6 قوالب مجانية لتقرير المشروع (تقرير الحالة الأسبوعي مضمن)

طوال حياة المشروع ، يجب عليك الإبلاغ عن مجموعة متنوعة من المعلومات. سيتم تجميع هذه المعلومات في تقارير مختلفة وتمريرها إلى المديرين والمستثمرين والعملاء وأصحاب المصلحة الآخرين. من هناك ، يمكن استخدام التقارير لاتخاذ قرارات وتعديلات المشروع.

باستخدام قوالب تقارير المشروع ، مثل قالب تقرير الحالة الأسبوعي ، تأكد من إنشاء هذه التقارير بسرعة وفعالية.

لماذا إنشاء تقارير المشروع؟

بغض النظر عن مدى دقة التخطيط لمشروع ما ، لا بد أن يحدث ما هو غير متوقع. توثق تقارير المشروع هذه التغييرات ، سواء كانت جيدة أو سيئة ، وتفيد الاستراتيجيات المستقبلية. بدون استكمال تقارير المشروع بانتظام ، يتم فقدان المعلومات والأفكار القيمة.

تقارير الحالة هي مثال على كيفية تأثير التقارير بشكل مباشر على المشروع ، على المدى القصير والطويل. تحدد هذه التقارير الأسبوعية العديد من التفاصيل حول مشروع ما ، ويمكن أن يوفر لك استخدام قالب تقرير الحالة الأسبوعي ترك فجوات في المعلومات. تحافظ قوالب تقارير المشروع أيضًا على اتساق هذه التقارير وتنظيمها طوال فترة حياة المشروع. يعد الإبلاغ عن المشروع غير المنظم أو "الفوضوي" مأزقًا رئيسيًا.

يضمن استخدام قالب تقرير المشروع حصولك على أقصى استفادة من البيانات وتقديمها إلى أصحاب المصلحة بالطريقة الصحيحة.

قوالب تقرير المشروع المجانية

بغض النظر عن تقرير المشروع ، يجب أن تنقل الوثيقة المعلومات بإيجاز - لكن هذا لا يعني أن البيانات يجب أن تعاني. التحدي هو توفير المعلومات بأكثر الطرق فعالية. نموذج تقرير المشروع يحقق التوازن بين الكثير من التفاصيل والتقارير المبسطة التي لا فائدة منها لأصحاب المصلحة.

تجعل قوالب تقارير المشروع إعداد التقارير أسهل والبيانات أكثر وضوحًا. تم تصميم كل من قوالب تقارير المشروع المجانية التالية لغرض محدد ويركز على معلومات مختلفة.

1. نموذج تقرير الحالة الأسبوعي

تقرير حالة المشروع الأسبوعي يفعل بالضبط ما يعتقده المرء - يوثق معلومات محددة أثناء المشروع. يجب إنشاء هذه التقارير طوال فترة حياة المشروع لتوضيح التغييرات ، سواء كانت نجاحات أو إخفاقات. تقرير الحالة الأسبوعي هو الخطوة الأولى نحو فهم ما إذا كان المشروع يسير بسلاسة.

يغطي قالب تقرير الحالة الأسبوعي الخاص بنا جميع القواعد ويقدم المعلومات بكفاءة. يتضمن هذا القالب تفاصيل رئيسية مثل الملخص التنفيذي ، ومعالم المشروع ، والمشكلات ، والمخاطر ، والتوقعات السابقة والمستقبلية.

يضمن قالب تقرير الحالة هذا أيضًا تقديم المعلومات بطريقة منطقية. يحدد الملخص التنفيذي المشروع ويناقش الأهداف والتوقعات. ليس من المنطقي تقديم المخاطر والتغييرات المحتملة إلى أصحاب المصلحة قبل أن يتم ربطهم بالملخص التنفيذي.

2. قالب لوحة تحكم المشروع

تعد لوحة معلومات المشروع واحدة من أكثر أدوات إدارة المشاريع استخدامًا. يعد قالب لوحة القيادة أداة مرئية لعرض الحالة الحالية للمشروع وصحته وتقويمه والمزيد. إنها تكملة رائعة لقالب تقرير الحالة الأسبوعي الخاص بنا.

يمكن أن تكون لوحات معلومات المشروع ضارة أيضًا بالإنتاجية إذا كانت معقدة للغاية ويصعب التنقل فيها. نفترض بطبيعة الحال أنه من الأفضل تضمين كل جزء من المعلومات في لوحة القيادة. حقًا ، هذه تذكرة ذهاب فقط إلى لوحة أجهزة القياس غير القابلة للاستخدام.

يجب أن تتضمن لوحة المعلومات المهام وأطوال المهام والتكاليف وعبء العمل ، ولكن لا ينبغي بالضرورة أن توضح تفاصيلها. استخدم قالب لوحة معلومات المشروع المجاني هذا لإبقائه بسيطًا دون الحاجة إلى لوحة معلومات مفرطة التشبع.

3. نموذج تقدم المشروع

يساعد قالب تقدم المشروع مديري المشاريع على مقارنة التقدم الفعلي مقابل التوقعات والتقديرات المضمنة في خطة المشروع. يعد تقرير التقدم أداة مهمة لإدارة المشروع تعمل من أجل التتبع وإعداد التقارير.

