5 خطوات بسيطة لاختيار البرنامج المناسب في كل مرة

لقد افترضنا منذ بداية العصر الرقمي أن اختيار حزمة البرامج المناسبة أمر صعب. لا يجب أن يكون كذلك. ولكن من الأهمية بمكان. إذا كنت مسوقًا ، فقد تختار نظام CRM كاملًا أو أداة استماع عبر الإنترنت أكثر تركيزًا. كل ما تحتاجه ، قد يتوقف مستقبل مؤسستك على مدى نجاح عملية الاختيار.

من المحتمل أنك كنت تتفوق عليه. إذا لم تقم بذلك من قبل ، فقد لا تعرف حقًا متى تبدأ عند البحث عن برنامج جديد. لذلك قمت بالضغط على الإنترنت لإجراء بعض الأبحاث دون وجود خطة.

بالنسبة لأولئك الذين شاركوا في اختيار أداة من قبل ، فكر في آخر برنامج قمت بتحديده. ما مدى وضوح ذلك؟ كم من الوقت استغرقت؟ هل كان المستخدمون راضين؟ هل هو حل لجميع احتياجاتك؟ في نهاية اليوم ، هل سارت عملية التنفيذ بشكل جيد - وهل استمر في أداء المهمة بعد فترة طويلة من إعداد كل شيء لأول مرة؟

إذا مرت سنوات على تثبيته لأول مرة ، فهل تجد نفسك تؤجل التجديد أو الاستبدال لأنك تخشى التعامل مع عملية اختيار مرهقة أخرى؟

مع مرور الوقت وعدم تجديد البرنامج ، قد تضر بقدرتك على تحقيق أهداف العمل بشكل أكثر كفاءة.

بالنسبة للبعض ، تستغرق رحلة الاختيار هذه وقتًا أطول مما ينبغي ، وتأتي الخيارات من الشعور الغريزي أو التحيز الشخصي بدلاً من الاعتماد على البيانات أو النظر إلى تأثير الأعمال.

بالنسبة للآخرين ، قد يضع البائع عرضًا للكلاب والمهر ، ويبيع من خلال عرض توضيحي ، ويقنع المشتري ، بغض النظر عن وضعه ، أنه الخيار الوحيد الذي يستحق التفكير فيه. ينتهي كلا السيناريوهين بنفس النتيجة - أصحاب المصلحة ليسوا سعداء ، وفرص النشر منخفضة ، ومعدل التبني منخفض ، ومعدل الرضا منخفض أيضًا.

المصدر: Rapid Application Selection Framework ، SoftwareReviews

لكن لا يجب أن تسير الأمور على هذا النحو. بدلاً من ذلك ، اسمح لي أن أقدم لك عملية مباشرة من 5 مراحل - وقابلة للتكرار - ستساعدك على تبسيط الطريقة التي تختار بها البرنامج. من خلال اتباعها ، ستقلل من عدد الأشخاص المعنيين ، وستنجزها في أقل من 30 يومًا ، وستزيد من الرضا ، وتحقق معدل اعتماد أعلى.

المرحلة 1: الوعي

سواء كان ذلك من خلال البحث الخاص بك ، أو التحيز الشخصي ، أو من شخص يأتي ليخبرك ، بطريقة ما اكتشفت أنك بحاجة إلى برنامج.

كيفما وصلت إلى هنا ، يجب أن تبدأ هذه الخطوة بفهم "ما الذي يحتاجه النشاط التجاري فعلاً ولماذا ؟"

يمكنك القيام بذلك عن طريق استكمال تقييم تأثير الأعمال ، على وجه التحديد:

المصدر: Rapid Application Selection Framework ، SoftwareReviews

يساعدك تقييم تأثير الأعمال في العثور على نقاط الضعف الفعلية ، وتحديد فجوات القدرات ، وإدراك الاحتياجات والتأثيرات المحتملة على العمل. لا تبدأ بالأداة ، ابدأ بالاحتياجات والفجوات والفرص. خلاف ذلك ، فإنك تخاطر بتنفيذ أداة غير ضرورية حقًا دون أي أمل في عائد الاستثمار.

