خمسة بدائل لمخطط جانت

إذا كنت مدير مشروع معتمدًا ، فمن المحتمل أنك تستخدم برنامج مخطط جانت أو على الأقل نوعًا من قوالب مخطط جانت. مخطط جانت هو أداة فعالة لإظهار الصورة الأكبر في المشروع ويعمل بشكل جيد للأشخاص الذين يحبون الأشياء المعروضة بيانياً. على الرغم من شعبيتها ، لا يحب الجميع العمل في مخطط جانت.

مخططات جانت لها جوانبها السلبية. لنكن صادقين - بمجرد أن تبدأ في إضافة المعالم والتبعيات ، يمكن أن تصبح فوضوية. أضف أسماء الموارد وأوقات التأخير والرموز ، ويمكن أن يصبح سريعًا أمرًا مثيرًا للعين يكافح حتى مدير المشروع لفهمه ، ناهيك عن رعاة المشروع الذين لا يتحدثون جانت.

لحسن الحظ ، هناك طرق أبسط لتوصيل رسالتك. فيما يلي خمسة بدائل لقوالب مخطط جانت التي يمكنك استخدامها اليوم.

أفضل خمسة بدائل لمخطط جانت لإدارة المشاريع

1. عرض الورقة

يعتبر معظم الناس مخططات جانت بمثابة جداول بيانات Excel لها جدول زمني. بالمعنى الأساسي ، هذا صحيح. معهم ، يمكنك رؤية جميع مهامك في مكان واحد ، وهو أمر مفيد للغاية. لكن هناك الكثير من البيانات وراء هذا الرسم البياني.

ماذا لو كانت هناك طريقة لتقليل المخطط الشريطي وعرض بيانات المشروع الأولية فقط؟ تستطيع! يطلق عليه عرض الورقة ، وعلى الرغم من عدم وجود هذا الخيار في جميع برامج مخطط جانت ، يقدم ProjectManager عرض الورقة جنبًا إلى جنب مع مخطط جانت الديناميكي بالفعل. يمنحك عرض الورقة كل ما تريده من Gantt ، بما في ذلك تعيين المهام لفريقك ، وربط التبعيات ، وتعيين المعالم.

تتمثل إحدى الميزات التي تجعل الورقة أفضل من جميع برامج Gantt خفيفة الوزن الموجودة في أنك تحصل على أفضل ما في العالمين. يمكنك عرض المزيد من الأعمدة وتخصيصها لتناسب مشروعك بشكل أفضل. بعد ذلك ، يمكنك تحديد الأعمدة التي تريد رؤيتها ممثلة في طريقة عرض جانت.

قم بالتبديل بين الورقة وطريقة عرض جانت كما تريد حيث تظل البيانات كما هي. إذا قمت بتحديث أحدهما ، فسيتم مزامنة الآخر على الفور. تتمتع عروض الورقة و Gantt أيضًا بوظائف أكثر من برامج Gantt الأخرى. على سبيل المثال ، يمكنك تصفية المسار الحرج دون الحاجة إلى إجراء أي عمليات حسابية في الوقت المناسب باستخدام الآلة الحاسبة. بمجرد أن تستقر على جدول زمني ، قم بتعيين خط أساس لحفظ خطتك ومقارنتها بتقدمك الفعلي لمنعك من السقوط عن المسار الصحيح.

2. لوحات كانبان

على الرغم من أن لوحات كانبان مفيدة عادةً لمشاريع مختلفة عن مخطط جانت التقليدي ، إلا أنها تكتسب شعبية ، خاصةً عندما تصبح رقمية وتضيف وظائف إلى برامج إدارة المشاريع. تتبع طريقة عرض اللوحة في ProjectManager تصميم كانبان الكلاسيكي الذي يتميز ببطاقات تمثل المهام على لوحة مقسمة إلى أعمدة تمثل المراحل المختلفة لدورة الإنتاج.

