أهم 6 أمثلة لقيود المشروع

سريع أو رخيص أو جيد - اختر خيارين. هل تعبت من سماع ذلك؟ واحدة من أكبر التحديات التي يواجهها كل مدير مشروع هي قيود المشروع. لا تقتصر قيود المشروع على تقييد المشروع فحسب ، بل إنها قد تعرض نجاحه للخطر بسرعة. هذا هو السبب في أنه من الضروري معرفة جميع القيود المحتملة وتأثيراتها على بعضها البعض وأدوات إدارة المشروع التي تعالج هذه القيود.

ما هي قيود المشروع؟

قيد المشروع في إدارة المشروع هو أي شيء يقيد نطاق المشروع. إنه يهدد سرعة المشروع وجودته ويمكن أن يتسبب في تجاوز الميزانية. في حين أن هناك العديد من القيود المحتملة ، فإن الأكثر شيوعًا يشار إليه بالقيد الثلاثي.

نموذج القيد الثلاثي

يعرف كل مدير مشروع (وغالبًا ما يخشى) قيود المشروع الكلاسيكية في إدارة المشروع:

• الوقت: ما هو الموعد النهائي لتسليم المخرجات؟
• النطاق: ما هي النتيجة المتوقعة بالضبط؟
• التكلفة: ما مقدار المال المتاح لتحقيق هذه النتيجة؟

إذا غيرت جانبًا واحدًا من هذا المثلث ، فسيؤثر على الجانبين الآخرين. إذا كنت قادرًا على تغطية القيد الثلاثي ، فمن المرجح أن تقدم مشروعًا ناجحًا.

تعد كيفية تغطية القيد الثلاثي أمرًا صعبًا ، لكن برنامج إدارة المشروع المناسب يمكن أن يساعدك. ProjectManager هي أداة لإدارة العمل والمشاريع تلتقط البيانات في الوقت الفعلي لاتخاذ قرارات أكثر ثاقبة. يمكن لمديري المشاريع استخدام أدوات إعداد التقارير الخاصة بنا للتعمق في البيانات وتصفية التقارير حول الحالة والمحفظة والمهام والتكاليف والمزيد لفهم ما هو على المسار الصحيح وما هو ليس كذلك. من السهل مشاركة هذه التقارير مع أصحاب المصلحة لتقديم تحديث سريع. ابدأ مع ProjectManager اليوم مجانًا.

معوقات المشروع الستة

غالبًا ما يتم تعريف المشروع على أنه ناجح إذا تم تحقيق أهداف المشروع بحلول الموعد النهائي واستكمالها في حدود الميزانية. بصرف النظر عن الوقت والنطاق والتكلفة ، هناك ستة قيود إضافية تحد من عملية تحقيق أهداف المشروع بشكل صحيح.

1. التكلفة

يحتاج مشروعك إلى موارد مثل العمالة والمواد والمعدات ، وكلها تكلف مالًا. بصفتك مدير مشروع ، تقع على عاتقك مسؤولية التأكد من أنك تقدر تكاليف مشروعك بدقة أثناء مرحلة التخطيط وقبل التنفيذ. هذا هو الوقت الذي ستنشئ فيه ميزانية مشروع تغطي جميع نفقاتك. إذا فشلت في تحديد ميزانية مشروع كافية ، فقد يفشل مشروعك.

2 مرة

لإدارة الوقت المتاح لتنفيذ مشروع بشكل صحيح ، يجب عليك إنشاء جدول زمني يحدد جدولًا زمنيًا لتنفيذ مهام مشروعك. يحدد جدول المشروع أيضًا الموارد اللازمة لكل نشاط مشروع معين. يعد الوقت قيدًا بالغ الأهمية للمشروع لأنه إذا لم تتم إدارته بشكل صحيح ، فقد يؤثر على قيود أخرى مثل النطاق والجودة. قد يؤدي الفشل في تتبع الوقت إلى عدم الالتزام بالمواعيد النهائية وتقليل نطاق المشروع. والأسوأ من ذلك ، يمكن أن يقلل ذلك من جودة الإنجازات الخاصة بك.