بعد ذلك ، حدد ما لا يزيد عن خمسة من أصحاب المصلحة الرئيسيين النهائيين - راعي الأعمال ، وقائد تكنولوجيا المعلومات ، وخبير تقني في تكنولوجيا المعلومات ، وخبير العمليات ، ومستخدم الأعمال. كلما زاد عدد الأشخاص والأصوات التي تشارك فيها ، كلما استغرقت العملية وقتًا أطول وسيقل رضا المستخدمين عن المنتج النهائي.

المرحلة الثانية: التعليم والاكتشاف

من المحتمل أنك غارق في الغرق ، ومن المحتمل أنك تلاحق الأمسيات وعطلات نهاية الأسبوع.

كيف يمكنك الضغط في الوقت المناسب لإجراء تقييمات السوق؟ كيف يمكنك التدقيق في ضجيج تعقيدات السوق ومواقع الويب المربكة وتحيزات البائع والرسائل الواضحة؟ من هو اللاعب الأفضل ، ما هي ميزاته وقدراته ، وما هو الشعور حقًا أن يكون المرء مقيدًا بعقد طويل الأمد معهم؟

أفضل قرار يمكنك اتخاذه هو الكشف عن معلومات البائع من مجموعة واسعة من المصادر الموثوقة ، والاستفادة من مصادر الطرف الثالث لمعلومات البائع ، ومعلومات فئة التطبيق ، وأخيراً اتجاهات مشهد البرنامج.

ابحث عن شريك موثوق به لتجميع البيانات الأساسية ومساعدتك على فهم ما يمكن أن تفعله هذه الأدوات ، وما يعتقده العملاء عن هؤلاء البائعين ، وكيف تبدو تجربتهم العامة. سيؤدي هذا أيضًا إلى رفع معرفتك بالتطبيقات واتجاهات الصناعة.

عند البحث عن شريك موثوق به ، تجنب الشركاء الذين يعملون بنظام مراجعة الدفع مقابل التشغيل ، أو الذين يستفيدون من عوامل تسريع التواجد في السوق. ابحث عن شريك يعرض مراجعات التعهيد الجماعي والمحايدات البائعين ، حيث سيوفر لك هذا نافذة نقية وغير محرفة لما يفكر فيه العملاء الحقيقيون حول كل بائع معين.

لكن لا تتوقف عند هذا الحد - حاول العثور على أشخاص آخرين ، سواء كانوا خبراء في الصناعة أو أقرانهم الذين استخدموا أيضًا هذا البرنامج أو البائع وجمع أفكارهم وخبراتهم.

المصدر: Rapid Application Selection Framework ، SoftwareReviews

المرحلة 3 - تحديد أولويات المتطلبات والقائمة المختصرة

لا يمكنك عمل قائمة مختصرة إذا كان لديك الكثير من المتطلبات. حدد أفضل خمس قدرات مميزة تلبي احتياجاتك الأكثر أهمية والتي لها ارتباط واضح لتمايز البائعين ، وليس فقط ميزات الجدول.

في نهاية اليوم ، لن تتمكن من تلبية كل المتطلبات. لذلك يجب أن تقرر بموضوعية أي منها تحتاجه تمامًا وأيها يمكنك العيش بدونه. إذا كان لديك عدد كبير من المتطلبات ، ففكر في استخدام نموذج MoSCoW لتحديد الأولويات لتضييقه.

المصدر: Rapid Application Selection Framework ، SoftwareReviews

أخيرًا ، استخدم هذه المتطلبات لإجراء مقارنة تستند إلى البيانات لميزات وإمكانيات البائعين. هدفك هنا هو تضييق المجال أمام أفضل المنافسين.

لا تملك فقط قائمة مختصرة للبائع الوحيد الذي أخبرك صديقك عنه - القائمة المختصرة من واحد سيئة ، وكذلك قائمة مختصرة من 15. حدد أولويات متطلباتك بلا رحمة حتى تتمكن من تضييق قائمة مختصرة من أربعة بائعين محتملين أو الحلول.

المرحلة 4 - التوافق مع إطار قرار واضح

أولا ، كن واضحا بشأن معايير الاختيار الخاصة بك. بينما سيظل تقييمك يتضمن بعض "الفن" بدلاً من العلم ، سيساعدك نموذج التسجيل الخاص بك على مقارنة قائمتك المختصرة بموضوعية.

