تجهيز مكتبك الخلفي استعدادًا لموسم البيع في موسم الأعياد

مع قيام العملاء بالتسوق عبر الإنترنت أكثر من أي وقت مضى ، يتشكل موسم العطلات لعام 2021 ليكون عامًا كبيرًا للتجارة الإلكترونية. من المتوقع أن ترتفع المبيعات عبر الإنترنت في الولايات المتحدة بنسبة 11.3٪ من أرقام عام 2020 إلى 207 مليار دولار ، وهو ما يمثل رقمًا قياسيًا بنسبة 18.9٪ من إجمالي مبيعات التجزئة في موسم العطلات.

الحصول على ارتفاع في الطلبات أمر مثير ، ولكن مواكبة الطلب قد يكون أمرًا صعبًا. ماذا لو نفد المخزون أو لم تتمكن من شحن منتجاتك بالسرعة الكافية؟ قد تؤدي التجربة السلبية خلال العطلات إلى الإضرار بسمعة علامتك التجارية ومن المحتمل أن تفقد عملاءك. من المهم أن يكون مكتبك الخلفي واستراتيجية الوفاء جاهزة لتدفق الطلبات ، حتى تتمكن من تحقيق أقصى قدر من النمو مع تقديم تجربة عملاء رائعة.

لا يزال هناك متسع من الوقت للتأكد من أن عملياتك وعمليات الإنجاز في حالة جيدة. لمساعدتك على الاستعداد ، إليك بعض النصائح لضمان موسم عطلة ناجح.

1. تعيين الموظفين الموسميين

ضع في اعتبارك تعيين موظفين موسمين يمكنهم المساعدة في مواكبة الطلب وتعزيز كفاءة مكتبك الخلفي. يمكنك تعديل حجم القوة العاملة لديك لتلبية احتياجاتك الخاصة بالعطلة وتوفير المال ، بدلاً من الاستمرار في الدفع للموظفين بدوام كامل بعد الإجازات. بالنسبة إلى Devin Montgomery ، أحد مالكي Skiis & Biikes ، فإن توسيع قوتهم العاملة خلال العطلات أمر ضروري لأعمالهم.

نضيف حوالي 35٪ موظفين أكثر في كل موسم عطلة. هذا العام ، على وجه الخصوص ، كان من الصعب جدًا العثور على أعضاء جدد في الفريق. أشعر أن كل عمل يواجه هذا. الأدوار الرئيسية التي نوظفها هي الوفاء (الشحن ، والاختيار ، والسائقين للتحويلات بين المتاجر ، والاستلام) وخدمة العملاء والترويج عبر الإنترنت.

لا تنسَ أن تقوم بإعداد فريقك الجديد حتى يؤدوا نفس مستوى فريق العمل بدوام كامل. ضع خطة تدريب جاهزة لجعلها تعمل على السرعة بأسرع ما يمكن. قم بإنشاء قائمة مرجعية يمكنهم متابعتها أثناء التوجيه ، مع تفاصيل حول منتجاتك وعلامتك التجارية ، وعمليات المخزون والتنفيذ ، وسياسة الإرجاع ، وما هو متوقع منها.

2. تحسين عمليات التنفيذ

من المهم أن تخطط كيف ومتى وماذا ستحتاج لتلبية الطلبات.

ترتيب أولويات الطلبات

أولاً ، حدد أفضل طريقة لتحديد أولويات الطلبات ، حتى لا تضيع الوقت في معرفة من أين تبدأ عندما تحصل على ارتفاع في المبيعات. على سبيل المثال ، يمكنك تحديد أولويات الطلبات على أساس من يأتي أولاً ، يخدم أولاً ، وترتيب الطلبات حسب التاريخ حتى تتمكن من العثور بسرعة على أحدث الطلبات. بديل شائع آخر هو تحديد الأولويات حسب حالة العميل. قد ترغب في إعداد طلب أو علامات العملاء لتحديد الطلبات من عملاء VIP الخاصين بك وتنفيذها أولاً. أو يمكنك أن تبنيها على طريقة التسليم (الشحن ، أو التسليم المحلي ، أو الاستلام المحلي) أو الوجهة (الدولية مقابل المحلية) ، حتى تعرف بالضبط ما يجب فعله بهذه الطلبات بمجرد تعبئتها. بمجرد أن تعرف كيف تريد تنظيم طلباتك وتحديد أولوياتها ، احفظ هذا العرض لموسم بيع العطلات.

