7 نصائح من أجل تواصل أفضل في مكان العمل

التواصل في مكان العمل هو أحد أساسيات الأعمال الناجحة. حتى لو جمعت فريقًا من المحترفين المتحمسين والمثقفين ، إذا لم يتواصلوا ويتعاونوا بشكل فعال ، فسوف يعاني عملك.

غالبًا ما تعطي الشركات الأولوية للتواصل بين الشركات والعملاء ، ولكن عندما تكون العلاقات الداخلية غير منتجة ، فإن هذا يؤدي إلى إبطاء العمليات ، ويؤثر على سير العمل ، ويخلق اختناقات. علاوة على ذلك ، عندما تفشل الإدارة في نقل رسائلها بنجاح إلى الموظفين ، فإن هذا يؤدي إلى مزيد من الارتباك وحتى الفوضى.

في الواقع ، يتسبب سوء الفهم في خسارة الشركات الكبيرة 62.4 مليون دولار سنويًا والشركات الصغيرة 420 ألف دولار سنويًا. تتعمق المشكلة لدرجة أنه تم تقدير أن ما يصل إلى نصف جميع الموظفين لا يعرفون ما هو متوقع منهم في العمل ويكافحون من أجل الإنجاز بسبب هذا.

في هذه المقالة ، نقدم أفكارًا قابلة للتنفيذ حول كيفية تحسين التواصل في العمل وضمان إنتاجية أعلى. تابع القراءة لمعرفة ذلك!

كيف يمكن أن يحسن الاتصال الإنتاجية؟

الآن بعد أن عرفنا الضرر ، دعنا نركز على الإيجابي ونلقي نظرة على كيف يمكن للتواصل أن يحسن الإنتاجية:

• يقلل من سوء التفاهم . عندما يعرف الجميع ما يجب فعله ويعرف من الذي يلجأ إليه للحصول على المشورة ، فمن غير المرجح أن يرتكب الناس أخطاء.
• يحسن الكفاءة . تتيح التعليمات والأهداف الواضحة سير عمل أكثر كفاءة وتسمح للأشخاص بإنجاز مهامهم بشكل أسرع.
• إحباط أقل . عندما لا يعرف الناس ما يُتوقع منهم فعله ، لكنهم يعرفون أن عليهم تحقيق النتائج ، فإنهم يشعرون بالإحباط وهذا يقلل من الإنتاجية.
• حل أفضل للنزاعات . تضر الخلافات في مكان العمل بالإنتاجية وتخلق بيئة سامة. أفضل طريقة لحل المشاكل هي التواصل معهم ، وإزالة سوء التفاهم ، والتوصل إلى حلول وسط عند الحاجة.
• التعاون الفعال . من المرجح أن يتعاون الموظفون الذين تربطهم علاقات مهنية جيدة ويمكنهم التواصل بأسلوب ودي بشكل أكثر كفاءة ويعملون بشكل أكثر إنتاجية.
• فريق أسعد . يشعر الناس بتحسن عندما يكونون قادرين على توصيل احتياجاتهم ومشاعرهم وأفكارهم. أن تكون مفهوماً يجعلنا أكثر ثقة وأكثر قدرة على الاستمرار في العمل الجيد.
• يشجع الولاء والثقة . التواصل هو أحد الأركان الأساسية للولاء والثقة. الموظفون الذين يشعرون بأنهم على علم بالتحديثات ذات الصلة ، يشعرون بالتقدير والأهمية ويكونون أكثر ولاءً للشركة.

كيفية تحسين الاتصال في مكان العمل

لتحسين التواصل بنجاح في مكان العمل ، يجب عليك بناء استراتيجية بالتعاون مع فريق الموارد البشرية لديك ، والحرص على متابعتها.

فيما يلي بعض النصائح العملية حول كيفية القيام بذلك:

1. خلق بيئة آمنة

عندما يكون الناس سعداء في مكان العمل ، ويشعرون بالتقدير ، ويتم تلبية احتياجاتهم ، فمن المرجح أن يعبروا عن موقف إيجابي في العمل ويتواصلون مع القضايا بحرية. إذا كان هناك شيء لا يعرفونه أو يفهمونه أو يشعرون بالراحة تجاهه ، فيجب ألا يتردد أعضاء الفريق في التعبير عن آرائهم والاستماع إليهم. خلاف ذلك ، ستتراكم القضايا غير المعلنة وتؤثر على طريقة أداء الناس ، وقد تؤثر على موقفهم تجاه العمل.

ومع ذلك ، يجب أن يتأكد قسم الموارد البشرية والإدارة من الاستماع إلى ما يقوله الناس ، ويقرون به ، ويتعاملون مع المشكلات وفقًا لذلك. حتى إذا لم يكن هناك حل متاح ، فيجب مناقشة هذا الأمر ، وإلا فقد يشعر الشخص أنه يتم تجاهله. الموظفون الذين تحدثوا ولا يزالون مهملين هم أكثر عرضة للشعور بالتعاسة من أولئك الذين يترددون في مشاركة استيائهم.

