ما هو مسار التدقيق وكيفية إجراء واحد

يعد تتبع ما تفعله أمرًا ضروريًا للتنفيذ السليم. بدون صورة واضحة عن مكانك ، لن يكون لديك طريق واضح نحو المكان الذي تريد أن تكون فيه. فيما يتعلق بإدارة المشروع ، فإن مسار التدقيق هو وسيلة لتسليم المشاريع في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية.

لا يتم استخدام مسار التدقيق فقط في إدارة المشاريع ويخدم العديد من الصناعات. يمكن لأي عمل مع المعاملات وعمليات العمل والمحاسبة والحرف أن يستفيد من معرفة ماهية مسار التدقيق والأنواع المختلفة من مسارات التدقيق وكيفية القيام بذلك.

ما هو مسار التدقيق؟

يسجل مسار التدقيق تفاصيل المعاملة المالية أو حدث العمل أو مرحلة تطوير المنتج أو إدخال دفتر الأستاذ المالي. هذه المعلومات مختومة بتاريخ ووقت جمعها لتقييمها بشكل أفضل في السياق.

على الرغم من استخدامها في صناعات مختلفة ، فإن جميع سجلات التدقيق تشترك في نفس الغرض: لتتبع سلسلة من الأحداث أو الإجراءات بترتيب زمني. يمكن أن تكون معاملات الوساطة المالية والسجلات الطبية في الرعاية الصحية وتوثيق العمليات في إدارة المشروع.

يوفر استخدام مسار التدقيق في إدارة المشروع سجلاً تاريخيًا للمشروع يمكن الوصول إليه كبحث عند التخطيط لمشاريع مماثلة. بينما يمكن جمع مسار التدقيق يدويًا ، فقد أصبح من الشائع أن تتم العملية تلقائيًا باستخدام السجلات الإلكترونية.

أكثر من مجرد سجل تاريخي ، يمكن أن تظهر مسارات التدقيق دليلاً على الامتثال والنزاهة التشغيلية. في الواقع ، إنها تخدم أغراضًا عديدة ، مثل توفير المعلومات للمراجعة ، ولكن أيضًا الاحتفاظ بالسجلات المالية ومعاملات الاتصال والمزيد. كما يوحي الاسم ، توفر مسارات التدقيق مسار بيانات يتضمن التاريخ والوقت ومعلومات المستخدم المرتبطة بالمعلومات.

يمكن أن يساعدك برنامج إدارة المشاريع في إنشاء مسار التدقيق وتتبعه وأرشفته. ProjectManager هو برنامج لإدارة العمل والمشاريع يلتقط مسارات التدقيق في الوقت الفعلي ولديه مساحة تخزين غير محدودة للملفات لأرشفتها في مركز يمكن الوصول إليه بسهولة. استخدم ميزة إعداد التقارير بنقرة واحدة لإنشاء عمليات تدقيق في الوقت والمهام وعبء العمل وغير ذلك الكثير. يمكن تصفية جميع التقارير للتركيز على بيانات محددة ، ومشاركتها وتخزينها بسهولة للرجوع إليها في المستقبل. ابدأ مع ProjectManager اليوم مجانًا.

فوائد مسارات التدقيق

تعد القدرة على تتبع السجلات وإدارتها واستخدام مسار تدقيق لتتبع هذه السجلات حتى أصلها مفيدة لعدة أسباب. الأول ، أنه يخلق المزيد من مساءلة المستخدم. يتم تسجيل إجراءات المستخدم تلقائيًا ويمكن تتبعها مرة أخرى ، مما يعزز الاستخدام السليم ويمكن أن يتجنب الإصابة بالفيروسات.

إذا كان هناك تحقيق في شيء ما ، فإن مسار التدقيق يوفر طريقة لمعرفة متى ، ومن ، وماذا في الحدث. تمنحك مسارات التدقيق رؤية للعملية ويمكن استخدامها لتجنب الاختراقات المستقبلية وإخفاقات النظام وتلف البيانات الأخرى.

في الوقت نفسه ، يمكنك بسرعة اكتشاف أي سلوك مشبوه أو وصول غير مصرح به. هذا يحمي حقوق الملكية الفكرية الخاصة بك ومعلومات الموظفين والسجلات المالية والمزيد. أيضًا ، يمكن أن تساعد المراقبة في الوقت الفعلي في اكتشاف المشكلات الأخرى ومعالجة المشكلات بسرعة قبل أن تؤدي إلى فشل النظام أو أخطاء تشغيلية أو السماح بحدوث الأنشطة المشبوهة دون الرجوع.

