كيف تكتب أفضل بريد إلكتروني لتأكيد الموعد (+ أمثلة)

التأكيدات - يتأكدون من أن الواقع يلبي توقعاتك. فكر في مدى أهمية التأكيدات في حياتك اليومية.

تذهب إلى ماكدونالدز وتطلب قهوتك وبسكويت لحم الخنزير المقدد والبيض - بدون جبن - لكن الموظف يسرع بك دون تأكيد طلبك. بعد ذلك ، تنطلق على الطريق مع وجبة الإفطار فقط لتجد أن مشروبك عبارة عن شوكولاتة ساخنة وبسكويت الزبدة الخاص بك يقطر بالجبن. لا بوينو.

أو على نطاق أكثر دراماتيكية ، ربما تحجز مكان استقبال أحلامك ليوم السبت بعد حفل الزفاف. بعد أشهر ، اكتشفت أنهم حددوا موعدًا يوم الأحد - وقد حجزوا بالفعل مساحة مساء السبت لشخص آخر. المشكله ، أليس كذلك؟

تحافظ رسائل البريد الإلكتروني لتأكيد الموعد على حدوث كارثة أو حتى مجرد مضايقات بسيطة من التسلل إلى الحياة. إنها سهلة الإرسال وبسيطة وقوية تمامًا.

إذا كنت تدير شركة تقدم خدمات المواعيد (سواء كانت استشارات أو اجتماعات أو مقابلات أو حتى متابعة علاجات مبيدات الآفات) ، فإن رسائل البريد الإلكتروني لتأكيد المواعيد هي طريقة بسيطة لمنع الهراء وتحسين تجربة العملاء. بينما لا فائدة من البكاء على اللبن المسكوب ، هناك سبب وجيه لبكاء نباتي على قطعة بسكويت بالجبن - فأنت لا تريد أن تجعل أيًا من عملائك يذرف الدموع!

هل أنت مستعد لدمج رسائل البريد الإلكتروني هذه في اتصالاتك؟ لحسن حظك ، قمنا بكل العمل الشاق. أدناه ، ستجد أمثلة من الدرجة الأولى لرسائل البريد الإلكتروني لتأكيد الموعد ، ونماذج من البرامج النصية ، ونصائح لكتابة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك من البداية. هيا بنا نبدأ!

ما هو البريد الإلكتروني لتأكيد الموعد؟

ما هو البريد الإلكتروني لتأكيد الموعد؟ كل ذلك في الاسم — إنه بريد إلكتروني يؤكد موعدًا. بسيطا بما فيه الكفاية.

ولكن هناك ما هو أكثر قليلاً من ذلك. يمكن لأي شخص إرسال أي بريد إلكتروني للتأكيد ، ولكن الأمر يتطلب القليل من اللباقة والاستراتيجية لصياغة رسالة جيدة. فيما يلي بعض أفضل الممارسات البسيطة التي يمكنك اتباعها لكتابة رسائل بريد إلكتروني فعالة لتأكيد الموعد.

كيف تكتب رسالة بريد إلكتروني لتأكيد الموعد

تكمن فعالية بريدك الإلكتروني في التصميم والمحتوى والتسليم.

تصميم

يجب أن تكون رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بتأكيد الموعد بسيطة للغاية. حافظ على علامتك التجارية ، لكن لا تنشغل بالإبداع لدرجة أن الرسالة تفقد مقصدها. تذكر أن هذا ليس بريدًا إلكترونيًا تسويقيًا (المزيد حول سبب أهمية ذلك قريبًا). أنت تحاول فقط تأكيد موعد مع المستلم.

انظر إلى هذا المثال من Airbnb. أبقوا الأشياء إلى الحد الأدنى. لقد أكدوا الرحلة ، وقدموا صورة للسكن (مما ساعدني على تذكر الشخص الذي اخترته) ، وقدموا لي التواريخ ، وقدموا بعض التفاصيل الإضافية أسفل رابط مسار الرحلة الكامل. بسيطة لكنها فعالة.