يمكن للمديرين استخدام طريقة عرض جانت لإنشاء مشروع. من هناك ، يتم نقل جميع البيانات إلى البطاقة الموجودة على السبورة ، بما في ذلك الوصف ، والأولوية ، والعلامات ، والمواعيد النهائية ، والمهام الفرعية ، وما إلى ذلك. سير العمل. يمكنهم مراقبة التقدم دون إدارة دقيقة. إذا كانوا يرون احتمال وجود كتلة في خط الأنابيب ، فيمكن للمدير إعادة تخصيص الموارد بسرعة للحفاظ على عمل الفريق دون انقطاع مكلف.

تميل الفرق إلى الانجذاب نحو وجهة نظر اللوحة. يسمح لهم بإدارة الأعمال المتراكمة الخاصة بهم ثم التخطيط معًا للسباقات عندما يكونون مستعدين لتنفيذها. يقومون بنقل البطاقات من عمود إلى آخر ، ويمكنهم التعاون من خلال التعليق على البطاقة ثم الحصول على بريد إلكتروني وإشعارات داخل التطبيق ، كلما كان هناك تحديث للمهمة أو شخص ما ، قم بوضع علامة عليها في التعليقات. تمامًا مثل أي من طرق العرض الأخرى على برنامجنا ، تتم مزامنة أي تحديثات على الفور مع الأدوات الأخرى. يعمل الجميع دائمًا على نفس البيانات الحالية ، سواء كان ذلك في عرض القائمة أو كانبان أو جانت.

3. قوائم المهام

من لا يستخدم قوائم المهام؟ سواء كان لديك تطبيق لتتبع قائمة المهام الخاصة بك أو تفضل نهجًا قديمًا باستخدام قائمة ورقية في دفتر ملاحظات ، فإن معظم مديري المشاريع يجدون أنفسهم منجذبين نحو قوائم المهام في مرحلة ما من المشروع.

نظرًا لأن الكثير من الأشخاص يستخدمونها (وإذا لم تكن في العمل ، يمكنك المراهنة على استخدامها من قبل جميع أصحاب المصلحة في المشروع للتخطيط لقضاء عطلة أو نزهة أو بطولة كرة قدم للأطفال) ، فهي سهلة الفهم ولا تتطلب شرحًا.

يمكنك استخدام أي برنامج لإعداد قائمة مهام ، مما يمنحك المرونة في استخدام شيء يجد أصحاب المصلحة سهولة استخدامه بالفعل. يعمل جدول البيانات بشكل جيد حقًا.

قم بإدراج جميع مهام المشروع - استخدم مخطط جانت الخاص بك ، إذا كان لديك واحد ، كدليل لما يجب وضعه في القائمة. أضف عمودًا لمن يقوم بالمهمة ، وتاريخ الإكمال المتوقع وعمودًا لوضع علامة على حالة المهمة. تعد "لم تبدأ" و "قيد التقدم" و "مكتملة" تحديثات مباشرة للحالة ، ويمكنك أيضًا استخدام مهام الترميز اللوني إذا كنت تريد تضمين تمثيل مرئي لما إذا كان من المحتمل إكمالها في الوقت المحدد أو مستوى المخاطرة .

4. مخططات الشبكة

مخططات الشبكة تشبه مخططات التدفق. يعرضون سلسلة الأنشطة التي يتكون منها المشروع ، بالترتيب الذي يجب أن يحدث. يتم عرض كل مهمة مشروع في مربع منفصل ، ومثل اللغز ، تربط الخطوط المربعات بالترتيب الذي تريد حدوثه. استخدم الكثير من الأشخاص المخططات الانسيابية من قبل ، لذا يمكن أن تبدو الرسوم التخطيطية للشبكة مألوفة أكثر من مخططات جانت ويمكن أن يسهل على راعي المشروع لأول مرة فهمها.

