أساسيات إدارة التكلفة

ما هي إدارة التكاليف؟

إدارة التكلفة هي عملية تخطيط وإدارة ميزانية عمل أو مشروع. في حالة المشروع ، يساعد ذلك مدير المشروع على تقدير تكلفة المشروع ووضع الضوابط لتقليل فرص تجاوز المشروع للميزانية.

إدارة التكلفة هي واحدة من أهم مسؤوليات مدير المشروع ؛ تحتاج المشاريع دائمًا إلى موارد مثل المواد والعمالة والمعدات ، والتي تولد التكاليف. يجب تقدير هذه التكاليف والتحكم فيها طوال دورة حياة المشروع لإكمال المشروع.

تتطلب الإدارة الفعالة للتكلفة البرنامج المناسب. ProjectManager هو الأداة المثالية لتتبع تكاليف المشروع والموارد وعبء العمل. تسمح لك مخططات جانت وتقويمات المشروع والجداول الزمنية الخاصة بنا بإدارة التكاليف والوقت والمهام في مكان واحد. ابدأ مجانًا.

كيفية إدارة تكاليف المشروع في 4 خطوات

توضح الخطوات الأربع أدناه كيفية عمل عملية إدارة التكلفة في إدارة المشروع.

1. تخطيط الموارد

تخطيط الموارد هو عملية التنبؤ بالمتطلبات المستقبلية من الموارد لعمل أو مشروع أو نطاق عمل. لإنشاء خطة موارد ، يجب أن تبدأ بتحديد نطاق المشروع ، وهو مستند يوضح تفاصيل أنشطة المشروع التي سيتم تنفيذها.

بمجرد تحديد أنشطة المشروع ، يعتمد مديرو المشاريع عادةً على البيانات التاريخية وآراء الخبراء وأدوات تخطيط الموارد مثل هيكل توزيع الموارد (RBS) لتقدير الموارد التي ستكون مطلوبة.

2. تقدير التكلفة

يتكون تقدير التكلفة من تخصيص التكاليف للموارد التي تحتاجها لتنفيذ مشاريعك ، مثل العمالة والمواد والمعدات. يعد تقدير التكلفة أحد أهم الخطوات في عملية إدارة التكلفة لأنه يضع الأساس لميزانية مشروعك. هناك العديد من تقنيات تقدير التكلفة التي يمكنك استخدامها وفقًا لخصائص مشروعك.

3. ميزانية التكلفة

استنادًا إلى تقديرات التكلفة الخاصة بك ، يمكنك الآن إنشاء ميزانية مشروع ، والتي تمثل ببساطة مجموع جميع تكاليف مشروعك. تأكد من تضمين جميع أنواع تكاليف المشروع ، بما في ذلك التكاليف المباشرة وغير المباشرة والثابتة والمتغيرة. يجب أن تتضمن ميزانية المشروع أيضًا احتياطيات الطوارئ في حالة وجود عمل يحتاج إلى إعادة بنائه ، أو في حالة تعرض المشروع لخطر ما ويجب اتخاذ استراتيجيات التخفيف من المخاطر.

بمجرد بدء المشروع ، تكون ميزانية المشروع هي الأساس الذي يتم استخدامه لمقارنة التكاليف الفعلية مقابل التكاليف المقدرة. لذلك ، تسمح ميزانيات المشروع لمديري المشاريع بفهم ما إذا كانت تكاليفهم مرتفعة للغاية وما إذا كان هناك خطر تجاوز التكلفة.

4. مراقبة التكاليف

تشير مراقبة التكلفة إلى جميع الأنشطة والمبادئ التوجيهية والإجراءات المتخذة لتقليل وتتبع تكاليف المشروع. يمكن أن يؤثر ضعف التحكم في التكلفة على ربحية المشروع ، ولكن لحسن الحظ يمكن أن تساعدك برامج إدارة المشروع على تتبع التكاليف بسهولة باستخدام أدوات مثل الجداول الزمنية ومخططي عبء العمل ولوحات معلومات المشروع.

يمكن توثيق مخرجات هذه الخطوات الأربع في خطة إدارة التكلفة ، وهي عنصر حاسم في خطة المشروع.

ما هي خطة إدارة التكلفة؟

تبدو خطة إدارة التكلفة بسيطة. إنه مخطط تفصيلي لتقدير التكلفة للمشروع - ولكن هذا يتضمن كل التخصيصات وكيف سيتحكم مدير المشروع في تلك التكاليف لإدخال المشروع في الموازنة.

