8 تقارير المشروع الأساسية

إعداد التقارير - هذا ما يفعله مدير المشروع. بغض النظر عما إذا كنت عاملًا بارعًا أو متدربًا في هذا المجال ، فقد قمت بإعداد تقرير عن المشروع ، إما يدويًا أو باستخدام أدوات إعداد التقارير. ومع ذلك ، قد لا تعرف أن هناك عدة أنواع مختلفة من التقارير ، أو كيفية توجيه هذه التقارير بشكل خاص إلى جماهير معينة.

ما هو تقرير المشروع؟

تقرير المشروع هو ببساطة مستند يقدم تفاصيل عن الحالة العامة للمشروع أو جوانب محددة من تقدم المشروع أو أدائه. بغض النظر عن نوع التقرير ، فهو يتكون من بيانات المشروع بناءً على الجوانب الاقتصادية أو الفنية أو المالية أو الإدارية أو الإنتاجية.

فوائد تقرير المشروع

هذه أدوات مهمة للتواصل مع أصحاب المصلحة لإبقائهم على اطلاع دائم بالمشروع وتقدمه. لكنها مفيدة أيضًا لمديري المشروع وتساعدهم عند تخصيص الموارد والوسائل الأخرى لإدارة المشروع للوصول إلى نتيجة ناجحة. ستقارن معظم تقارير المشروع الجهد الفعلي مقابل الجهد المخطط له من أجل الحفاظ على المشروع في المسار المالي ومواءمته مع جدوله الزمني.

لا تساعد تقارير المشروع المديرين وأصحاب المصلحة فقط على مراقبة التقدم ، بل يمكنهم التنبؤ بالتهديدات ، وبذلك ، العمل على تطوير استجابة لتجنبها. إنها تساعد في التحكم في التكلفة والالتزام بميزانيتك ، ومراقبة أداء الفريق وزيادة الرؤية في المشروع للحصول على رؤى أفضل في إدارتها.

نظرًا لمستوى التفاصيل ، يستغرق إنشاء تقرير المشروع وقتًا. يمكن لبرنامج إدارة المشاريع ، مثل ProjectManager ، تسريع عملية إعداد التقارير الخاصة بك. يمكنك إنشاء تقارير الحالة وتقارير الموارد وتقارير التباين والمزيد بنقرات قليلة فقط. أو ، ما عليك سوى إلقاء نظرة على لوحة التحكم في الوقت الفعلي للحصول على لقطة سريعة لحالة مشروعك الحالي. ابدأ مع ProjectManager مجانًا اليوم.

أنواع تقارير المشروع الشائعة

فيما يلي مخطط لثمانية أنواع من أكثر أنواع تقارير المشروع شيوعًا ، ولكنها مع ذلك ضرورية للتشغيل الناجح للمشروع.

1. تقارير الحالة

"هل يمكنني الحصول على تقرير الحالة هذا في غضون ساعة؟" إنه نوع السؤال الذي يسمعه مديرو المشاريع كثيرًا. ربما يكون من راعي المشروع ، أو مدير مكتب المشروع ، أو زميل. هذا هو النوع الأكثر شيوعًا من تقارير المشروع والذي من المحتمل أن تجد نفسك تعمل عليه بشكل منتظم.

يمكنك إنتاج تقارير الحالة أسبوعيًا أو شهريًا - وفي مشروع واحد مؤخرًا انتهى بي الأمر بإصدار تقارير الحالة اليومية أثناء مرحلة التنفيذ. يعتمد التكرار على مكانك في المشروع ومقدار ما يمكن قوله. ليس هناك الكثير من التقارير اليومية إذا كانت مهامك كلها تستغرق أكثر من أسبوع ، حيث لن يكون لديك أي تقدم للإبلاغ عنه من يوم لآخر.

نظرًا لأنك ستقضي قدرًا لا بأس به من الوقت في إنتاج تقارير الحالة ، فمن الجدير التفكير في طرق لجعلها أسرع في كتابتها. الأفضل من ذلك ، أتمتة أكبر قدر ممكن من تقارير المشروع.

قم بإنشاء قالب تقرير حالة قياسي أو استخدم النموذج الذي يأتي مع برنامج إدارة المشروع الخاص بك ، واستخدم البيانات الموجودة في أداة الجدولة لملء تقدم المشروع. حتى إذا كان عليك تعديلها بعد ذلك ، فإن إكمال بعض الحقول لك سيوفر لك الكثير من الوقت.