قم بتخزين محطة الوفاء الخاصة بك

جهز محطات الاختيار والتعبئة بكل المواد اللازمة لتغليف منتجاتك.

• تأكد من احتواء الطابعة على ما يكفي من الحبر والورق لطباعة قسائم التعبئة وملصقات الشحن. جهز عبوات التعبئة في حالة نفاد الكمية.
• قم بتخزين مواد تغليف الهدايا والملصقات والمواد الترويجية الأخرى التي تحمل طابع العطلات لتقديم تجربة لا تُنسى.
• للحصول على لمسة شخصية ، اكتب ملاحظات الشكر مسبقًا لتضمينها في الطرود الخاصة بك.
• قدم تعليمات تغليف لموظفيك ليتبعوها ، خاصة إذا كان لديك مجموعة متنوعة من المنتجات التي تتطلب تغليفًا ورعاية مختلفين.

تأكد من دقة تفاصيل الطلب

تأكد من أن لديك المعلومات التي تحتاجها لتلبية الطلبات فور ورودها. وأفضل الممارسات هي إضافة الوزن والأبعاد لمنتجاتك في وقت مبكر. بهذه الطريقة ، عندما يتعلق الأمر بتنفيذ طلب ما ، يمكنك بسهولة اختيار العبوة المناسبة للمنتجات بهذا الترتيب.

قد ترغب أيضًا في إعادة التحقق من تفاصيل المنتج والعميل والدفع. هذه فرصة جيدة للتواصل مع العميل وإجراء التغييرات اللازمة على الطلب إذا كان هناك شيء يبدو غير صحيح. بمجرد تأكيد جميع التفاصيل ، أضف معلومات الشحن والتتبع لكل طلب.

انتقاء وحزم الطلبات بشكل أكثر كفاءة

قم بتحسين مساحتك لتحقيق الكفاءة عندما يتعلق الأمر بالاختيار والتعبئة.

• حافظ على محطتك نظيفة ومنظمة ، مع المنتجات الأكثر مبيعًا الأقرب إلى محطة التعبئة الخاصة بك ووضعها في مستوى العين لسهولة الوصول إليها.
• إذا كنت تعرف أن بعض المنتجات يتم بيعها معًا في كثير من الأحيان ، فاحتفظ بها بالقرب من بعضها البعض.
• يجب تسمية مخزونك باسم المنتج و SKU وتفاصيل المتغير مثل الحجم واللون.
• قم بتخزين منتجاتك في أرفف أو صناديق منفصلة حتى تتمكن من العثور بسهولة على المنتجات التي تريد انتقاؤها وتعبئتها.

ضع في اعتبارك انتقاء وتعبئة العديد من الطلبات مرة واحدة بدلاً من طلب واحد في كل مرة. هناك طريقة رائعة للقيام بذلك وهي تحديد مجموعة الطلبات التي ترغب في تحقيقها بشكل مجمّع ، بناءً على عملية تحديد الأولويات وطباعة قسائم التعبئة. يمكنك بعد ذلك استخدام قسائم التعبئة هذه للتجول في المستودع الخاص بك واختيار المخزون الذي تحتاجه للتعبئة. بدلاً من ذلك ، يمكنك استخدام تطبيق Shopify للجوال لمشاهدة تفاصيل المنتج من الطلب. مع تحديد نفس مجموعة الطلبات ، قم بشراء وطباعة ملصقات الشحن.

بمجرد اختيار مخزونك وطباعة الملصقات ، قم بإنشاء خط تجميع لقسائم التعبئة والمنتجات والإضافات (المواد ذات العلامات التجارية وملاحظات الشكر والعروض الترويجية) وملصقات الشحن ، واحصل على تعبئة طلباتك.