بعد قولي هذا ، هناك بعض المعلومات الإضافية لتناسب مربعات المهام التي قد تحتاج إلى شرح. عادةً ما يتضمن مربع مهمة الرسم التخطيطي للشبكة أيضًا تواريخ بدء المهمة ونهايتها بالإضافة إلى المدة التي يتم تمييزها عادةً بالأيام. يمكنك إضافة أي بيانات تريدها في المربع ، مثل رقم تعريف المهمة ، والمورد المخصص لها ، والموقع ، ومسار العمل ، وما إلى ذلك ، ولكن كلما قمت بتضمين المزيد ، ستبدو الرسالة أكثر صعوبة وستكون قراءتها أكثر صعوبة.

تعمل مخططات الشبكة بشكل جيد مع المشاريع البسيطة حيث تتدفق المهام من واحد إلى الآخر بالترتيب. كلما زادت سلاسل النشاط المتوازية لديك ، زاد صعوبة عرضها على صفحة واحدة. إذا كنت بحاجة إلى تغيير مهمة واحدة ، فقد ينتهي بك الأمر بتحريك عشرات الأسطر لعرضها جميعًا بشكل أنيق مرة أخرى. من الأفضل الالتزام فقط برسم مخططات الشبكة للمشاريع المباشرة ولديك فقط مربعات مهام للمهام الموجزة بدلاً من وقت التطوير لكل يوم على حدة.

5. لوحات القيادة والتقارير

لماذا تجعل الأمور صعبة على نفسك؟ تتطلب جميع الخيارات المذكورة أعلاه القيام بعمل إضافي لتحويل معلومات المشروع إلى شيء يمكن لأصحاب المصلحة في المشروع فهمه. قد تجد أن معظم العمل يتم من أجلك إذا كنت تستخدم أحد منتجات برنامج إدارة المشروع الذي يتضمن خيارات إعداد تقارير المشروع.

بالإضافة إلى جانت عبر الإنترنت في ProjectManager ، قمنا بتطوير لوحات معلومات في الوقت الفعلي حتى تتمكن من رؤية عروض متعددة لمشروعك في لمح البصر. على عكس أدوات برامج إدارة المشاريع الأخرى ، لا يتعين عليك إعداد لوحة القيادة. لدينا كل شيء معدة لك من لحظة تسجيل الدخول.

قد تكون هناك قوالب لتقارير المشروع توفر لك بعض الوقت ، ولكن يمكنك أيضًا تخصيص ما يخرج من أداتك إلى تنسيق يمكن لأصحاب المصلحة استخدامه. تتوفر تقارير الحالة والتقدم واستخدام الموارد بنقرة زر واحدة. من خلال خيار تخصيص لوحات معلومات مشروعك ، يمكنك منح مختلف أصحاب المصلحة طرق عرض مخصصة مما سيوفر لك الكثير من وقت معالجة البيانات.

بمجرد تكوين التقارير ، يتم حفظها وإتاحتها للتعبئة شهريًا ، أو بشكل متكرر أكثر وفقًا لجدول إعداد التقارير الخاص بك ، لذلك فإن هذا البديل لمخطط جانت له أصغر حجم عام منتظم لمدير المشروع.

بالطبع ، قد ينتهي بك الأمر إلى أن تقرر أن مخطط جانت هو الأداة التي تريدها بعد كل شيء. في هذه الحالة ، تحقق من مقالتنا حول كيفية إنشاء مخطط جانت في 5 خطوات.

تعد الجدولة والقدرة على تقديم تقرير عن مشروعك أمرًا بالغ الأهمية. للقيام بذلك عبر الإنترنت باستخدام أداة قوية تتيح لك أن ترى على لوحة أجهزة القياس ، فإن الصورة في الوقت الفعلي لمشروعك تشبه التثليج على الكعكة. من يأكل الكعك بدون تثليج؟ إذا كنت مجبرًا على العمل في مشاريع بدون أداة إدارة عبر الإنترنت لمنحك إدارة لحالتك ومواردك وتقارير تقدمك ، فأنت بحاجة إلى التحقق من ProjectManager.