10 عمليات أتمتة لسير العمل في الوكالات للتعامل مع المهام اليومية

قد تكون إدارة وكالة أمرًا مربكًا.

يجب عليك إدارة فرق ومشاريع متعددة. أنت تعمل مع العديد من العملاء المختلفين. عليك أن تحافظ على كل شيء منظمًا - وما زلت تجلب أعمالًا جديدة عبر الباب.

يمكن أن تستهلك المهام اليومية الكثير من الوقت. لكن ماذا لو أخبرتك أنهم ليسوا مضطرين لذلك؟

يحتوي هذا المنشور على 10 عمليات أتمتة لسير عمل الوكالة قابلة للاستخدام على الفور ، تم تصميمها لتعطيك بعضًا من ذلك الوقت. باستخدام هذه الأتمتة ، يمكنك:

• مهام العمل على متن الطائرة وخارجها (مطروحًا منها المتاعب)
• البقاء على رأس إدارة المشروع والمتابعة لضمان الرضا
• قم بإحضار جهات الاتصال إلى مسار التحويل الخاص بك ورعاها وفقًا لذلك

فيما يلي أتمتة سير عمل الوكالات العشر:

1. يؤدي تسليم المغناطيس وإنشاء الصفقات
2. تدفق ما قبل التعيين
3. مراجعة نهاية الواجب - جهة الاتصال
4. مراجعة نهاية المهمة - الشركة
5. أتمتة توافر الاتصال
6. تدفق تذكير تحديث المشروع
7. التحقق من اكتمال المشروع
8. تعيين أصحاب الصفقات بالتساوي
9. إعداد مكالمة التشاور - التكامل
10. تدفق جمهور Facebook المستند إلى النتائج

1. يؤدي تسليم المغناطيس وإنشاء الصفقات

أنت تقدم شيئًا ذا قيمة للأطراف المهتمة ، مثل كتاب إلكتروني أو مستند تقني ، وتريد البدء في تتبع العميل المحتمل على الفور.
فيما يلي خطوات هذه الأتمتة:

1. عندما ترسل جهة اتصال النموذج الخاص بك ، فإنها تمثل المغناطيس الرئيسي الذي وعدت به
2. في النهاية الخلفية ، تقوم بإنشاء صفقة لتخزينها في CRM الخاص بك
3. يتلقى مالك الصفقة الجديدة إشعارًا ويتم إنشاء أول مهمة اتصال.

عندما يرسل الأشخاص مغناطيسًا رئيسيًا على موقعك ، فإنهم يخبرونك قليلاً عما يهتمون به. وعندما يتابع عضو فريقك ، يكون لديهم بالفعل بعض المعلومات للعمل معها - وعندما لا يتعين عليك الذهاب في البرد ، يمكنك إغلاق المزيد من الصفقات.

2. تدفق ما قبل التعيين

كيف يمكنك التأكد من إنجاز العمل في الوقت المحدد؟ من خلال التحضير وفقًا لذلك.

تم تصميم سير عمل الأتمتة هذا لإرسال سلسلة من رسائل البريد الإلكتروني إلى مقاول مستقل - لإعطائهم جميع التفاصيل التي يحتاجون إليها لإكمال مهمة قادمة.

(ملاحظة: يمكنك بسهولة تعديل الأتمتة لاستخدامها مع أعضاء الفريق الداخليين أيضًا)

إليك كيفية عمل هذه الأتمتة:

1. لقد أنشأت حقلاً مخصصًا لـ "توفر الواجب" ، والذي يشير إلى ما إذا كان عضو فريقك يتمتع بحرية قبول مهمة جديدة
2. يمكن تغيير هذا الحقل إلى "On an Assignment" ، مما يشير إلى أن عضو فريقك يعمل على شيء ما (ويقوم بتشغيل هذه الأتمتة)
3. يحتوي الحقل المخصص الثاني على تاريخ بدء المهمة
   ترسل الأتمتة رسائل بريد إلكتروني للتذكير قبل أسبوعين من المهمة ، وقبلها بأسبوع ، وقبلها بيوم
4. في اليوم الذي تبدأ فيه المهمة ، ترسل الأتمتة رسالة بريد إلكتروني تحتوي على إرشادات عمل الشركة ومعلومات التعيين

يمكن أن يكون استخدام قالب أساسي وعلامات التخصيص طريقة رائعة لإنشاء بريد إلكتروني ذو مظهر احترافي أثناء سحب معلومات محددة إلى جهة الاتصال.

3. مراجعة نهاية الواجب - جهة الاتصال

تم تصميم هذه الأتمتة لإنهاء المشاريع وجمع الملاحظات من أعضاء الفريق والمقاولين.

