عروض المشروع: كيفية تحضير وتقديم عرض تقديمي للمشروع

هل يمكن لأي شيء أن يجعل قلب مدير المشروع يغرق بشكل أسرع من إخباره بأنه يحتاج إلى تقديم عرض تقديمي عن المشروع إلى مجلس الإدارة؟ الضغط. المسؤولية. بالتأكيد ، أنت سعيد لأن مديري الشركة يثقون بك بدرجة كافية لدرجة أنهم يريدون مساهمتك في المشروع ، ولكن الاضطرار إلى الحضور أمام هؤلاء اللاعبين الأقوياء يؤدي إلى ارتفاع مستويات التوتر لديك.

إذا لم تصادف طلبات العروض التقديمية هذه من كبار المديرين حتى الآن ، فستفعل ذلك! هذه السيناريوهات شائعة في المشاريع ، خاصة المشاريع التي تقدم منتجًا جديدًا أو تتضمن تغييرًا تنظيميًا. لكن لا تشعر بالإرهاق. قد يكون تقديم عروض المشروع أمرًا مخيفًا ، ولكن يمكنك التخطيط لها والاستعداد لها تمامًا مثل أي اجتماع آخر.

ما هو العرض التقديمي للمشروع؟

عرض المشروع هو فرصة لك لشرح عمليات المشروع والتسليمات لأصحاب المصلحة الرئيسيين. يمكن أن تكون هذه غير رسمية ، مثل تحديث سريع عبر تقارير مع عدد قليل من الأفراد ، أو رسمية. غالبًا ما تتطلب العروض التقديمية الرسمية للمشروع أوقاتًا مناسبة للاجتماعات ، وشرائح شرائح مدروسة ، ومراجعة للأهداف والمزيد. سنقضي معظم وقتنا في مناقشة كيفية إعداد وتقديم عرض تقديمي رسمي للمشروع.

يتطلب العرض التقديمي الرسمي للمشروع بيانات جيدة. يمكن أن يوفر لك برنامج إدارة المشاريع لوحات المعلومات والتقارير التي تحتاجها لتكملة نقاطك وتحديثات التقدم. يحتوي ProjectManager على لوحات معلومات في الوقت الفعلي يمكنك مشاركتها مع أصحاب المصلحة ، وثمانية تقارير مختلفة متعمقة عن المشاريع يمكنك إجراؤها ببضع نقرات فقط. ابدأ اليوم مجانًا!

لماذا يعتبر العرض التقديمي للمشروع مهمًا جدًا؟

عرض المشروع هو فرصتك للتعبير عن أهمية العمل الذي تقوم به أنت وفريقك. إذا كنت غير قادر على توضيح تقدمك وإنجازاتك ، فلن يفهم أصحاب المصلحة الرئيسيون سبب إنفاق المال والوقت والموارد على مشروعك.

عندما تفكر في الأمر على هذا النحو ، فلا عجب لماذا يقضي الناس الكثير من الوقت في التحضير للعروض التقديمية لمشروعهم. تابع القراءة لترى كيف يمكنك إخراج عرضك التقديمي التالي من الحديقة.

كيفية التحضير لعرض تقديمي للمشروع

يمكن أن يكون التحضير لعرض تقديمي للمشروع أكثر أهمية من التسليم الفعلي. ذلك لأن التحضير الجيد يمكن أن يجهزك للنجاح في اليوم المهم. لنستعرض بعض تقنيات التحضير التي يمكنك القيام بها لعرض مشروعك.

1. قم بإنشاء دعوة تقويم لعرضك التقديمي لمشروعك

لا يمكنك أن تتوقع حضور الأشخاص فقط - فهم بحاجة إلى معرفة أن هناك حدثًا مهمًا يتطلب حضورهم ، لذا قم بتدوينه في يومياتهم. يخطط الأشخاص لاجتماعاتهم ومواعيد التقويم في بعض الأحيان مسبقًا بوقت طويل ، مما يعطي تحذيرًا وافرًا. حدد موعدًا للعرض التقديمي بأسرع ما يمكن ، وتحقق من الأفراد (أو مساعديهم) إذا لم تحصل على رد بشأن توفرهم.

إذا تمت دعوتك إلى اجتماع شخص آخر للتحدث عن مشروعك ، فتأكد من وجوده في مخططك وحجز بعض الوقت للتخطيط له مسبقًا. إذا لم تقم بذلك ، فإنك تخاطر بنفاد الوقت لإعداد المواد الخاصة بك.

