تقنيات إدارة المهام: أفضل 10 نصائح لإدارة المهام
نشرت: 2023-08-11المهام هي اللبنات الأساسية لعملك ومشاريعك. تحتاج إلى إدارتها من أجل إدارة العمل بشكل عام. المشكلة هي أنه من السهل أن تربك المهام اليومية. لهذا السبب تحتاج إلى تقنيات جيدة لإدارة المهام لتكون ناجحًا.
ما هو أسلوب إدارة المهام؟
يعد أسلوب إدارة المهام طريقة عملية لإدارة مهامك بشكل أفضل. يمكن أن يكون بسيطًا مثل إنشاء قائمة مهام يومية ، أو متقدمًا مثل إنشاء التبعيات.
لن يتطلب كل عملك مثل هذه التقنيات المتقدمة لإدارة المهام ، ولكن لفهم أساليب إدارة المهام الجيدة هو إعداد نفسك لمستويات أعلى من الإنتاجية ومستويات أقل من التوتر.
احصل على الخاص بك مجانا
قالب تعقب المهام
استخدم قالب تعقب المهام المجاني لبرنامج Excel لإدارة مشاريعك بشكل أفضل.
لماذا تعتبر تقنيات إدارة المهام مهمة؟
بدون تقنيات إدارة المهام ، لا بد أن تستسلم للفوضى. يميل الناس إلى الرد على أي طلب يأتي في الآونة الأخيرة ، بدلاً من ترتيب أولوياتهم. أو ربما يقومون دائمًا بالمهام السهلة أولاً ، ثم يتباطأون في الزحف عندما يتعلق الأمر بالأشياء الصعبة.
يمكن أن تؤدي أخطاء إدارة المهام هذه إلى اختناقات وتأخيرات ووقت ضائع وخسارة أموال وغير ذلك. لذلك ، من الأفضل تجربة بعض تقنيات إدارة المهام التي أثبتت جدواها بدلاً من محاولة ابتكار تقنياتك الخاصة على الفور. لقد قمنا بتغطيتك!
برنامج إدارة المشاريع هو الأداة المثالية لمساعدتك على إدارة مهامك بشكل أفضل. باستخدام أدوات سهلة الاستخدام مثل قوائم المهام ولوحات كانبان والتقويمات والمزيد ، يمكنك تنفيذ جميع تقنيات إدارة المهام المفضلة لديك لنفسك أو لفريقك. جرب ProjectManager اليوم مجانًا!
10 نصائح وتقنيات لتحسين إدارة المهام
إدارة المهام عالمية: سواء كان مدير المشروع يتعامل مع وظيفة كبيرة ومعقدة ، أو مجرد شخص لديه شيء يحتاج إلى إنجازه - فإن إدارة المهام مهمة. لسوء الحظ ، لا يطبق الأشخاص منهجيات جديدة عند إدارة المهام من أجل التعامل معها بكفاءة. جرب تقنيات إدارة المهام العشر هذه وانظر كيف يؤثر ذلك على العمل الذي تقوم به.
- ضع قائمة بجميع مهامك: لفهم ما تواجهه ، قم بسرد كل شيء. يمكن أن يكون هذا على قطعة من الورق أو في برنامج عبر الإنترنت لسهولة التعاون.
- حالة السجل: حدد ما إذا كانت مهمتك قد اكتملت أو قيد التقدم أو لم تبدأ بعد. سيساعدك هذا في تحديد أولوياتهم لاحقًا.
- إضافة تواريخ الاستحقاق: ليست كل مهمة مستحقة بمجرد تلقي الطلب ، ولكن لا تؤجل كل شيء بعيدًا أيضًا. من العادات الجيدة لإدارة المهام تحديد مواعيد الاستحقاق والالتزام بها فعليًا.
- تحديد أولويات كل يوم: كل يوم مختلف. بعضها مليء بالاجتماعات ، والبعض الآخر عبارة عن ألواح فارغة. اضبط عبء العمل الخاص بمهمتك وفقًا لذلك من أجل تنفيذ أكثر سلاسة.
- حذف المهام غير الأساسية: غالبًا ما يتم التغاضي عن هذا الأسلوب في إدارة المهام. يمكن تفويض بعض المهام أو حذفها تمامًا. قد تضطر إلى التفكير خارج الصندوق لهذا ، لكن الأمر يستحق ذلك.
- قم بإعداد التذكيرات: يمكن أن تكون الحياة مجنونة ، لذا اضبط التذكيرات. يمكن أن يشعر الناس بالإهانة إذا نسيت مهامهم ، لذلك لا تدع العلاقات تندلع لأنك تركت شيئًا ما ينزلق تحت الرادار.
- إضافة إخطارات: قم بإنشاء إشعارات لمهامك إذا كنت تعمل على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. هذه تقنية رائعة وحديثة لإدارة المهام تساعد في تجاوز ضجيج العالم الرقمي.