قم بعمل تقرير حالة بنقرات قليلة فقط

لمعرفة المزيد حول أدوات إعداد التقارير عن المشروع ، وكيف يمكن أن تفيدك أنت وعبء العمل اليومي ، شاهد الفيديو القصير أدناه. يوضح لك كيفية عمل تقارير الحالة ببضع نقرات باستخدام ProjectManager.com. باستخدام برنامج إعداد التقارير سهل الاستخدام ، يمكنك تتبع المشاريع بثقة وتقديم عروض تقديمية أكثر فاعلية وتقديم نتائج أفضل.

2. تقرير مرحلي

يعد تقرير التقدم أحد أهم تقارير المشروع التي ستنشئها على مدار تنفيذ المشروع. إنه تقرير يقوم بتحديث المعلومات حول مشروعك ، خاصةً إذا كان يفي بخط الأساس الذي حدده الجدول الزمني والميزانية. إنها طريقة أخرى لإعلام أصحاب المصلحة بمكان المشروع في ذلك الوقت.

تريد أن تكون محددًا عند إعداد تقرير مرحلي. قم بتدوين البيانات ، ثم اكتب مقدمة موجزة تتضمن عنوان المشروع ومعلومات الاتصال وملخصًا لحالة المشروع ومعلومات عامة حول الجدول الزمني والتكلفة والانتهاء المتوقع للمشروع.

يمكن إنشاء تقارير التقدم باستخدام برنامج إدارة المشروع ، ولكن هناك قوالب يمكن أن تكون مفيدة. يحتوي ProjectManager على قالب تقرير مرحلي مجاني لبرنامج Word يحتوي على كل ما تحتاجه لإعداد تقرير تقدم شامل ، بما في ذلك قسم الملخص الذي يبحث في حالة المشروع والجدول الزمني والتكلفة والمخاطر. يمكنك أن ترى في لمحة ما إذا كنت في الوقت المحدد أو متأخرًا ولماذا. يوجد أيضًا قسم يبحث في حالة كل مهمة.

3. تقارير المخاطر

يقوم العديد من مديري المشاريع بالإبلاغ عن المخاطر شهريًا على الأقل ، وعادةً ما يكون التقرير هو الناتج الذي يأتي بعد اجتماع مراجعة المخاطر. بالطبع ، يمكنك تحديث سجل المخاطر الخاص بك في أي وقت ، ويجب أن تشجع جميع أعضاء فريق المشروع على المساهمة بالمخاطر في السجل كلما شعروا أن شيئًا ما يحتاج إلى التسجيل.

يجب أن يتضمن تقرير المخاطر ملخصًا لملف المخاطر الخاص بالمشروع ، ولكن كيفية تقديم هذا الأمر متروك لك. تتمثل الطريقة الجيدة في تضمين تفاصيل المخاطر التي من المحتمل أن تتسبب في معظم المشاكل لمشروعك. بعد ذلك ، قم بتضمين بيان حول المخاطر ذات المستوى الأدنى ، وربما يلخص كيفية إدارتك لكل هذه المخاطر.

الموضوعات ذات الصلة: قوالب تقرير المشروع المجانية

ستحتاج أيضًا إلى إمكانية إصدار تقرير حول جميع المخاطر التي تتعرض لها ، بغض النظر عن مدى أهميتها. ربما يكون من الأسهل القيام بذلك كتنزيل آلي من برنامج إدارة المشروع الخاص بك ، أو إذا احتفظت بسجل المخاطر بتنسيق آخر مثل جدول البيانات ، عن طريق إصدار نسخة كاملة من هذا المستند.

4. تقارير مجلس الإدارة / التنفيذيين

يجب أن تكون تقارير المشروع مصممة للأشخاص الذين سيقرؤونها. لذلك سيكون للتقرير الذي تقوم بإنتاجه للوحة المشروع مستوى مختلف من التفاصيل فيه مقارنةً بتحديث الحالة الأسبوعي الذي يذهب إلى فريق المشروع وأصحاب المصلحة الرئيسيين في العمل.

بالنسبة لتقارير مجلس المشروع ، فكر في مستوى عالٍ. سيرغبون في القراءة عن الأشياء التي تهمهم ، مثل المشكلات التي يمكنهم المساعدة في حلها ، وملخصًا لموقف الميزانية ، وما إذا كنت على المسار الصحيح لتحقيق المعالم الرئيسية أم لا.