إليك كيفية عمل هذه الأتمتة:

1. يحتوي الحقل المخصص على تاريخ انتهاء المهمة
2. قبل أسبوع من انتهاء المهمة ، ترسل الأتمتة رسالة بريد إلكتروني تحتوي على جميع المعلومات الخاصة بإلغاء المهمة
3. بعد يوم واحد من انتهاء المهمة ، تتلقى جهة الاتصال رسالة بريد إلكتروني تحتوي على ارتباط إلى نموذج ملاحظات

سترغب في تصميم نموذج الملاحظات الخاص بك لجمع أي ملاحظات تجدها أكثر قيمة حول الوقت الذي يقضيه الشخص في المهمة.

يتيح لك جمع هذه المعلومات معرفة أي مشكلات أو مخاوف لدى جهة الاتصال أثناء المشروع.

بعد إرسال النموذج ، يتحقق إجراء IF / ELSE لمعرفة ما إذا كانت جهة الاتصال قد قدمت النموذج. إذا لم يفعلوا ذلك ، فسيحصلون على تذكير كل بضعة أيام حتى يتم إرسال النموذج. بمجرد إرسال النموذج ، يخرجون من الأتمتة.

4. مراجعة نهاية التعيين - الشركة

تأكد من المتابعة مع كل من عملائك والمتعاقدين معك. تشبه هذه الأتمتة ما ورد أعلاه ، ولكنها تستخدم خطوات الإخطار لإرسال رسائل بريد إلكتروني إلى الشركة بدلاً من جهة الاتصال.

1. يحتوي الحقل المخصص على تاريخ انتهاء المهمة
2. هناك حقل مخصص آخر يحتوي على البريد الإلكتروني للشركة التي تعمل جهة الاتصال بها
3. قبل أسبوع من انتهاء المهمة ، ترسل الأتمتة رسالة بريد إلكتروني تحتوي على جميع المعلومات الخاصة بإخراج جهة الاتصال التي تعمل لدى الشركة.
4. بعد يوم واحد من انتهاء المهمة ، تتلقى الشركة بريدًا إلكترونيًا يحتوي على ارتباط إلى نموذج الملاحظات

سترغب في تصميم النموذج لجمع أي ملاحظات تجدها أكثر قيمة حول وقت جهة الاتصال التي تعمل في الشركة من منظور الشركة. يتيح لك هذا معالجة أي مخاوف قد تكون لدى الشركة.

يتحقق إجراء IF / ELSE لمعرفة ما إذا كانت الشركة قد قدمت النموذج بعد بضعة أيام. إذا لم يفعلوا ، يدخلون في دورة حيث يتم إرسال تذكير كل بضعة أيام حتى يتم إرسال النموذج. بمجرد إرسال النموذج ، يخرجون من الأتمتة.

سيسمح لك تخزين عنوان البريد الإلكتروني الخاص بشخص الشركة في حقل مخصص بتعبئته تلقائيًا بعلامة التخصيص في خطوة الإشعار.

5. أتمتة توافر جهات الاتصال

بمجرد انتهاء المقاول أو الموظف من المهمة ، أعدهم ليكونوا متاحين للعمل الجديد (دون الحاجة إلى رفع إصبعك).

1. استخدم الحقل المخصص لـ "توفر الواجب" (من عمليات التشغيل التلقائية السابقة)
2. يمكن تغيير هذا الحقل إلى "On an Assignment" ، مما يشير إلى أن عضو فريقك يعمل على شيء ما (ويقوم بتشغيل هذه الأتمتة)
3. سيتم بعد ذلك التقاط جهة الاتصال في خطوة انتظار حتى يصبح اليوم هو نفس يوم تاريخ انتهاء المهمة ، وهو التاريخ الذي ستخزنه في حقل مخصص
4. ثم تنتقل جهة الاتصال إلى خطوة تحديث جهة الاتصال ويتم تعيين حقل "توفر الواجب" مرة أخرى على "متاح"

هذا يضمن أنك تعرف دائمًا من هو المتاح للمشروع (ومن هو بالفعل في منتصف المشروع).

6. تدفق تذكير تحديث المشروع

عندما يركز فريق ما على مشروع ما ، فمن السهل عليهم أن ينسوا التواصل مع شركتك أو عميلك. ترسل هذه الأتمتة تذكيرات تلقائية لهم لمشاركة حالة المشروع (مع تذكيرهم أيضًا بتسجيل الوصول مع بعضهم البعض).

1. يتم تعيين مشروع ويتم إنشاء صفقة لنقله عبر خط الأنابيب الخاص بك
2. يتم إرسال رسالة إلى مالك الصفقة لإعلامه بأنه سيتم إرسال تذكيرات منتظمة للتحديثات وما هو متوقع في الرد
3. بعد أسبوعين ، يتلقى مالك الصفقة رسالة التذكير بالبريد الإلكتروني - وسيستمر في تلقي التذكير كل أسبوعين حتى يتم وضع علامة على الصفقة على أنها مكتملة (إما ربح أو خسر)

7. إنجاز المشروع في الاختيار

بمجرد وضع علامة على المشروع على أنه مكتمل ، تابع مع العميل للتأكد من حصوله على تجربة جيدة.