ذات صلة: قالب الجدول الزمني المجاني لبرنامج Excel

3. النطاق

يشير نطاق المشروع إلى كل الأعمال التي يتعين القيام بها في المشروع. من المهم تحديد الأنشطة والمخرجات والمعالم بالإضافة إلى ما لن يتم فعله لتحديد توقعات واضحة مع أصحاب المصلحة. يستخدم مديرو المشاريع هيكل تقسيم العمل لتقسيم نطاق المشروع إلى أجزاء أصغر وأكثر قابلية للإدارة.

4. الجودة

في حين أن هذا القيد مشابه تمامًا للنطاق ، إلا أنه يختلف قليلاً حيث يحدد النطاق النتيجة المرجوة المحددة. على سبيل المثال ، قد يتضمن نطاق مشروعك إنشاء 10 صفحات ويب. تركز الجودة على سمات كل صفحة من صفحات الويب هذه. عند التفكير في جودة المشروع ، اسأل نفسك ، "ما مدى تطابق النتيجة مع التوقعات؟"

في مثالنا ، لا تحدد الجودة عدد صفحات الويب ، ولكن قد يكون هناك تفاوت في الجودة فيما يتعلق بعدد الكلمات. ربما طلبت 1000 كلمة بتفاوت جودة +/- 100 كلمة. إذا كانت صفحة الويب تحتوي على 900 كلمة ، فأنت توافق عليها ، ولكن إذا كانت صفحة الويب الأخرى تحتوي فقط على 850 كلمة ، فإنك سترفضها.

الجودة ترتبط بالقيود الأخرى. لنفترض أن الوقت ينفد منك وتحتاج إلى تلبية تاريخ استحقاق معين. يمكنك الوفاء بالموعد النهائي من خلال توسيع نطاق التسامح مع الجودة وتقليل عدد الكلمات إلى 800.

5. المخاطر

تعتبر إدارة المخاطر مهمة مهمة لمديري المشاريع ، ولكن ماذا يعني هذا المصطلح في الواقع؟ يمكنك تقدير احتمالية تأثير المخاطر على مشروعك. ربما تقوم بإنشاء إطار سلكي لموقع الويب الخاص بك وقررت تخطي مراجعة العميل لأنك متأخر. في هذه الحالة ، هناك خطر أن يرفض العميل صفحات الويب النهائية الخاصة بك.

بالطبع يمكنك التحكم في المخاطر إلى حد معين. على سبيل المثال ، يمكنك أن تقرر تجنب المخاطر والإصرار على خطوة المراجعة. لكن هذا القرار يؤثر على جدولك الزمني والتكاليف ذات الصلة حيث أن العميل سيراجع كل تصميم من تصميماتك ويحتاج مدير المشروع إلى الإشراف على هذه العملية.

6. الموارد

ترتبط الموارد بقوة بتكلفة المشروع. قد يقيد مقدار المال المتاح لتحقيق النتيجة المرجوة استخدام الموارد واكتسابها مما يخلق قيدًا منفصلاً.

في بعض الأحيان ، حتى مبلغ لا نهائي من المال لا يسمح لك بالحصول على الموارد المحددة التي تحتاجها. على سبيل المثال ، قد يستغرق الأمر وقتًا أطول مما كنت تتوقعه لتلقي مورد مادي في المشروع (مثل شريحة) مما يؤدي إلى تفويت الموعد النهائي. إذا كان هذا المورد ضروريًا للمشروع ، فسيتعين عليك التضحية بالوفاء بالموعد النهائي نظرًا لعدم وجود مبلغ معقول من المال يمكن أن يقلل من وقت التسليم.