تأكد من أن تقرير مجلس الإدارة الخاص بك بتنسيق يمكن قراءته بسهولة. على سبيل المثال ، إذا كان المسؤولون التنفيذيون دائمًا على الطريق ويستخدمون هواتفهم الذكية للتحقق من رسائل البريد الإلكتروني ، فلا تقدم تقريرك في شكل جدول بيانات معقد لا يتم عرضه بشكل صحيح ، أو يتضمن الكثير من الرسومات الكبيرة التي ستستغرق وقتًا طويلاً تحميل. سيتم عرض ملف pdf عبر الأجهزة إذا كنت ترسل تقريرًا ثابتًا عبر البريد الإلكتروني. أو يمكنك منح تراخيص لأعضاء مجلس الإدارة أو القيادة العليا حتى يتمكنوا من رؤية تقارير لوحة المعلومات في الوقت الفعلي أثناء التنقل. يتميز ProjectManager بلوحات معلومات مباشرة تحتوي دائمًا على معلومات محدثة.

5. تقرير تحليل التكلفة والمنفعة

عند تحديد ما إذا كان المشروع قابلاً للتطبيق ، فإن أحد التقارير التي تريد تشغيلها هو تقرير تحليل التكلفة والمنفعة. إنها طريقة لمقارنة مقدار المنفعة أو الفرصة التي يقدمها المشروع لمؤسستك مقارنة بالاستثمار. إنها خطوة أساسية في تحديد ما إذا كان المشروع منطقيًا من منظور الأعمال.

هذه عملية مهمة لتحديد ما إذا كانت المبادرة التي تستكشفها لها قيمة. سيسمح لشركتك باستخدام مواردها بشكل أفضل إذا مضت قدمًا في المشروع بالإضافة إلى توفير المستندات التي تدعم المضي قدمًا في المشروع. يمكنك استخدام تحليل التكلفة لتتبع نفقاتك وإنفاقك للتأكد من تخصيص الأموال بشكل صحيح.

يُظهر تحليل التكلفة والمزايا ما تتوقع أن تدفعه لمشروع ما ويقارن ذلك بالمزايا أو الفرص التي ستحصل عليها بعد إكمال المشروع. يؤدي استخدام نموذج تحليل التكلفة المجانية والمزايا لبرنامج Excel من ProjectManager إلى جمع التكاليف الكمية وأنواع التكاليف ومقارنتها بالمزايا الكمية وأنواع الفوائد. سيساعدك تحليل التكلفة والمزايا هذا في اتخاذ قرارك عند اتخاذ قرار بشأن المضي قدمًا في مشروع أم لا.

6. تقارير الموارد

كيف تعرف من يفعل ماذا ومتى؟ يمكنك متابعة خطة المشروع بالكامل والعمل على تخصيص الموارد يدويًا. سيستغرق ذلك وقتًا طويلاً ، كما سيكون مملًا بشكل مخدر للعقل. أو يمكنك استخدام برنامج تخطيط إدارة المشروع الخاص بك للعمل من أجلك. سيكون لمعظم أدوات البرامج ، سواء كانت عبارة عن برنامج مخطط جانت مستقل أو أدوات مشروع كاملة الميزات مع جداول زمنية متكاملة ، خيار إنشاء تقرير موارد.

سيُظهر لك تقرير الموارد تفاصيل أي عضو من أعضاء فريق المشروع تم تخصيصه للمهمة في أي يوم. يمكن استخدامها أيضًا لتحديد مشاكل التخصيص - حيث يتم تخصيص أحد أعضاء الفريق لأكثر من مهمة واحدة. من الواضح أنهم لا يستطيعون العمل على شيئين في وقت واحد ، لذلك إذا لم تعالج هذه المشاكل ستجد أن خطة مشروعك تتأخر عن الجدول الزمني. استخدم تقرير الموارد للتأكد من عدم وجود تعارضات بين الأفراد وإعادة جدولة هذه المهام حسب الضرورة.

بشكل عام ، تعد تقارير الموارد واحدة من أكثر أنواع تقارير المشروع المفيدة التي يمكن الحصول عليها كمدير للمشروع ، على الرغم من صعوبة تفسيرها في البداية. من الجدير حقًا قضاء الوقت في التعرف على كيفية قراءة التقارير حتى تتمكن من إجراء تغييرات على جدول مشروعك حسب الاقتضاء.