محتوى

لا تحتاج إلى أي ملفات GIF رائعة أو نسخة ذكية أو عبارات حث على اتخاذ إجراء مقنعة. قدم بالضبط ما يتوقعه المستلم: تفاصيل التأكيد لموعده. لاأكثر ولا أقل.

بناءً على خدمتك ، يمكنك تضمين صور أساسية أو رابط لـ "تأكيد الموعد". هذا جيد ورائع ، فقط لا تتجاهل الغرض من بريدك الإلكتروني - لتأكيد الموعد.

توصيل

في Twilio SendGrid ، نعيش تحت شعار: "أرسل الرسالة الصحيحة ، إلى الشخص المناسب ، في الوقت المناسب ، بالتردد المناسب ، على القناة الصحيحة." نعم ، إنه أمر ممتع ، لكنه دليل ممتاز للتواصل مع المستلمين.

• الرسالة: البريد الإلكتروني لتأكيد الموعد
• الشخص: الذين حددوا الموعد
• الوقت: في أقرب وقت ممكن
• التكرار: رسالة بريد إلكتروني أولية وربما متابعة ثانية إذا كان الموعد بعيدًا
• القناة: قد يفضل المستلم البريد الإلكتروني و / أو النص

التسليم هو أيضا عامل أساسي في الاعتبار. يقول ويل بويد ، خبير تسليم البريد الإلكتروني في Twilio SendGrid : "تجنب محاولة إضافة رسائل تسويقية إلى رسائل المعاملات الخاصة بك" . "يمكن أن يسبب لك ذلك مشكلات لأن موفري صندوق البريد يفحصون المحتوى الخاص بك. إذا شعروا أن الرسالة على الجانب التسويقي ... فمن المرجح أن يضعوا هذه الرسالة في الرسائل غير المرغوب فيها مقارنة بما إذا كانوا يشعرون أنها بريد معاملات خالص. "

أفضل الممارسات

إليك بعض النصائح الإضافية القصيرة والرائعة لمساعدتك في إنشاء رسائل بريد إلكتروني ممتازة لتأكيد المواعيد:

1. إنشاء سطر موضوع واضح. الآن ليس الوقت المناسب للحصول على اللطافة. اجعل موضوعك شديد الشفافية. على سبيل المثال ، جرب "تأكيد موعد الشعر" أو "تأكيد موعدك القادم مع طبيب الأسنان." لن يواجه المستلم أي مشكلة في تخمين موضوع هذا البريد الإلكتروني ، وسيكون بإمكانه أيضًا البحث بسهولة عن البريد الإلكتروني إذا كان يكافح للعثور عليه لاحقًا.
2. وضح من هو البريد الإلكتروني الذي يأتي منه. وفقًا لتقرير مشاركة البريد الإلكتروني الأخير الخاص بنا ، يعد المرسل العنصر الأكثر أهمية في البريد الإلكتروني الذي يؤثر على ما إذا كان المستلم سيفتح بريدًا إلكترونيًا أم لا. "بالنسبة إلى بعض المستلمين ، يكون المرسل وحده هو كل المعلومات التي يحتاجونها لفتح بريد إلكتروني." أوه ، وتجنب عناوين البريد الإلكتروني التي لا ترد (مثل "[email protected]"). إليكم السبب .
3. تضمين أزرار إضافة إلى التقويم. تعمل هذه الراحة الإضافية على تحسين احتمالات ظهور المستلمين في موعدهم - وهو فوز لك ولعملائك.
4. قدم معلومات الاتصال. اجعل من السهل على المستلمين التواصل معك إذا كانت هناك مشكلة في موعدهم أو إذا كانوا بحاجة إلى إعادة الجدولة.

نموذج البرنامج النصي لتأكيد الموعد عبر البريد الإلكتروني

سيختلف صوت ونبرة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك اعتمادًا على علامتك التجارية. أدناه ، قمت بتضمين نموذج بريد إلكتروني بسيط للحصول على تأكيد رسمي أكثر. لا تتردد في استخدامه كما هو أو تعديله حسب احتياجاتك.

