دليل كامل إلى PMIS

يتم إنشاء وفرة من المعلومات ونقلها وتخزينها على مدار دورة حياة إدارة المشروع. بدون طريقة لتنظيم الوثائق التي يتم إنتاجها ، قد يكون مشروعك محكوم عليه بالفشل. وذلك عندما يأتي PMIS ، وهو اختصار لأنظمة معلومات إدارة المشاريع. يتيح نظام إدارة المعلومات PMIS تدفقًا منظمًا ومراقبًا للمعلومات بحيث لا يتم سحب أي شيء أو وضعه في غير مكانه.

يعد برنامج إدارة المشاريع التعاوني ويوفر مساحة تخزين غير محدودة للملفات ، مثل ProjectManager ، أمرًا مفروغًا منه. يمكن لأداتنا تنظيم مستنداتك وجعلها في متناول فريق المشروع من خلال أي من طرق عرض المشروع المتعددة. على سبيل المثال ، يسمح عرض القائمة للفرق بمشاركة الملفات والتعليق على المهام في الوقت الفعلي لتعزيز التواصل بشكل أفضل. ابدأ مع ProjectManager اليوم مجانًا.

ما هو PMIS؟

نظام معلومات إدارة المشروع (PMIS) هو كيفية تنظيم معلومات المشروع. يقوم بجمع معلومات المشروع واستخدامها من خلال تطبيق برمجي واحد أو أكثر. تساعد هذه البرامج مديري المشاريع في التخطيط لمشاريعهم وتنفيذها وإغلاقها وتسمح لهم بتنظيم تدفق المعلومات حتى لا يغرقوا في البيانات.

هناك أنواع مختلفة من برامج PMIS ، لكن معظمها يشارك مجموعات الميزات التي تتضمن أدوات للجدولة ، وترخيص العمل ، وجمع المعلومات وتوزيعها ، وما إلى ذلك. كما أن بعضها يحتوي على جمع آلي وإعداد تقارير عن مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) بينما البعض الآخر عبارة عن مجموعة من الملفات .

ما هو استخدام PMIS؟

تم تصميم PMIS لدعم جميع جوانب إدارة المشروع بما في ذلك المعلومات الضرورية للمراقبة أو التجميع. وهذا يشمل إدارة التكامل ، وإدارة نطاق المشروع ، وإدارة تكلفة المشروع ، وإدارة وقت المشروع ، وإدارة جودة المشروع ، وإدارة اتصالات المشروع ، وإدارة مخاطر المشروع ، وإدارة مشتريات المشروع ، وإدارة أصحاب المصلحة في المشروع.

الميزات الأساسية لـ PMIS

هناك الكثير من المعلومات التي يجب تتبعها ، وعند إدارة المشروع ، من الضروري أن تكون قادرًا على انتزاع المعلومات المطلوبة فورًا من كل تلك البيانات. تعد PMIS أداة مهمة تمنحك وصولاً فوريًا إلى الإشارة في الضوضاء. المعلومات مهمة أيضًا للمشاريع المستقبلية للمساعدة في تقليل المخاطر وتحسين الكفاءات وخفض التكاليف.

إذا كان نظام إدارة معلومات المشاريع (PMIS) يلتقط جميع بيانات المشروع ويخزنها بطريقة منظمة ، فيجب أيضًا أن يكون قابلاً للاسترجاع والبحث والتصنيف والمشاركة والتحليل. لتحقيق ذلك ، فإن PMIS النموذجي لديه سلسلة من الأدوات.

• الجدول الزمني والتخطيط: يحسب الجدول الزمني المبكر والمتأخر وأوقات الركود والمسار الحرج
• إدارة الموارد: تشمل تحميل الموارد والتسوية والتخصيص وما إلى ذلك.
• الميزانية: التكاليف المرتبطة بالمهام الفردية لتقدير وتوليد أكثر دقة للميزانية.
• التحكم والأداء: قم بتحليل ومراقبة التكلفة والأداء ، وتحديث الخطط الحالية على أنها فعلية مقابل تغييرات البيانات المخطط لها وتوفير سيناريوهات ماذا لو لمدير المشروع.
• إعداد التقارير والاتصال: إنشاء الرسوم البيانية والتقارير والمخططات للبيانات التي تم جمعها وتحليلها والتي يمكن مشاركتها مع أصحاب المصلحة وأعضاء الفريق.
• التكامل وسهولة الاستخدام: ستصل بعض PMIS إلى البيانات من مشاريع مختلفة لتحليل متعدد المشاريع ، والتكامل مع أنظمة أخرى ، مثل كشوف المرتبات ، والمخزون ، وما إلى ذلك. وكلما كان استخدام PMIS أسهل ، قل الوقت والمال المطلوب للتدريب.