مصدر

بعض الطرق الفعالة لخلق بيئة آمنة في العمل هي:

• عقد جلسات ملاحظات منتظمة . أخبر الأشخاص بأنهم محل تقدير ، وناقش تطور حياتهم المهنية في الشركة ، وقدم ملاحظات عملية حول كيفية تحسين عملهم.
• شجع على طرح الأسئلة . حاول أن تخلق بيئة يشعر فيها الناس بالأمان لطرح الأسئلة ولا يشعرون بالحكم عليهم. يجب أن يكون جزءًا من ثقافة عملك أن يتعلم الجميع من الآخرين ، وأن يكونوا على استعداد لمشاركة معارفهم المهنية والشخصية.
• تعزيز الاتصال ثنائي الاتجاه . التواصل في مكان العمل هو طريق ذو اتجاهين ويجب أن تكون الإدارة والموارد البشرية منفتحة أيضًا على التعليقات. اجعله معروفًا أن الأشخاص مرحب بهم لإخبارك بما يشعرون به وتقديم الاقتراحات. يمكن أن يساعدك الاستماع إلى ما يقولونه في تمكينهم من العمل بشكل أكثر إنتاجية والشعور بتحسن في مكان العمل.

2. كن واضحًا بشأن بروتوكول السلوك والقواعد

يعتبر الناس أنواعا معينة من السلوك مناسبة ولديهم حدود مختلفة في كل من المجتمع ومكان العمل. قد يبدو تقديم مجموعة من القواعد حول كيفية تواصل الموظفين مع بعضهم البعض ، ونبرة الصوت المناسبة ، وأشكال الاتصال التي يجب استخدامها ، زائدة عن الحاجة. ومع ذلك ، يمكن أن يحسن بشكل كبير جودة العلاقات المهنية ويقلل من التوتر المحتمل الذي يحدث عندما يتجاوز الناس.

ضع في اعتبارك إنشاء ندوات ومقاطع فيديو تعليمية تناقش التواصل في مكان العمل وتوفر مجموعة واضحة من القواعد وبروتوكولات السلوك. قد يفيد فقط حفنة من الناس ، لكنه بالتأكيد يستحق ذلك.

من خلال التعريف بالقواعد ، سيساهم ذلك في توفير مكان عمل أكثر متعة ، بالإضافة إلى أنه من المحتمل أن يوفر عليك التعقيدات مع القانون.

3. إنشاء ثقافة عمل إيجابية

مصدر

تمكن ثقافة العمل الإيجابية الموظفين من الازدهار وكشف إمكاناتهم المهنية الكاملة. يجب على الشركات تشجيع الناس على دعم ومساعدة بعضهم البعض ، بدلاً من التركيز فقط على عملهم. بهذه الطريقة يمكنهم إنشاء أكثر من مكان عمل ممتع - يمكنهم بناء فريق قوي.

الموظفون الذين يشعرون بالارتياح والارتقاء في العمل ويتشاركون نفس الرؤية والقيم مع الشركة هم أكثر عرضة للتواصل بشكل منفتح ومنتج. علاوة على ذلك ، قد يسعون جاهدين لحل المشكلات وتحسين الأداء ، بدلاً من الخوض في المشكلات وعدم القيام بوظائفهم.

تخلق أماكن العمل التي لا تتعامل مع النزاعات وتشجع التنافس بيئة غير ودية حيث تؤدي الاتصالات السامة إلى مزيد من الاتصالات السامة. هذا يدفع الناس إلى التركيز على السلبيات ويضر بإنتاجيتهم.

بعض الأصول التي يمكن أن تساعدك في تحسين الاتصال من خلال اللعب الجماعي هي:

• أنشطة بناء الفريق.
• منطقة ترفيهية في المكتب.
• دورات الموارد البشرية المنتظمة.
• مشاريع المجموعة.
• التدريب والتوجيه الداخلي.

4. فهم احتياجات الموظفين الفردية

يحتاج الأشخاص المختلفون إلى أنواع مختلفة من التحفيز. بينما يزدهر البعض عندما يدفعهم القائد لتحقيق المزيد ، فإن البعض الآخر لديهم دوافع ذاتية ويحتاجون إلى رؤية عملهم الجاد وقيمتهم موضع تقدير.

الإدارة التي تفشل في فهم الموظفين الفرديين وكيفية التواصل معهم ، تخاطر بفقدانهم أمام المنافسين الذين يقدرون قوتهم العاملة أكثر.

