي يحتاج صانعو القرار إلى أخذها في الاعتبار من أجل اتخاذ قرارات مستنيرة وصحيحة. سنستكشف كيف يمكن أن تؤدي المعلومات غير المكتملة أو المعلومات غير الدقيقة إلى قرارات خاطئة ، وكيف أن الوصول إلى معلومات كاملة ودقيقة وذات صلة يمكن أن يساعد صانعي القرار على اتخاذ خيارات سليمة تحقق قيمة للمؤسسة.

خصائص المعلومات

1. الذاتية

تشير خصائص المعلومات إلى الصفات التي تحدد فائدتها. الذاتية هي إحدى هذه السمات ، والتي تشير إلى مدى تأثر المعلومات بالرأي الشخصي أو التحيز.

من المهم لمستخدمي البيانات والأشكال الأخرى من المعلومات أن يكونوا على دراية بهذا الجانب للتأكد من أن قراراتهم تستند إلى حقائق دقيقة بدلاً من التفسيرات. من الأفضل استخدام مصادر المعلومات بأقل قدر من الذاتية.

2. الصلة بالموضوع

أهمية المعلومات هي سمة مهمة أخرى. إنه يعني أن البيانات التي تم جمعها يجب أن تكون مفيدة وقابلة للتطبيق على الغرض الذي يتم استخدامها من أجله. على سبيل المثال ، يجب أن يتمتع الطالب الذي يبحث عن معلومات حول موضوع معين بإمكانية الوصول إلى البيانات ذات الصلة والمفيدة في تعزيز فهمهم وأبحاثهم.

تتعلق الصلة أيضًا بالتوقيت المناسب للمحتوى ، مما يعني مدى حداثة المعلومات أو تحديثها في أي وقت. من المهم أن يكون هذا محدثًا بحيث يمكن للمستخدمين الوثوق في دقة مصادرهم.

3. حسن التوقيت

يعد الالتزام بالمواعيد سمة مهمة للمعلومات لأنه يوفر أدلة حول وقت جمع البيانات أو تحديثها آخر مرة.

يساعد هذا المستخدمين على قياس دقته وما إذا كان ينطبق على احتياجاتهم الحالية. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن استخدام المعلومات في الوقت المناسب لاتخاذ قرارات مستنيرة وتتماشى مع الوضع الحالي.

4. الدقة

دقة المعلومات من أهم خصائصها. هذا يعني أن المحتوى يجب أن يوفر بيانات صحيحة وموثوقة تم التحقق منها بواسطة مصادر موثوقة.

تشير الدقة أيضًا إلى مدى دقة أو تفصيل المعلومات ، حيث يجب أن يكون لدى المستخدمين إمكانية الوصول إلى تفاصيل كافية لهم لتنفيذ مهامهم بدقة وفعالية.

5. تنسيق المعلومات الصحيح

يعني تنسيق المعلومات الصحيح التأكد من أن البيانات المقدمة منظمة بطريقة تجعل من السهل على المستخدمين الوصول إليها وفهمها واستخدامها. يتضمن ذلك عرض البيانات بطريقة منظمة بحيث يمكن قراءتها وتفسيرها بسرعة دون أي لبس أو غموض.

بالإضافة إلى ذلك ، فإن توفير تسميات واضحة لنقاط البيانات المختلفة يتيح للمستخدمين التعرف بسرعة على المعلومات وفهمها.

6. الاكتمال

اكتمال المعلومات هو سمة أخرى من خصائصها الهامة. إنه يعني أن جميع التفاصيل الضرورية متاحة حتى يتمكن المستخدمون من اتخاذ قرارات مستنيرة.

وهذا يعني توفير معلومات أساسية كافية حول موضوع معين ، بالإضافة إلى أي بيانات أخرى ذات صلة قد تكون مطلوبة.

7. سهولة الوصول

إحدى السمات الأخرى للمعلومات هي إمكانية الوصول ، والتي تشير إلى مدى سهولة الوصول إلى المحتوى. يتضمن ذلك التأكد من توفره عبر الإنترنت أو في شكل مادي وأنه لا توجد قيود تعيق قدرة المستخدمين على استخدامه.

بالإضافة إلى ذلك ، إذا كانت هناك حواجز لغوية أو مشكلات متعلقة بحقوق النشر ، فيجب معالجتها حتى يتمكن المستخدمون من الوصول إلى المعلومات بسهولة.

8. كفاية

تعد الكفاية أيضًا سمة مهمة للمعلومات ، مما يعني أنها يجب أن توفر تفاصيل كافية للمستخدمين لتحقيق أهدافهم أو نتائجهم المرجوة.