كيف يعمل PMIS طوال دورة حياة المشروع؟

لدى PMIS وظائف مختلفة حسب مرحلة المشروع. على المستوى الأساسي ، يجب أن يوفر PMIS إمكانية تتبع نطاق مشروعك ووقته وتكاليفه. يجب أن يشتمل نظام إدارة معلومات إدارة المشاريع (PMIS) القوي على مجموعة متنوعة من ميزات برامج إدارة المشاريع التي يمكنك استخدامها أثناء استعراض دورة حياة مشروعك.

يحتوي ProjectManager على ميزات متقدمة لإدارة الموارد وتتبع الوقت وإدارة العمل وإدارة المشاريع التي تحتاجها من PMIS بالإضافة إلى ميزات التعاون في الوقت الفعلي ولوحات المعلومات وإعداد التقارير والمزيد. إليك كيفية استخدام PMIS المتقدم لإدارة دورة حياة مشروعك.

بدء المشروع

أثناء مرحلة البدء ، يستخدم مدير المشروع نظام معلومات إدارة المشاريع PMIS لإنشاء ميزانية أولية بما في ذلك تقديرات التكلفة والموارد. يمكن استخدام PMIS بالاقتران مع أدوات أخرى للمساعدة في جدولة المشروع. فيما يتعلق بالموافقة ، تساعد PMIS في تحديد نطاق العمل ، وتساعد في إعداد العطاء ويمكن استخدامها عند تقديم البيانات إلى صانعي القرار.

تخطيط المشروع

عند التخطيط لمشروع ما ، تساعد PMIS في جدولة التفاصيل بما في ذلك تحليل المهام والمسار الحرج. وهو يدعم تخطيط إدارة التكلفة بما في ذلك تحليل WBS وتكامل عمليات التحكم. كما يثبت نظام إدارة معلومات إدارة المشاريع (PMIS) أنه مفيد لمدير المشروع عند تخطيط الموارد من حيث التوافر والمستوى. يمكن أن يساعد أيضًا في إنشاء خط أساس لنطاق المشروع والجدول الزمني والتكلفة.

تنفيذ المشروع

بمجرد تنفيذ المشروع ، يجمع PMIS البيانات وينظمها ويخزنها فور وصولها من فريق المشروع. يمكن بعد ذلك مقارنة هذه البيانات بإسقاطات خط الأساس. يساعد نظام إدارة معلومات المشاريع PMIS في تحديد التكلفة وجدولة التوقعات لتحديد ما إذا كانت التغييرات مطلوبة في منتصف المشروع. يتم دعم إدارة المواد ، وجمع التكاليف ، وقياس الأداء ، وبطبيعة الحال ، إعداد التقارير من قبل PMIS.

مراقبة المشروع والتحكم فيه

يجب أن يكون لدى PMIS جميع ميزات إدارة التكلفة وإدارة الموارد وإدارة المهام وتتبع الوقت التي تحتاجها للتأكد من أن تنفيذ المشروع يسير كما هو مخطط له ولا يؤثر أي شيء على جدول مشروعك أو ميزانيتك. في حالة تأثير مشكلة ما على خطة مشروعك ، يمكنك استخدام PMIS للعثور على جميع المعلومات التي تحتاجها للتخفيف من هذا الخطر وتعديل خطة مشروعك.

إقفال المشروع

خاصة عند إغلاق المشروع ، تعد PMIS مساعدة كبيرة. يساعد في مراجعة المتطلبات للتأكد من أن المشروع قد حقق جميع أهدافه وغاياته. كما ينظم المعلومات التي تم جمعها على مدار المشروع لمراجعة الأداء ، وتحليل الإنتاجية ، والتقارير النهائية ، ويحتفظ بأرشيف للبيانات التاريخية للمشاريع المستقبلية.