- قسّم المهام الأكبر إلى مهام أصغر: هذه طريقة مثالية لإدارة المهام للمهام الكبيرة والصعبة. بدلاً من المماطلة ، قسّمها إلى أنشطة يمكن التحكم فيها.
- ضع توقعات وحدود مع الآخرين: تحلى بالشفافية مع فريقك. لا تهيئ نفسك للفشل من خلال وعود العالم ، ولكن لا تجعل الآخرين يشعرون أن مهامهم ليست مهمة. كن محترفًا واعمل بجد وكن صادقًا. فريقك سوف يشكرك
- ابحث عن مكان هادئ لإنجاز المهام: هذا صحيح بشكل خاص إذا كنت تعمل من المنزل. إذا لم تتمكن من العثور على مكان هادئ ، على الأقل احصل على بعض سماعات الرأس الرائعة!
نصيحة احترافية: من المهم معرفة أن حجمًا واحدًا لا يناسب الجميع ، وقد يحتاج البعض إلى طريقة مرئية أكثر لإدارة مهامهم بدلاً من المهام التقليدية. قم بالبحث ، وانظر في المنهجيات المختلفة واعرف أي منها يتحدث عن نقاط قوتك وضعفك.
فيديو تدريب على تقنيات إدارة المهام
تقدم Jennifer Bridges ، PMP ، نصائح لإدارة المهام حتى تتمكن من إدارة عملك بشكل أفضل. هذه النصائح فعالة بشكل خاص عند استخدامها مع برامج إدارة المهام.
هذه لقطة للسبورة للرجوع اليها!
نسخ الفيديو
نتحدث اليوم عن 10 نصائح لتحسين إدارة المهام. سواء كنت تقود فريقًا أو مشروعًا ، فلا يزال يتعين عليك كمحترف في مجال الأعمال إدارة مهمتك الخاصة وإنجاز عملك الخاص. لذلك ، نحن نبحث اليوم ، لا يزال الناس يستخدمون طريقة الملاحظات اللاصقة ، أو ربما القوائم.
لذلك نحن نتطلع إلى تجاوز هذه الأساليب لاستخدام أدوات أكثر تقدمًا عبر الإنترنت ، أو حتى تطبيقات. وعندما نستخدم أدوات وتطبيقات إدارة المهام عبر الإنترنت ، فهناك أفضل الممارسات والنصائح التي نريد تقديمها حول كيفية إدارة مهمتك. رقم واحد ، قائمة جميع المهام الخاصة بك. أخرجهم من عقلك حتى لا تضطر إلى الاعتماد على الذاكرة ، وإدخالهم في أداتك. رقم اثنين ، إدارة مهمتك. حدد ما إذا كانت مكتملة أو معلقة أو لم تبدأ حتى. بهذه الطريقة تعرف كل يوم ما يجب التركيز عليه.
أضف تواريخ الاستحقاق بحيث لا يكون كل شيء مستحقًا اليوم. تريد تحديد أولويات كل يوم ، وإكمال المهام الحرجة أولاً ، وفي وقت مبكر. تخلص من المهام غير الأساسية أو فوضها لأشخاص آخرين بحيث يمكنك التركيز على الأشياء التي تناسبك بشكل أفضل ، أو الأكثر أهمية بالنسبة لدورك.
أيضًا ، قم بإعداد التذكيرات حتى تعرف مسبقًا ، ما هو مستحق اليوم ، وما هو مستحق هذا الأسبوع ، أو حتى هذا الشهر؟ أضف إشعارات لنفسك وللآخرين ، حتى تعرف متى تم الانتهاء من المهام. هناك أشخاص آخرون في بعض الأحيان ينتظرون لإكمال شيء ما ، بناءً على إكمال مهمتك.
قسّم المهام الأكبر إلى مهام أصغر. في بعض الأحيان ، قد تبدو المهام الكبيرة مربكة للغاية ، ونريد تجنبها. لذلك إذا قسمناها إلى مهام أصغر قابلة للتنفيذ ، فيمكننا البدء في إحراز تقدم.
نريد أيضًا أن نضع توقعات للآخرين. دع الناس يعرفون التوقعات في عمليتك عن كيفية عملك. أيضًا ، ضع حدودًا معهم ، حتى يعرفوا في أوقات معينة من اليوم ، وأوقات معينة من الأسبوع ، أنك تعمل على أشياء محددة ولا يحتاجون إلى مقاطعتك واختطاف وقتك. ورقم 10 ، ابحث عن مكان هادئ بدون مقاطعات حتى تتمكن من إنجاز الأمور.
لذلك ، إذا كنت بحاجة إلى أداة لمساعدتك في إدارة مهمتك ، فقم بالتسجيل في برنامجنا الآن في ProjectManager.