دليل سريع لبطاقات كانبان

بطاقات كانبان هي أداة متعددة الاستخدامات لإدارة المشاريع. إنها جزء من طريقة كانبان ، وهي نظام بسيط ولكنه قوي يتكون من لوحات كانبان وبطاقات كانبان ومبادئ الإدارة.

يمكن استخدام طريقة كانبان لإدارة المشاريع والعمليات التجارية والمخزونات ، من بين أشياء أخرى. تم تقديمه لأول مرة من قبل Taiichi Ohno على أرضية مصنع Toyota كطريقة تصنيع في الوقت المناسب لا توفر سوى المواد اللازمة في الوقت الذي تكون فيه هناك حاجة إليها.

منذ ذلك الحين ، تم اعتماد نظام كانبان في العديد من الصناعات. استجابت الفرق للنمط المرئي لبرنامج كانبان كطريقة سهلة للحد من تقدم العمل والتركيز على المهمة المطروحة. يحب مديرو المشاريع الشفافية في سير عمل المشروع التي يقدمها كانبان.

ولكن قبل أن نتعمق في بطاقات كانبان وبرامج كانبان ، دعنا نحدد بسرعة ما هي لوحة كانبان وكيف تعمل.

ما هي لوحة كانبان؟

لوحة كانبان هي أداة مرئية تُستخدم لإدارة العمل الجاري. لوحات كانبان مصنوعة من بطاقات كانبان وأعمدة وممرات سباحة. تمثل بطاقات كانبان المهام ، وتسمى أيضًا عناصر العمل. تشير أعمدة كانبان إلى مرحلة إكمال تلك المهام ، وعمومًا ، قم بقياس التقدم من اليسار إلى اليمين. الممرات المائية هي خطوط أفقية تحد من أنواع مختلفة من العمل أو المهام.

ما هي بطاقة كانبان؟

بطاقة كانبان هي عنصر مرئي يمثل مهمة أو عنصر عمل في عمود لوحة كانبان. أثناء عمل أعضاء الفريق على مهامهم ، يقومون بنقل بطاقات كانبان الخاصة بهم على طول أعمدة كانبان. يمكن للفرق إنشاء بطاقات كانبان المادية الخاصة بهم باستخدام الملاحظات اللاصقة ، ولكن معظم مديري المشاريع يستخدمون بطاقات كانبان الرقمية.

تسمح لك بطاقات كانبان الرقمية من ProjectManager بتعيين المهام لأعضاء الفريق وتتبع تقدمهم وإدارة عبء العمل في الوقت الفعلي. طريقة عرض لوحة كانبان سهلة الاستخدام لكل من المديرين وأعضاء الفريق على حد سواء ويمكن تخصيصها بسهولة لتناسب احتياجات مؤسستك. ابدأ مجانًا.

أغراض بطاقات كانبان

بالمعنى الأساسي ، تسمح بطاقات كانبان لأعضاء الفريق برؤية العمل المعين لهم في عمود المهام ثم إدارة عملهم أثناء إكمالهم للمهام. لكن هذه فقط البداية. عندما تقرر ما هو أفضل برنامج كانبان لفريقك ، فأنت بحاجة إلى التأكد من أنه يسمح لك بالقيام بما يلي.

تتبع المهلة وتواريخ الاستحقاق

أحد الأغراض الرئيسية لبطاقات كانبان هو قياس المهلة الزمنية. هذا هو الوقت الذي يستغرقه عنصر العمل ليتم إكماله من البداية إلى النهاية. يجب أن تغطي الأعمدة الموجودة في لوحة كانبان الخاصة بك المهلة الزمنية لجميع عناصر العمل ، وتساعد بطاقات كانبان المديرين في الحصول على مزيد من المعلومات حول كل مرحلة من مراحل الإكمال وتواريخ الاستحقاق للتسليمات والمهام الفرعية.

تحسين تعاون الفريق

تتضمن بطاقات كانبان معلومات أساسية تساعد أعضاء الفريق على فهم ما يعمل عليه الجميع. بالإضافة إلى ذلك ، تسمح بطاقات كانبان الرقمية للمديرين بتعيين المهام وترك التعليقات ومشاركة الملفات. تساعد هذه الميزات وغيرها في بناء جو تعاوني مع الفرق.

الحد من العمل قيد التقدم

تعد حدود العمل الجاري ، أو حدود العمل قيد التقدم ، جزءًا مهمًا من نظام كانبان. على الرغم من أن مصطلح "حدود العمل قيد التقدم" قد يبدو معقدًا ، إلا أنه يعني ببساطة أنه يمكنك تقييد العمل الجاري لفريقك من خلال تحديد الحد الأقصى لعدد بطاقات كانبان التي يمكن أن تكون في عمود في وقت واحد.

