تحديد وتنفيذ مهام سير عمل الموافقة

لا تتغاضى عن الجودة. إذا استكملت إنجازاتك في الوقت المحدد ولكن ليس وفقًا لتوقعات أصحاب المصلحة ، فأنت في ورطة. يمكن أن يساعد سير عمل الموافقة في ضمان الجودة ويمكنه أيضًا تبسيط العمليات عندما تكون جزءًا من سير عمل آلي أكبر.

هناك أنواع مختلفة من عمليات سير عمل الموافقة ، وليست جميعها مؤتمتة. بعد التعرف على التعريف ، يمكنك اختيار التعريف الأفضل لعملياتك. دعنا نلقي نظرة على ماهية سير عمل الموافقة وكيف يمكن أن تساعدك أتمتة سير عمل الموافقة على العمل بشكل أفضل وأكثر كفاءة.

ما هو سير عمل الموافقة؟

سير عمل الموافقة هو طريقة لتوجيه شيء ما إلى فرد لديه سلطة نقل هذا العنصر إلى المرحلة التالية في الإنتاج. إنه جزء من سير عمل يمكن إجراؤه يدويًا أو تلقائيًا. يساعد هذا في ضمان الجودة من خلال خط الأنابيب ولكن أيضًا يتجنب تراكم الموافقات المطلوبة.

تتم مقاطعة التسلسل المنطقي للمهام من خلال سير عمل الموافقة حيث يتوقف العمل حتى تتم الموافقة على هذه المهمة من قبل الشخص المعين. تقلل أتمتة سير العمل من الاختناقات وتعزز الكفاءة ، مما يحسن إنتاجية مكان العمل.

عادة ما يكون الشخص الذي يتمتع بسلطة الموافقة على العمل هو المدير المباشر لأي فريق يقوم بهذا العمل ، ولكن يمكن أن يكون أيضًا شخصًا لضمان الجودة أو مديرًا متعدد الأقسام اعتمادًا على العملية. يمكن أن يكون هناك العديد من الموافقات أو القليل منها في سير العمل اعتمادًا على نطاق المنتج والمؤسسة.

من خلال أتمتة المهام وإضافة سير عمل الموافقة ، يمكن للشركات أن تساعد الفرق على العمل بشكل أكثر إنتاجية مع التأكد من أن جودة العمل تظل على مستوى عالٍ. ProjectManager هو برنامج عبر الإنترنت يقوم بأتمتة سير العمل ولديه إعدادات الموافقة على المهام لتبسيط العمل. أضف موافقات المهام إلى سير العمل المخصص الخاص بك أو جنبًا إلى جنب مع الأتمتة لإعداد موافق قبل أن يتم تحديث الحالات. ابدأ مع ProjectManager اليوم مجانًا.

أنواع الموافقة على سير العمل

هناك العديد من أنواع هياكل سير العمل المختلفة ولكننا سنبدأ ببوابة إرسال المهام. هذا هو المكان الذي يتم فيه إرسال مستند أو أمر شراء أو نوع من المهام بحيث يمكن لأصحاب المصلحة أو المدير أو الموافق التوقيع عليها.

يؤدي ذلك إلى تحديد هؤلاء المعتمدين في سير العمل. على سبيل المثال ، تمتلك العديد من أدوات البرامج ذات التشغيل الآلي طريقة لمنح شخص معين الحق في تحرير الإرسال أو عرضه أو إدارته.

عادةً ما يكون لسير عمل الموافقة موعد نهائي لتجنب التراكم والاختناقات والتأخيرات. غالبًا عند إرسالها للموافقة ، ستطلق المهمة إعلامًا لتنبيه الشخص الموافق على أن العمل جاهز للمراجعة.

هناك أنواع مختلفة من عمليات سير العمل المعتمدة ، يتم توظيف كل منها لتوفير كفاءة أكبر لعمليات المؤسسات. إنها تسمح للعمل بالاستمرار في المضي قدمًا دون تأخير مع عدم إهمال جودة العمل الذي يمر عبر سير عمل الموافقة. هناك ثلاثة أنواع رئيسية من عمليات سير عمل الموافقة.

1. عملية الموافقة على سير العمل

يتم استخدام عملية الموافقة هذه عند العمل مع مهام يمكن التنبؤ بها وقابلة للتكرار. يتم استخدام سير العمل هذا بشكل أفضل في العمليات حيث يعرف أعضاء الفريق النتيجة التي يريدون تحقيقها ولديهم مسار واضح للوصول إلى هذا الهدف. على سبيل المثال ، في الموافقة على الوثيقة ، يتم استخدام سير عمل الموافقة على العملية بشكل شائع.

