7 نصائح لمنع تجاوز التكلفة على المشاريع

يعد تجنب تجاوز التكلفة أمرًا أساسيًا لإغلاق مشروع ناجح. يمكن أن تخرج جودة المخرجات والتنفيذ في الوقت المناسب من النافذة إذا تم تسليم المشروع بما يتجاوز الميزانية.

بالطبع ، من السهل القول إنك ستحافظ على ميزانية محدودة. ولكن يمكن أن يحدث تجاوز التكلفة في العديد من الأماكن التي قد تبدو في بعض الأحيان أن خفض التكاليف يبدو وكأنه لعبة ضرب الخلد.

ما هو تجاوز التكلفة؟

يشير مصطلح تجاوز التكلفة إلى تكاليف غير متوقعة تنتهي بتجاوز ميزانية المشروع. يمكن أن يحدث تجاوز التكلفة في أي مشروع وهو شائع بشكل خاص في مشاريع البناء والتصنيع وتطوير البرمجيات. يُعرف تجاوز التكلفة أيضًا بزيادة التكلفة أو تجاوز الميزانية ويمكن أن يحدث لعدة أسباب.

قبل الخوض في الأسباب التي تجعل المشاريع تتجاوز الميزانية ، دعنا نلقي نظرة على برامج إدارة المشاريع التي يمكن أن تساعدك على منع تجاوز التكلفة. ProjectManager هو برنامج يجمع البيانات في الوقت الفعلي لمساعدتك على مراقبة نفقاتك بشكل أفضل. تجمع لوحة التحكم المباشرة الخاصة بنا تلقائيًا ستة مقاييس للمشروع وتحسبها ، بما في ذلك التكلفة ، وتعرضها في رسوم بيانية ملونة وسهلة القراءة. على عكس الأدوات خفيفة الوزن ، لا يلزم الإعداد. ابدأ مع ProjectManager مجانًا اليوم.

الأسباب الرئيسية لتجاوز التكلفة

يمكن أن تكون إدارة التكلفة مهمة مرهقة. بصفتك مدير مشروع ، ستحتاج باستمرار إلى التحقق من تكاليف مشروعك للتأكد من أن الأمور تسير على ما يرام في جميع الأوقات. بالإضافة إلى ذلك ، ستحتاج أيضًا إلى مراقبة قيود المشروع الأخرى مثل الوقت والنطاق والمخاطر والجودة.

لقد قمنا بإدراج الأسباب الرئيسية لتجاوز التكلفة أدناه حتى تتمكن من تجنب هذه المشكلة وتسليم مشاريعك في الوقت المحدد وتحت الميزانية.

• تقديرات المشروع السيئة: تقدير التكلفة أمر بالغ الأهمية للنجاح في إدارة المشروع لأنه يجب على كل مدير مشروع تقدير جميع تكاليف المشروع قبل إنشاء ميزانية المشروع. تأكد من استخدام جميع الأدوات الموجودة تحت تصرفك مثل البيانات التاريخية أو مجموعة من الخبراء لمساعدتك في تحديد تكاليف المشروع. إذا كانت ميزانية مشروعك غير كافية ، فمن المحتمل جدًا أن تواجه تجاوز التكلفة.
• زحف النطاق: يحدث زحف النطاق عندما لا يكون نطاق مشروعك محددًا جيدًا. بعبارات بسيطة ، هذا يعني أنه سيكون لديك مهام غير متوقعة تظهر أثناء مرحلة التنفيذ. يؤدي تنفيذ المهام غير المتوقعة إلى زيادة تكاليفك ، مما يزيد من احتمالية تجاوز ميزانية المشروع والتسبب في تجاوز التكلفة.
• ضعف إدارة المخاطر: يواجه أي مشروع العديد من المخاطر المحتملة. تقع على عاتق مدير المشروع وفريق إدارة المشروع مسؤولية إنشاء خطة إدارة المخاطر التي تصف جميع المخاطر المحتملة واستراتيجيات التخفيف التي سيتم تنفيذها إذا لزم الأمر. عندما لا يتم إنشاء خطة إدارة المخاطر ، يمكن أن يكون لديك مخاطر غير متوقعة تؤثر على مشروعك ، مما يؤدي إلى ارتفاع التكاليف وبالتالي يتسبب في تجاوز التكلفة.
• نقص التواصل: المشروع هو مسعى يتطلب العمل الجماعي والتواصل. بصفتك مدير مشروع ، يجب أن تكون الصمغ الذي يحافظ على راعي المشروع وفريق المشروع وأصحاب المصلحة في المشروع معًا. يمكن أن يؤدي عدم الاتصال إلى تغييرات غير متوقعة في خطة المشروع أو المطالبة بمشكلات أخرى قد تتسبب في تجاوز التكلفة.