أنواع مسارات المراجعة

في حين أنه من الصحيح أن مسارات التدقيق يمكن العثور عليها عبر الصناعات المختلفة ، فإن أنواع مسارات التدقيق أقل تنوعًا. هناك ثلاثة أنواع رئيسية من مسارات التدقيق يستخدم كل منها في صناعات مختلفة ويخدم أغراضًا مختلفة. ومع ذلك ، لفهم نطاق ما يمكن أن يكون عليه مسار التدقيق ، من المهم فهم الفرق بين عمليات التدقيق الخارجية والداخلية ومراجعة خدمات الإيرادات الداخلية (IRS).

المراجعات الخارجية

يتم تنفيذ التدقيق الخارجي من قبل وكالة مستقلة ، عادة ما تكون محاسبًا عامًا معتمدًا (CPA) ، والتي يتم تعيينها من قبل منظمة لالتقاط صورة محايدة وواضحة عن الشؤون المالية للشركة. يقدم هذا وجهة نظر خارجية للموقف المالي لعملك وسيساعدك على تأكيد نتائجك الداخلية.

التدقيق الداخلي

تتم عمليات التدقيق الداخلي في نطاق الأعمال. هناك عدة أنواع مختلفة من عمليات التدقيق الداخلي بما في ذلك عمليات تدقيق الامتثال ، والتدقيق التشغيلي ، والمالي ، وتدقيق تكنولوجيا المعلومات. التدريب مطلوب من الموظفين لتدقيق الإدارات المختلفة والتأكد من أن العمليات والبروتوكولات والمهام الإدارية تتم بشكل صحيح.

تدقيق IRS

هذا هو التدقيق الذي من المحتمل أن يكون معظم الناس على دراية به (ويخشى منهم) كما يمكن إجراؤه على كل من المؤسسات والأفراد. عادةً ما تستهدف مصلحة الضرائب الأمريكية شركة أو فردًا بإجراء تدقيق إذا اشتبهوا في أنهم لا يدفعون نصيبهم العادل في الضرائب. تقوم مصلحة الضرائب الأمريكية بالتدقيق لمعرفة ما إذا كان هناك في الواقع تناقض بين المستندات المالية والمبالغ المسجلة في المستندات الضريبية أم لا.

كيفية القيام بمراجعة الحسابات: ما يجب تضمينه

في إدارة المشروع ، من الضروري الاحتفاظ بسجل لجميع التغييرات على المشروع وخطة العمل والمهام. أيا كان نوع التدقيق وأي نوع من الأعمال التي تقوم بإجراء التدقيق ، فهناك بعض العناصر التي يجب تضمينها.

ذات صلة: قالب سجل التغيير المجاني لبرنامج Excel

من المهم تضمين أي شيء مطلوب لإظهار الأحداث التي حدثت ، ومن كان الشخص أو النظام الذي تسبب في حدوثها. توضح هذه السجلات ما حدث مع معرف المستخدم المرتبط بها ، أو البرنامج أو الأمر الذي أنشأ الحدث وما كانت النتيجة.

يجب ختم كل عنصر من هذه العناصر بتاريخ ووقت حدوثه. بشكل أساسي ، يتكون مسار التدقيق من الإجراءات المتخذة والأوامر التي يقوم بها كل مستخدم والملفات والموارد التي تم الوصول إليها مع تاريخ ووقت هذه الإجراءات.

أمثلة على مسارات المراجعة

يمكن أن تكون مسارات التدقيق بسيطة جدًا أو معقدة. يمكن أن يكون مسار التدقيق بسيطًا مثل إيصال شراء عنصر. سيحتوي الإيصال على تاريخ المعاملة والسعر والمكان الذي تم شراؤه فيه ومن شارك في المعاملة.

مثال آخر هو عندما تشتري شركة معدات مكتبية. سيحتاجون أولاً إلى إنشاء أمر شراء للسماح بهذا الشراء. أينما يتم بيع المعدات ، ستقدم فاتورة بتفاصيل تاريخ البيع ومبلغ ووصف العنصر الذي تم شراؤه. هذا هو مسار المراجعة.

كيف تحافظ على مسار المراجعة؟

للحفاظ على مسار التدقيق ، يجب عليك جمع البيانات ، بما في ذلك المدخلات المستمرة وعمل إدارة البيانات. هذا هو نفسه سواء كنت تقوم بإنشاء نهج جديد أو سير عمل أو تكييف مهام سير عمل موجودة.