وهذا يعني توفير نقاط بيانات كافية تغطي جميع الجوانب وتسمح للمستخدمين باتخاذ قرارات مستنيرة.

9. توضيح

هناك نوع آخر من المعلومات المفيدة وهو الوضوح ، والذي يشير إلى مدى وضوح ودقة المحتوى. وهذا يشمل تجنب أي مصطلحات أو عبارات غامضة حتى لا تترك أي مجال لسوء التفسير.

بالإضافة إلى ذلك ، يساعد استخدام اللغة المناسبة في التأكد من أن المستخدمين يفهمون ما يقال دون الحاجة إلى بذل جهد إضافي.

10. الحياد

الحياد هو عامل مهم يجب مراعاته عند تقييم المعلومات. هذا يعني التأكد من أن المحتوى المقدم غير متحيز ولا يحتوي على أي آراء أو تحيزات شخصية.

كما يعني أنه يجب أن يكون المستخدمون قادرين على الوثوق بمصدر المعلومات ، لأن الحياد يساعد على ضمان الدقة والملاءمة.

بالإضافة إلى هذه ، فإن بعض الخصائص الأخرى للمعلومات التي يتعين عليك الانتباه لها هي-

الخصائص الإضافية للمعلومات الدقيقة

• الموضوعية : تشير الموضوعية إلى الدرجة التي تم فيها جمع البيانات بشكل موضوعي وتقديمها دون تحيز. عندما يفتقر المحتوى إلى الموضوعية ، يمكن أن يؤدي إلى معلومات خاطئة أو تفسيرات خاطئة من قبل أولئك الذين يبحثون عن البيانات لأغراض البحث أو اتخاذ القرار.
• الاتساق : الاتساق هو أحد الخصائص الرئيسية للمعلومات المفيدة ، حيث يساعد المستخدمين في الحصول على صورة واضحة لموضوع أو موقف معين. هذا يعني أن البيانات المقدمة يجب أن تكون متسقة من البداية إلى النهاية ، دون أي نقاط متضاربة قد تؤدي إلى الارتباك وسوء التفسير.
• الصلاحية : إحدى الخصائص الرئيسية للمعلومات هي الصلاحية ، مما يعني أنها يجب أن تكون دقيقة وحديثة. وهذا يعني تقديم أدلة أو حقائق لدعم أي بيانات تم الإدلاء بها والتأكد من أن جميع نقاط البيانات صحيحة ومحدثة ، وهذا يعني أيضًا ضمان موثوقية مصدر المعلومات.
• موجزة : بالإضافة إلى كونها صحيحة ، يجب أن تكون المعلومات المفيدة موجزة أيضًا. يشير هذا إلى إبقاء المحتوى قصيرًا وموجزًا ​​قدر الإمكان مع الاستمرار في نقل جميع التفاصيل الضرورية بطريقة سهلة الفهم.
• مناسب للغرض : يجب دائمًا مراعاة الغرض من المحتوى عند تقييم جودته. هذا يعني التأكد من أن المعلومات المقدمة مناسبة للغرض المقصود ، سواء كان ذلك للإعلام أو التثقيف أو الترفيه.
• موثوقة : تؤثر موثوقية المعلومات بشكل مباشر على فائدتها ومصداقيتها. هذا يعني أن المستخدمين يجب أن يكونوا قادرين على الاعتماد على أي نقاط بيانات يوفرها مصدر معين على أنها دقيقة ومحدثة.
• التفرد : من الخصائص الرئيسية الأخرى للمعلومات المفيدة تفردها ، مما يعني أنها يجب أن تكون أصلية وليست منسوخة من أي مصادر أخرى. يساعد هذا في ضمان أن يكون المحتوى المقدم من أعلى مستويات الجودة ، حيث تم بحثه وكتابته بدقة لغرض معين دون أي انتحال.
• السرية : عند التعامل مع المعلومات الشخصية ، تصبح السرية خاصية مهمة يجب مراعاتها. هذا يعني التأكد من تخزين جميع نقاط البيانات بشكل آمن بحيث لا يتمكن من الوصول إليها إلا من لديهم تصريح.
• التوفر : معلومات التوفر هي جانب رئيسي من المعلومات المفيدة لصانع القرار. هذا يعني أنه يجب أن يكون المستخدمون قادرين على الوصول إلى المحتوى متى احتاجوا إليه ، ليلاً أو نهارًا.