2. حدد تنسيقًا لعرضك التقديمي

كيف ستوصل رسالتك؟ إذا قمت بجدولة اجتماع ، فمن المحتمل أنك تتوقع تقديم عرض تقديمي رسمي. هذا جيد ، لكن كيف؟ هل ستستخدم الشرائح أو المخططات الورقية أو تعكس جهاز iPad على شاشة؟ هل تتوقع أن يشارك الجمهور في أي جزء من العرض؟ هل يمكنك التحدث بدون ملاحظات أم أنه من الأفضل أن يكون لديك بعض المؤشرات معك في اليوم؟

يجب عليك أيضًا التفكير في المكان الذي ستقدم فيه العرض التقديمي. على سبيل المثال ، لن يكون التنسيق المناسب لغرفة صغيرة وجمهورًا محدودًا ، مثل تحديث مشروع غير منظم مع شريحتين ، مناسبًا لغرفة مليئة بأصحاب المصلحة ، مثل قاعة المحاضرات معك في المنصة الأمامية.

3. تدرب على العرض التقديمي لإدارة المشروع

تقديم العروض هو مهارة. الممارسة ، الممارسة ، الممارسة. قبل عرض مشروعك الكبير ، تطوع للقيام ببعض العروض الأصغر ، مثل إحاطة الموظفين أو تحديثات أقصر في اجتماعات الفريق. تريد أن تشعر بالراحة عند الوقوف أمام الغرفة ومع المواد. قم بتشغيل العرض التقديمي في المنزل أو في غرفة اجتماعات فارغة حتى تتذكر مكان انتقال الشرائح. تدرب على استخدام جهاز العرض والنقر لتحريك الشرائح للأمام. اكتب اللوحات الورقية عدة مرات حتى تصبح طبيعة ثانية.

ستجعل الممارسة والتدريب طريقة تقديمك أكثر صقلًا واحترافية وستمنح جمهورك تجربة أفضل بكثير.

4. اكتب بشكل كبير بحيث يكون عرضك التقديمي مقروءًا

سواء كنت تستخدم الشرائح أو المخططات الورقية ، اكتب بخط كبير أو تستخدم خطوطًا كبيرة. غالبًا ما يكون من الصعب رؤية ما يظهر على الشاشة ، حتى في غرفة صغيرة - وهذا يعني أن رسالتك لا تصل. وهو عذر لأعضاء الجمهور للتحقق من هواتفهم بدلاً من الاستماع إليك.

نصيحة جيدة هي طباعة الشرائح ووضعها على الأرض. إذا كان لا يزال بإمكانك قراءتها بوضوح من وضع الوقوف ، فإن النص كبير بما يكفي. إذا كنت لا تستطيع قراءة الكلمات أو كان عليك الانحناء لقراءتها ، اجعل حجم الخط أكبر!

5. لديك خطة احتياطية لعرضك التقديمي

أجهزة العرض تنكسر ، وغرف الاجتماعات لا تحتوي على هواتف مؤتمرات ، والأقلام تنفد فقط في اللحظة الحرجة. خطط لخطأ كل شيء. جمهور العرض الخاص بك يتكون من أشخاص مشغولين ولا يريدون الجلوس هناك يشاهدونك تتلاعب بالتكنولوجيا. اجعل كل شيء يعمل قبل وصولهم ، وإذا لم ينجح الأمر عندما تبدأ ، فتأكد من أن لديك خطة احتياطية (مثل نسخة مطبوعة من الشرائح الخاصة بك) حتى تتمكن من الاستمرار على أي حال.

كيفية تقديم عرض تقديمي للمشروع

عندما يحل اليوم المشؤوم ، هناك بعض الأشياء المهمة التي يجب وضعها في الاعتبار عند تقديم العرض التقديمي لمشروعك. اتبع أفضل الممارسات وسوف تصور مشروعك وفريقك بأفضل صورة ممكنة.

1. تحدث بوضوح ولا تعتمد على المصطلحات اللغوية

تعتمد العروض التقديمية على الوضوح والتواصل الجيد. إذا قمت بتعطيل عرضك التقديمي باستخدام المصطلحات والمنطق المنطقي ، فسوف تفقد جمهورك. تأكد من أنك تستخدم لغة يفهمها جمهورك ، حتى يتمكنوا من متابعة جميع النقاط الرئيسية التي تحتاج إلى توضيحها.