مصدر

على سبيل المثال ، إذا كانت الشركة تدفع الموظفين باستمرار لتحقيق أهداف مستحيلة ، فإنها تخاطر بخلق مكان عمل يشعر فيه الناس بأنهم ناقصو التحصيل حتى عندما يبذلون قصارى جهدهم. قد يسعى بعض الموظفين جاهدين لإثبات أنفسهم ، ويتجاوزون حدودهم الخاصة ، وهذا سيؤدي إلى الإرهاق. من المحتمل أن يشعر الآخرون بعدم التقدير وعدم التحفيز. في كلتا الحالتين ، تنخفض الإنتاجية.

سيؤدي الفشل في التواصل مع المشكلات إلى صعوبة الاحتفاظ بالموظفين وسيؤدي إلى حدوث نكسات في العملية.

5. تحديد سير عمل اتصال واضح

يجب على الشركات إنشاء عملية واضحة خطوة بخطوة توضح كيفية استمرار الاتصال فيما يتعلق بالمهام والتعيينات وما يتضمنه. يميل الأشخاص إلى التعاون بكفاءة أكبر إذا كان لديهم بروتوكول لكيفية توصيل تقدم عملهم ، وما هي التفاصيل التي يجب مشاركتها ، ومتى.

يجب أن يمكّن سير العمل أعضاء الفريق من تزويد أقرانهم بتعليمات واضحة وإمكانية الوصول إلى جميع الأصول ذات الصلة. كما ينبغي التأكيد على أن هذه المعلومات يجب طلبها إذا لم يتم تقديمها.

بافتراض أن العملية سهلة المتابعة ومباشرة ، يمكن لكل من الإدارة والموظفين التعود بسرعة على متابعتها ، ويمكن دمجها في أنشطتهم اليومية.

6. تشجيع حل المشكلة بطريقة منتجة

سواء كان الناس في علاقة شخصية أو مهنية ، فإن الحجج وسوء الفهم هي دائمًا احتمال. عندما يشغل الموظفون مساحة مشتركة ، فهناك فرصة كبيرة لأن تصبح الاختلافات الشخصية سببًا للخلافات والمشاجرات وحتى الخلافات.

يجب أن تظل الإدارة متيقظة لمثل هذه التطورات ، وإذا لم يكن الناس قادرين على التواصل وحل هذه المشكلات فيما بينهم ، فيجب تصعيدهم إلى قسم الموارد البشرية.

7. اختر أدوات الاتصال الذكية

في الوقت الحاضر ، الكثير من الفرق بعيدة جزئيًا. ومع ذلك ، حتى إذا كنت في المكتب ، فقد يكون من الصعب الحفاظ على اتصال نشط والبقاء على اطلاع دائم بجميع تحديثات المشروع ذات الصلة. علاوة على ذلك ، حتى أكثر المتخصصين اجتهادًا ينسون أحيانًا الأشياء ويسوءون التواصل معها.

يتيح استخدام الاتصالات الحديثة وإدارة المشاريع وإدارة عمليات الأعمال وأدوات سير العمل للفرق البقاء على اتصال وتنظيم عملها. سواء كان ذلك هو Slack أو Asana أو Zoom أو أي حل آخر ، فإن هذا يسمح لأعضاء الفريق بتبادل وطلب المعلومات والتعاون ومتابعة تطوير المهام.

في الواقع ، تُظهر الأبحاث أن تطبيق تكنولوجيا الاتصالات يمكن أن يحسن إنتاجية كل من الإدارة والموظفين بنسبة تصل إلى 25٪.

على سبيل المثال ، تعد أداة الاتصال مثل Slack رائعة للتبادلات اليومية والمزامنة السريعة والتحديثات الشخصية. من ناحية أخرى ، يعمل Asana على تحسين اتصالات إدارة المهام - يمتلك الأشخاص جميع المعلومات حول مهمة ما في مكان واحد ، ويمكنهم ترك أو طلب تحديثات التقدم ، وإضافة متعاونين ، وتتبع مهامهم ومشاريعهم المعلقة دائمًا. يتيح Zoom للفرق عقد اجتماعات وندوات عبر الإنترنت وبرامج تعليمية في الوقت الفعلي والتواصل وجهًا لوجه حتى من مسافة بعيدة.

بشكل عام ، تتيح الأدوات الذكية إمكانية رفع جودة الاتصال في مكان العمل وتوصيل الأشخاص. الباقي يرجع إلى ثقافة العمل الإيجابية والسلوك الصحيح.

الحد الأدنى

التواصل هو جزء مهم من إدارة الأعمال التجارية. ومع ذلك ، بينما تركز معظم الشركات على التواصل الفعال مع عملائها ، ينسى الكثير منها تحسين الاتصال داخل الشركة.

يجب أن تتأكد الشركات من أن أعضاء الفريق يفهمون بعضهم البعض جيدًا ، وأن يتبادلوا المعلومات الكافية حول مهامهم والعمليات التي يتولون مسؤوليتها ، وأن يتواصلوا مع المشكلات بكفاءة.

التواصل الأفضل في مكان العمل هو الخطوة الأولى والأكثر أهمية نحو بيئة عمل إيجابية ومنتجة ونجاحها.