ذات صلة: قالب تخطيط موارد مجاني لبرنامج Excel

كيفية إدارة قيود المشروع

إدارة قيود المشروع هي في الأساس كيفية إدارة المشروع. تحتاج إلى مراقبة وتتبع قيود المشروع من خلال دورة حياة المشروع واكتشاف الحالات الشاذة لحلها بسرعة. تحافظ إدارة القيود على مشروعك في المسار الصحيح وفي حدود الميزانية. فيما يلي ست طرق لإدارة قيود مشروعك.

• التكلفة: خطة إدارة التكلفة هي خطة إستراتيجية لميزانية مشروعك. إنه نهج من أربعة محاور يأخذ في الاعتبار تخطيط الموارد وتقدير التكلفة والميزنة والتحكم في التكاليف. نعم ، إنها خطة ، لكنها تُطبق خلال مسار المشروع للمساعدة في توثيق النفقات والتحكم في قيود التكلفة.
• الوقت: خطة إدارة الوقت هي طريقة لتتبع الوقت المستغرق في مهمة ما والتقدم المحرز في مشروعك. يتضمن التخطيط لجدول زمني دقيق ثم مراقبة الجدول الزمني والتحكم فيه للتأكد من أن وقتك الفعلي يتماشى مع خطة إدارة الوقت الخاصة بك. الوقت هو أحد قيود المشروع الرئيسية ومفتاح نجاح المشروع.
• النطاق: تتضمن خطة إدارة النطاق جميع العمليات المتضمنة في تنفيذ المشروع. النطاق بمثابة خارطة طريق للمشروع ويحدد حدوده. تعد إدارة نطاق قيود المشروع أمرًا مهمًا لأن التغييرات تؤثر دائمًا على النطاق. بدون وجود خطة ، يمكن أن تنحرف المشاريع عن مسارها بسرعة.
• الجودة: توجد خطة لإدارة الجودة لمساعدة مدير المشروع وفريق المشروع على تلبية توقعات أصحاب المصلحة. يمكنك تسليم المشروع في الوقت المحدد وحتى في حدود الميزانية ، ولكن إذا كانت الجودة لا تفي بالتوقعات ، فإنها تعتبر فاشلة. سيقوم صاحب المصلحة أو العميل بمراجعة الخطة للتأكد من دقة ضبط المشروع.
• المخاطر: تساعد خطة إدارة المخاطر في تحديد المشكلات المحتملة التي قد تنشأ في المشروع والاستجابة لها. يمكن أن تؤثر هذه المخاطر على قيود المشروع ، لذلك من المهم تحديد ما يمكن أن يحدث ، وتقييم التأثير على المشروع ، وإنشاء خطة للتخفيف من المخاطر أو للطوارئ ومراقبة هذه المخاطر أو غيرها دائمًا حتى تتمكن من التعامل معها بشكل صحيح.
• الموارد: تُستخدم خطة إدارة الموارد لتوجيه كيفية تصنيف موارد المشروع ، مثل الفرق والمعدات والمواد ، وتخصيصها وإدارتها وإصدارها. بدون إدارة فريقك والموارد اللازمة ، يعاني المشروع.

موازنة معوقات المشروع

إلى جانب تحديد الإجراءات والمبادئ التوجيهية والأنشطة لإدارة قيود المشروع ، يمكن لمديري المشاريع أيضًا موازنة هذه القيود. بالنظر إلى أهمية قيود المشروع في تقديم مشروع ناجح ، من الأهمية بمكان أن يفهم مدير المشروع هذه الخطوات لإدارتها.

أولا ، تحتاج إلى التخطيط. تم تطوير الخطط المذكورة أعلاه أثناء مرحلة التخطيط للمشروع ، ومع ذلك ، تحتاج أيضًا إلى التخطيط لكل مرحلة من مراحل المشروع في دورة حياة المشروع. يبدأ هذا عادةً بهيكل تنظيم العمل (WBS) لتحديد كل مهمة ويمكن تسليمها في المشروع.

