15 تحديات إدارة المشروع وكيفية التغلب عليها

تتمحور إدارة المشروع حول حل المشكلات قبل حدوثها. لهذا السبب تقوم بوضع خطة وجدولة المهام ومراقبة العمل للتأكد من أنك على المسار الصحيح. ولكن حتى أفضل التخطيط لن يتجنب التحديات طوال فترة المشروع. دعونا نلقي نظرة على 15 من تحديات إدارة المشاريع وكيفية التعامل معها.

15 تحديات في إدارة المشاريع يجب أن تستعد لها

فيما يلي أكثر التحديات شيوعًا التي يواجهها مديرو المشاريع في حياتهم اليومية. يأتي كل تحد مع نصائح حول كيفية التغلب على العقبات والارتقاء بوظيفة إدارة المشروع إلى المستوى التالي.

1. موازنة معوقات المشروع

هناك ثلاثة قيود تشكل مثلث إدارة المشروع: النطاق والوقت والتكلفة. إذا تمكنت من موازنة هذه القيود الثلاثة ، فسوف تقدم مشروعًا عالي الجودة. للقيام بذلك يتطلب برنامج إدارة مشروع يمكنه مراقبة تقدمك وأدائك.

ProjectManager هو برنامج لإدارة المشاريع حائز على جوائز ويحتوي على لوحات معلومات في الوقت الفعلي تمنح المديرين رؤية عالية المستوى لمشاريعهم مع رسوم بيانية ومخططات سهلة القراءة تتعقب مقاييس المشروع مثل الوقت والتكلفة وغير ذلك. على عكس برامج إدارة المشاريع خفيفة الوزن ، لا يتعين على المستخدمين إعداد لوحة التحكم المباشرة الخاصة بنا. مجرد تبديل. إنه جاهز عندما تكون جاهزًا.

2. تجنب زحف النطاق

يحدث زحف النطاق عندما تزداد المتطلبات أو الميزات خلال دورة حياة المشروع. من الواضح أن هذا التوسع التدريجي لنطاق المشروع بما يتجاوز الاتفاقية الأصلية سيؤثر سلبًا على الميزانية والجدول الزمني ، لذا من الضروري أن تكون دائمًا على دراية به ، وإذا كانت هناك تغييرات ، فقم بإدارتها لتجنب أكبر قدر ممكن من التأثير السلبي.

3. إدارة توقعات أصحاب المصلحة

أصحاب المصلحة لديهم مصلحة راسخة في المشروع ، وبالتالي سوف يدخلون أنفسهم في المشروع. يمكن أن يكون هذا أحد أصعب تحديات إدارة المشروع التي يجب التغلب عليها ، حيث قد تؤدي مشاركة أصحاب المصلحة إلى إبطاء العمل. يمكن إدارة توقعات أصحاب المصلحة من خلال معرفة من هم أصحاب المصلحة ، وما الذي يحتاجون إلى معرفته ومتى يحتاجون إلى معرفته. وبهذه الطريقة يمكنك تزويدهم بهذه المعلومات لمنعهم من مقاطعة العمل وأيضًا إعدادهم للتأخير أو الأشياء الأخرى التي قد تؤثر على المشروع.

4. تقدير التكاليف بدقة لإنشاء ميزانية المشروع

المشاريع تكلف المال. غالبًا ما تؤثر التقديرات الدقيقة لهذه التكاليف على هامش الربح. لإنشاء ميزانية دقيقة للمشروع ، ستحتاج إلى إلقاء نظرة على تكاليف المواد والعمالة ، والنفقات العامة وأي تكاليف أخرى متعلقة بالمشروع. كما أنه يساعد في إلقاء نظرة على البيانات التاريخية لمشاريع مماثلة والتحدث إلى الخبراء للحصول على آرائهم حول تكاليف المشروع بشكل واقعي.

5. تجميع الفريق المناسب

فريق المشروع هو المسؤول عن تنفيذ المشروع. أنت بحاجة إلى تجميع فريق لديه المهارات والخبرة للقيام بالمهمة المطلوبة. كل عضو مهم مثل معرفة الهيكل التنظيمي للفريق. هناك ، يحتاج مدير المشروع إلى وضع القواعد والإجراءات ، وتحديد التوقعات ، وإقامة الاتصالات وأكثر من ذلك.

6. اختيار برنامج إدارة المشروع الصحيح

قد تكون قادرًا على تشغيل مشروع باستخدام برنامج إدارة المشاريع الخاص بنا ، لكن لا يُنصح بذلك. سيساعدك برنامج إدارة المشروع على تنفيذ المشروع بشكل أكثر كفاءة وفعالية في مراقبة عملك لمساعدتك على البقاء على المسار الصحيح. هناك العديد من الخيارات ، وهذا هو سبب أهمية معرفة الميزات التي تحتاجها لتحديد الملاءمة المناسبة.