2. الموافقة على المشروع سير العمل

إذا كنت تحتاج إلى سير عمل أكثر مرونة ، فمن المحتمل أن تستخدم سير عمل الموافقة على المشروع. يعد سير العمل هذا مناسبًا أيضًا للمهام ذات الأهداف المحددة ، ومع ذلك ، بخلاف سير عمل الموافقة على العملية ، فإن المسار إلى تحقيق هذه الأهداف ليس واضحًا. غالبًا ما يتم استخدام سير عمل الموافقة هذا في المشاريع الإبداعية كما هو معروف النهاية ولكن كيفية الوصول إلى هناك المزيد من الارتجال الجماعي. خذ ، على سبيل المثال ، الحملات التسويقية ، التي لها أهداف محددة ويجب أن تحقق مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) ، ولكن كيفية الوصول إلى مؤشرات الأداء الرئيسية هذه ليست واضحة وقد تستغرق عدة محاولات.

3. سير عمل الموافقة على الحالة

بعض مهام سير العمل ليس لها مسار واضح. في سير العمل هذا ، ستقوم بتطبيق سير عمل الموافقة على الحالة. يعد هذا سير عمل مثاليًا عندما لا يكون الهدف محددًا عندما يبدأ الفريق عمله ولكنه يصبح موضع تركيز واضح أثناء عملهم من خلال معلومات إضافية في عملية العمل. لفهم سير عمل الموافقة على الحالة بشكل أفضل ، فكر في مطالبة التأمين. لا تكون نتيجة مطالبة التأمين واضحة حتى يتم جمع المزيد من المعلومات أثناء انتقالها خلال عمليتها.

أتمتة الموافقة على سير العمل

كما ذكرنا ، يمكن إجراء عمليات سير عمل الموافقة يدويًا أو يمكن أتمتة العملية. في الحالة الأخيرة ، تعمل عمليات سير عمل الموافقة تلقائيًا على نقل العناصر عبر سير العمل عن طريق تشغيل استجابة بمجرد اكتمال إجراء معين.

عمليات الموافقة اليدوية إشكالية. يمكن أن يتسبب هذا في ردود فعل متضاربة ، ونقص في الوضوح فيما يتعلق بمن يمتلك السلطة عندما يكون هناك العديد من المراجعين ، وسوء فهم الأهداف ، والعديد من المراجعات ، وعدم الالتزام بالمواعيد النهائية والمزيد. يمكن لعمليات سير عمل الموافقة التلقائية أن تتجنب مطبات السرعة هذه وتحافظ على سير العمل يتقدم بسلاسة إلى الأمام.

تضمن أتمتة سير عمل الموافقة أن العملية تخضع للمساءلة وتظل منتجة. هذا شيء يمكن أن تستفيد منه المؤسسات من أي حجم. لكن أولاً ، يجب تحديد خطوات سير العمل بوضوح. ضع في اعتبارك كيفية طلب عمليات الإرسال ، والمعايير التي يجب استيفاؤها للمهمة للحصول على الموافقة ، ومن هم هؤلاء الموافقون خلال سير العمل ، ومسار عمليات الإرسال بعد الموافقة أو الرفض ، وما إلى ذلك.

فوائد الموافقة على سير العمل

الفائدة الرئيسية من استخدام سير عمل الموافقة هي أنه يبسط عملياتك. إنه يحسن الكفاءة عن طريق نقل العناصر بشكل أسرع عبر خط الأنابيب وينتج عنه أخطاء أقل من خلال تحديد خطوات سير العمل والموافقة والتأكد من تركيز كل فرد في الفريق على عملهم.

كما تتأكد أيضًا من الموافقة على العنصر بشكل صحيح وأن الموافقة قد تم تسليمها على الفور. يساعد هذا الفرق على الوفاء بالمواعيد النهائية الخاصة بهم سواء كان للمهمة موافق واحد أو أكثر.

توجد أيضًا أخطاء أقل عند التعامل مع سير عمل الموافقة. تتأكد الأتمتة من أن الموافقات تحدث فقط عند استيفاء معايير الموافقات. وهذا يعني أنه سيتعين إصلاح عدد أقل من الأخطاء في وقت لاحق مما يتسبب في حدوث تأخيرات. هذا يوفر الوقت ويتجنب التصحيحات المكلفة والمحبطة.

الأتمتة هي أيضًا طريقة لتحسين الاتصال من حيث تتبع حالة المهمة والتأكد من أن الفريق على دراية بالتحديثات أو الموافقات المعلقة. يساعد هذا النوع من الشفافية في العملية على تجنب سوء الفهم الذي يزيد من تأخير العملية.

ذات صلة: قالب خطة اتصال مجاني لبرنامج Word

الاختناقات هي مشكلات شائعة في سير العمل وتسبب التأخير والإحباط. تعمل عمليات سير عمل الموافقة على تقليل هذه الكتل المكلفة من خلال الأتمتة. على سبيل المثال ، إذا كان هناك العديد من المعتمدين على مهمة ما ، فيمكن إعداد سير عمل الموافقة التلقائية لإرسال طلب لجميع المعتمدين لنقل المهمة إلى الأمام بشكل أسرع.

