6 نصائح لتطوير سير عمل فعال للمحتوى [+ قالب]

تعد كتابة المحتوى عملية إبداعية وموجهة نحو الأعمال ، وعلى هذا النحو ، فإنها تحتاج إلى اتباع قواعد محددة بوضوح من أجل أن تكون فعالة ومنتجة. أفضل طريقة لتحقيق ذلك هي إعداد سير عمل المحتوى وتقديم معلومات مفصلة حول كل مرحلة من مراحل خط الأنابيب.

بينما يُنظر إلى التنظيم والإبداع في كثير من الأحيان على أنهما غير متوافقين ، عندما يتم الجمع بين نقاط قوتهما ، يمكن للشركات تحسين إنتاج المحتوى وتعزيزه. يُمكِّن هذا كل فرد من المشاركين من التركيز على عملهم بدلاً من إضاعة الوقت والطاقة في اكتشاف العملية ودورهم فيها. علاوة على ذلك ، عندما يتم توثيق سير العمل بشكل لا لبس فيه ، يتم تقليل مخاطر الأخطاء والتأخيرات.

في هذه المقالة ، سنقدم قائمة بالنصائح والحيل القابلة للتنفيذ لتطوير محتوى فعال وسير عمل تحريري. يمكن تطبيق التقنيات على كل من تسويق المحتوى والصحافة ، وتكييفها مع أي نوع من أنواع المحتوى.

لذا تابع القراءة لتبسيط جهودك وتعزيز نتائجك!

1. احتفظ بمخزون صلب كاحتياطي

لا يهم ما يقوله أي شخص ، فإن القاعدة الأولى لسير عمل المحتوى الفعال والناجح هي الاحتفاظ بمخزون قوي من المحتوى.

حتى لو كانت لديك عملية مقاومة للرصاص قوية ولم يكن هناك متهرب واحد وسط فريقك ، يجب أن تكون مستعدًا لمواجهة نكسات الإنتاج المحتملة. يمكن أن يكون سبب ذلك أيام الإجازة ، ومخاطر الإنتاجية ، والعوامل الخارجية غير المتوقعة ، ودوران الموظفين ، وما إلى ذلك. أفضل طريقة لتجنب هذه التأخيرات هو أن يكون لديك مخزون من المقالات في متناول اليد والتي تنتظر وجاهزة للنشر.

بهذه الطريقة ، ستتمتع بالمرونة لتغيير الأولويات ، واستكشاف الأفكار الجديدة ، وإدارة حالات الطوارئ دون الإضرار بنزاهة التقويم التحريري الخاص بك. يعد النشر بانتظام وفي الموعد المحدد أمرًا حيويًا لاستراتيجيتك ، ومن أجل الاحتفاظ بجمهورك والحفاظ على المشاركة ، يجب أن تكون قادرًا على الاتساق في جميع الظروف.

علاوة على ذلك ، فإن الحصول على نسخة احتياطية أو مخزون يسمح لك بالحفاظ على جودة المحتوى حيث لا تحتاج إلى التعجيل في أي مراحل من العملية الإبداعية ولديك وقت كافٍ لتلميع كل قطعة تنتجها.

ومع ذلك ، إذا كنت قد بدأت للتو في جهود المحتوى الخاصة بك وكان لديك عدد قليل من الموظفين ، فقد يكون من الصعب تحقيق ذلك ، حيث قد يكون من الصعب عليك مواكبة الجدول الزمني الخاص بك على أي حال. الإجراء الأكثر أمانًا في هذه الحالة ، هو بناء مخزون قبل البدء في النشر تمامًا. سيؤدي ذلك إلى تقليل الضغط الذي ينطوي عليه الالتزام بالمواعيد النهائية وسيضمن عدم المساس باستراتيجيتك عندما يكون لديك وقت قصير.

2. رسم خريطة لعملية إنشاء المحتوى

لتخطيط عملية إنشاء المحتوى يعني سرد ​​خطوات سير عمل المحتوى بترتيب متتالي وإضافة موجز قصير عن كل منها. يساعد توفير هذه المعلومات باللونين الأبيض والأسود (أو ، لماذا لا يتم ذلك في رسومات بالألوان الكاملة) الشركات على تبسيط إنشاء المحتوى ويضمن عدم إساءة فهم مكانهم فيه.

