5 قتلة للإنتاجية لفرق البريد الإلكتروني: تسجيل ندوة عبر الويب + أسئلة وأجوبة

عندما تكون الإنتاجية عالية ، يكون فريقك متزامنًا ، وتفي بالمواعيد النهائية بسهولة ، يمكن أن يكون إخراج الحملات من المنزل أمرًا ممتعًا - أجرؤ على قول ذلك؟ لكن مثل هذه الآلة جيدة التزييت أمر نادر الحدوث.

لماذا تكون معظم فرق البريد الإلكتروني أقل إنتاجية مما تريد أن تكون؟ لقد تعاونا مع خبراء الإنتاجية من Trello للنظر في أكبر الأخطاء التي تقتل إنتاجية الفريق ومشاركة ما يمكنك القيام به لمساعدة فريقك على إنشاء رسائل بريد إلكتروني أفضل بشكل أسرع.

لم يكن لديك فرصة لمشاهدة الندوة مباشرة على الويب؟ لا تقلق. يمكنك الوصول إلى التسجيل الكامل وتنزيل الشرائح في أي وقت وقراءة الأسئلة والأجوبة أدناه.

سؤال وجواب

شكراً جزيلاً لكل من شارك خلال الندوة عبر الإنترنت بطرح سؤال! فيما يلي ملخص لإجاباتنا على الأسئلة الأكثر شيوعًا ، جنبًا إلى جنب مع رأينا في بعض الأسئلة التي لم نتطرق إليها أثناء الندوة المباشرة عبر الإنترنت. هل لديك أسئلة إضافية؟ يرجى تركهم في التعليقات.

كيف يتعامل Litmus و Trello مع الموافقات؟

جيسون رودريغيز : نعتمد أكثر فأكثر على الأدوات المركزية لجمع الموافقات. بالنسبة لنا ، نستخدم Litmus Proof لتعليقات الحملة والاعتماد قبل الإرسال ، و Asana لإدارة المشروع ، حيث يقوم أعضاء الفريق بالتحقق من الموافقات باعتبارها مهام تم تعيينها في وقت مبكر في المشروع من قبل مالك المشروع.

المفتاح هنا هو استخدام الأساليب المتفق عليها لجمع الموافقات بدلاً من الطرق المخصصة. لقد تحدثنا إلى عدد كبير جدًا من الفرق التي تستخدم سلاسل البريد الإلكتروني والتعليقات اللفظية وغيرها من القنوات غير الموثوقة لمحاولة التنافس على الموافقات من مختلف الأشخاص والأقسام ، وهو أمر دائمًا ما يكون قاتلًا كبيرًا للإنتاجية. كانت لدينا آلام مماثلة ، ولهذا السبب قمنا ببناء Litmus Proof في المقام الأول.

كريس كاوندارت : في Trello ، نتعامل مع مراجعتنا وموافقتنا على بطاقات Trello. لدينا عملية محددة جيدًا بمواعيد نهائية متسقة طوال ذلك (بشكل عام) تبقينا على المسار الصحيح. لقد قمنا أيضًا بتصميم وبناء عمليتنا معًا ، بحيث يكون كل صاحب مصلحة في نفس الصفحة.

كيف يمكنك تجنب إجراء تعديلات في اللحظة الأخيرة على بريد إلكتروني بعد الموافقة عليه بالفعل؟

كريس : هذه مشكلة يصعب حلها. صعبة للغاية، عليك أبدا الهرب حقا التعديلات في اللحظة الأخيرة. مع ذلك ، أعتقد أن هناك بعض الأساليب المباشرة التي يمكنك اتباعها لجعلها أكثر سلاسة.

أولاً ، أوصي بمحاولة إحداث تغيير في طريقة التفكير بشأن عملية البريد الإلكتروني. لقد نجحت في محاولة هيكلة عمليتنا كتجربة تعاونية ، بدلاً من مجرد تلقي الطلبات والوفاء بها (مثل وكالة داخلية). عندما أشرك أحد أصحاب المصلحة بشكل أكبر في العملية ، يسير كل شيء بشكل أكثر سلاسة. إن أكبر فرصة للتعاون تكون مقدمًا عند تحديد الحملة وتحديد نطاقها.

