12 تطبيقًا وأدوات رائعة وموفرة للوقت

يتمثل الجزء المدهش في إدارة الأعمال في مقدار الوقت الذي تقضيه في المهام التي ليست أساسية لمهمتك الرئيسية. سواء كنت تتعقب النفقات أو تبحث عن أرقام الهواتف ، يمكن للعمل الإداري أن يلتهم الجزء الأفضل من يوم عملك إذا سمحت بذلك. حافظ على المهام الدخيلة بعيدًا باستخدام الأدوات والتطبيقات الموفرة للوقت. هنا بعض المفضلات الينا:

تعاون

1. إدارة المشروع : Basecamp
التكلفة: تبدأ من 20 دولارًا في الشهر ؛ إصدار تجريبي مجاني لمدة 60 يومًا متاح

إذا كنت تشعر أنك كنت تعيد ترتيب قوائم المهام لساعات وما زلت لا تقترب من تحقيق أهدافك ، فقد يكون برنامج إدارة المشروع الخاص بك هو الجاني الخفي. هناك سبب لاستخدام Basecamp من قبل أكثر من 285000 شركة لإنهاء مئات الآلاف من المشاريع: فهو يتميز بواجهة سلسة وقوائم مهام سهلة الاستخدام مع إمكانيات السحب والإفلات والقدرة على إضافة مستخدمين متعددين إلى مشروع للمشاركة الملفات ومناقشة التفاصيل وحتى تعيين المهام. يمكن لمديري المشاريع تحديد من لديه حق الوصول إلى المعلومات لأي مشروع معين داخل النظام ، ويمكن للأشخاص حتى الرد عبر البريد الإلكتروني. يتم تخزين كل شيء معًا في إطار المشروع للرجوع إليه في المستقبل. Basecamp هي أداة قائمة على الويب ، ولكن هناك أيضًا تطبيقات على Android و iPhone.

2. مشاركة المستندات : Dropbox
التكلفة: مجانًا حتى 2 جيجابايت

إذا لم يكن لديك الوقت لإرسال المستندات عبر البريد الإلكتروني مرارًا وتكرارًا إلى الأشخاص الذين يحتاجون إليها ، فإن Dropbox هو حلم. ما عليك سوى إنشاء مجلد مشترك ، واطلب من المستخدم قبول الدعوة ، وفويلا - سيكون لديك مجلد يتزامن مع جميع أجهزة الكمبيوتر والأجهزة الخاصة بك - وتلك الخاصة بأي من زملائك في العمل أو أعضاء الفريق أيضًا. (من يحتاج إلى محركات أقراص الإبهام)؟

3. التحرير التعاوني : مسودة
التكلفة: مجانًا (أو اشتراك 3.99 دولارات شهريًا)

إذا كنت تريد أن يعلق شخص ما على منشور أو بريد إلكتروني قادم قبل الضغط على إرسال ، فإن المسودة تقدم واجهة جميلة حيث يمكنك رؤية نسختين من منشور (مع إضافات وحذف محددة بوضوح) جنبًا إلى جنب. لحسن الحظ ، لا يقوم المتعاون بكتابة نصك الأصلي ، لذا يمكنك تجاهل التعليقات التي لا تجدها مفيدة ودمج تلك التي تعجبك. يوفر المسودة أيضًا الكثير من الوقت لمحاولة قراءة التعليقات الطويلة في مربع تعليق صغير جدًا في Microsoft Word.

4. دردشة جماعية : Atlassian HipChat
التكلفة: مجانًا لما يصل إلى مستخدمين ، 2 دولار شهريًا لأكثر من ذلك

هل تريد التواصل مع فريقك بالكامل حتى عندما يعملون عن بُعد؟ يمنحك HipChat غرفة دردشة وإمكانيات مشاركة الفيديو والملفات ، بالإضافة إلى فرصة الدردشة مع شخص واحد. لماذا هو موفر للوقت؟ لأنه يزيل الحاجة إلى التقاط الهاتف أو إرسال رسائل نصية أو استخدام بدائل مقلقة للوقت مثل دردشة Facebook ، حيث تكثر مصادر التشتيت.

مال

5. الفواتير: Freshbooks
التكلفة: خطة مجانية لعميل واحد ، وتتراوح الخطط الأخرى من 19.95 دولارًا إلى 39.95 دولارًا في الشهر

قد تكون محاولة إنشاء الفواتير الخاصة بك وتتبعها من خلال جداول البيانات أمرًا صعبًا ، لذا وفر الوقت باستخدام برنامج الفواتير للقيام بالعمل القذر نيابةً عنك من خلال المحاسبة السحابية لـ Freshbooks. بالإضافة إلى السماح لك بإرسال وتتبع المدفوعات على الفواتير ، فإن Freshbooks لديها بعض المكافآت الإضافية: القدرة على استيراد وتصدير البيانات ، والإخطارات المتأخرة التي يمكن إعدادها لإعلام العملاء تلقائيًا ، وتقارير الأعمال ، والقدرة على تتبع الوقت والنفقات ، إلخ.

6. تتبع النفقات: Shoeboxed
التكلفة: خطة مجانية ، أو خطط مدفوعة تتراوح من 9.95 دولارًا إلى 99.95 دولارًا شهريًا (تتوفر إصدارات تجريبية مجانية وخطة DIY مجانية)

Shoeboxed يحول كومة الإيصالات إلى بيانات رقمية قابلة للاستخدام. ما عليك سوى التقاط صورة بهاتفك (أو إيصالات البريد الإلكتروني) ، وسيقوم Shoeboxed برقمتها وتنظيمها وتصنيفها نيابة عنك. يعمل مع Quickbooks وتطبيقات المحاسبة الأخرى. تتضمن الخطة المجانية خمسة إيصالات شهريًا وتخزين غير محدود للمستندات ؛ يتيح لك 9.95 دولارًا أمريكيًا إرسال ما يصل إلى 1000 مستند عبر مظاريف مدفوعة مسبقًا ، ويتضمن أيضًا المشورة الضريبية.