الموضوع: تم تأكيد موعدك

مرحبًا [الاسم] ،

تم تأكيد [نوع الموعد] موعدك [يوم من الأسبوع] ، [الشهر] [التاريخ]] ، [السنة].

تحتاج إلى تغيير موعدك؟

لإجراء تغييرات على موعدك ، انقر هنا ، أو اتصل على 000-0000-000 ، أو قم بالرد على هذا البريد الإلكتروني.

بسيط ، أليس كذلك؟ هذا حقًا كل ما يحتاجه البريد الإلكتروني لتأكيد موعدك.

أمثلة البريد الإلكتروني لتأكيد الموعد

هل تبحث عن بعض الإلهام لرسائل البريد الإلكتروني الخاصة بتأكيد موعدك؟ فيما يلي بعض الأمثلة البسيطة (لكنها فعالة).

بلومينج مساج

صدقني - لن أفوت مساج السنوي أبدًا. ومع ذلك ، من الرائع تلقي رسالة بريد إلكتروني لتأكيد الموعد كتذكير ودي. يأتي Blooming Massage هنا بتصميم أساسي وجميع الأساسيات: من وماذا ومتى وأين وكيف - كل ما أحتاج إلى معرفته.

الاخلاص

الإخلاص يحصل هنا مع كل الأساسيات. أعرف متى يكون الاجتماع ، وأين أحتاج أن يكون ، وما الذي سنناقشه ، ومن سألتقي به. جميع المعلومات مكتوبة بخط غامق وسهلة القراءة وسريعة العثور عليها. وإذا لم يعد الوقت مناسبًا لي ، فهناك زر برتقالي كبير يمكنني النقر عليه لإعادة جدولة موعدي.

سبوتهيرو

يحتوي هذا البريد الإلكتروني لتأكيد الموعد من SpotHero على كل التفاصيل التي يمكنني طلبها. أعرف أي لوحة ترخيص هي تلك التي حجزت بها المكان ، وأين يوجد المكان ، ومتى يمكنني الدخول ، ومتى أحتاج إلى المغادرة ، وكم كلفني ذلك. بالإضافة إلى ذلك ، فإنها تتضمن رابطًا لبطاقة وقوف السيارات الخاصة بي في البريد الإلكتروني - وهو شيء أقل بالنسبة لي لتتبعه.

للعثور على قوالب البريد الإلكتروني لتأكيد الموعد وتصميمات البريد الإلكتروني الأخرى المعدة مسبقًا ، تحقق من معرض قوالب البريد الإلكتروني المجاني!

استخدام الرسائل القصيرة مع البريد الإلكتروني

لطالما كان البريد الإلكتروني طريقة مجربة وحقيقية للوصول إلى الجماهير العالمية ، ولكن الرسائل القصيرة أصبحت الآن وسيلة رائعة للشركات للتواصل مع عملائها أيضًا. المزيد والمزيد من الشركات تستخدم الرسائل النصية للتواصل مع عملائها حول كل شيء من العروض الترويجية إلى الخصومات إلى تذكيرات المواعيد.

يعد البريد الإلكتروني رائعًا للرسائل الطويلة التي قد تتضمن صورًا ومرفقات أو معلومات قد يرغب المستلمون في حفظها لوقت لاحق. الرسائل القصيرة مثالية للحصول على معلومات قصيرة في الوقت المناسب (مثل تذكير بموعد قادم).

إذا كنت تكافح من أجل تحديد ما إذا كنت ستستخدم البريد الإلكتروني أو الرسائل النصية لتأكيدات موعدك ، فتحقق من البريد الإلكتروني مقابل الرسائل القصيرة: ما القناة التي يجب أن تختارها؟ بصرف النظر عما إذا كان عملاؤك يفضلون الرسائل النصية أو رسائل البريد الإلكتروني ، فإن رسائل تأكيد الموعد سترفع من مستوى اتصالاتك مع العملاء - ابدأ عاجلاً وليس آجلاً!