يمكن للشفافية التي توفرها الخريطة أن تفيد الإدارة والموظفين بشكل كبير ، لأنها تتيح للأشخاص إكمال مهامهم دون تفويت خطوات مهمة من العملية. ونتيجة لذلك ، يعمل الإنتاج بسلاسة وتظهر الاختناقات المحتملة بوضوح ويسهل إدارتها.

تعتمد الخطوات المراد تضمينها على نوع المحتوى الذي تنشئه وأعضاء الفريق الذين يشكلون جزءًا من العملية. بالإضافة إلى ذلك ، تحتاج إلى إعداد سير عمل فردي لكل نوع من أنواع المحتوى في التقويم الخاص بك.

في نهاية هذه المقالة ، نوفر نموذجًا لسير عمل المحتوى لإنشاء المقالات ومنشورات المدونة. قد تساعدك الإشارة إليه في الحصول على فكرة عما يجب تضمينه في فكرتك.

3. إعداد الوثائق الشاملة

بصرف النظر عن تلخيص كل خطوة من خطوات سير عمل المحتوى ، يجب عليك تقديم وثائق شاملة حول كيفية تنفيذها. في ذلك ، يجب أن تصف ما هو متوقع من الشخص الذي تم تعيين المهمة إليه ، وأين يمكنهم العثور على موارد إضافية ، ومن يلجأون إليه في حالة وجود أسئلة أخرى.

باختصار ، يجب أن يوفر تعليمات واضحة تمكن كل شخص من إكمال مهامه دون انتكاسات وعدم يقين.

يمكن أن تشير الوثائق إلى إرشادات علامتك التجارية وقاعدة المعرفة ، أو يتم تقديمها في شكل ملف pdf مستقل.

بالإضافة إلى ذلك ، تأكد من تقديم قائمة بأية أدوات يمكن أو يجب استخدامها في العملية ، بالإضافة إلى إرشادات حول كيفية تشغيلها. إذا لزم الأمر ، قم بتوفير التدريب ، وشجع الموظفين على طلب المساعدة إذا لم يكونوا واثقين من مهاراتهم.

4. توزيع المسؤوليات بشكل صحيح

يجب أن يكون كل شخص على دراية بالخطوات التي يتحمل مسؤوليتها ، ومن المسؤول عن الباقي. بهذه الطريقة سيعرفون إلى من ينقلون المهمة إليه عندما يكملون دورهم ، وأيضًا إلى من يلجأون في حالة النكسات.

بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن يكون هناك شخص واحد مسؤول عن العملية برمتها ، يمكن أن يكون مدير مشروع ، أو خبير تسويق محتوى ، أو مدير محتوى ، أو مالك مشروع مخصص. يتأكد هذا الشخص من أن المحتوى الذي تم إنشاؤه يتناسب مع استراتيجية محتوى الشركة ، ويخفف من المشكلات ، ويراقب أداء المحتوى بمجرد نشره.

ومع ذلك ، ضع في اعتبارك أنه في الشركات المختلفة ، يمكن دمج أدوار سير عمل المحتوى ليتم تنفيذها بواسطة خبير تسويق واحد ، أو قد يكون هناك عدة أشخاص في الوظيفة.

أيضًا ، لكي يعمل سير عمل المحتوى بسلاسة ، يجب أن يعرف كل عضو في الفريق من يمكنه تفويض مسؤولياته ، في حالة الحاجة إلى التغيب. بهذه الطريقة ، تقل احتمالية أن تؤدي أيام الإجازة إلى ظهور مانعات أو مشكلات في الإنتاج.

5. تحديد الأطر الزمنية للمهمة

غالبًا ما يظل هذا الجزء من سير عمل المحتوى مهملاً ، ولكن يمكن أن يصبح بسهولة سبب قيامك به أو كسره.

في الوثائق ، يجب أن تقدم تعليمات واضحة حول مقدار الوقت المتوقع أن تستغرقه كل مهمة. خلاف ذلك ، فإنك تخاطر باحتمال أن يسيء الناس فهم أولوياتهم ويخلقون اختناقات.

علاوة على ذلك ، يجب على الجميع أن يكونوا على دراية ليس فقط بالأطر الزمنية الخاصة بهم ، ولكن بالجدول الزمني للعملية بأكملها ، حتى يتمكنوا من التخطيط لمهامهم بشكل صحيح على أساس يومي وأسبوعي وشهري.

