كيف تكتب رسالة اعتذار بالبريد الإلكتروني وتحول الفشل إلى فرصة

تحقق من 10 نصائح وبعض الاعتذارات العملية والفعالة للقراء. حوّل الانزلاق إلى فرصة: عزز العلاقة مع المستخدمين وزد ثقتهم.

ربما تكون قد أرسلت رمزًا ترويجيًا خاطئًا ، أو قدمت معلومات غير صحيحة ، أو خاطبت المستخدمين بحملة غير مناسبة ، أو في أسوأ الأحوال ، استخدمت محتوى ونغمات مسيئة.

على أي حال ، فإن الاعتذار للمستلمين هو دائمًا طريقة رائعة لإصلاح الخطأ والحفاظ على سمعتك.

اتبع نصائحنا العشر ، واستفد من هذه الأمثلة الملموسة لإنشاء بريد إلكتروني فعال للاعتذار. في الوقت نفسه ، حوّل الإزعاج إلى فرصة لتعزيز الولاء والمشاركة والتحويلات.

كتابة بريد إلكتروني فعال للاعتذار: 10 نصائح

1. ضع اعتذارك في سطر الموضوع

سطر الموضوع هو أول عنصر بريد إلكتروني يراه المستخدم. ابدأ اعتذارك من هناك حتى تتمكن من توضيح الغرض من رسالتك على الفور وتقليل مخاطر عدم قراءة المستخدم لها. بهذه الطريقة ، سيكون الاعتراف بخطأك فوريًا وصريحًا وفاعلية .

إليك بعض الأفكار:

• "وجه الفتاة! هناك خطأ ما."
• "هل أربكتك بريدنا الإلكتروني الأخير؟ دعونا نقدم بعض التفسيرات ".
• "أعتذر عن الخطأ. نحن آسفون جدا. "
• "لقد اتخذنا خطوة خاطئة! هذا ما حدث ".
• "آسف للحادث المؤسف."
• "الرجاء قبول اعتذاراتنا الحارة والصادقة."
• "وجه الفتاة! هذا هو البريد الإلكتروني الصحيح. نأسف للإزعاج."
• "هذا هو الخطأ الذي حدث. اسف على المشاكل."

لا تخاطر بتكرار الخطأ! اتبع القواعد السبع الذهبية لسطر موضوع البريد الإلكتروني.

2. يجب أن يكون المرسل معروفًا. قدم نفسك بطريقة شخصية.

تأكد من أن المستخدم يتعرف على عنوان بريدك الإلكتروني . قدم نفسك بطريقة شخصية ومباشرة . قل من أنت وماذا تفعل. هذا النوع من النهج ينقل قدرًا أكبر من الشفافية والأصالة ، ويعطي فكرة أنك على استعداد لتحمل المسؤولية عن أخطائك و "ضع نفسك في مكانها" من أجلها.

كما أن إظهار اسمك ودور الشركة يمنح المستخدم شعورًا "إنسانيًا" أكثر . في الواقع ، يسمح للمستخدم بفهم أن هناك لحمًا وعظامًا وراء الخطأ أو البريد الإلكتروني غير الصحيح. تمامًا مثل أي شخص آخر ، يمكنهم ارتكاب الأخطاء.

المصدر: إيما

3. اعتذر بشكل صريح وفوري.

لا تنتظر حتى نهاية البريد الإلكتروني للاعتراف بأخطائك. الكشف عن الندم في البداية. افعل ذلك على الفور وبشكل صريح. يجب أن يكون اعتذارك قصيرًا وموجزًا ​​ومباشرًا . ضعه كأول عنصر بريد إلكتروني فوق خط الطي بحيث لا يحتاج المستخدم إلى التمرير لأسفل للحصول على وجهة نظرك.

4. اشرح سبب الخطأ.

ابذل قصارى جهدك لتفصيل سبب حدوث ذلك . دع جمهورك يفهم الديناميكيات التي أدت إلى المشكلة.

قد يؤدي استمرار الغموض أو إخفاء أسباب الخطأ إلى الإضرار بشفافيتك ، وبالتالي ثقة جمهورك. هذا من شأنه أن يجعل جهودك عديمة الفائدة.

احترس: يجب أن يأتي شرح الخطأ دائمًا بعد الاعتذار الذي يفتح الرسالة. لا تدع التفاصيل تلقي بظلالها على نيتك في الاعتذار. كن محددًا في دوافعك ، لكن لا تبالغ.

5. يجب أن تكون رسالتك شخصية وعاطفية حتى تتمكن من مخاطبة المستخدم مباشرة.

اشكر المستفيدين على صبرهم. وضح أنك تقف إلى جانبهم باستخدام نبرة تعاطفة - لكن لا تبالغ في ذلك. يجب أن تنقل الرسالة مسؤولية صادقة وعفوية وفوق كل شيء موثوقة.

عزز البريد الإلكتروني الخاص بالاعتذار باستخدام الحقول الديناميكية ، مثل اسم المستخدم لتخصيص رسالتك .

6. كن استباقيًا واشرح الإجراءات التصحيحية.

ضع قائمة بالإجراءات التي اتخذتها أو التي قد تتخذها لمنع حدوث موقف مشابه مرة أخرى في المستقبل. هذه طريقة رائعة لاستعادة ثقة المستخدم وإبراز مدى اهتمامك بتحقيق التوقعات والرد السريع بإجراءات ملموسة.

