تغيير الأوامر في إدارة المشروع والبناء والصناعات الأخرى

التغييرات جزء من تسليم أي مشروع. للحفاظ على المشروع في الموعد المحدد وفي حدود ميزانيته ، يجب إدارة هذه التغييرات. أمر التغيير (أو التعديل) هو آلية تحدد هذه التغييرات وتعرفها وتتتبعها بطريقة مقبولة لجميع الأطراف. يتضمن ذلك أي تكاليف أو وقت إضافي مطلوب لتنفيذ التغيير.

يعد الحصول على أمر التغيير وسجل أوامر التغيير من المستندات الأساسية بشكل خاص في إدارة مشروع البناء ، حيث تعد العقود بين مالك المشروع والمقاولين المختلفين الذين يعملون على تنفيذ الخطة أمرًا حيويًا لتقدم المشروع. لكن يمكن تطبيق أمر تغيير العقد على العديد من الصناعات.

ما هو أمر التغيير؟

أمر التغيير هو مستند إدارة التغيير الذي يعالج أي تغيير في نطاق المشروع ، ويوضح بالتفصيل ما يجب أن يحدث ، ومقدار التكلفة ، ومتى يمكن توقع وصوله إلى الاكتمال.

أمر التغيير هو وسيلة لتعديل العقود الحالية ، وفي الواقع ، تعديل السعر والجدول الزمني للمشروع. بسبب هذه التغييرات في الميزانية والجدول الزمني ، لا يتم تنفيذ أوامر التغيير حتى يتفق كل من مالك المشروع والمقاول المسؤول عن التغيير على الشروط والأحكام. هناك نوعان من أوامر التغيير: مضاف واستنباطي.

مادة مضافة

التغيير الإضافي هو التغيير الذي يمكن أن يكون بسيطًا مثل لون مختلف للطلاء أو نقل هيكل من مكان إلى آخر في موقع المشروع. إنهم لا يأخذون أي شيء من المشروع ، إنهم ببساطة يغيرون جزءًا من التنفيذ.

استنتاجي

من ناحية أخرى ، إذا كنت تطلب حذف جزء من العمل ، فهذا أمر تغيير استنتاجي. على عكس أمر التغيير الإضافي ، من المرجح أن يؤدي التغيير الاستنتاجي إلى تقليل التكاليف وقد يؤدي إلى اختصار بعض الوقت من الجدول الزمني للمشروع.

تعتبر أوامر التغيير جزءًا مهمًا من عملية التحكم في التغيير. وغالبًا ما تكون أيضًا جزءًا من عملية تبدأ بطلب المعلومات (RFI) ، وهي وثيقة تستجيب لأي أسئلة قد تطرأ على مدار تنفيذ مشروع بناء. يتم استخدامه لتوضيح شيء ما أو طلب معلومات إضافية. يمكن أن يؤدي هذا غالبًا إلى تغيير في العقد ، والذي سيؤدي بعد ذلك إلى تشغيل نموذج أمر التغيير.

لماذا استخدام أمر التغيير؟

يتم استخدام أمر التغيير عند طلب التغيير. لم يتم وضع أي خطة في الحجر ، خاصة لمشاريع البناء التي هي مساعي معقدة. يمكن لمديري المشاريع الاستعداد للمخاطر ، لكن من المستحيل توقع كل ما قد يحدث.

نظرًا لأن هذين النوعين من التغييرات التي يمكن أن تؤثر على النطاق يظهران في المشروع ، فهناك حاجة للتحكم فيها وإدارتها. هذا هو سبب أهمية استخدام نموذج أمر التغيير. إنه يلتقط تفاصيل التغيير المطلوب ، ومقدار التكلفة والوقت الذي يستغرقه ، بحيث يمكن لجميع الأطراف اتخاذ القرار بشأن المضي قدمًا أم لا.

ما هو سجل أوامر التغيير؟

إذا تمت الموافقة على التغيير ، فإنه يتطلب بعد ذلك سجل أمر التغيير. يسجل سجل أوامر التغيير التغييرات التي تم إجراؤها في المشروع ويضمن أنها تسير حسب الجدول الزمني. إنه أيضًا مكان يتم فيه جمع جميع أوامر التغيير ، حيث يوجد عادة أكثر من واحد على مدار المشروع. باستخدام سجل التغيير ، تقل احتمالية ضياع هذه التغييرات أثناء تنفيذ المشروع.

يساعدك سجل أوامر التغيير أيضًا في اختيار التغييرات التي يجب البدء فيها ، ويحافظ على تنظيم هذه العملية من خلال إعطاء رقم لكل أمر تغيير. يمكن تحديد نوع التغيير وتحديده وتسجيل سبب طلب التغيير.

سجل أوامر التغيير هو مكان لتدوين كيف سيؤثر التغيير على المشروع ، مما يساعد في اتخاذ القرار النهائي بشأن المضي قدمًا أم لا. يتم هنا جمع تفاصيل أخرى من نموذج أمر التغيير ، مثل تاريخ إنشاء أمر التغيير ، ومن قام بإنشائه ، وما هي حالته (إذا تمت الموافقة عليه) ، ومن وافق عليه (أو سبب رفضه) والإجراءات المطلوبة.

مثال على قالب نموذج طلب التغيير

يحتوي ProjectManager على مكتبة من منشورات المدونات ومقاطع الفيديو التعليمية التي تركز على كل جانب من جوانب إدارة المشروع ، بما في ذلك العشرات من قوالب إدارة المشاريع المجانية ، بما في ذلك قالب نموذج طلب التغيير الخاص بنا.