قم بتضمين معايير منطقية بناءً على مدى تعقيد الأداة ونوعها ، مثل القدرات الوظيفية ، والقدرة على تحمل التكاليف ، وقابلية التوسع ، وقابلية التوسع ، وقابلية البائعين ، وما إلى ذلك ، ولا تنس تضمين مقاييس العلاقة أيضًا.

يمكن أن تعمل الاستفادة من الاستجابات العاطفية من المستخدمين النهائيين الآخرين كمؤشر قوي لعلاقة قوية بين العميل والمورد في المستقبل.

من هنا ، حدد أي من البائعين الأربعة سيصل إلى مرحلة العرض ، ولكن قم بالتقييم وفقًا لشروطك ، وليس بشروطهم. قم بصياغة حالات الاستخدام الخاصة بك وتقييم كيف يمكن أن يساعد حلها في حل مشاكلك الفعلية ، وليس على عدد الميزات التي قد تكون بها.

قم بتغيير المصطلحات من العرض التوضيحي للبائع إلى مقابلة استقصائية ، واطلب المراجع. بينما من المحتمل أن يقدموا مراجع من شأنها أن تقدم ملاحظات إيجابية ، لا تخف من البحث في المقابلات لفهم بعض القيود المتعلقة بالحل.

بعد الانتهاء من هذه المرحلة ، يجب أن تكون قادرًا على تقليص هذه القائمة المختصرة إلى اثنين أو ثلاثة بائعين.

المرحلة 5 - تفاوض من أجل الفوز

بمجرد وصولك إلى هذه النقطة ، عليك أن تبقي خياراتك مفتوحة. لا يجب أن تتفاوض مع بائع واحد فقط أو أكثر من ثلاثة. من الجيد تمامًا أن يكون لديك عداء أول ، ولكن إذا كنت تتعامل مع بائع واحد فقط ، فمن المرجح أنك تخسر خصمًا أو حوافز أخرى.

بالحديث عن ذلك ، كيف تتعامل مع المفاوضات؟ هل لديك إدارة بائع أو مكتب مشتريات رسمي؟ هل تفهم كل التفاصيل الدقيقة في العقد؟ كيف تعرف أنك تحصل على أفضل سعر؟ إذا لم تتمكن من الإجابة على هذه الأسئلة ، فقد تكون عرضة لخطر توقيع عقد غير موات.

فكر في عدد المرات التي أبرم فيها فريق المبيعات صفقة أو أعطى خصمًا لإغلاق عملية بيع. هذا أمر شائع ، لذلك لا تستغل المقترحات المتعددة وتستفيد منها.

لا توقع عقدًا إذا كنت لا تفهم اللغة أو ما ستدخل إليه. عادة ما يضع البائعون لغة في العقد تفضل أنفسهم على المدى الطويل - شيء بسيط مثل تغيير الاسم يمكن أن يسمح بإعادة التفاوض على العقد. يمكنك الاتصال بفني كهربائي لإصلاح نظام معيب في منزلك. لذا افعل الشيء نفسه مع عقودك واتصل بأحد المحترفين.

في نهاية اليوم ، الدخول بدون خطة هو ، حسنًا ، الدخول بدون خطة. يُظهر بحثنا أن الأشخاص الذين لديهم عملية قوية لاختيار البرامج ينتهي بهم الأمر برضا أعلى عن المنتج النهائي. ستحتاج أيضًا إلى خطة للتنفيذ والتدريب والتأهيل ، لكننا سنغطي تلك المجالات الهامة في مقال مستقبلي.

إن اختيار أداة أو برنامج جديد ليس بالأمر الصعب ، لكن القرار الخاطئ يمكن أن يكون له آثار طويلة المدى على فريق التسويق و / أو العمل. بدلاً من القفز في العمى ، باستخدام القرارات والحدس الغريزي ، ابدأ بإطار عمل لتسريع عملية اختيار البرامج وتحسينها.

تذكر أن الخطة أفضل من عدم وجود خطة. لا تتعثر.

آلان نيل هو الرئيس التنفيذي للنمو في SoftwareReviews ، وهي شركة رائدة في مجال مراجعة تكنولوجيا B2B. يركز آلان على مساعدة المستخدمين النهائيين في اتخاذ القرارات التكنولوجية الصحيحة مع تمكين فرق المبيعات والتسويق من تنمية أعمالهم التكنولوجية.