يعد البريد الإلكتروني التالي الخاص بالاعتذار من شركة يونايتد إيرلاينز مثالاً ممتازًا. بعد أن أعرب الرئيس التنفيذي للشركة عن أسفه ، قدم التفاصيل الدقيقة لكل إجراء تصحيحي لتعويض المشكلة:

7. نزع فتيل القضية. اجعل المستخدم يبتسم حتى تتمكن من إخماد أي حرائق.

بالتأكيد ، القليل من الفكاهة لا يناسب كل الظروف ونوع العمل. ومع ذلك ، فإن إظهار السخرية الذاتية وإثارة البهجة لقاعدة البيانات الخاصة بك من خلال ابتسامة يمكن أن يكون البطاقة الرابحة في بعض الأحيان.

لكن استمع إلى جمهورك وحلل مشاعرهم قبل استخدام هذا النهج. في الواقع ، أنت بحاجة لمعرفة ما إذا كانت هذه الاستراتيجية مناسبة للموقف.

قد يساعد التقليل من شأنها وانتزاع ابتسامة من جمهورك على تهدئة الطاقات. هذا يمكن أن يحول الفشل إلى فرصة لتعزيز المشاركة ، وكذلك الحفاظ على جودة علاقاتك.

8. كن متاحًا لمزيد من التفاصيل والدعم.

بعد الاعتذار ووصف أسباب الخطأ والإجراءات التصحيحية المتخذة لإدارة الموقف ، حان الوقت لتقديم دعمك وتوافرك الكامل لمزيد من التوضيحات. أدخل عنوانًا أو طريقة اتصال بديلة . اسمح للمستلمين بمتابعة المحادثة من خلال قناة أخرى.

9. تعويض الفشل وتحويل الخطأ إلى ميزة.

استعد ثقة الجمهور وأصلح الخطأ من خلال رموز الخصم أو العروض الترويجية المصممة خصيصًا للموقف. تسمح لك هذه الإستراتيجية بتحويل الأوقات الصعبة لعملك إلى فرصة مربحة . هذا لا يسهل الثقة في قاعدة البيانات الخاصة بك فحسب ، بل يسهل أيضًا تحويلاتك.

يعمل هذا النهج أيضًا في حالة إهمال أفضل ممارسات التجزئة والاستهداف غير الصحيح للحملة. مرة أخرى ، اعتذر لأولئك الذين تلقوا بريدك الإلكتروني بشكل غير صحيح من خلال تقديم عرض ترويجي. اغتنم الفرصة لتسهيل التحويل وتجنب مخاطر تقارير البريد العشوائي .

إليك مثال ملموس قد يلهمك:

10. اطلب تعليقات من جهات الاتصال الخاصة بك.

دع المستلمين يعرفون مدى أهمية رأيهم في عملك. قم بدعوتهم لتقديم ملاحظات حول إدارة الحوادث الخاصة بك. بهذه الطريقة ، ستتمكن من معرفة ما إذا كانت اعتذاراتك فعالة أم لا ، وحيثما أمكن ، قم بتحسين استراتيجية إدارة الأزمات الخاصة بك. سيشعر المستخدم حقًا بأنه مرئي ، وهذا سيعزز الإحساس بالانتماء للمجتمع والولاء تجاه علامتك التجارية.

هل كنت قادرًا على إصلاح الخطأ؟ قم بتحليل تأثيرات بريدك الإلكتروني للتحقق منه.

تأكد من نجاح اعتذارك وأن جمهورك قد أعفى الخطأ بالفعل. لهذا ، كما هو الحال مع أي حملة بريد إلكتروني ، تحتاج إلى مراجعة أداء رسالتك وتحليل المقاييس الرئيسية .

الوظائف العديدة لمنطقة إحصائيات MailUp سيوفر لك نظام إبلاغ دقيق وصورة كاملة لفعالية اعتذارك.

سيوضح تحليل نسبة النقر إلى الظهور ومعدل التحويل المرتبط بعروض التعديلات الترويجية مدى وصول إستراتيجية الاعتذار الخاصة بك إلى تحويل الفشل إلى فرصة وميزة.

اكتشف ما يمكنك فعله بمنطقة الإحصائيات بالمنصة!

في تلخيص

عندما يتعلق الأمر بكتابة رسالة اعتذار بالبريد الإلكتروني ، فإن الاعتراف بأخطائك بطريقة شفافة وحقيقية وعفوية هو مفتاح لحماية علاقتك بجمهورك مع الحفاظ على سمعتك سليمة.

بغض النظر عن الحادث ، ركز على هذه العناصر التي لا غنى عنها في أي خطة اعتذار قبل إرسال رسالتك:

• كن مخلصًا وواضحًا ومباشرًا ؛
• تحمل المسؤولية الكاملة عن الحادث ؛
• اتصل بالمستلم مباشرة ؛
• كن متأسفا ومتعاطفا.
• اشرح سبب الإزعاج ؛
• وصف خطة العمل التصحيحية الخاصة بك ؛
• مكافأة وإرضاء الجمهور ، و
• اطلب ردود الفعل.