يعد تعيين مساعد افتراضي أحد أفضل القرارات التي يمكنك اتخاذها لعملك.
فهو لا يمنحك مزيدًا من الوقت للتركيز على الأمور المهمة فحسب ، بل يمنحك أيضًا إمكانية الوصول إلى محترف متمرس يعرف كيفية التعامل مع جميع أنواع المهام.
ولكن مع وجود العديد من الخيارات ، كيف تعرف الشركة التي ستكون مناسبة لاحتياجاتك؟ يحتوي منشور المدونة هذا على نصائح وحيل ستساعدك في العثور على المساعد الافتراضي المثالي!
ما هو المساعد الافتراضي؟
المساعد الافتراضي هو الشخص الذي يؤدي المهام عن بُعد - عادةً باستخدام البريد الإلكتروني والتكبير وأدوات أخرى عبر الإنترنت.
من خلال تعيين مساعد افتراضي ، ستتمكن من توفير الوقت الذي تم إنفاقه سابقًا في مهام العمل بحيث يمكنك التركيز على أهم جوانب عملك.
إذا كنت ترغب في العثور على مساعد افتراضي ، فيمكنك نشر إعلان على Upwork و Fiverr و Freelancer.com ولوحات الوظائف الأخرى.
ما الذي يمكنك الاستعانة بمصادر خارجية؟
من المهم التفكير في المهام التي تستعين بها حاليًا بمصادر خارجية عند تعيين مساعد افتراضي.
إذا كنت تعمل مع العديد من شركات VA ، فكلما كان الوصف الوظيفي الخاص بك أكثر تحديدًا ، كان ذلك أفضل - مما يتيح لك العثور على مرشح مثالي.
فيما يلي بعض المهام الشائعة التي يقوم العديد من الأشخاص بتوظيف مساعدين افتراضيين من أجلها:
بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن تساعدك VAs في وسائل التواصل الاجتماعي ، مثل مشاركة المنشورات على منصات مختلفة وإجراء البحوث لحملة جديدة.
يمكن أن تساعد VAs في خدمة العملاء الخاصة بك ؛ قد يشمل ذلك الرد على رسائل البريد الإلكتروني أو رسائل الدردشة المباشرة حتى لا تضطر إلى ذلك.
يمكن أن تساعد المساعدة الافتراضية أيضًا في إجراء أبحاث السوق من خلال الاطلاع على البيانات في جدول بيانات أو كتابة تقاريرهم حول موضوع ما.
ما الذي تبحث عنه في المساعد الظاهري الصحيح؟
عند التعاقد مع شركة أو فرد ، هناك بعض الأشياء التي يجب أن تبحث عنها لضمان حصولك على أفضل خدمة مساعدة ممكنة:
شركة مقابل فرد
هناك العديد من الفوائد لاستخدام الفرد بدلاً من الشركة. على سبيل المثال ، عادةً ما يكون لدى الفرد توافرًا أكبر لتلبية احتياجاتك ، ويمكنه توفير مستوى أعلى من الجودة نظرًا لأنك تقوم بتوظيفه لمشاريع محددة فقط.
ومع ذلك ، قد لا يكون هذا هو أفضل طريق إذا كنت بحاجة إلى شخص يكرس بانتظام قدرًا معينًا من الوقت.
عند تعيين فرد ، من المهم التفكير في كيفية تواصله معك. على سبيل المثال ، سترغب في التأكد من أن الشخص يفهم اللغة الإنجليزية لأنها لغة الأعمال الدولية - وأن لديه طبقة إضافية من الأمان على حسابه (مثل المصادقة الثنائية) في حالة الاختراق أو السرقة.
جدولة مرنة
من المهم أن تكون قادرًا على التواصل مع مساعدك الافتراضي. يتم ذلك عادةً من خلال مكتب افتراضي مثل Zoom أو Skype ، وسيسمح لك بمشاركة الملفات والتفاعل مع بعضكما البعض حسب الحاجة.
عند التعاقد مع شركة ، تتمثل إحدى الفوائد في أنها ستوفر مرونة في الجدولة أكثر مما قد يقدمه الفرد.