على سبيل المثال ، سيضمن تعيين حد العمل قيد التقدم لبطاقتين كانبان في عمود معين أن يركز الفريق فقط على هاتين المهمتين قبل الانتقال إلى عناصر العمل التالية. هذا يزيد من كفاءة فريقك ويساعد على تجنب الاختناقات.

هذه ليست سوى بعض الأشياء التي يمكنك القيام بها باستخدام ProjectManager. تحتوي لوحات كانبان الخاصة بنا على ميزات متقدمة لإدارة المشاريع يمكن استخدامها مع طرق عرض المشروع الأخرى مثل مخططات جانت وقوائم المهام وتقويمات المشروع. يتيح لك عرض كانبان الخاص بنا تخصيص اللوحات والأعمدة والبطاقات لتناسب احتياجات فريقك.

قوالب بطاقة كانبان

نحن نقدم العشرات من قوالب إدارة المشاريع لمختلف الصناعات مثل البناء والتسويق والتصنيع وتطوير المنتجات. فيما يلي ثلاث عينات توضح كيف يمكن أن تساعدك بطاقات كانبان في تبسيط عملياتك.

• نموذج الحملة التسويقية
• قالب رشيق سبرينت
• نموذج إطلاق المنتج

5 نصائح لبطاقة كانبان

تعد بطاقة كانبان مهمة ، لكنها وسيلة لتتبع التقدم أثناء انتقالها من عمود إلى آخر في سير العمل. هذا يعطي إنتاج تلك المهمة شفافية أكبر. لإتقان هذه العملية ، إليك خمس نصائح لتحقيق أقصى استفادة من بطاقات كانبان الخاصة بك.

1. البيانات الحرجة

يجب ملء بطاقة كانبان بالبيانات الهامة اللازمة لإكمال المهمة. يتضمن ذلك من هو المسؤول عن العمل في الفريق ، وما هو هذا العمل في وصف موجز ، ومتى يحين موعده وما إذا كانت هناك أي تبعيات مرتبطة بالمهمة. يتم إرفاق المستندات والصور الداعمة بالبطاقة لمزيد من التوجيه والوضوح.

2. أبقها بسيطة

الهدف من بطاقات كانبان هو التركيز على ما يجب القيام به الآن. عندما تبدأ في استخدام بطاقات كانبان ، ابدأ ببساطة. يمكنك دائمًا زيادة نشاطك لاحقًا. ستمر بطاقة كانبان بثلاث تكرارات: فعل ، وفعل ، وفعل. بالطبع ، يمكن أن تفعل أكثر من ذلك بكثير ، ولكن في البداية ، من الأفضل الالتزام بالأساسيات. كلما شعرت بالراحة ، وسّع ما يفعله كانبان.

3. إعداد السياسات

قبل البدء في استخدام بطاقات كانبان ، ضع سياسات واضحة حول المنهجية. إذا فهم كل فرد في الفريق ما تفعله بطاقات كانبان ، فستكون العملية أكثر نجاحًا. على سبيل المثال ، متى يمكن العمل على بطاقة ، وما الذي يمكن أن تنتقل من عمود إلى آخر ، وما إلى ذلك؟ هذه حدود مهمة يجب إعدادها للتأكد من أن سير العمل الرشيق الخاص بك سلس.

4. حلقات التغذية الراجعة

بطاقة كانبان ليست مكتوبة بالحجر. مع تغير المشروع ، يجب أن تتغير بطاقة كانبان واللوحة. هناك دائمًا مجال للتحسين في سير عملك ، وكان كانبان موجودًا للاستجابة له. توقف لحظة بانتظام لإلقاء نظرة على كانبان الخاص بك ومعرفة ما إذا كان يمكن تحسينه.

5. لا تشوش ما تفعله العمود

أنت لا تريد أن يكون لديك عنق الزجاجة يسد عملية عملك. تحافظ فكرة الحد من عملك الجاري (WIP) على قائمة الانتظار هذه من الحصول على عدد كبير جدًا من بطاقات كانبان وربما ترك الكثير من هذه البطاقات التراجع عنها. لا تريد بطاقات في حالة غير مكتملة أو أن تبدأ في القيام بمهام متعددة في محاولة لإنجاز المهام بسرعة كبيرة. فقط اعمل على بطاقات الأولوية.