يحتوي قالب نموذج طلب التغيير الخاص بنا على مساحة لالتقاط معلومات داخلية حول المالك والمشروع ، بالإضافة إلى الفرص التي يمكن تحقيقها من خلال إجراء التغيير. هناك أيضًا مساحة لشرح ماهية التغيير وكيف سيؤثر على المشروع.

علاوة على ذلك ، هناك مساحة لجمع التفاصيل ، مثل تفاصيل التغيير وكيف ستتأثر التكاليف. يحتوي الجزء السفلي من النموذج على سطر توقيع وتاريخ لوقت الموافقة على التغيير أو رفضه. بالإضافة إلى أنه قابل للتخصيص ليناسب احتياجاتك الخاصة.

أفضل الممارسات لأوامر تغيير البناء

الهدف من أمر التغيير هو إدارة التغييرات وتسليم مشروعك في الوقت المحدد وفي حدود ميزانيته مع منح كل من المالك والمقاول فرصة للاتفاق على الشروط وتجنب أي نزاعات لاحقًا.

للتأكد من أن أوامر التغيير الخاصة بك تفي بهذه الوظائف ، ولإدارة العملية للحصول على أفضل النتائج في المشروع ككل ، من المهم اتباع أفضل الممارسات. فيما يلي بعض الاقتراحات التي يمكن أن تساعدك في الحفاظ على أوامر التغيير الخاصة بك تفعل ما يفترض القيام به.

تعرف على عقدك الأصلي

أمر التغيير يعدل العقد الذي وافقت عليه بالفعل ؛ لذلك ، من المهم أن تكون على دراية كبيرة بهذا العقد الأصلي. سيسمح لك نطاق العمل المتفق عليه بتحليل التغيير ويساعدك على تحديد مدى راحتك في إجراء هذا التغيير (وتحمل المزيد من التكاليف).

اتفق على التكاليف قبل القيام بالعمل

ستتأثر ميزانية المشروع بأمر التغيير ، ولكن ما لم يتم تحديد هذه التكاليف والاتفاق عليها ، فقد تكون هناك مشكلة. على سبيل المثال ، يمكن اعتبار التغييرات الصغيرة مجرد جزء من المشروع الأصلي. من الأهمية بمكان أن يكون الجميع على نفس الصفحة قبل الانتهاء من أي عمل.

احصل على التغيير في الكتابة

قد يبدو الأمر واضحًا ، ولكن يتم إنشاء نموذج أمر التغيير لتجنب سوء الاتصالات. لذلك ، فإن المصافحة أو الاتفاق الشفهي ليس أمر تغيير. يمكن أن تكون الشرارة التي تحدد ترتيب التغيير قيد التنفيذ ، ولكن يجب تفصيل أي قرارات على الورق والاتفاق عليها.

لديك عملية في المكان

بدون عملية للتعامل مع أوامر التغيير ، ستواجه مشاكل مع المقاولين والميزانيات والجداول الزمنية. سجل أوامر التغيير هو الخطوة الأولى في تنظيم عمليتك ، ولكن يمكن تبسيط إنشائها وتتبعها باستخدام برنامج إدارة المشروع.

كيف يساعد ProjectManager في معالجة أوامر التغيير

ProjectManager هو برنامج إدارة مشاريع حائز على جوائز ينظم المشاريع والفرق ويحافظ على تشغيل عملياتك بكفاءة. تحتوي أداتنا على مساحة تخزين غير محدودة للملفات ، مما يجعلها المحور المثالي لمركزية جميع مستندات المشروع - بما في ذلك نماذج أوامر التغيير.

لتبسيط العملية ، قم بإنشاء نموذج طلب التغيير الخاص بك في برنامجنا. باستخدام أداة كانبان ، التي تصور سير العمل بالبطاقات كمهام وأعمدة كمراحل الإنتاج ، اجعل أمر التغيير الخاص بك بطاقة. يمكن أن تحتوي بطاقات كانبان على مرفقات وعلامات للأولوية والمزيد من الأوصاف التفصيلية ثم يتم تعيينها.

يمكنك تتبع الساعات التي تم تسجيلها في التغيير ، وحتى تبسيط عملية الدفع باستخدام جداولنا الزمنية. يمكن ملؤها تلقائيًا للمهام المتكررة ، وبمجرد إرسالها للدفع ، يتم قفلها للأمان. نظرًا لأن برنامجنا قائم على السحابة ، يمكن لطاقمك تحديث حالتهم في الموقع وينعكس التقدم في الوقت الفعلي. إدارة أوامر التغيير الخاصة بك أمر سهل عندما يظل التقدم في أداة واحدة.

ProjectManager هي أداة قائمة على السحابة تحافظ على عمل فرقك بشكل تعاوني. قم بإدارة كل جانب من جوانب المشروع من التخطيط باستخدام مخططات جانت عبر الإنترنت إلى مراقبة التقدم والأداء على لوحة معلومات في الوقت الفعلي ، ثم اجعل أصحاب المصلحة محدثين بميزات إعداد التقارير السهلة. تعرف على كيفية التحكم في تغييرات مشروعك والمزيد من خلال الحصول على هذه النسخة التجريبية المجانية التي تبلغ مدتها 30 يومًا اليوم.