مزايا استخدام PMIS عبر الإنترنت

في حين أن هناك أنظمة يدوية لمعلومات إدارة المشروع ، فإن فوائد استخدام نظام عبر الإنترنت أو قائم على السحابة عديدة. من خلال نظام المعلومات عبر الإنترنت ، يتم دعم السرعة والسعة والكفاءة والاقتصاد والدقة والقدرة على التعامل مع المشاريع المعقدة. من بين كل هذه الفوائد ، تعد السرعة هي الأكثر عملية.

الموضوعات ذات الصلة: 20 نموذجًا مجانيًا لإدارة المشاريع لبرنامج Excel

بمجرد جمع البيانات ، يمكن تعديلها لتعكس النتائج التي يحتاجها مدير المشروع بسرعة ودقة كبيرين. البرنامج اليدوي لن يطابق ذلك أبدًا ولا يمكنه إنشاء ومراجعة الخطط أو الجداول الزمنية أو الميزانيات بالسرعة. ما كان يستغرق يومًا أو أكثر يكتمل الآن في غضون ثوانٍ.

يمكن لمديري المشاريع ومؤسساتهم تخزين كميات كبيرة من البيانات باستخدام PMIS. كما يمكن الوصول إلى هذه البيانات بسهولة وتحديد أولوياتها وتلخيصها حسب الحاجة. وخلافًا للنظام اليدوي الكبير الحجم ويتطلب العديد من موظفي الدعم ، يتطلب نظام إدارة معلومات إدارة PMIS عبر الإنترنت دعمًا ومساحة أقل بكثير.

مع هذه العوامل ، هناك أيضًا فائدة من حيث التكلفة. عادة ما تكون ميزة التكلفة الرقمية على PMIS اليدوي مهمة ، لا سيما عند التفكير في التخزين والمعالجة. وإذا كانت المدخلات صحيحة ، فإن فرصة حدوث أخطاء تتضاءل بشكل كبير مع نظام إدارة معلومات إدارة مبني على السحابة.

جرب ProjectManager باعتباره PMIS الخاص بك

ProjectManager هو برنامج لإدارة المشاريع مع ميزات لإنشاء PMIS رائع.

توفر لوحة المعلومات في الوقت الفعلي عرضًا محدثًا لمقاييس المشروع ، وتطهير الأرقام لك وإنشاء مخططات ورسوم بيانية حية وسهلة القراءة يمكن طباعتها من أجل العروض التقديمية أو مشاركتها رقميًا. يمكن أيضًا تصفيتها لتعكس فقط البيانات التي تحتاج إلى عرضها لفريقك أو أصحاب المصلحة.

تخزين غير محدود لملفات المشروع

نظرًا لأن البرنامج قائم على السحابة ، فهناك قدر كبير من مخزن الملفات لأرشفة المستندات والصور والملفات الأخرى. الآن جميعهم في مكان واحد ، مما يجعلهم آمنين ومنظمين ويمكن الوصول إليهم عندما تريدهم.

إدارة المهام بكفاءة

يتم أيضًا حفظ الاتصالات بين أعضاء الفريق ، لكنها ليست على البريد الإلكتروني أو تضيع في سرد ​​نصي طويل ، وكلاهما يمكن أن يضيع وقتًا ثمينًا في البحث عن المعلومات الصحيحة. بدلاً من ذلك ، مع ProjectManager ، يتم تنظيم تلك المحادثات على مستوى المهمة باستخدام أدوات إدارة المهام الخاصة بنا ، بما في ذلك إرفاق المستندات ذات الصلة ، حتى يعرف الجميع مكان العثور عليها.

يعد PMIS ضروريًا لإدارة الكميات الهائلة من البيانات التي تتجمع حول كل مشروع. ProjectManager هو برنامج إدارة مشروع قائم على السحابة يحتوي على الميزات التي يحتاجها مدير المشروع لجمع وتنظيم وتحليل وأرشفة كل تلك المعلومات. إنه سهل الاستخدام ويمكن للفريق بأكمله التعاون. ماذا تنتظر؟ جرّب ProjectManager مجانًا مع هذه النسخة التجريبية التي تبلغ مدتها 30 يومًا.