4. نموذج سجل المخاطر

مع استمرار المشروع ، لا بد من ظهور مخاطر جديدة. لا توجد طريقة للتنبؤ بكل المخاطر المحتملة أثناء مرحلة تخطيط المشروع ، لذا يلزم الإبلاغ عن المشكلات الجديدة كما تظهر. بهذه الطريقة يتم تحديد المشكلات قبل حدوثها وتكتسب فهمًا أفضل لما يجب البحث عنه في المشاريع المستقبلية.

يجب أن يتضمن سجل المخاطر كل المخاطر المحتملة والأثر الذي يمكن أن يكون لها. يجب أيضًا تصنيف المخاطر ووصف الخطوات التي تم اتخاذها لتجنبها.

في حين أن العديد من هذه المخاطر لن تصبح حقيقة واقعة أبدًا ، فمن الضروري توثيقها والتخطيط لها. المشاريع التي لا تحتوي على سجلات مخاطر تسير على الحبل المشدود بدون شبكة أمان. هم أيضا لا يطلعون المشاريع المستقبلية. يؤدي الاحتفاظ بقائمة قيد التشغيل باستخدام نموذج سجل المخاطر هذا إلى تحويل المخاطر إلى مراجع للمستقبل.

5. تغيير قالب السجل

سجل التغيير مشابه لسجل المخاطر. ومع ذلك ، في سجل المخاطر ، هذه هي المخاطر المحتملة . في سجل التغيير ، هذه هي التغييرات الفعلية التي حدثت. قالب سجل التغيير هو المكان الذي يتم فيه إدخال التغييرات الرئيسية في المشروع ، والإجراءات التي تم اتخاذها لحلها عندما تم حل المشكلة وسيتم سرد التفاصيل الأخرى.

لماذا لا تضيف هذه المعلومات إلى تقرير الحالة الأسبوعي؟ لأن هذه ظروف خاصة وغير عادية طوال حياة المشروع يجب أن تكون في مكان واحد.

ينظم قالب سجل التغيير المعلومات المتعلقة بالتغييرات والخطوات التي تم اتخاذها لمعالجتها في قائمة زمنية واحدة. تذكر ، من المفترض أن يكون قالب تقرير المشروع نقطة مرجعية لمديري المشاريع الذين يواجهون تغييرات في المشاريع المستقبلية. يُظهر سجل التغيير المنظم الردود التي نجحت في الماضي وما لم تنجح.

6. نموذج إغلاق المشروع

في نهاية المشروع ، حان الوقت للانتهاء والحصول على موافقات أصحاب المصلحة مع نموذج إغلاق المشروع. هذا التقرير هو السباق الأخير في سباق الماراثون لإدارة مشروع ناجح. بدون هذه الدفعة النهائية ، يفقد كل العمل الشاق حتى هذه النقطة قيمته.

يتضمن تقرير إغلاق المشروع توثيق كل ما هو مطلوب لإكمال المشروع ، بالإضافة إلى أي عناصر معلقة لم تكتمل. يجب أن يلخص هذا التقرير الأهداف ومعايير الإنجاز والنجاحات والإخفاقات والدروس المستفادة. يجب أن توفر أيضًا معلومات حول الوقت المنقضي والميزانية والنطاق والجدول الزمني.

يطلب تقرير إغلاق المشروع أحيانًا معلومات مجردة. يبدو سرد جميع الوجبات السريعة الرئيسية من المشروع أمرًا صعبًا ، ولكن هذا القالب المجاني لإغلاق المشروع يجعل الأمر بسيطًا مثل اتباع قائمة مرجعية.

قيمة التقرير المثالي

في كثير من الأحيان ، تدار المشاريع دون التفكير في نجاحات وفشل المشاريع السابقة. يتم إعلام أفضل المشاريع من خلال التقارير السابقة وإنشاء تقارير مع وضع المستقبل في الاعتبار. استخدام قوالب تقارير المشروع يعني أن كل تقرير تم إنشاؤه هو جزء من مرجع أكبر للمستقبل.

سواء أكنت تقوم بإعداد التقارير عن المشاريع أو البرامج أو المنتجات أو إدارة أي نوع آخر من المشاريع ، فهناك نموذج من شأنه أن يفيد تقاريرك ونتائجك النهائية. قد يعني هذا تبسيط سير العمل وتحسين الإنجازات.

خذ تقارير المشروع إلى أبعد من ذلك مع ProjectManager

يعد استخدام قوالب المشروع خطوة أولى ممتازة في عملية إعداد تقارير المشروع ، ولكن القوالب يمكنها فقط أن تأخذك حتى الآن.

لحسن الحظ ، يمكنك أخذ تقارير المشروع إلى أبعد من ذلك باستخدامها مع برامج إدارة المشاريع. برنامج إدارة المشاريع عبر الإنترنت مثل ProjectManager لديه القدرة على إنشاء ومشاركة التقارير الآلية مع أحدث البيانات. احصل على نسخة تجريبية مجانية من ProjectManager واطلع على مدى قدرتنا على تحسين تجربة إعداد تقارير المشروع.

ProjectManager هو برنامج قائم على السحابة يسمح لك بإدارة المشاريع وإنشاء التقارير من أي مكان. استورد مشروعك في دقائق وأنشئ التقارير بسهولة. تعرض لوحة معلومات ProjectManager نظرة عامة سهلة التنقل على مشروعك ، وتمنحك أدوات إعداد التقارير لدينا القدرة على الإبلاغ عن المعلومات بنقرة زر واحدة. انظر بنفسك من خلال الحصول على هذه النسخة التجريبية المجانية لمدة 30 يومًا اليوم.