من هناك ، يمكنك جدولة موعد الاستلام أو الإنزال مع شركة الشحن الخاصة بك لوضع الطرود للتسليم. إذا كان مشغل شبكة الجوال هو USPS ، فاستخدم تطبيق بيانات الشحن ، حتى تتمكن USPS من مسح مستند واحد وتلقي تفاصيل الشحن لمجموعة كبيرة من الطلبات.

إذا كنت تقدم توصيلًا محليًا ، فضع هذه الطلبات جانبًا واستفد من تطبيق التوصيل المحلي لدينا لتسليم المنتجات في مجتمعك.

بالنسبة لطلبات الاستلام المحلية وعلى الرصيف ، يقول مونتغمري إن Skiis و Biikes يحسنان مساحتهما لهذه الأنواع من الطلبات خلال العطلات.

يتيح تخصيص المزيد من مساحة صالة العرض للاستلام داخل المتجر للموظفين العثور على المنتجات بشكل أسرع.

3. تحضير المخزون الخاص بك

يجب أن يكون مخزونك كافيًا ودقيقًا. ولكن ليس كل مخزونك يعمل بنفس الطريقة. لاتخاذ قرارات مستنيرة عند طلب مخزون لموسم العطلات ، استخدم تقرير تحليل ABC لفهم المنتجات التي تحقق المزيد من الإيرادات بشكل أفضل. يقوم هذا التقرير بتقدير قيمة مخزونك بناءً على نسبة مئوية من إيراداتك:

أ = النسبة المئوية للمخزون الذي يمثل 80٪ من إيراداتك
B = النسبة المئوية للمخزون الذي يمثل 15٪ من إيراداتك
C = النسبة المئوية للمخزون الذي يمثل 5٪ من إيراداتك

يمثل مخزونك A أكثر منتجاتك ربحية وقيمة. تأكد من أن لديك هذه المنتجات في متناول اليد خلال موسم الذروة حتى لا تفوتك المبيعات. إن مخزون C الخاص بك هو مخزونك البطيء أو الميت. تعد BFCM فرصة رائعة لبيع هذه المنتجات بسعر مخفض لتقليل المخزون الفائض. سترغب أيضًا في طلب مخزونك مسبقًا ، لتتغلب على أي تأخير أو اضطرابات في سلسلة التوريد.

ستحتاج أيضًا إلى التأكد من أن لديك حسابًا دقيقًا للمخزون قبل موسم بيع العطلات. ضع في اعتبارك إجراء تدقيق أو جرد مخزون لمخزونك الحالي وتأكد من تحديث كميات المخزون عند وصول مخزون جديد. هناك طريقة رائعة للقيام بذلك وهي باستخدام ميزة المسح في تطبيق Shopify للجوال.

4. قم بتوسيع قدرتك على التنفيذ مع 3PL

يعد امتلاك مكتب خلفي متصل بالمخزون وتتبع الطلبات أمرًا بالغ الأهمية لاستراتيجية تنفيذ ناجحة. إذا كنت قلقًا من عدم توفر مساحة تخزين كافية أو لن يتمكن فريقك من التعامل مع الزيادة في الطلب ، فقد يكون الوقت قد حان للثقة بمزود خدمات لوجستية خارجية (3PL) ، مثل Shopify Fulfillment Network. من خلال الاستعانة بمصادر خارجية لإنجازك ، يمكنك توظيف خبراء يختارون الطلبات وتعبئتها وشحنها إلى عملائك بسهولة وبسرعة. أثناء استكشاف إحضار 3PL ، ابحث عن شريك لديه شبكة واسعة من مراكز التنفيذ ذات المواقع الاستراتيجية حتى تتمكن من توفير الوقت والتكاليف لشحن طلباتك بشكل أسرع.

تعرف على المزيد حول 3PLs وكيفية تحديد ما إذا كان عملك جاهزًا للاستعانة بمصادر خارجية للوفاء.

