3 أنواع من تطبيقات الأعمال يحتاجها فريقك

لا يوجد نقص في التطبيقات المتخصصة التي تدعي تعزيز فعالية فريقك وأدائه. ولكن أيهما جدير بالاهتمام وأيهما مبالغ فيه؟ متى يستحق اختيار تطبيق أعمال متخصص؟

بعد كل شيء ، من المهم الموازنة بعناية بين إيجابيات وسلبيات اعتماد تطبيق جديد. القيام بذلك يتطلب إنفاق الموارد ، من حيث المال والوقت. لا بد أن تكون هناك فترة تعديل عندما يتحرك الفريق بعيدًا عن تطبيق معين ويتعلم تطبيقًا جديدًا.

أو بالطبع ، الفرق المختلفة لديها احتياجات مختلفة. لا يوجد شيء مثل "التطبيق المناسب للجميع". ومع ذلك ، ستستفيد معظم الفرق من اختيار تطبيق متخصص لثلاثة أغراض على وجه الخصوص.

اليوم ، سنشارك أفكارنا حول ثلاث فئات من التطبيقات التي ستستفيد منها معظم الفرق ، ومزايا اختيار حل متخصص ، واقتراحات حول كيفية اختيار الخيار المناسب لفريقك على وجه الخصوص.

إدارة المهام والتخطيط

الحصول على الحد الأقصى من الإنتاجية من فريق هو مصدر قلق رئيسي للمديرين المعاصرين.

عندما تكون المنافسة شرسة ، فأنت تريد حتماً الحصول على أعلى مستوى ممكن من الإنتاج. في كثير من الأحيان ، يعني هذا العمل بذكاء وليس بجدية أكبر. لا تدفع الناس إلى ما وراء حدودهم. بدلاً من ذلك ، ابحث عن طرق أكثر فاعلية للعمل تؤدي إلى نتائج أفضل.

تتمثل إحدى طرق تعزيز إنتاجية الفريق في استخدام تطبيق متخصص لإدارة المهام والتخطيط. توفر هذه العديد من المزايا مقارنة بطرق العمل الأخرى ، مثل إرسال قوائم المهام عبر البريد الإلكتروني ذهابًا وإيابًا. أصبحت خيارات مثل Trello و Asana شائعة جدًا.

إذن ما هي بعض الاعتبارات الرئيسية عند اختيار تطبيق إدارة المهام لفريقك؟

• واجهه المستخدم. إذا كان تطبيق إدارة المهام مربكًا أو فوضويًا ، فقد ينتهي به الأمر إلى الإضرار بالإنتاجية أكثر من مساعدتها . قبل الاستقرار على أحد التطبيقات ، تأكد من أن الواجهة ستكون سهلة الاستخدام وقابلة للاستخدام لكل عضو في الفريق ، وخاصة أولئك الذين قد يكونون أقل إلمامًا بالتكنولوجيا من غيرهم.
• متحرك. تحب العديد من الفرق أن تكون متصلاً حتى أثناء التنقل. إذا كان فريقك يعمل بهذه الطريقة ، فمن المهم اختيار تطبيق لإدارة المهام بإصدار موثوق به للجوال. تأكد من مزامنة إصدارات الأجهزة المحمولة وسطح المكتب بسلاسة وأن تطبيق الهاتف يعمل بكامل طاقته مثل نظيره على سطح المكتب.
• الدعم والموثوقية. ستواجه حتماً بعض التحديات والمشكلات عند طرح تطبيق جديد عبر فريقك. في مثل هذه الحالات ، تريد التأكد من توفر دعم العملاء المناسب . قد يؤدي الاضطرار إلى انتظار المساعدة الفنية إلى إحداث تأثير خطير في إنتاجية فريقك.

يمكن أن يساعد التعامل مع إدارة المشروع والمهام بواسطة أحد التطبيقات على العمل بسلاسة وزيادة الشفافية وتقليل الحاجة إلى الاجتماعات والتقارير ، حيث يمكن لأعضاء الفريق مراقبة التقدم في الوقت الفعلي. اختر الخيار المناسب لاحتياجات فريقك على وجه الخصوص ، بدلاً من مجرد اختيار خيار شائع.

إتصال داخلي

لقد ولت أيام الفِرَق التي تتواصل عن طريق الخلط بين سلاسل البريد الإلكتروني التي لا نهاية لها ، أو الأسوأ من ذلك ، عن طريق جهاز الفاكس!

بدلاً من ذلك ، تتبنى فرق العمل الحديثة اتجاهات مثل استخدام خدمات المراسلة الفورية الآمنة للاتصال الداخلي.