7. تقارير الفروق

كيف يمكنك معرفة ما إذا كان المشروع يسير بالفعل كما هو مخطط له؟ هذا هو جمال تقرير التباين: فهو يقارن المخطط بالنتيجة الفعلية ، مما يمنحك مقياسًا لقياس ما إذا كنت على المسار الصحيح أو قبل الموعد المحدد أو تتأخر. سيقوم تقرير التباين بجمع وتنظيم البيانات المتعلقة بما تقارنه ، سواء كانت الميزانية أو الجدول الزمني أو نطاق متغير المشروع الذي تقيسه. يمنحك تقرير التباين الأداة للعديد من تحليل التباين أو تغيير قابل للقياس من الأساس.

هناك العديد من تقارير التباين ، مثل تباين التكلفة ، والتباين عند الإنجاز (فائض أو عجز الميزانية) ، والتباين المجدول وغيرها. في الغالب ، يتم استخدام تقارير التباين في تحليل الميزانية وتقارير الاتجاهات وتحليل الإنفاق.

يعد تقرير التباين أداة رائعة لمدير المشروع ، الذي يحتاج إلى نظرة على تقدم المشروع من أجل اتخاذ قرارات ذكية بشأن تخصيص الموارد. ولكن ليس فقط مديري المشاريع يستفيدون من التقارير. يهتم أصحاب المصلحة بالتقارير عالية المستوى ، وتقارير التباين تمنحهم إبهامًا أو إبهامًا للتقدم المحرز في المشروع وما إذا كان يفي بالجدول الزمني والميزانية.

8. تقرير تحليل الثغرات

سواء كنت تدير مشروعًا أو تقوم بعملية نقل عملك إلى المستوى التالي ، فأنت بحاجة إلى تقرير يوضح لك كيفية الانتقال من النقطة أ إلى النقطة ب. وهذا ما يسمى تقرير تحليل الفجوة. يتيح لك معرفة ما إذا كنت تفي بالتوقعات وما إذا كنت تستخدم الموارد بشكل فعال.

سيقيس تقرير تحليل الفجوة الوضع الحالي للمشروع أو العمل من حيث الوقت والمال والعمالة ثم يقارن ذلك بالحالة المستهدفة التي يخطط للوصول إليها. ثم من خلال تحديد وتحليل الفجوة بين هاتين النقطتين ، يمكن تطوير خطة عمل لتنظيم المهمة اللازمة للوصول إلى هناك.

ProjectManager لديه قالب مجاني لتحليل الفجوات لبرنامج Excel. يحتوي على مساحة لحالة العنصر الحالية وحالة العنصر المستقبلية. ثم يمكنك ملاحظة النسبة المئوية للفجوة التي يجب عليك إغلاقها للوصول إلى هدفك وسرد الإجراءات اللازمة لتحقيق ذلك. تحديد من سيقود هذه المبادرة وحتى التقاط حالة الإجراء.

تقارير المشروع الآلي مع ProjectManager

يمكن لـ ProjectManager إنشاء عدة أنواع من تقارير المشروع بنقرة واحدة فقط. يتيح برنامج إدارة المشاريع الحائز على جوائز للمديرين إنشاء تقارير الحالة وتقارير المهام وتقارير التوفر وتقارير التباين والمزيد. من السهل مشاركتها عبر الإنترنت ، أو طباعتها كملفات PDF لاجتماع أصحاب المصلحة التالي. نقدم لمديري المشاريع كل ما يحتاجون إليه لتتبع مشروعاتهم وإعداد تقارير عنها في برنامج واحد قائم على السحابة.

سيساعدك البرنامج المناسب كمدير للمشروع. قمنا بتطوير تقارير المشروع وميزات لوحة القيادة في ProjectManager لمساعدة مديري المشاريع على تبسيط هذه المهمة الأساسية. ستوفر تقارير النماذج الخاصة ببرنامجنا البداية اللازمة لمراقبة مشاريعك. إذا كنت بحاجة إلى موارد لرؤيتها ، فلا مشكلة - يمكنك منح أعضاء الفريق الوصول المباشر ، وتوفير الوقت عن طريق إصدارها للأشخاص المناسبين بشكل منتظم. ابدأ تجربتك المجانية لمدة 30 يومًا الآن وابدأ في إعداد التقارير بشكل أكثر ذكاءً.