وبالتالي ، إذا كنت بحاجة إلى شخص يمكنه العمل في مشاريع محددة بانتظام ، فقد يكون هذا هو أفضل طريق للذهاب.
كل ساعة مقابل مشاريع السعر الثابت
ستقدم بعض الشركات مشاريع معينة مقابل أجر بالساعة ، بينما ستقوم شركات أخرى بتنفيذها بسعر ثابت.
على سبيل المثال ، إذا كنت بحاجة إلى شخص يمكنه إكمال مهام إدخال البيانات بانتظام في Excel ، فمن المرجح أن تدفع رسومًا بالساعة.
ومع ذلك ، إذا كنت بحاجة إلى شخص يمكنه إجراء أبحاث السوق لمشروع معين ، فقد يكون من الأفضل دفع رسوم ثابتة لأن هذا سيتم دفعة واحدة.
جودة العمل مقابل التسعير
بالطبع ، عند تعيين فرد أو شركة ، سترغب في التفكير في أسعارها.
ومع ذلك ، في حين أن التكلفة قد تبدو كعامل أساسي في تعيين مساعد افتراضي ، يجب عليك أيضًا مراعاة جودة عملهم.
من المهم أن تتذكر أن العمل ذو الجودة الرديئة يمكن أن يؤدي إلى مزيد من التكاليف لاحقًا - لأنه سيتطلب متابعة أو إصلاحات إضافية يمكن أن تتجاوز ما تدفعه مقابل.
نصائح للعمل مع المساعدين الافتراضيين
بمجرد إثبات أنك بحاجة إلى توظيف مساعد افتراضي ، إليك بعض النصائح حول أفضل طريقة للعمل معهم:
قم بإنشاء قائمة مهام وجدولة المهام بشكل مناسب
عند العمل مع شخص موجود في بلد آخر ، يمكن أن يكون هناك فارق زمني يصل إلى عدة ساعات. وبالتالي ، قد يكون من الأفضل إعداد قائمة مهام ترسلها في طريقهم خلال أوقات محددة من اليوم.
بالإضافة إلى ذلك ، قد يكون من المفيد أيضًا تقديم أهداف يومية أو أسبوعية تتعلق بعدد الساعات التي يجب تخصيصها لإكمال المهام نيابةً عنك.
سيضمن هذا أن يعرف الجميع عبء العمل لكل يوم وما يمكن توقعه خلال أسابيع معينة.
تواصل بشكل متكرر
من المهم التأكد من أنك تتواصل بانتظام مع مساعدك الافتراضي حول ما تحتاج إلى القيام به وكيفية إكماله. سيساعد هذا أيضًا VA على توفير مستوى أعلى من الجودة لأنهم سيعرفون بالضبط ما تتوقعه منهم.
استخدم نظام إدارة المهام
نظرًا لأنك سترسل قائمة بالمهام التي يجب إكمالها ، فمن الأفضل استخدام نظام إدارة المهام بحيث يمكنك تتبع ما يجب القيام به ومتى ينتهي.
على سبيل المثال ، من المرجح أن يستخدم المساعد الافتراضي أداة مثل Trello لإدارة المهام - وهذا سوف يمنحك نظرة عامة على كل ما يتم القيام به.
إنشاء المساءلة مع المعالم
بالإضافة إلى إعداد نظام إدارة المهام ، من المهم أيضًا استخدام المعالم عند العمل مع المساعدين الظاهريين. المعالم الرئيسية هي أهداف محددة يجب تحقيقها خلال أسابيع أو أشهر معينة عند العمل مع VA.
هذا لا يوفر لك المساءلة فحسب ، بل يوفر أيضًا للمساعد الافتراضي فرصة لرؤية تقدمه - وهذا يمكن أن يحفزهم على الاستمرار في المضي قدمًا.
إبقاء الجميع في حلقة حول التغييرات
من الأفضل دائمًا إبلاغ مساعدك الافتراضي بأي تغييرات في المواعيد النهائية أو المهام التي يتعين القيام بها. هذا مهم للتأكد من عدم وجود سوء فهم فيما يتعلق بحجم العمل أو الجدول الزمني.