يجب أن تأخذ خطة إدارة التكلفة في الاعتبار الموارد التي تؤثر على ميزانية المشروع ، سواء كانت مواد أو أشخاص. هناك أيضًا تكاليف ثابتة ومتغيرة وعامة. يجب حساب كل هذه الأمور لمعرفة ما سيكون التزامك المالي بالمشروع.

أخيرًا وليس آخرًا ، صاحب المصلحة ، الذي لديه مصلحة راسخة في إبقاء التكاليف منخفضة. يعد تجاوز التكلفة مشكلة تواجهها العديد من المشاريع ، ولكنها ليست مشكلة يتحملها أصحاب المصلحة بشكل جيد. ضع أصحاب المصلحة في الاعتبار عند صياغة خطة إدارة التكاليف الخاصة بك. إنهم بحاجة إلى البقاء في الحلقة والحصول على التقارير طوال المشروع.

مخطط خطة إدارة التكلفة

فيما يلي بعض العناصر الأساسية التي يجب تضمينها في خطة إدارة التكلفة:

• طرق التقدير: اشرح طريقة تقدير التكلفة التي تم استخدامها ، مثل البارامترية ، والتصاعدية ، وثلاثية النقاط ، وما إلى ذلك.
• وحدات القياس: لقياس التكاليف بدقة ، من المهم إنشاء وحدات قياس لعملك وموادك ومعداتك. بعض الأمثلة على وحدات القياس يمكن أن تكون ساعات عمل الموظفين ، والأقدام المربعة ، والأطنان ، والكيلوغرامات ، إلخ.
• خط الأساس للتكلفة: استنادًا إلى تقديرات التكلفة الخاصة بك ، يجب عليك تحديد أساس التكلفة الذي يحدد حد الإنفاق لمشروعك.
• حدود التحكم في التكلفة: من المهم وضع حدود لمراقبة أداء التكلفة. هذا يعني ببساطة أنه عندما يصل تباين التكلفة إلى نسبة معينة ، سيتخذ فريق المشروع إجراءات إدارة التكلفة.
• طرق قياس الأداء: حدد كيف سيتم قياس أداء التكلفة لمعرفة ما إذا كنت تحقق أهداف وتوقعات المشروع. للقيام بذلك ، ستحتاج إلى نظام تتبع التكلفة وتقنيات إدارة القيمة المكتسبة (EVM).
• إرشادات إعداد التقارير: يجب أن يكون لديك تنسيق وقنوات اتصال للإبلاغ عن نتائجك أثناء مراقبة تقدم المشروع وتقديم هذه البيانات إلى أصحاب المصلحة.

لماذا تعتبر إدارة التكلفة مهمة؟

السبب الرئيسي وراء أهمية إدارة التكلفة في إدارة المشروع هو أن خطة إدارة التكلفة الخاصة بك تتضمن الإرشادات والإجراءات اللازمة للبقاء على الميزانية. هذا أمر بالغ الأهمية لأنه بخلاف ذلك ، يمكن أن تخسر المنظمة المال لأن التكاليف تتجاوز الأرباح.

تبدأ عملية إدارة التكلفة في مرحلة التخطيط للمشروع ، حيث يتم تقدير التكاليف ثم يتم تحديد ميزانية المشروع. بعد ذلك ، عند تنفيذ المشروع ، تتم مراقبة النفقات وتسجيلها بعناية للتأكد من أنها تتماشى مع الميزانية.

عندما يكون لديك ميزانية مشروع ، فإنها تحدد الأساس لتكاليف المشروع. هذا يعني أنه يحكم القرارات والتوجيهات التي تتخذها عند إدارة التكاليف في مشروعك. يساعدك هذا في الحفاظ على المشروع على المسار الصحيح دون الإفراط في الإنفاق.

نصائح لإدارة التكلفة

فيما يلي بعض النصائح التي يجب وضعها في الاعتبار أثناء عملك على إدارة تكاليف مشروعك.