1. عندما يتم تمييز الصفقة بالفوز ، يتلقى العميل بريدًا إلكترونيًا بعد 3 أيام (للتحقق مما إذا كان راضيًا)
2. يلزم إنشاء رابطين في الحملة (أحدهما لـ "راضٍ" والآخر لـ "غير راضٍ").
3. إذا نقروا على رابط "راضٍ" ، يترك العميل الأتمتة.
4. إذا نقروا على رابط "غير راض" ، يتلقى العميل بريدًا إلكترونيًا لجمع المزيد من التعليقات حول عدم رضاه. تمت إعادة فتح الصفقة ويتلقى مالك الصفقة بريدًا إلكترونيًا لإعلامه بأن المشروع لا يزال بحاجة إلى العمل عليه.
5. إذا نقر العميل على أي من الرابطين لمدة أسبوع ، فسيخرج من الأتمتة

8. تعيين مالكي الصفقات بالتساوي

تأكد من توزيع العملاء المتوقعين بالتساوي عبر فريقك. تعمل هذه الأتمتة على توزيع العملاء المتوقعين بالتساوي ، حتى إذا غادر مالك الصفقة أو تمت إضافته.

1. عندما تدخل صفقة في خط أنابيب ، ينزل العملاء المحتملون سلسلة من الإجراءات المنقسمة التي ترسلهم بالتساوي إلى 8 مسارات
2. في نهاية خمسة مسارات ، توجد خطوة مالك صفقة التحديث التي تغير مالك الصفقة
3. في نهاية المسارات الثلاثة ، يوجد إجراء Go-To يرسلها مرة أخرى إلى الجزء العلوي من المسارات المنقسمة - بحيث يمكن إرسالها إلى أسفل وتعيينها إلى مالك الصفقة

يتيح لك ذلك توزيع العملاء المتوقعين بالتساوي على مالكي الصفقات ، بغض النظر عن عدد مالكي الصفقات لدى الشركة.

يمكنك إضافة أو إزالة "مالك صفقة التحديث" أو خطوات إجراءات الانتقال بناءً على عدد مالكي الصفقات لديك. يمكنك إضافة المزيد من الإجراءات المنقسمة إذا كان لديك أكثر من ثمانية مالكي صفقات!

9. إعداد مكالمة التشاور - التكامل

إذا كنت تستخدم خدمة مثل Cal Friendly أو Acuity ، فإن هذه الأتمتة مصممة لك.

1. تقدم جهات الاتصال نموذجًا لطلب مزيد من المعلومات أو الاستشارة
2. تحصل جهات الاتصال على حملة بها ارتباط إلى تكامل الجدولة الخاص بك حتى يتمكنوا من تحديد موعد مكالمتهم.
3. يتحقق إجراء IF / ELSE لمعرفة ما إذا كانوا قد قاموا بإعداد المكالمة
4. إذا لم تقم جهة الاتصال بإعداد التكامل ، فستتلقى رسالة تذكير بالبريد الإلكتروني مع الارتباط مرة أخرى إلى مزود برنامج الجدولة الخاص بك.

يسمح استخدام خدمة مثل Zapier بالاتصال ثنائي الاتجاه بين ActiveCampaign وبرنامج الجدولة الخاص بك.

10. تدفق جمهور Facebook المستند إلى النقاط

دع إجراءات جهات الاتصال الخاصة بك تحدد مكانهم في تسويق Facebook الخاص بك. استخدم درجة تقيس المشاركة أو الإجراءات المطلوبة لمساعدتك على القيام بذلك.

1. يتم إنشاء صفقة وإضافة جهة الاتصال إلى بداية جمهورك المخصص على Facebook
2. كلما زادت نقاط جهة الاتصال ، قم بإضافتها إلى جماهيرك المخصصة الأكثر تركيزًا وإزالتها من الجمهور السابق

لا تتردد في تعديل النتائج وإضافة المزيد من الجماهير حسب الحاجة.

"كخيار تسمية أولية ، يمنحك ActiveCampaign أيضًا مزيدًا من الحرية. بصرف النظر عن المجالات والشعارات المخصصة ، يمكنك أيضًا تعديل نمط الواجهة نفسها لتتناسب مع علامتك التجارية ".

Aaron Brooks (Venture Harbour) يتحدث عن سبب اختيار ActiveCampaign لأفضل أداة تسويق عبر البريد الإلكتروني للوكالات.