اعتمادًا على الظروف ، قد ترغب حتى في إبقاء مساعدك الافتراضي على اطلاع إذا كنت مسافرًا أو تقضي إجازة. سيساعدهم ذلك على التخطيط وفقًا لذلك لأنهم سيعرفون بالضبط ما يحدث لمشاريعهم.
الحفاظ على العلاقات مع المساعدين الافتراضيين
أخيرًا ، من المهم أن تتذكر أن العلاقات في العمل مبنية على التواصل والثقة. لذلك للمساعدة في ضمان علاقة طويلة الأمد مع مساعدك الافتراضي ، يجب عليك التأكد مما يلي:
- أنت تفي بالمواعيد النهائية
- أنت تقدم تحديثات منتظمة
- أنت تتحلى بالصدق بشأن ما يجب القيام به
من خلال الحفاظ على هذه العلاقات ، لن تتمكن فقط من الوصول إلى المواهب الممتازة التي يمكنها القيام بأفضل عمل لك ، ولكن ستتمكن أيضًا من الاعتماد عليها أكثر - مما يجعل المساعدين الافتراضيين حلاً رائعًا لرواد الأعمال وأصحاب الأعمال الصغيرة الذين بحاجة لإكمال المهام المختلفة في وقت واحد.
المساعدين الظاهريين مقابل العاملين لحسابهم الخاص
بعد ذلك ، دعنا نلقي نظرة على الاختلافات بين المستقلين والمساعدين الافتراضيين:
يمكن للموظف المستقل أن يقدم مزيدًا من المرونة ومهارات أكثر تخصصًا من المساعد الافتراضي. على سبيل المثال ، قد يقدم العامل المستقل اتصالاً أفضل أو لديه عملًا بجودة أعلى من المساعد الافتراضي.
هذا لأن لديهم خبرة في العمل بشكل مستقل مع العملاء أو لأنهم خبراء في مجالهم بسبب سنوات من التعليم والممارسة. نتيجة لذلك ، يمكنك بناء علاقة طويلة مع المستقل أكثر مما تفعل مع VA.
المستقل هو أغلى من المساعد الافتراضي وقد يتطلب وقتًا أطول لبناء العمل من أجلك. في معظم الحالات ، من الأفضل تعيين مساعد افتراضي إذا كنت بحاجة إلى مساعدة في أداء المهام الإدارية - وتوظيف مترجم إذا كنت بحاجة إلى خبير في مجال عملك أو فنان.
غالبًا ما يعمل المستقلون لحسابهم الخاص - وهذا ليس هو الحال دائمًا مع المساعدين الافتراضيين. بالإضافة إلى ذلك ، يعمل العديد من المستقلين من منازلهم أو المقاهي ، وقد لا يتمكنون من تقديم مستوى عالٍ من الاحتراف أو التوافر عندما يتعلق الأمر بالتواصل.
عادة ما يكون المساعدون الافتراضيون متاحين في جميع الأوقات للأسئلة ، ويعملون من مكاتبهم أو منازلهم. حدد العديد من المساعدين الافتراضيين ساعات عندما يكونون متاحين للتحدث مع العملاء والموظفين الآخرين - ولهذا السبب يبدأ الكثير منهم في الصباح الباكر.
توفر المساعدين الافتراضيين المرونة
في معظم الحالات ، يكون من الأسهل بكثير التعامل مع المهام عندما يكون لديك مساعد افتراضي تحت تصرفك. هذا لأنه يمكنهم أن يوفروا لك توفرًا على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع ، مما يعني أنك ستتمكن من الاتصال بهم في أي وقت والاستعلام عن مهمة أو مهمة.
افترض أن مساعدك الافتراضي قد عمل معك في الماضي. في هذه الحالة ، من الممكن أيضًا إنشاء المزيد من العلاقة - مما قد يجعل التواصل أسهل إذا كان مساعدك الافتراضي يعرف احتياجاتك ولديه المزيد من المعلومات حول ما تبحث عنه.
في النهاية ، يعد المساعدون الافتراضيون طريقة رائعة لتوفير الوقت لأنهم يستطيعون تولي المهام العادية التي قد يحتاج الموظف إلى إكمالها.