ميزة أخرى هي أن الأتمتة تؤدي إلى اتساق أكبر ، وهي طريقة لتبسيط العمليات. إنه يضمن أن أي شيء يتم اعتماده تلقائيًا يفي بمعايير وسياسة المنظمة. تعمل أتمتة هذه العملية على تسريع سير العمل حيث لم تعد المراجعات اليدوية مطلوبة.

أفضل الممارسات لسير عمل الموافقة

يتمثل الجانب الأول وربما الأهم في أي سير عمل للموافقة في التأكد من اختيارك لمن لديه السلطة لإجراء الموافقات. العملية برمتها تعتمد على هذا القرار. حتى في عمليات سير عمل الموافقة التلقائية ، فإن الموافق هو الضمانة ضد أي شيء لا يفي بمعايير الموافقة الخاصة بك.

يُقترح الأتمتة ، خاصةً عند التعامل مع جهات اعتماد متعددة. كما هو مذكور ، يمكنه إرسال إشعارات الموافقة إلى جميع المعتمدين دفعة واحدة. سيساعدك أيضًا في تحديد التكرار في سير العمل الخاص بك ، والذي يمكن حذفه لزيادة تبسيط العملية.

يساعد تحديد تواريخ الاستحقاق في تجنب التأخيرات ، ليس فقط لإكمال المهمة ، ولكن أيضًا للموافقة والتعليقات. للتأكد من عدم فقدان تواريخ الاستحقاق هذه في التبديل العشوائي ، ابحث عن أداة تحتوي على إشعارات تلقائية ترسل إما رسائل بريد إلكتروني أو تنبيهات في التطبيق.

مدير المشروع والموافقة على سير العمل

ProjectManager هو برنامج لإدارة المشاريع عبر الإنترنت مع أتمتة سير العمل والموافقات على المهام. قم بإنشاء مهام سير عمل مخصصة وقم بتعيين اعتماد لإدارة المهام بشكل أفضل. يمكن تعيين الموافقات لأتمتة إجراء معين وتبسيط سير العمل لزيادة الإنتاجية.

تبسيط المهام المتكررة باستخدام أتمتة سير العمل

الخطوة الأولى للموافقة على سير العمل هي تحديد مراحل عملك بوضوح. تساعدك مهام سير العمل المخصصة في تعيين القواعد التي توجه مهام المسار التي يجب أن تتخذها. سيحددون أيضًا المستخدمين الذين يمكنهم تغيير الحالة أو نقل المهام إلى الأمام. يمكن أتمتة عمليات سير العمل المخصصة والموافقات على المهام من خلال تحديد المشغلات التي تحدد إجراءات معينة. قم بتعيين مشغلات للحالة والأولوية والتقدم وغيرها التي يمكنها تعيين مستخدم وإزالة مستخدم وتحديد الأولوية ونسبة العملية والمزيد.

احصل على إشعارات في الوقت الفعلي للبقاء على اطلاع دائم بالموافقات

لتبسيط مهام سير العمل ، يجب أن يعرف القائمون على الموافقة متى تم إرسال المهمة إليهم للموافقة عليها. تسمح إشعاراتنا للمستخدمين برؤية هذه التنبيهات في الوقت الفعلي. يتم إرسالها على الفور إلى صندوق الوارد الخاص بك ، ولكن يمكنك أيضًا إنشاء تنبيه في البرنامج حتى لا تضطر إلى مغادرة الأداة ومقاطعة سير عملك. يمكنك تخصيص الإعلامات للقيام بما هو أكثر من مجرد تنبيهك عند الحاجة إلى الموافقات ، ولكن أيضًا عند تعيين مهمة ، وتحديثات التقدم ، والتغييرات في تواريخ الاستحقاق والمزيد.

ميزة أخرى تساعدك في سير العمل هي البيانات في الوقت الفعلي ، والتي تُعلمك باتخاذ قرارات أفضل. احصل على عرض عالي المستوى للمشروع من خلال لوحة القيادة المباشرة الخاصة بنا. ليس هناك أي تكوين مطلوب ، فقط قم بالتبديل لرؤية تقدمك من حيث التكاليف والوقت وعبء العمل والمزيد. لمزيد من المعلومات ، تركز التقارير القابلة للتخصيص على ما تريد رؤيته. يمكن مشاركتها بسهولة مع أصحاب المصلحة لإبقائهم محدثين.

ProjectManager هو برنامج حائز على جوائز يقوم بأتمتة سير العمل ويضبط إعدادات الموافقة للحفاظ على إنتاجية الفرق من خلال تحريرهم من المهام اليدوية والمتكررة. تعمل الميزات الأخرى على إدارة المخاطر والموارد لإبقائك على المسار الصحيح. انضم إلى فرق NASA و Siemens و Nestle الذين يستخدمون برنامجنا لتحقيق النجاح. ابدأ مع ProjectManager اليوم مجانًا.