ثانيًا ، يمكن أن تؤدي إضافة بعض المساحة المتروكة إلى الجداول الزمنية إلى قطع شوط طويل. يمكن أن يساعد دفع العملية وتنظيمها لإعطاء مجال للتنفس بين الموافقة النهائية والنشر. على سبيل المثال ، إذا كنت بحاجة ماسة إلى الموافقة بحلول الساعة 4 مساءً ، فحاول تعيين الموعد النهائي على الساعة 2 مساءً ومعرفة ما إذا كان ذلك يساعدك.

كيف يمكنك التأكد من حصولك على متطلبات شاملة ودقيقة من فريقك مقدمًا بدلاً من ملاحقتها؟

جايسون : إضفاء الطابع الرسمي على متطلباتك وعملية التحصيل طريقة رائعة لتجنب مطاردتها لاحقًا. يعد إعداد نموذج في شيء مثل نماذج Google لجمع المعلومات ، أو استخدام موجز بريد إلكتروني ، أو إنشاء قوالب بطاقة افتراضية في Trello ، كلها طرق جيدة لإضفاء الطابع الرسمي على هذه العملية. المفتاح هو استخدام نفس الأداة لكل حملة والتأكد من أنها تجمع كل المعلومات التي تحتاجها ، من الأهداف والجمهور إلى تصميم ونسخ الأصول ومؤشرات الأداء الرئيسية وأصحاب المصلحة والمزيد.

كريس : الهيكل صديقك هنا! بناء عملية طلب متسقة وقابلة للتكرار للمساعدة في جمع المتطلبات في البداية. في Trello ، نستخدم نموذج Google المرتبط بلوحة Trello عبر Zapier. يجب على المتقدمين ملء كل سؤال في النموذج لتقديم الطلب. هذا يؤدي إلى وقت أقل في البحث عن المعلومات والمزيد من حملات الشحن الوقت.

كيف يمكنك إشراك فريق الإدارة في الالتزام بعملية البريد الإلكتروني؟

كريس : على الرغم من اختلاف كل مدير وفريق إداري ، إلا أنني أجد عمومًا أن القيادة تتقبل السرد الجيد المستند إلى البيانات. إذا كان بإمكانك البدء في توضيح التكاليف الحقيقية والجوانب السلبية لعدم وجود عملية بريد إلكتروني ، فقد تتمكن من التأثير في تفكيرهم.

يجب أن تساعدك الشرائح الخاصة بهذه الندوة عبر الويب (بالإضافة إلى تقرير حالة البريد الإلكتروني في Litmus ) في توضيح أن عدم وجود عملية يكلف شركتك.

ما هي أفضل طريقة لتحليل قائمة معاينات البريد الإلكتروني التي نراجعها؟ كيف يمكننا معرفة عملاء البريد الإلكتروني الأكثر شهرة بين مشتركينا؟

جايسون : أفضل طريقة هي استخدام أداة مثل Litmus Email Analytics (أو أي شيء يوفره برنامج ESP الخاص بك) لمعرفة عملاء البريد الإلكتروني والمحركات التي يستخدمها المشتركون بالفعل. نحن نسمح لك بمعرفة عدد المشتركين المفتوحين على الويب وسطح المكتب والجوال - بما في ذلك العملاء الفعليون الذين يستخدمونهم - للتأكد من أنك لا تضيع الوقت في اختبار عملاء البريد الإلكتروني الذين لا ترسل إليهم حتى. إذا لم تكن أحد عملاء Litmus ، فيمكنك الحصول على فكرة جيدة عن عملاء البريد الإلكتروني الأكثر شيوعًا من خلال زيارة emailclientmarketshare.com . كل شهر ، نقوم بتجميع بيانات مجهولة المصدر من منصة التحليلات الخاصة بنا ونصنف أفضل عشرة عملاء بريد إلكتروني في جميع أنحاء العالم.