هذا يعني أن لديك المزيد من الوقت للتركيز على تنمية عملك بينما يتولى مساعدك الافتراضي المسؤوليات اليومية المطلوبة للحفاظ على استمرار عملك.
أسئلة مكررة
كم يتقاضى المساعدون الظاهريون في الشهر؟
يعتمد المبلغ الذي تدفعه مقابل برامج المساعدة الافتراضية على المهام التي يجب القيام بها. نظرًا لأنهم يقدمون خدمات على أساس الحاجة ، يتم تحديد أسعارهم عادةً من خلال عدد الساعات المطلوبة لإكمال مهمة أو مشروع.
يمكنك أيضًا اختيار تعيين مساعد بناءً على أسعار معينة لكل ساعة أو صفقات حزمة - والتي قد تكون مفيدة بشكل خاص إذا كنت بحاجة إلى مساعدة في مهام متعددة بانتظام.
هل هناك طلب كبير على المساعدين الافتراضيين؟
أصبحت برامج المساعدة الافتراضية أكثر شيوعًا لأن الشركات الصغيرة ورواد الأعمال يدركون فوائد توظيف المساعدة. قد يكون هذا بسبب أنهم غالبًا ما يعملون مع العملاء في أي وقت - مما يعني أن المساعدين الافتراضيين يمكنهم تولي المهام عندما تكون مشغولاً أو تحتاج إلى مهمة مكتملة خلال ساعات الراحة.
من الممكن أيضًا أن يقوم رواد الأعمال وأصحاب الشركات بتوظيف مساعدين افتراضي لديهم خبرة في نفس الصناعة كما يفعلون - مما يعني أن مساعدك الافتراضي سيكون على دراية جيدة بما تحتاج إلى مساعدة فيه.
ما أنواع الوظائف التي يمكن الاستعانة بمصادر خارجية لمساعد افتراضي؟
عادةً ما يتم تعيين المساعدين الظاهريين للعناية بالمهام الإدارية مثل إدارة الوسائط الاجتماعية وإدارة البريد الإلكتروني وترتيبات السفر وإدارة المشاريع.
ومع ذلك ، غالبًا ما يقوم مالكو الشركات بتوظيف مساعدين افتراضيين لديهم خبرة في نفس الصناعة. لذلك يمكنك العثور على شخص لديه معرفة محددة حول مكانتك التي يمكن أن تساعد في تعزيز عملك أو تحقيق أهدافك.
هل المساعدون الافتراضيون متعاقدون؟
المساعدون الظاهريون ليسوا دائمًا مقاولين. يعمل البعض لحسابهم الخاص - ولكن العديد من المساعدين قد حددوا ساعات عمل ويتم الدفع لهم شهريًا مقابل خدماتهم.
من الممكن أيضًا توظيف مساعدي المساعدة كموظفين. هذا مفيد بشكل خاص إذا كنت بحاجة إلى مساعدة في مهام متعددة بشكل منتظم لأنه يمكنك العمل على ترتيب للحصول على مساعدة بدوام كامل أو راتب بناءً على عدد الساعات المطلوبة لإكمال المهام.
أفكار أخيرة
قد ينمو عملك ، وتحتاج إلى مزيد من المساعدة لمواكبة كل شيء.
أنت تفكر في الاستعانة بمساعد افتراضي لأول مرة ، ولكن من أين تبدأ؟ لقد قمنا بتجميع هذا الدليل الذي يحدد ماهية VA وكيفية العثور على الشخص الذي يخدم احتياجاتك على أفضل وجه.
عندما يتعلق الأمر بالاختيار بين فرد أو شركة ، فكر في نوع العمل الذي تريد منهم القيام به.
إذا كانت لديك مهام إدارية مثل إدخال البيانات أو جدولة الاجتماعات ، فقم بتعيين شخص ما بمفرده ؛ إذا كانوا بحاجة إلى الوصول إلى معلومات حساسة أو مهارات عالية المستوى (مثل التصميم الجرافيكي) ، فانتقل إلى شركة بدلاً من ذلك.
تأكد أيضًا من مراعاة التكاليف قبل اتخاذ أي قرارات!