7. تتبع الأميال : MileIQ
التكلفة: مجانًا لما يصل إلى 40 رحلة شهريًا أو 5.99 دولارات شهريًا لخطة غير محدودة)

إذا كنت تعلم أنك نسيت المطالبة بجميع خصومات الأميال الخاصة بك عندما يبدأ موسم الضرائب ، وتريد تجنب صرف أموال إضافية إلى العم سام ، فسوف يأتي MileIQ لإنقاذك. يتيح لك تطبيق iPhone هذا القيادة وتصنيف كل رحلة على أنها رحلة عمل أو شخصية بضغطة واحدة. يمكنك حتى تصنيف رحلات متعددة في وقت واحد. يمكن تحرير سجل الأميال بسهولة لتقارير النفقات أو الضرائب.

8. معالجة بطاقات الائتمان : مربع
التكلفة: 2.75 في المائة / انتقاد

تقديم الخدمات أثناء التنقل؟ بدلاً من نسخ أرقام بطاقات الائتمان في وقت لاحق ، استخدم Square. باستخدام ماسح ضوئي مجاني متصل بجهازك اللوحي أو الهاتف الذكي ، ستتمكن من تلقي المدفوعات من خلال تطبيق Square مقابل نسبة مئوية صغيرة.

الخدمات اللوجستية

9. إدارة الاتصال: هايرايز
التكلفة: خطط مجانية مدفوعة من 24 دولارًا إلى 99 دولارًا في الشهر

يمتلك بعض الأشخاص موهبة في تذكر الأسماء والوجوه أكثر من غيرهم ، لكن التفاصيل يمكن أن تضيع على أي شخص. تتبع عملائك والعملاء المتوقعين ومعلومات الاتصال الخاصة بهم وجميع التفاصيل ذات الصلة: كيف قابلت ، ومن أحالتك ، واسم شركتهم ، وملفات تعريف الوسائط الاجتماعية الخاصة بهم ، ومواقع الويب وأي مجالات أخرى ترغب في أن تكون قادرًا على عرضها عند الاحتياج. تحصل كل جهة اتصال على صفحتها الخاصة ، ويمكنك أنت وفريقك إضافة ملاحظات وتفاصيل ، وحتى تعيين المهام (مثل إرسال ملاحظات الشكر) إلى شخص معين. إنه مفيد أيضًا لتتبع الصفقات والعروض والعملاء المحتملين ... دون الحاجة إلى البحث في الرسائل في البريد الإلكتروني وشبكات التواصل الاجتماعي المختلفة.

10. إدارة السفر : Mynd
مجانا

Mynd هو تطبيق مثير للاهتمام يقوم بمزامنة جميع التقويمات الخاصة بك ، ولكنه يحتوي على ميزة أخرى مفيدة للغاية: إذا كنت أحد هؤلاء الأشخاص الذين تأخروا بشكل مزمن لأنك تقلل باستمرار من مقدار الوقت الذي ستستغرقه في القيادة إلى مكان ما ، فهذا سيبحث تطبيق iPhone في أحوال الطقس والسفر ويخبرك عندما يحين وقت الذهاب (طالما أن عنوان المكان الذي تتجه إليه مكتوب في التقويم الخاص بك). سيطلق Mynd بعد ذلك تطبيق الملاحة المفضل لديك على هاتفك حتى تتمكن من الوصول إلى هناك. الاجتماعات التي تبدأ في الوقت المحدد تنتهي في الوقت المحدد ، ويساعدك Mynd في الوصول إلى هناك حتى لا تجعل أي شخص آخر.

11. العقود : OurDeal
التكلفة: مجانًا إلى 29.99 دولارًا أمريكيًا

إذا كنت ترسل عقودًا إلى أشخاص عبر البريد الإلكتروني ، ثم تنتظر منهم التوقيع عليها وإرسالها بالبريد أو إرسالها بالفاكس ، فيمكن لـ OurDeal تسريع العملية. يتيح لك إنشاء اتفاقيات مكتوبة آمنة وسرية إلكترونيًا ، كما أنه يحتوي على قوالب لتحديد ما إذا لم يكن لديك عقد خاص بك لتحميله.

12. ملف النسخ الاحتياطي: أي قرص صلب خارجي
التكلفة: تختلف

بالإضافة إلى تخزين الملفات في Dropbox أو Cloud ، ستحتاج إلى محرك أقراص ثابت خارجي لنسخ بياناتك احتياطيًا في حالة فشل محرك الأقراص الثابتة بجهاز الكمبيوتر الخاص بك - لأنها مجرد مسألة وقت. أي قرص صلب خارجي سيفي بالغرض. تتضمن بعض الخيارات الشائعة Western Digital My Passport و Seagate Backup Plus. تأكد من نسخ بياناتك احتياطيًا مرة واحدة على الأقل في الأسبوع ، وستتمكن من التعافي بسرعة أكبر في حالة وقوع كارثة.

ما هي التطبيقات والأدوات المفضلة لديك لتوفير الوقت؟ أخبرنا عنهم في التعليقات.

هل تريد المزيد من النصائح والتكتيكات التسويقية؟ اشترك في VR Buzz المجاني.