مدير المشروع وبطاقات كانبان

هذه هي الأساسيات ، ولكن تم تطوير لوحات كانبان بشكل كبير حيث تم دمجها في أدوات برامج أكبر لإدارة المشاريع. ProjectManager هو برنامج سهل الاستخدام عبر الإنترنت ينظم المشاريع باستخدام بعض ميزات كانبان الأكثر ديناميكية المتاحة.

تجربة قابلة للتخصيص

قد تكون بعض ألواح كانبان مكتوبة بالحجر: فهي ليست منفتحة على طريقة عملك. يحتوي ProjectManager على أعمدة كانبان قابلة للتخصيص ، لذا يمكنك تسميتها بكل ما هو مناسب لمشروعك. قم بإنشاء أكبر عدد ممكن للمشروع.

تريد الفرق كانبان سهل الاستخدام ومرن. يمكن سحب البطاقات وإسقاطها من عمود إلى آخر لتحديث التقدم بسهولة. لكن هذه البطاقات هي أكثر من مجرد مهام.

بطاقات كانبان ProjectManager ديناميكية للغاية. على سبيل المثال ، يمكنك إضافة قائمة مهام إلى البطاقة المخصصة لك وإدارة سير العمل الخاص بك. يمكن تمييز كل بطاقة وتحديد أولوياتها لتسهيل الفرز. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن لمديري المشاريع إرفاق أكبر عدد ممكن من المستندات والصور ذات الصلة بالبطاقة.

ميزات التعاون

بمجرد أن يتم تنسيق البطاقة وتخصيصها ، فأنت لا تريدها فقط أن تبقى هناك. يحتوي ProjectManager على بطاقات تسهل على الفرق العمل معًا.

يمكن للفرق التعليق ووضع علامات على أعضاء المشروع الآخرين وإرفاق الملفات. كل هذا مرتبط بالمهمة حتى لا تضطر إلى الانتقال عبر مجموعة كبيرة من رسائل البريد الإلكتروني للعثور على ما تحتاجه.

للمديرين أولويات مختلفة عند تعيين وتتبع المشروع. باستخدام ProjectManager ، يمكنك تعيين المهام من بطاقة كانبان. يتم إخطار أعضاء الفريق عندما يتم تعيينهم بحيث يكون الجميع على نفس الصفحة.

طرق عرض متعددة للمشروع لمزيد من التحكم

ومع ذلك ، ليس كل ما تفعله في مشروع ما يمكن أن يستند إلى لوحات كانبان. لهذا السبب يمتلك ProjectManager طرق عرض متعددة للمشروع. قد تفضل الفرق سير العمل المرئي لطريقة عرض كانبان ، بينما قد يرغب المديرون في رؤية المهام الموضوعة في مخطط زمني على مخطط جانت ، حتى يتمكنوا من ربط التبعيات. هناك أيضًا طرق عرض التقويم وقائمة المهام.

تقرير عملي

من المهم أن يكون لديك بيانات لتتبع المشروع. لا تريد أن تضطر إلى التبديل إلى برنامج آخر لترى كيف يسير المشروع. ProjectManager لديه كل ذلك تحت سقف واحد. تخبرك التقارير بنقرة واحدة كيف تتقدم المهام ، حيث تنعكس تحديثات الحالة على الفور في البرنامج. يمنحك البيانات التي تحتاجها لاتخاذ القرار الصحيح.

يريد أصحاب المصلحة أيضًا معرفة كيفية تقدم المشروع ، لكنهم لا يريدونك أن تذهب معهم. يحتوي ProjectManager على لوحة معلومات في الوقت الفعلي لعرض عالي المستوى ، بما في ذلك تقدم المهمة ، لإبقاء أصحاب المصلحة على اطلاع.

كانبان ليس فقط للمصنعين. إنها أيضًا أداة مفضلة لفرق سكرم التي تعمل في بيئة رشيقة وفرق التسويق وفرق الموارد البشرية وأي شخص يشارك في إدارة المشروع. مع بطاقات كانبان ، من المؤكد أن مشروعك سيحقق الفوز.

يحتوي ProjectManager على أداة كانبان قوية توفر رؤية للمشروعات وتسمح للفرق بالحصول على استقلالية للعمل معًا بشكل أكثر إنتاجية. يوفر برنامجها عبر الإنترنت لمديري المشاريع والفرق أحدث البيانات الممكنة ، مما يعني قرارات أكثر استنارة. يعد كانبان واحدًا من أربعة طرق عرض للمشروع ، وكلها مدمجة بالكامل في البرنامج ، مما يبقي الجميع في نفس الصفحة. جرب أداة كانبان من ProjectManager اليوم من خلال استخدام هذه النسخة التجريبية المجانية لمدة 30 يومًا.