كريس : بناءً على ما قاله جيسون ، هذا مكان رائع لتطبيق مبدأ باريتو . الفكرة هي أن 20٪ من مجهودك ستولد 80٪ من نتائجك. استخدم الأدوات التحليلية المتاحة لك لمعرفة كيفية قيام المشتركين بفتح بريدك الإلكتروني. تأكد من أن رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك تبدو رائعة في هؤلاء العملاء الكبار. لا بأس إذا لم يكن بكسل مثاليًا في عميل بريد إلكتروني لا يستخدمه المشتركون بكثافة.

كيف يجب أن نتعامل مع الاجتماعات المتعلقة بالبريد الإلكتروني حتى لا تستغرق وقتًا طويلاً في الإنتاجية؟

جايسون : كما هو الحال مع جميع الاجتماعات ، يجب عليك اتباع بعض الإرشادات:

• حصر الاجتماع على الأطراف الضرورية فقط لتجنب تضييع وقت الناس.
• لديك أجندة واضحة مع روابط إلى الموارد (مثل ملخصات البريد الإلكتروني) وأهداف الاجتماع.
• كن صريحًا بشأن النتيجة التي تتوقعها من الاجتماع. اعمل على تحقيق هذه النتيجة دون الخوض في الظلال. يمكنك دائمًا نقل الأشياء إلى Slack أو اجتماع آخر إذا لزم الأمر.
• احصل على بداية واضحة وتوقف عن الوقت الذي يحترم تقويمات الأشخاص. حاول ألا تقطع وقت العمل العميق للأشخاص حتى تتمكن من تجنب تعدد المهام المكلف .

يمكن تجنب الكثير من الاجتماعات من خلال وجود عملية ومسؤوليات واضحة ، جنبًا إلى جنب مع مصدر مركزي للحقيقة لحملات البريد الإلكتروني - لذا حاول تجزئة الأشياء أولاً.

كريس : في Trello ، تمكنا من القيام بغالبية كبيرة من عمل البريد الإلكتروني الخاص بنا بشكل غير متزامن عبر Trello. عندما نحتاج إلى الاجتماع لمناقشة رسالة بريد إلكتروني ، فإننا نشترك دائمًا مع جدول أعمال واضح حول ما نحتاج إلى مناقشته.

يمكن لتصميم عملية جيدة أن يقطع شوطًا طويلاً في تقليل الحاجة إلى الاجتماعات. على سبيل المثال ، إذا وجدت نفسك تعقد اجتماعات لجمع متطلبات البريد الإلكتروني ، فنفذ عملية طلب رسمية تملأ بشكل أساسي موجزًا ​​بالبريد الإلكتروني. هذا وحده يمكن أن يقلل أو يلغي الحاجة إلى تلك الأنواع من الاجتماعات.

أين تقوم بالفعل بتخزين الأصول والنسخ والرمز؟ هل تستخدم شيئًا مثل Dropbox؟

جايسون : نستخدم أداتين رئيسيتين لأصول البريد الإلكتروني: محرر مستندات Google و Litmus Builder . نسخة الكتابة هي رياضة جماعية في Litmus ومُحرر مستندات Google هو المكان الذي نمارس فيه. بمجرد تجزئة النسخ ، يقوم فريق البريد الإلكتروني المذهل لدينا بتصميم وتطوير حملات في Litmus Builder قبل مزامنة الأشياء مع برنامج ESP الخاص بنا (بعد أن نعمل من خلال Proof and Checklist بالطبع!).

تستخدم الكثير من الفرق موفري التخزين السحابي مثل Dropbox و Google Drive و OneDrive ، وهذا هو السبب في أننا سهلنا على العملاء مزامنة رسائل البريد الإلكتروني مع Litmus من خلال عمليات التكامل الخاصة بنا .

كريس : أوصي بالتأكيد باستخدام مكان مركزي لتخزين الأصول. أدوات مثل Dropbox و Google Drive تعمل بشكل رائع. في Trello ، نستخدم الكثير من Confluence و Litmus Builder و Google Docs للمشاركة والتعاون.