كيفية تجنب تجاوز التكلفة

إن تجاوز التكلفة ، أو أي نوع من النفقات التي تدفع بالمشروع إلى ما بعد الميزانية المتفق عليها هو أمر يجب أن يكون مدير المشروع يقظًا به باستمرار. هناك عدة طرق يمكن للمرء أن يمنع تجاوز التكلفة.

فيما يلي سبع نصائح للمساعدة في الحفاظ على ميزانيتك.

1. التخطيط الشامل للمشروع

أفضل طريقة لإيقاف تجاوز التكلفة هي التخطيط ضدها قبل تنفيذ المشروع. كلما كانت تقديراتك أكثر دقة ودقة ، زادت احتمالية بقائك في حدود الميزانية. يمكن حساب مخاطر المشروع من خلال خطة شاملة لإدارة المخاطر. عند التخطيط لأي مشروع ، يجب عليك مراعاة جميع السيناريوهات المحتملة واستخدام البيانات التاريخية والمقابلات والخبرة. بمجرد أن يتم تفصيل هذه الخطة ، قم بالتوقيع عليها من قبل أصحاب المصلحة في المشروع بحيث يكون الجميع على نفس الصفحة من حيث التوقعات.

2. تعرف البائعين الخاص بك

تتطلب العديد من المشاريع طلب المساعدة من البائعين الخارجيين ، سواء للمساعدة في مهام محددة أو توفير المواد والمعدات. تؤدي العلاقة مع أي بائع خارجي إلى فتح مشروعك لتجاوز التكاليف التي غالبًا ما تكون خارجة عن إرادتك. هذا يجعل من الضروري القيام بالعناية الواجبة قبل توطيد العلاقات.

أولاً ، افهم قدرة البائع وما إذا كان سيلبي احتياجاتك. عندما يقتبس البائع تكلفة ، تأكد من أنها دقيقة. بعد ذلك ، قبل توقيع العقد ، قم ببعض التحقق من الخلفية لمعرفة ما إذا كان البائع يفي بالمواعيد النهائية ومعرفة ما يقوله الآخرون حول العمل معهم.

3. حافظ على النطاق المخطط

يعد Scope creep أحد أكبر التهديدات لإرسال مشروع إلى تجاوز التكلفة. تؤدي طلبات التغيير دائمًا إلى إعاقة مكاتب مديري المشاريع. هذه تأتي من أصحاب المصلحة أو العملاء ، ولكن أيضًا من أعضاء الفريق. كلهم لديهم رغبات واحتياجات. قد يكون الكثير منهم مناسبًا وحتى مفيدًا للمشروع. ومع ذلك ، يمكن أن تؤثر العديد من التغييرات بشكل كبير على المشروع ، مما يجعل تجاوز التكلفة أمرًا لا مفر منه. فكر في الصورة الكبيرة قبل زيادة نطاق المشروع.

4. استخدم أداة تخطيط المشروع

من المسلم به أن الأداة القوية ستجعل عمل مدير المشروع أسهل ، وتزيد من إنتاجية المشروع وتزيد من الكفاءات. كما أنه يساعد في الحفاظ على تجاوزات التكلفة عند الحد الأدنى. يمكن أن تساعد أداة الجدولة مثل مخطط جانت في الحفاظ على المشروع في المسار الصحيح ومنع تجاوز التكلفة.

5. إبقاء أصحاب المصلحة على اطلاع دائم

إذا لم يكن هناك خط اتصال واضح بين أصحاب المصلحة ومديري المشاريع ، فإن التأخير لا مفر منه. تؤدي التأخيرات إلى تجاوز التكاليف وهناك مخاطرة كبيرة للغاية بأن يبدأ العمل في مهمة خاطئة في الوقت الخطأ. هذا الوقت الضائع يهدد بإخراج المشروع بأكمله عن المسار الصحيح.

يحتاج أصحاب المصلحة ، وكذلك الفرق ، إلى اتصالات مناسبة ، ولكن يجب أن يحصل كل منهم على المعلومات الصحيحة. تريد الفرق التفاصيل بينما يريد أصحاب المصلحة ضربات عريضة للتأكد من تقدم المشروع كما هو مخطط له.

6. مراقبة التقدم

تعد لوحة التحكم في الوقت الفعلي من ProjectManager مثالية أيضًا لتتبع تقدم المشروع فور حدوثه. قبل أن تصبح المشكلات مشكلات تهدد جدول المشروع وميزانيته ، يمكن حلها. لا تقيس لوحة المعلومات في الوقت الفعلي تقدم المشروع فحسب ، بل تقيس عبء عمل الفريق والجداول الزمنية للإنجاز المخطط والفعلي ، بما في ذلك الانزلاق في المشروع والمزيد.