7. تحديد مخاطر المشروع

المشاريع هي مساعي محفوفة بالمخاطر. الخطر هو حدث غير متوقع يمكن أن يؤثر على مشروعك ، سواء أكان ذلك جيدًا أم سيئًا. يحاول مديرو المشروع تحديد المخاطر قبل بدء المشروع حتى يكون لديهم خطط جاهزة للتخفيف منها. من المهم أيضًا تحديد الأولويات وتتبع المشكلات في المشروع للتأكد من حلها.

8. تقدير مدة المشاريع

المشروع بحكم التعريف هو شيء له بداية ونهاية ينتج عنه تسليم. القدرة على تقدير المدة التي سيستغرقها المشروع حتى يكتمل هي الخطوة الأولى لإنشاء جدول زمني للمشروع. سيكون لكل مهمة تاريخ بدء وتاريخ انتهاء ، وهو ما يشكل المدة. يعد تقدير مدة مشاريعك أحد أهم تحديات إدارة المشروع بالنسبة لك كمدير للمشروع. لكن لحسن الحظ ، هناك العديد من تقنيات تقدير الوقت التي يمكنك استخدامها مثل طريقة المسار الحرج ، وتقنية مراجعة تقييم البرنامج (PERT) ، وهياكل تقسيم العمل والمزيد.

9. جدولة عمل فريقك

جدول المشروع هو البداية فقط. الآن ، عليك تنسيق مواردك مع هذا الجدول الزمني ، بما في ذلك الموارد البشرية ، وهم أعضاء فريقك. يجب أن يتم تكليفهم بمهام محددة يكونون مسؤولين عن إكمالها.

10. تتبع تقدم المشروع

للتأكد من أنك تحافظ على جدولك الزمني ، يجب تتبع التقدم. يمكن أن يمنحك برنامج إدارة المشاريع عرضًا عالي المستوى للتقدم الذي أحرزته باستخدام لوحات المعلومات التي تتعقب مؤشرات الأداء الرئيسية المختلفة (KPIs) ويمكن أن يمنحك إعداد التقارير المزيد من البيانات لفهم ما إذا كان تقدمك الفعلي يتماشى مع تقدمك المخطط له.

11. تبديد الخرافات مدير المشروع

غالبًا ما يُنظر إلى مديري المشاريع على أنهم يتدخلون في المشروع بدلاً من المساعدة. من الصعب محاربة الانطباع بأنك دافعي الأوراق ، ومضايقين إداريين ، وأشخاص يضيفون عملاً إضافيًا غير ضروري إلى مشروع ما.

12. مواكبة التغييرات في المشروع

التغيير هو تحد آخر لإدارة المشروع. يمكن أن تأتي التغييرات من أصحاب المصلحة الذين يطلبون ميزات جديدة لمشكلات سلسلة التوريد الخاصة بك. أينما يأتي التغيير ، يحتاج مديرو المشروع إلى وضع خطة لإدارة هذه التغييرات بحيث يتم تقليل التأثير على المشروع إلى الحد الأدنى. هذا يسمى خطة إدارة التغيير.

13. البقاء على اتصال مع اتجاهات إدارة المشروع

هذا صحيح بالنسبة لأي صناعة ، بالطبع ، ولكن نظرًا لأن مديري المشاريع يلمسون العديد من المجالات في عملهم اليومي ، فمن المهم أن تكون على اطلاع ليس فقط باتجاهات إدارة المشاريع ذات الصلة ، ولكن أيضًا في الأخبار والسياسات والاهتمامات المتعلقة نتيجة للبائعين وأصحاب المصلحة.

14. فقدان موارد المشروع

ستتغير خطط المشروع ، وهذا يشمل أعضاء الفريق. تأكد من أن لديك خطة طوارئ في حالة عدم توفر موارد مشروعك.

15. شركة دائمة

أنت مدافع عن المشروع ، في النهاية ، ومدافع عن فريقك أيضًا. سيتعين عليك أن تكون مستعدًا لمواجهة التأثيرات على نطاق المشروع مع القادة الرئيسيين في مؤسستك وأيضًا التخفيف من الصدمة من فريقك. إدارة المشروع لا شيء إن لم تكن قيادة عظيمة.

فيديو: تحديات مدير المشروع

في هذا الفيديو ، تسلط جينيفر بريدجز ، PMP الضوء على مجموعة من أكبر التحديات التي يواجهها مديرو المشاريع في العمل.

إذا كنت تبحث عن أداة يمكن أن تساعدك في تحديات PM الخاصة بك ، فقم بالتسجيل للحصول على برنامجنا في ProjectManager.