• النزاهة : النزاهة هي خاصية مهمة للمعلومات المفيدة ، لأنها تعني ضمناً أنها يجب أن تظل سليمة وسليمة. وهذا يعني توفير محتوى لم يتم العبث به أو التلاعب به بأي شكل من الأشكال حتى يتمكن المستخدمون من الوثوق في دقته.
• المصادقة : عند التعامل مع معلومات حساسة ، تصبح المصادقة جزءًا لا يتجزأ من ضمان فائدتها. هذا يعني أن المستخدمين يجب أن يكونوا قادرين على مصادقة أي نقاط بيانات يقدمها مصدر معين قبل الوثوق في دقتها.
• عدم التنصل : عدم التنصل هو سمة أساسية للمعلومات المفيدة مما يعني أنه لا ينبغي أن يكون من الممكن رفضها أو إلغاؤها. وهذا يعني التأكد من أن جميع نقاط البيانات تظل صالحة ولا يتم تغييرها بأي شكل من الأشكال ، بحيث يمكن للمستخدمين الوثوق بمصدر المعلومات.
• التكلفة المفيدة : عند التفكير في فائدة المعلومات ، يصبح تحليل التكلفة والعائد عاملاً مهمًا. وهذا يعني تحديد ما إذا كان تقديم أجزاء معينة من المعلومات يقدم فائدة أكبر من التكاليف المرتبطة بها.
• يستهدف المستخدم : من السمات الرئيسية الأخرى للمعلومات المفيدة أنه ينبغي دائمًا تصميمها للجمهور المستهدف. هذا يعني أنه يجب كتابة المحتوى لمجموعات محددة من الناس مع وضع احتياجاتهم في الاعتبار.
• سهل الاستخدام : يجب دائمًا تقديم المعلومات بطريقة سهلة الفهم حتى يتمكن المستخدمون من العثور بسرعة على ما يبحثون عنه دون الحاجة إلى المرور عبر الكثير من المحتوى أو نقاط البيانات. هذا يعني أيضًا أن أي واجهات يتم إنشاؤها يجب أن تكون سهلة الاستخدام وبديهية حتى يتمكن المستخدمون من الحصول بسرعة على ما يحتاجون إليه.
• ذو مغزى : يجب أن يكون للمحتوى المقدم غرض دائمًا وأن يكون مليئًا بالتفاصيل ذات الصلة التي تكون ذات مغزى للمستخدم. هذا يعني عدم تقديم الكثير من المعلومات غير ذات الصلة أو الزائدة عن الحاجة ، بل التركيز بدلاً من ذلك على تقديم ما يحتاجه المستخدم بالضبط بطريقة موجزة.
• عدم الغموض : عند التعامل مع المعلومات ، يجب تجنب الغموض بأي ثمن لأن ذلك قد يسبب ارتباكًا لكل من القراء والمستخدمين للمحتوى. هذا يعني أن تقديم تفاصيل واضحة ومباشرة يجب أن يظل أولوية لضمان فهم دقيق للمواد المقدمة.
• الوضوح : لضمان الدقة ، يجب كتابة المعلومات المقدمة بطريقة تكون واضحة وموجزة. هذا يعني أن أي محتوى مقدم لا ينبغي أن يكون طويلًا جدًا أو معقدًا ولكن بدلاً من ذلك تأكد من تقديم التفاصيل الضرورية دون الخوض في الكثير من التفاصيل.
• العرض التقديمي : تلعب الطريقة التي يتم بها تقديم المعلومات دورًا مهمًا في فائدتها ، حيث أن المحتوى المعروض جيدًا سينقل الرسالة الصحيحة إلى المستخدم.

خاتمة

يعد الحصول على المعلومات الصحيحة بالتنسيق الصحيح في الوقت المناسب أمرًا ضروريًا للتأكد من إمكانية الوصول إلى المعرفة القيمة واستخدامها إلى أقصى إمكاناتها.

يجب أن تؤخذ خصائص المعلومات ، مثل الدقة والتوافر وحسن التوقيت والملاءمة في الاعتبار عند تقييم مصادر البيانات الحالية أو بناء قواعد بيانات جديدة.

التأكد من أن الشخص المناسب لديه حق الوصول إلى المعلومات الصحيحة في الوقت المناسب هو المفتاح للتأكد من أن عمليات صنع القرار فعالة ودقيقة وفي الوقت المناسب. مع المعلومات الصحيحة ، يمكن استخدام المعرفة القيمة بشكل جيد في مواجهة التحديات الملحة أو اغتنام الفرص.

أحب هذا المنصب؟ تحقق من السلسلة الكاملة عن الإدارة