بعد ذلك ، ستحتاج إلى إلقاء نظرة على كل قيود المشروع وتحديد كيفية تأثيرها على مشروعك. هذا هو المكان الذي ستدخل فيه إدارة المخاطر وتحديد مستوى الموارد. تعمل تسوية الموارد على ضبط تاريخي البدء والانتهاء لقيود الموارد لموازنة الطلب على هذه الموارد. ستحتاج أيضًا إلى وضع خطة إدارة الجودة الخاصة بك كما هو موضح أعلاه.

يعد الحفاظ على توازن عبء العمل لفريقك أمرًا أساسيًا أيضًا. إذا أثقلت كاهلهم بالمهام ، فسيصابون بالإرهاق. هذا يعني أنك ستفقد الإنتاجية من أعضاء الفريق ، وهو عامل مهم لنجاح المشروع بشكل عام. تعد إدارة مواردك بشكل صحيح أحد أهم جوانب قيود المشروع.

خارج خطط الإدارة اللازمة لإدارة قيود مشروعك ، هناك أيضًا اتصال يجب مراعاته. يمكن أن يساعدك وجود اتصال واضح وشفاف ومنتظم بين فريق المشروع في إدارة مشروع سلس. من الضروري معرفة القيود المختلفة للمشروع لأن الطريقة الوحيدة للتحكم فيها هي فهمها. عند اتخاذ قرارات مهمة ، لا تضع في اعتبارك الوقت والنطاق والميزانية فحسب ، بل ضع في اعتبارك أيضًا الجودة والمخاطر والموارد والاستدامة والتنظيم والمنهجية ورضا العملاء.

يساعدك ProjectManager في إدارة القيود

يجب إدارة القيود في أي مشروع. للقيام بذلك ، تحتاج إلى برنامج إدارة المشاريع الذي يمنحك القدرة على التخطيط والتتبع والتكيف مع القيود أثناء تطور مشروعك. ProjectManager هو برنامج حائز على جوائز يساعدك في إدارة كل جانب من جوانب المشروع ، بما في ذلك قيوده.

ضع خططًا أكثر دقة

إذا كنت لا تراقب ميزانيتك عن كثب ، فإن الأموال ستنزف من المشروع. يساعدك ProjectManager في التخطيط لمشروعك باستخدام مخططات جانت عبر الإنترنت التي تقوم بجدولة المهام عبر مخطط زمني وتتبع التكلفة المرتبطة بكل مهمة من هذه المهام. بهذه الطريقة ، لن تفاجأ أبدًا. يمكنك أيضًا ربط التبعيات لتجنب الاختناقات التي قد تخرجك عن المسار الصحيح.

أدوات إدارة الموارد

هناك طريقة أخرى لخروج التكاليف عن السيطرة وإحداث تأثير في جدولك وهي عندما لا تتم إدارة الموارد بشكل صحيح. يمنحك مدير المشروع التحكم في مواردك. سواء كانت التكاليف المرتبطة بالموردين والموردين أو فريق المشروع وتخصيص المهام الخاصة بهم ، سترى جميع البيانات في الوقت الفعلي.

بالحديث عن الفرق ، يجب إدارة وقتهم. يحتوي ProjectManager على جداول زمنية تسهل عليهم الإرسال ويوافق عليها المديرون. بالإضافة إلى ذلك ، فإن إعداد التقارير المتعمقة عن المشروع يبقيك على رأس قيود مشروعك. هناك العديد من الطرق لعرض القيود على ProjectManager.com والتحكم فيها.

تتطلب موازنة جميع القيود داخل إدارة المشروع أدوات قوية للتتبع وإعداد التقارير. ProjectManager هو برنامج لإدارة المشاريع عبر الإنترنت مزود بلوحات معلومات في الوقت الفعلي وأدوات إعداد التقارير لمراقبة تقدم المشروع والميزانيات والمزيد لضمان وصول مشاريعك إلى استنتاجات ناجحة. انظر بنفسك واحصل على نسخة تجريبية مجانية مدتها 30 يومًا.