تذكر ، لن يفهم كل شخص في هذا الاجتماع كل تعقيدات مشروعك ، في الواقع ، لن يفهم أي منهم على الأرجح. لذا تحدث ببطء ووضوح وتأكد من أنك تتواصل.

2. التزم بما يهم واستخدم البيانات

عند تقديم عرض تقديمي لمشروعك ، لا تغفل عن الأهداف والمتطلبات الأصلية للمشروع. اتفق أصحاب المصلحة على أهداف معينة في البداية ، كيف تتجه نحو تحقيق تلك الأهداف؟ أحيانًا يكون من السهل التركيز على النكسات أو الصعوبات أو الأشياء التي قد تجدها رائعة. ومع ذلك ، من الأفضل إعادة التركيز على أهداف العمل المهمة.

من المهم استخدام البيانات لاستكمال العرض التقديمي لمشروعك بينما تتناول الأهداف والمبادرات الرئيسية. لكن لا تستخدم الكثير من البيانات! سيضيع الناس في الأرقام ويتوقفون عن الاستماع إلى ما تقوله. إنه توازن دقيق.

3. أخبر قصة

ربما تكون قد جلست خلال عدد قليل من العروض التقديمية في وقتك ، وأتوقع أنك حاولت منع نفسك من الإيماء في بعض منها. يمكن أن تكون تحديثات حالة المشروع مملة. إذا لم يكن الموضوع باهتًا ، فغالبًا ما يكون المتحدث. لا تدع هذا يكون أنت.

تتمثل إحدى طرق جذب انتباه الجمهور في تنظيم عرضك التقديمي بالطريقة الأكثر تشويقًا. ضع في اعتبارك ما سيجده ممتعًا (ولن يكون مماثلاً لما تجده ممتعًا). يعتبر سرد قصة مشروعك فكرة جيدة. فكر في بداية ووسط ونهاية لعرضك التقديمي. ربما تتبع دورة الحياة من منظور العميل.

ركز على الفوائد وليس عمليات إدارة المشروع. إذا كنت لا تعرف ما إذا كانت مواد العرض التقديمي الخاصة بك منطقية ، قم بتجاوزها مع صديق أو فرد من العائلة لا يعرف شيئًا عن مشروعك. إذا لم يناموا ، فلا بأس!

4. اطلب تعليقات على عرضك التقديمي

عندما ينتهي العرض التقديمي ، اطلب التغذية الراجعة. يمكنك القيام بذلك مباشرة في نهاية الجلسة قبل مغادرة الأشخاص للغرفة ، أو بعد يومين. من الجيد الحصول على بعض التعليقات لأنها تساعدك في العمل على ما يجب تحسينه في المرة القادمة.

اطلب من الأشخاص أن يعطوك انطباعاتهم عن مهارات العرض التقديمي وأيضًا عن محتوى العرض التقديمي. قد تجد أن المحتوى كان جيدًا حقًا لكنك تفتقر إلى الثقة في تقديمه ، أو على العكس من ذلك كنت مقدمًا جذابًا ولكن المواد لم تكن ذات صلة بهم. كل هذه أشياء مفيدة يجب معرفتها وستساعدك على تحسين مهارات العرض التقديمي الخاص بك في المرة القادمة.

تستغرق عروض إدارة المشروع وقتًا لإتقانها

إن تقديم العروض التقديمية ليس حدثًا يوميًا في المشروعات ولكن من المحتمل أن تضطر إلى تقديم عرض أو عرضين خلال دورة حياة المشروع - أكثر إذا كان مشروعك يتضمن الكثير من ورش العمل أو جلسات المستخدم.

لا داعي للذعر - مهارات العرض هي شيء يمكنك تعلمه وستتحسن مع الممارسة! بمجرد الانتهاء من ذلك ، ستشعر بالثقة في تقديم العروض التقديمية وستجد أنه من الأسهل التحضير لها في المستقبل.

يمكن استخدام ميزات الجدولة الخاصة ببرنامجنا لحجز عروضك التقديمية على تقويم الفريق ، والتي يمكن رؤيتها بسهولة على لوحة معلومات المشروع. باستخدامه ، يمكنك مشاركة جداول الأعمال والشرائح بعد العرض التقديمي مع مكتبة المستندات عبر الإنترنت. ثم يمكنك متابعة المناقشة بعد الاجتماع باستخدام أداة الدردشة الرائعة. جرب البرنامج من ProjectManager مجانًا لمدة 30 يومًا وشاهد مدى فائدته حقًا.