ومع ذلك ، تأكد من أن الأطر الزمنية والمواعيد النهائية المقدمة واقعية وقابلة للتحقيق. ليست هناك حاجة لأن يكون لدى الجميع العشرات من المهام المتأخرة. هذا يحبط الناس. إذا لاحظت أن الموظفين يتأخرون بشكل منتظم ، فيجب عليك التحقق من السبب ومراجعة استراتيجيتك إذا لزم الأمر.

6. تطبيق أداة BPM

تسهل أدوات إدارة العمليات التجارية (BPM) متابعة العمليات ومراقبتها وتحديد المشكلات وإبقاء الجميع على المسار الصحيح لعملهم. فهي لا تعزز الشفافية فحسب ، بل يمكنها أيضًا تبسيط سير عمل المحتوى لكل من الإدارة والموظفين.

هناك العديد من حلول SaaS BPM المتاحة التي يمكن الوصول إليها من قبل كل من المؤسسات الصغيرة والمتوسطة وكذلك المؤسسات الكبيرة. يمكن أن يمنحك تطبيق واحد في شركتك نظرة عامة أفضل ليس فقط لسير عمل المحتوى ولكن لجميع العمليات. علاوة على ذلك ، قد يحسن الاتصال ، ويسمح للإدارة بأن يكون لها نهج فردي أكثر تجاه أداء الموظف ، وتساهم في إنتاجية أفضل.

بالإضافة إلى ذلك ، فإنه يجعل من السهل تحديد المواعيد النهائية والوفاء بها. يمكن تنظيم سير العمل في قوالب ، وإظهار إعلامات لاقتراب مواعيد الاستحقاق. علاوة على ذلك ، يمكن أتمتة وتعديلها عند الضرورة.

المكافأة: قالب سير عمل المحتوى

لقد قمنا بإنشاء قالب سير عمل للمحتوى يمكن استخدامه عند نشر المقالات ومنشورات المدونة. يمكنك تكييفه مع احتياجات عملك بناءً على الخطوات في خط الأنابيب الخاص بك ، والموارد المتاحة لك.

خريطة إنشاء المحتوى:

1. العصف الذهني واقتراح العنوان. إنشاء قائمة بعناوين المحتوى أو منشورات الركائز التي تساهم في استراتيجية الشركة. إضافة العناوين إلى التقويم التحريري وتخصيصها للكتاب. الشخص المسؤول: المخطط الإستراتيجي و / أو الكاتب الإطار الزمني: يجب أن يتم ذلك مرة واحدة على الأقل شهريًا لضمان وجود موضوعات كافية لإدخالها في خط الأنابيب.
2. البحث عن الكلمه الرئيسيه. العثور على أفضل مصطلحات البحث لكل عنوان لمطابقة نية المستخدم مع أهداف الشركة. توفير قائمة بالموضوعات الفرعية التي يجب ذكرها لضمان تغطية متعمقة للموضوع. الشخص المسؤول: الإستراتيجي و / أو الكاتب الإطار الزمني: يجب توفير الكلمة الرئيسية أثناء اقتراح العنوان. يمكن تسليم مصطلحات البحث وموضوعات إضافية في وقت لاحق.
3. موجز و Tite التنازل . توفير معلومات حول كيفية تناول الموضوع وتخصيصه لكاتب. الشخص المسؤول: الاستراتيجي و / أو مدير المحتوى و / أو الكاتب الإطار الزمني: وفقًا للتقويم التحريري والإطار الزمني للعملية. يجب تسليمها مع تقديم كافٍ لضمان أن الفريق يمكنه تنفيذ المهمة في الوقت المحدد.

4. البحث والمخطط. البحث في الموضوع وتحديد الخطوط العريضة للمقال. اعتمادًا على مهارات الكاتب وخبرته ومعرفته بالموضوع ، يمكنهم إما تقديم المخطط التفصيلي للموافقة عليه ، أو المتابعة مباشرة في كتابة المقالة ، وإرسال المسودة بمجرد أن تصبح جاهزة. الشخص المسؤول: الكاتب الإطار الزمني: يوم واحد