5. استخدم المرتجعات لإنشاء تجربة عملاء لا تُنسى

المرتجعات جزء أساسي من تجربة التسوق عبر الإنترنت. يقوم 68٪ من المتسوقين بفحص صفحة المرتجعات قبل الشراء و 52٪ تركوا عربة التسوق خوفًا من صعوبة عملية الإرجاع. مع زيادة المبيعات خلال موسم العطلات ، يزداد حجم العائدات أيضًا. وفقًا للاتحاد الوطني للبيع بالتجزئة (NRF) ، يمكن للتجار توقع أعلى حجم للعائدات في ديسمبر ويناير وفبراير.

أولاً ، ضع سياسة إرجاع خاصة بالعطلات يمكن أن تساعد في جذب العملاء وتحويلهم. من المحتمل أن يكون لديك بالفعل واحدًا يتطرق إلى المنتجات المؤهلة للإرجاع ، ومدى السرعة التي يجب أن تتم بها عمليات الإرجاع ، والظروف التي يجب أن تكون فيها المنتجات. يعد تعديل سياسة الإرجاع الخاصة بك وتمديد فترة الإرجاع حتى ما بعد العام الجديد طريقة رائعة لتحفيز المبيعات. على سبيل المثال ، إذا اشترى أحد العملاء هدية في أكتوبر ، فسيريد أن يشعر بالثقة في أن الشخص الذي يتلقى الهدية سيتمكن من إرجاع المنتج بعد موسم العطلات. هذا الامتداد المؤقت هو طريقة بسيطة لتحسين تجربة العملاء ونقلهم عبر الخط.

تأكد أيضًا من أن سياسة الإرجاع الخاصة بك واضحة ويسهل العثور عليها. قد يعني هذا إنشاء لافتة على متجرك عبر الإنترنت تقود إلى صفحة سياسة الشحن والإرجاع أو صفحة الأسئلة الشائعة. يمكنك أيضًا تضمين رابط لسياسة الإرجاع الخاصة بك من أجل رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالإشعارات وحتى على صفحات المنتج الخاصة بك باستخدام سمة Dawn.

بعد ذلك ، تعرف على إدارة العوائد في Shopify ، ووضع خطة لتلقي المرتجعات ومعالجتها بكفاءة. مع المرتجعات في Shopify ، يمكنك إنشاء ملصقات شحن مرتجعة ، وتتبع أسباب الإرجاع ، وإعادة تخزين المخزون ، وإصدار المبالغ المستردة ، كل ذلك في مكان واحد.

أخيرًا ، ستحتاج إلى تخصيص منطقة في المستودع الخاص بك لتخزين الطلبات المرتجعة ، وتخصيص وقت من اليوم أو الأسبوع لمعالجتها جميعًا في نفس الوقت. إنها فكرة جيدة أن تقوم بتدريب موظفين معينين للتعامل مع عائداتك كطريقة لتجنب الأخطاء المحتملة. يمكنك عرض إرشادات مفيدة في منطقة المرتجعات الخاصة بك والتي تتناول كيفية التحقق من الأضرار وكيفية تصنيف كل طلب مع سبب الإرجاع ، حتى تتمكن من الاستمرار في تحسين عمليات الإنجاز الخاصة بك بمرور الوقت.

إدارة اندفاع العطلة بشكل فعال

لا يزال لديك الوقت لتحسين إستراتيجية الوفاء الخاصة بك لتحقيق السرعة والدقة. خطط مسبقًا وراقب باستمرار العمليات التي تقع في نطاق سيطرتك حتى تتمكن من الاستمرار في تقديم تجربة رائعة للعملاء ، على الرغم من التحديات التي تأتي من وقت محتمل من العام. قم بمراجعة مهام سير عمل الوفاء ، وتوافر المخزون ، واستراتيجيات الإرجاع ، وقم بإعداد موظفيك لضمان أن ذروة الإيفاء وموسم الشحن يسير بسلاسة.