• خطة للتضخم: التسعير ليس ثابتًا ، وأي ميزانية جيدة ستأخذ ذلك في الاعتبار من خلال السماح بمجموعة من التكاليف.
• حساب للكوارث الطبيعية أو الأحداث المحتملة: توقع أن يبدو ما هو غير متوقع سخيفًا ، ولكن يجب أن يكون لديك مساحة في ميزانيتك لحدث طقس أو مشكلة شخصية أو غير معروف آخر من شأنه تأخير المشروع.
• التكاليف الأخرى غير المتوقعة: ليست كل التكاليف غير المتوقعة عشوائية. يمكن أن تكون هناك مشكلات قانونية أو عقوبات مرتبطة بالمشروع أو تكاليف عمالة غير متوقعة ، وكلها لا يمكنك وضع الميزانية لها ، ولكن يمكنك تحديد ميزانيتك.
• التتبع في الوقت الفعلي: يعد امتلاك برنامج لمراقبة الميزانية أثناء تنفيذ المشروع أمرًا أساسيًا لإدارة التكاليف. ومع ذلك ، إذا كنت تبحث عن بيانات غير حالية ، فلن تتمكن من التصرف بسرعة كافية لحل المشكلات. لذلك ، تريد أن يكون لديك برنامج مع تتبع البيانات في الوقت الفعلي.
• استجب فورًا: بغض النظر عن كيفية اكتشافك للتباين في تكلفة مشروعك ، يجب أن تتصرف على الفور. كلما طال انتظارك ، يضيع المزيد من المال.
• الحجم وفقًا لذلك: يعتقد بعض الأشخاص أن المشاريع الصغيرة لا تحتاج إلى إدارة تكلفة المشروع. لكن صغيرة كانت أم كبيرة ، سترغب في إدارة التكاليف.

من أجل إدارة تكاليف المشروع بشكل أفضل ، يجب أن تعرف مشروعك من الداخل والخارج. أفضل طريقة للقيام بذلك هي في بداية المشروع عن طريق إنشاء ميثاق شامل للمشروع.

ProjectManager هو برنامج إدارة التكاليف الخاص بك

ProjectManager هو برنامج عبر الإنترنت يحتوي على الأدوات التي تحتاجها لتخطيط إدارة التكلفة عبر جميع مراحل مشروعك. نظرًا لأن برنامجنا قائم على السحابة ، يتم تسليم بيانات المشروع في الوقت الفعلي بحيث يمكنك على الفور قياس دقة تقديرات التكلفة الخاصة بك مقابل النفقات الفعلية.

تساعدك ميزة إدارة الموارد لدينا في الحفاظ على توازن عبء عملك ، مما يسود في التكاليف. لدينا أيضًا جداول زمنية سهلة الاستخدام ، حيث يمكن لأعضاء الفريق الإرسال بنقرة واحدة ويمكن لمديري المشاريع الموافقة بنقرة واحدة. ولكن أقوى ميزة لدينا لإدارة التكلفة هي لوحة معلومات المشروع الخاصة بنا ، والتي تتعقب تكاليف المشروع في الوقت الفعلي حتى تتمكن من مراقبة ميزانيتك عن كثب.

قوالب مجانية لإدارة التكاليف

نحن نقدم العشرات من قوالب إدارة المشاريع لمساعدتك في إدارة مشاريعك. فيما يلي بعض القوالب لمساعدتك أثناء متابعة عملية إدارة التكلفة.

نموذج ميزانية المشروع

يعتبر قالب ميزانية المشروع الخاص بنا مثاليًا لتوثيق جميع تكاليفك وتعيين خط أساس لمشاريعك. يمكن تخصيصها بسهولة لتلبية احتياجات مؤسستك.

نموذج خطة الموارد

لا يمكنك إدارة التكاليف بدون التخطيط القوي للموارد. قالب خطة الموارد لدينا هو الأداة المثالية لتتبع جميع الموارد المختلفة التي ستحتاجها لتنفيذ مشاريعك.

نموذج تحليل التكلفة والمزايا

يجب أن تكون المشاريع مربحة ، وإلا فليس من الجيد تنفيذها. قبل أن تبدأ مشروعًا ، تأكد من إجراء تحليل التكلفة والعائد مسبقًا. يُعد نموذج تحليل التكلفة والعائد الخاص بنا مكانًا رائعًا للبدء.

المحتوى ذو الصلة

• تحليل التكاليف والفوائد
• كيفية تتبع مصاريف المشروع
• كيفية حساب فرق التكلفة
• نصائح لتحسين التحكم في التكاليف

تعرف على المزيد حول إدارة تكلفة المشروع

عندما تعمل على إدارة التكلفة ، فأنت تضع سياسات وإجراءات لإدارة تكاليف مشروعك والتحكم فيها. تتحدث جينيفر بريدجز ، PMP ، عن المعرفة الأساسية التي تحتاج إلى معرفتها لفهم إدارة التكلفة في أي مشروع في هذا الفيديو التعليمي القصير.

هذه صورة مصغرة للرجوع اليها.