5. كتابة. إنشاء النص وتحسينه باستخدام الكلمات الأساسية وتنسيقه بشكل صحيح باستخدام العناوين والعناوين الفرعية. يمكن للكاتب أيضًا إضافة روابط داخلية وتقديم قائمة بالمقالات ذات الصلة ، بالإضافة إلى اقتراح روابط خارجية للبحث والإحصاءات والمعلومات ذات الصلة. يجب على الكاتب أيضًا تقديم أفكار للصور والرسومات. الشخص المسئول: الكاتب : 2 يوم
6. مراجعة. مراجعة النص للتأكد من مطابقته للملخص ومتوافق مع متطلبات الشركة. يمكن للشخص المسؤول أيضًا إجراء فحص سرقة أدبية للتأكد من أن المحتوى أصلي ، ولا ينشئ أي مشكلات في التكرار. بعد ذلك ، يعيدون تعيين المهمة إلى الكاتب لتنفيذ التعديلات وإجراء التعديلات ، إن وجدت. الشخص المسؤول: مدير المحتوى أو كاتب كبير الإطار الزمني: يوم واحد
7. موافقة خبير الموضوع. اعتمادًا على الموضوع ، يمكن تعيين النص لمراجعته بواسطة خبير يمكنه التحقق من الأخطاء الواقعية وغيرها من المشكلات واقتراح التحسينات. الشخص المسؤول: خبير الموضوع الإطار الزمني: يوم واحد
8. التحرير. مراجعة النص للتخلص من الأخطاء النحوية والإملائية ومسائل قابلية القراءة. الشخص المسؤول: الإطار الزمني للمحرر: يوم واحد
9. التصميم الجرافيكي. تنسيق جميع الصور ولقطات الشاشة المقدمة ، وإنشاء صورة مميزة ، وإنشاء الرسومات المطلوبة ، والمرئيات ، والرسوم البيانية ، و gif ، وما إلى ذلك بمجرد الموافقة على العناصر المرئية ، يصبح المحتوى جاهزًا للنشر.
   
   الشخص المسؤول: مصمم الجرافيك الإطار الزمني: 2-3 أيام
10. الرفع والنشر. تحميل المحتوى على نظام إدارة المحتوى مع الصور. يعتني الشخص المسؤول بأي تحسين إضافي لتحسين محركات البحث ، مثل ترميز المخطط ، ووصف التعريف ، وعلامات بديل للصور ، وتحسين عنوان URL ، وما إلى ذلك. بمجرد القيام بذلك ، يتم نشر المحتوى على الإنترنت. الشخص المسؤول: مدير المحتوى الإطار الزمني: يوم واحد ، حسب جدول المحتوى
11. توزيع. إعادة تخصيص المحتوى لاستراتيجية التسويق متعددة القنوات للشركة ، بما في ذلك مشاركة الوسائط الاجتماعية ، والنشرات الإخبارية عبر البريد الإلكتروني ، والبودكاست ، ومقاطع الفيديو ، وما إلى ذلك. قد تتضمن هذه الخطوة تصميمات ونصوص إضافية ، والتي قد تخضع لسير عمل محتوى مختلف. الشخص المسؤول: مدير وسائل التواصل الاجتماعي ، مدير التسويق عبر البريد الإلكتروني ، الإطار الزمني: يوم واحد ، اعتمادًا على الجدول الزمني المحدد

الوثائق اللازمة:

• طول المحتوى (بالكلمات أو الأحرف)
• نبرة الصوت
• المفردات والأسلوب
• تنسيق
• القوالب
• هيكل
• نمط حالة العنوان
• استخدام فاصلة أكسفورد
• أدوات الكتابة وتحسين محركات البحث

قائمة الموارد الإضافية:

• إرشادات التصميم الجرافيكي والمرئيات
• إرشادات وسائل التواصل الاجتماعي
• إرشادات التسويق عبر البريد الإلكتروني

الحد الأدنى

في حين أنه من الممكن تشغيل إنشاء المحتوى بنجاح دون سير عمل ، فإن إغفال توثيق العملية وتقديم إرشادات واضحة لجميع المعنيين يؤدي بلا شك إلى المساس بالكفاءة.

من خلال توفير الإرشادات والأطر الزمنية وتوزيع المسؤوليات وفقًا لذلك ، فإنك تجعل من الممكن للأشخاص القيام بعملهم دون تشتيت الانتباه. يمكن أن يكون سير العمل خارطة طريق تسمح للأشخاص بالتنقل في العملية بثقة ، وشبكة أمان توفر الأمان حول كيفية المتابعة عند الشك.

ومع ذلك ، فإن أكبر فائدة لسير العمل هي أنها تفعل العجائب للإنتاجية ويمكنها تحويل الفريق إلى آلة جيدة التجهيز.