تتم إدارة جميع المدخلات والإجراءات وتسجيلها بحيث يسهل الوصول إليها للرجوع إليها في المستقبل. يتضمن إنشاء مسار تدقيق لمهام سير العمل هذه صيانة مركز التوثيق من أجل تتبع النماذج. يجب الاحتفاظ بملفات التدقيق طوال مدة صلاحية السجلات.

الصناعات التي تحتاج إلى مسارات تدقيق

كما ذكرنا سابقًا ، هناك حاجة إلى مسارات التدقيق في العديد من الصناعات. بالتأكيد ، أي مؤسسة يجب أن تظل متوافقة وآمنة ستحتاج إلى مسارات تدقيق. تحتاج السجلات الإلكترونية بشكل خاص إلى مسارات تدقيق للدفاع ضد الانتهاكات الأمنية والحفاظ على تقارير الامتثال. هذا هو لكل من التدقيق الخارجي والداخلي.

تتعامل المنظمات مثل الوكالات الحكومية والجامعات في البيانات السرية وأي صناعة أخرى تتعامل مع هذه المعلومات ستحتاج إلى مسارات تدقيق. من الضروري تتبع السجلات أو المعاملات في الأقسام المالية والمحاسبية والفوترة بالإضافة إلى ضوابط تصميم التصنيع والرعاية الصحية.

ستجد أيضًا حاجة إلى مسارات التدقيق في بيانات الأبحاث السريرية ، وإدارة المحتوى ، وسجلات الطلاب ، والتجارة الإلكترونية ، والتحقيقات القانونية والبحثية ، والسجلات الطبية ، وحتى سجلات التصويت وحفظ الاقتراع. يمكن العثور على مسارات التدقيق في كل قطاع من الحكومة إلى التعليم أو أي منظمة تدير السجلات الآمنة.

ProjectManager يساعد في مسارات التدقيق

ProjectManager هو برنامج لإدارة العمل والمشاريع يمكنه إنشاء تقارير في الوقت الفعلي وتتبع عملك فور حدوثه لمساعدتك في اكتشاف المشكلات وحلها قبل أن تتحول إلى مشاكل. استخدم برنامجنا لإدارة المشاريع ولكن أيضًا كمحور مركزي لجميع وثائقك وسجلاتك. إنها متاحة دائمًا بغض النظر عن مكان عملك أو وقت عملك.

شاهد الأداء والتقدم باستخدام لوحات المعلومات في الوقت الفعلي

تلتقط لوحة القيادة المباشرة الخاصة بنا البيانات في الوقت الفعلي وتحسب المعلومات تلقائيًا. ثم يعرض نتائج لستة مقاييس للمشروع في رسوم بيانية ومخططات سهلة القراءة. يمكنك معرفة أداء مشروعك من حيث الوقت والتكاليف وغير ذلك. على عكس الأدوات السفلية الأخرى ، لا يلزم الإعداد. مراجعة عملك فور حدوثه.

عمليات التحكم مع سير العمل الآلي

قم بإعداد تدفقات عمل تلقائية لمنح فريقك الوقت للعمل على أمور أكثر أهمية مع ضمان الجودة والحصول على سجل لكل خطوة من خطوات العملية. أنت تحدد عدد المشغلات التي تريد إنشاءها لتؤدي إلى إجراءات ، مثل تغيير العلامات أو المكلفين. تتأكد إعدادات الموافقة على المهام من عدم تغيير أي حالة حتى يوافق عليها عضو الفريق المعتمد. مع ProjectManager ، لديك القدرة على إعداد مسار التدقيق بالأتمتة.

تحتوي أداتنا على مساحة تخزين غير محدودة للملفات حتى تتمكن من الاحتفاظ بجميع وثائقك وسجلاتك المهمة في مكان واحد يمكن الوصول إليه في أي وقت وفي أي مكان. استخدم بحثنا العالمي لتسهيل العثور على ما تبحث عنه بسرعة. لا مزيد من التمشيط عبر رسائل البريد الإلكتروني القديمة أو الملفات المخفية في جهاز الكمبيوتر الخاص بك ، كل شيء في متناول يدك.

ProjectManager هو برنامج إدارة أعمال ومشاريع حائز على جوائز يساعدك في إنشاء السجلات وتنظيمها وتتبعها. تعمل منصتنا التعاونية على ربط الفرق في أي مكان وفي أي وقت مع مساعدتهم على العمل بشكل أكثر تعاونًا. احصل على المزيد من الإنتاجية مثل الفرق في NASA و Siemens و Nestle الذين يستخدمون برنامجنا. ابدأ مع ProjectManager اليوم مجانًا.