هل هناك طريقة أكثر تلقائية للحصول على الموافقات على رسائل البريد الإلكتروني؟

جايسون : نعم! لقد قمنا ببناء Litmus Proof مع وضع ذلك في الاعتبار. يسمح لك Litmus Proof بجمع التعليقات والموافقات في مكان مركزي واحد ، مباشرة على هذا البريد الإلكتروني نفسه. أسهل طريقة لأتمتة هذه العملية هي إضافة العملاء أو أصحاب المصلحة كمراجعين Litmus في حسابك. بمجرد إضافتهم ، يمكنك الإشارة إليهم في Litmus Proof وسنقوم بتشغيل بريد إلكتروني لمطالبتهم بالمراجعة والموافقة. تكمن ميزة الإثبات في أنه - إذا كانت هناك مشكلات تحتاج إلى إصلاح - يمكنك الرجوع إلى التعليمات البرمجية في Builder لإصلاحها ودفع هذه التغييرات إلى Proof مباشرةً لإجراء جولة ثانية من المراجعات.

كريس : للحصول على نصيحة أتمتة خاصة بـ Trello ، يمكنك استخدام أوامر Butler للمساعدة في إزالة بعض الخطوات على طول الطريق. على سبيل المثال ، عند اكتمال قائمة التحقق ، يمكنك تشغيل إجراء آخر (مثل تعليق لتطلب من الموافق النهائي إلقاء نظرة).

ألق نظرة فاحصة على أي نوع من المهام تقوم به مرارًا وتكرارًا وستجد فرصًا رائعة للتشغيل الآلي!

هل هناك طريقة لتجنب أخذ أصحاب المصلحة على عاتقهم دفع حملة خارج الباب قبل أن تصبح جاهزة؟

جايسون : مرة أخرى ، أعتقد أن هذا هو المكان الذي تلعب فيه الأدوار المحددة بوضوح وسير العمل. تأكد من معرفة الجميع بالخطوات الصحيحة لإرسال الحملة. إذا كان صاحب المصلحة على علم بوجود جولة أخيرة من تأكيد الجودة قبل الإرسال الفعلي ، فمن المرجح أن يحترموا هذه الخطوة بدلاً من تخطيها وادعاء الجهل. كما أنه يساعد ، على الأقل مع وجود فرق كبيرة بما يكفي ، على تخصيص أدوار لكل جزء من عملية إنتاج البريد الإلكتروني بما في ذلك إرسال الحملات. إن وجود شخص في الفريق يقوم بمراجعة قوائم المشتركين ، والتجزئة ، والتحقق من البريد العشوائي ، وما إلى ذلك قبل الضغط على الإرسال ، سيوقف معظم المشكلات التي تنشأ نتيجة القفز على البندقية. إذا ذهب أحد أصحاب المصلحة بشكل روتيني إلى المارقة ودفع الحملات خارج الباب قبل أن تكون جاهزة ، فمن المحتمل أن يكون من الضروري الحد من قدرتها على الإرسال.

كيف يمكنني البدء في تنفيذ ملخصات البريد الإلكتروني في سير العمل الخاص بي؟

جايسون : أفضل طريقة هي تنزيل نموذج موجز البريد الإلكتروني الخاص بنا واستخدامه في حملتك التالية! حتى لو كان تمرينًا شخصيًا ، فإن استخدام نموذج موجز البريد الإلكتروني الخاص بنا يمكن أن يساعدك في تحديد المعلومات التي تحتاجها في موجزك الخاص.

بمجرد أن تتعرف على المعلومات التي تحتاجها في الموجز الخاص بك ، فمن الجيد أن تعقد اجتماعًا أوليًا مع أي شخص يطلب رسائل بريد إلكتروني لتعريفهم بالتنسيق ، وإظهار كيفية عمله ، وإعطاء أمثلة على المعلومات المفيدة وغير المفيدة ، و وضح لهم كيفية إرسال موجز بشكل صحيح. كما هو الحال مع معظم الأشياء في البريد الإلكتروني ، كلما تمكنت من تثقيف الزملاء وأصحاب المصلحة ، كان ذلك أفضل.