إذن ما هي مزايا التحول إلى هذا النوع من الاتصال ، ولماذا يجب أن تفكر فيه لفريقك؟

• ركز. من الأفضل كثيرًا استخدام بيئة تطبيقات مخصصة للرسائل المتعلقة بالعمل. عندما يستخدم الأشخاص تطبيقًا متخصصًا للمراسلة الفورية للأعمال ، فإنه يضمن أنهم في حالة ذهنية تتعلق بالعمل. يُعد السماح للأشخاص بالتواصل عبر الرسائل النصية أو خدمة الرسائل التي يستخدمونها في حياتهم الاجتماعية وصفة للإلهاء وتقليل الإنتاجية.
• حماية. طرق الاتصال ، مثل البريد الإلكتروني ، عرضة للاختراق والانتهاكات الأمنية الأخرى . عند التعامل مع معلومات داخلية حساسة للشركة ، فهذه مخاطرة لا يمكنك تحملها. من الأفضل كثيرًا أن تستثمر في وسيلة اتصال مشفرة ، للمساعدة في الحفاظ على بياناتك القيمة والحساسة بعيدًا عن الأشخاص الخطأ.
• فرق بعيدة. إذا كنت جزءًا من فريق عمل عن بُعد ، فيمكن أن تكون تطبيقات الاتصال المتخصصة أفضل صديق لك. إنها تساعد في إبقاء الأشخاص في مناطق زمنية مختلفة على اتصال ، ولديهم إعدادات إعلام لضمان عدم إزعاج الأشخاص في ساعات غير قابلة للتواصل . يعد هذا أكثر ملاءمة للعاملين من الحل السائد مثل رسائل SMS.

إنه أمر مذهل دائمًا عندما تستخدم فرق العمل الجادة حل اتصالات سائدًا غير مناسب لاحتياجات أعمالهم. هناك العديد من الطرق الأفضل للاتصال الداخلي بحيث لا يوجد عذر لعدم استخدامها.

التعاون القائم على السحابة

هل سبق لك أن عانيت من ألم القرص الصلب التالف أثناء حذف ملف مهم؟ أو شعرت بالإحباط من إرسال بريد إلكتروني ذهابًا وإيابًا لمسودة مستند بين المتعاونين ، مما يؤدي إلى مشاكل في التحكم في الإصدار ؟

يعد العمل المستند إلى السحابة أحد أفضل الطرق للتخلص من هذه المشكلات. يتيح استخدام حل عبر الإنترنت مثل G Suite للفرق التعاون بأمان في السحابة.

إذن ما هي مزايا طريقة العمل هذه ؟

• الشفافية. من خلال العمل السحابي عبر الإنترنت ، من السهل معرفة من يعمل على ماذا والتغييرات التي يجرونها. هذا يوفر الكثير من الوقت وعدم الكفاءة مقارنة بإرسال تحديثات التقدم عبر البريد الإلكتروني ذهابًا وإيابًا.
• حماية. إذا مات محرك الأقراص الثابتة لشخص ما ، أو فقد هاتفه المحمول ، فلن يضيع عمله. نظرًا لأنه يتم تخزينه عن بُعد في السحابة ، فلا يوجد خطر من فقدان ملف مهم بسبب فشل الأجهزة أو ضياعها.
• اندماج. من الناحية المثالية ، لا ينبغي أن توجد أفضل تطبيقات الفريق المتخصص بمعزل عن غيرها ، بل يجب أن تكون جزءًا من عملية متكاملة . تتكامل أفضل حلول العمل السحابية مع التطبيقات الأخرى ، مثل إدارة المهام أو الاتصالات ، لضمان تجربة العمل الأكثر سلاسة الممكنة.

الوقت والطاقة اللذان يبذلهما الأشخاص في مشروعات العمل قيما للغاية بحيث لا يمكن تحمل مخاطر الخسارة من خلال تعطل الأجهزة. لماذا لا تعزز أمنك ، وكذلك إنتاجية فريقك ، بالتبديل إلى طريقة عمل قائمة على السحابة؟

اختيار التطبيقات المناسبة لفريقك

الآن بعد أن تعرفت على ثلاث فئات من تطبيقات الأعمال المتخصصة التي ستستفيد منها معظم الفرق ، فلننتهي من بعض الأفكار النهائية حول كيفية اختيار التطبيقات المناسبة لاحتياجاتك.

إذا كنت تحدد مجموعة من التطبيقات ، فأنت تريد التأكد من توافقها مع أجهزة فريقك. من المهم أيضًا التحقق من وجود الكثير من الدعم والوثائق الفنية ، حتى يتمكن فريقك من تعلم كيفية تحقيق أقصى استفادة من التطبيقات الجديدة بأسهل ما يمكن.

تريد أيضًا التأكد من أن التطبيقات مخصصة لفريق من حجمك. أخيرًا ، تريد الحصول على موافقة من الفريق قبل إجراء التبديل.

من المحتمل أن يكون هناك القليل من الآلام الناشئة عند التحول إلى حل عمل متخصص. ومع ذلك ، عند التنفيذ الجيد ، تفوق الفوائد بشكل كبير العيوب ، وسيتم تعزيز إنتاجية فريقك بشكل كبير من خلال الأدوات المناسبة.

السيرة الذاتية للمؤلف: نيكولا بالديكوف هو متحمس للتسويق الرقمي والتكنولوجيا ، متخصص في مساعدة نجاح الشركات في هذه المجالات. إلى جانب شغفه بالتسويق الرقمي ، فهو من أشد المعجبين بكرة القدم والرقص. تابعوه على Twitter و Facebook.