7. إعادة تعيين الموارد

إذا اكتشفت مشروعًا ينفق أكثر من الميزانية ، فستستجيب من خلال إعادة تخصيص الموارد. ولكن يمكنك أيضًا الاستعداد لهذا السيناريو من خلال تقييم الموارد مسبقًا ووضعها في الأماكن التي ستكون أكثر فاعلية فيها. هذا صحيح بشكل خاص مع المورد الأكثر قيمة لديك: فريقك.

من خلال تجميع أعضاء الفريق الأكثر خبرة ومهارة ، يمكنك الحصول على مشروع أكثر إنتاجية وكفاءة. قد تكلف هذه الموارد أكثر ، ولكن إذا قمت بالتخطيط وخصصت الأموال ، فستوفر المال في الخلفية عندما يكون هناك عدد أقل من المشكلات التي يجب التعامل معها.

محتوى ذو صلة لمنع تجاوز التكلفة

ProjectManager هو برنامج لإدارة العمل والمشاريع يمكنه مساعدتك في إدارة مشاريعك وتبسيط العمليات والتعاون مع فريقك عبر الإنترنت. بالإضافة إلى ذلك ، نقدم المئات من مدونات إدارة المشاريع والقوالب والأدلة. فيما يلي بعض الإرشادات السريعة لتحسين مهاراتك في إدارة التكاليف.

تحليل التكاليف والفوائد

قبل البدء في أي مشروع ، يجب على فريق إدارة المشروع تقييم التكاليف والفوائد المحتملة المتوقعة من المشروع من أجل إقناع أصحاب المصلحة بأن الفوائد ستتجاوز التكاليف وأن استثماراتهم آمنة.

تقدير التكلفة في إدارة المشروع

يعد تقدير التكلفة أحد أهم مسؤوليات مدير المشروع لأن تقدير التكلفة السيئ يؤدي إلى تجاوز التكلفة وفشل المشروع.

كيفية عمل خطة إدارة التكلفة

خطة إدارة التكلفة هي وثيقة تحتوي على جميع استراتيجيات إدارة التكلفة والإجراءات والمبادئ التوجيهية التي يجب أن يتبعها فريق إدارة المشروع لمراقبة التكاليف وإبقاء المشاريع تحت الميزانية.

مدير المشروع هو الأداة المثالية للحفاظ على التكاليف الخاصة بك في خط

يحتوي ProjectManager على مخطط جانت قوي وسهل الاستخدام عبر الإنترنت. إنه يعزز التعاون ويقوم بتحديث الحالات على الفور حتى يظل مدير المشروع والفريق على اطلاع دائم بتقدم المشروع. تساعد الجدولة المناسبة في الحفاظ على دقة التقديرات وتمنع وقت الخمول الذي يؤدي إلى مخاطر تجاوز التكلفة.

يمكن ربط تبعيات المهام داخل مخطط جانت الخاص بـ ProjectManager. بينما يكمل أعضاء الفريق الآخرون عملهم ، تمنع هذه التبعيات الآخرين من حظرهم أو تركهم ينتظرون دون القيام بأي شيء. يمكن لأعضاء الفريق التعليق على مستوى المهمة من أجل تنفيذ أكثر تعاونًا وفعالية. يمكن أن تحتوي كل مهمة على ملفات مرفقة ، سواء كانت مستندات أو صور.

يتم تحديث لوحات المعلومات في الوقت الفعلي من ProjectManager على الفور

يحتوي ProjectManager على لوحات معلومات في الوقت الفعلي تجعل إعداد التقارير لأصحاب المصلحة أمرًا سريعًا وسهلاً. تعرض لوحة المعلومات في الوقت الفعلي تحديثات الحالة على الفور من خلال سلسلة من الرسوم البيانية والمخططات التي تعكس العديد من مقاييس المشروع. يمكن لمديري المشاريع بعد ذلك تصفية هذه الرسوم البيانية والمخططات لإظهار البيانات التي يحتاجونها. تعد طباعة هذه الرسوم البيانية والمخططات خيارًا إذا كنت تريد نسخة ورقية في مكان قريب. عند التقديم لأصحاب المصلحة ، يمكنك الإجابة على الأسئلة من خلال العثور على مزيد من التفاصيل ببضع نقرات.

ProjectManager هو برنامج لإدارة المشاريع يوفر لمديري المشاريع الأدوات التي يحتاجونها للتخطيط والتتبع والإبلاغ. يتم التحكم في تجاوز التكلفة بشكل أكبر وأقل احتمالية للتسلل وإغراق المشروع بسبب برنامجنا الديناميكي والتعاوني ، بما في ذلك لوحات Kanban لسير العمل المرئي ومخططات جانت التفاعلية. جربه اليوم مع نسخة تجريبية مجانية مدتها 30 يومًا.