إدارة الفوائد للمشاريع: كيفية عمل خطة إدارة الفوائد
نشرت: 2022-08-23المشروع هو وسيلة لتقديم الفوائد لأصحاب المصلحة. تشمل هذه الفوائد تحسين الجودة وتقليل تكلفة الإنتاج وتحسين خدمة العملاء وزيادة الاحتفاظ بالعملاء وما إلى ذلك.
يسمى تحديد ووصف وقياس هذه الفوائد إدارة الفوائد. يتيح وجود خطة إدارة الفوائد لمديري المشاريع تعظيم هذه النتائج للمؤسسة وأصحاب المصلحة ، وهي جزء من أي خطة ناجحة لإدارة المشروع.
ما هي إدارة الفوائد؟
إدارة الفوائد هي طريقة استثمار الوقت والموارد من أجل إحداث تغيير إيجابي في المشروع. يتم ذلك عن طريق تحديد وتخطيط وقياس وتتبع الفوائد من بداية المشروع حتى النهاية ، عندما تتحقق جميع الفوائد.
تتضمن إدارة الفوائد فوائد محددة وقابلة للقياس ومتفق عليها وواقعية ومحددة زمنياً. يمكن أن تنطبق هذه الفوائد على التغيير التنظيمي أو العملية أو فوائد المشروع أو التخطيط الاستراتيجي. كل هذه التعريفات تستجيب للحاجة إلى مواءمة نتائج المشروع واستراتيجيات العمل.
في حين أن إدارة الفوائد يمكن أن تتحدث عن نتائج أكبر من مشروع فردي ، فإنها تهدف دائمًا إلى زيادة نجاح أي مشروع. وفقًا لمعهد إدارة المشاريع (PMI) ، لا تقيس العديد من المؤسسات (وبالتالي لا تدير) الفوائد ، مما يعني أن عددًا قليلاً فقط من المؤسسات يحقق الفوائد المستهدفة. يجب أن يكون تلبية التوقعات بشأن مشروع ما هو الحد الأدنى ويجب تركيز المزيد من الاهتمام على إدارة الفوائد.
ما هو الغرض من إدارة المنافع؟
فكر في إدارة الفوائد على أنها الرابط الذي يربط تسليم مشروع ناجح بإدارة التغيير. أي أن الغرض من إدارة الفوائد هو التأكد من أن إدارة التغيير مدفوعة بالفوائد. هذه هي كيفية الحصول على أقصى قيمة من استثمارك في المشروع.
ضع الفوائد في الاعتبار
تُستخدم إدارة الفوائد لإدارة استثمارات المؤسسة ، مما يضمن تركيز الجميع على الفوائد أثناء تنفيذ العمليات التجارية. تحدد إدارة الفوائد ما إذا كانت المشاريع يمكن أن تنتج نتائج الأعمال التي صُممت لتقديمها. ثم يتجه إلى تقليل المخاطر التي ينطوي عليها تحقيق تلك الفوائد ويزيد من فرصة تحقيق المزيد من الفوائد. بمعنى آخر ، تتأكد إدارة الفوائد من استمرار المشروع في خلق القيمة.
يؤدي التركيز على الفوائد إلى اتخاذ قرارات أفضل عند إدارة المشاريع وتخصيص الموارد المتعلقة بتلك المشاريع. تتجاوز إدارة الفوائد قياس المشاريع فقط من خلال مدى فعاليتها في تضمين عائد الاستثمار بمرور الوقت.
متى يجب أن يركز البرنامج على الفوائد؟
يجب احتساب الفوائد في بداية المشروع ومتابعتها حتى نهايتها. مثل أي خطة ، تحدد خطة إدارة الفوائد الدورة التدريبية مبكرًا وتستمر في تعديل تلك الدورة عندما تحدث التغييرات خلال المشروع.
ومع ذلك ، عادة ما تتحقق الفوائد خلال مرحلة تسليم المشروع. قبل ذلك ، يمكن أن تضيف إدارة الفوائد تكاليف إلى المشروع. مع تحرك المشروع نحو الإغلاق ، ستنخفض هذه التكاليف وستزداد الفوائد ، والتي تستمر بعد اكتمال المشروع. ومع ذلك ، في هذه المرحلة ، يتم إدارتها عادة من قبل منظمة أخرى.
ما هي خطة إدارة الفوائد؟
تشرح خطة إدارة الفوائد فوائد منطقة المشروع وكيف ومتى سيتم تسليمها. تقوم الخطة بذلك من خلال تضمين ما يلي.
- وصف ما هي الفائدة
- إنشاء جدول زمني لموعد تسليم المنفعة
- تحديد من يملك الفوائد
- تحديد المقياس المستخدم لقياس الفائدة وخط الأساس
- سرد الافتراضات والمخاطر المرتبطة بتحقيق المنفعة
أنواع مختلفة من الفوائد
ستتعامل خطة إدارة الفوائد مع نوعين من الفوائد: الملموسة وغير الملموسة. يمكن قياس الفوائد الملموسة ، مثل خفض التكلفة ، في حين لا يمكن قياس الفوائد غير الملموسة بأي دقة ، مثل الوعي بالعلامة التجارية.
ستُعلم دراسة الجدوى خطة إدارة الفوائد الخاصة بك ، والتي تُفصِّل فوائد المشروع. ستتضمن الخطة خط أساس بحيث يمكن قياس الفوائد أثناء تنفيذ المشروع.
بمجرد وضع خطة إدارة الفوائد ، سيتم مراجعتها طوال دورة حياة المشروع. يساعد هذا في التأكد من أنهم على المسار الصحيح للخطة. لن يتم تسليم بعض الفوائد إلا بعد الانتهاء من المشروع. في هذه الحالة ، يكون مالك المزايا مسؤولاً عن تتبعها.
كيفية إنشاء خطة إدارة الفوائد
ستحدد خطة إدارة الفوائد ، وتراقب وتتبع الفوائد على مدى دورة حياة المشروع وغالبًا بعد انتهاء المشروع. يتم استخدام هذا للتأكد من أن المنظمة وأصحاب المزايا (أولئك الذين هم المستفيدون الرئيسيون) يظلون يركزون على الفوائد طوال هذه العملية.
الخطوات التالية شائعة لإنشاء معظم خطط إدارة الفوائد:
- حدد الفوائد. ما هي النتائج المفيدة لأصحاب المصلحة في المشروع والمنظمة الأكبر؟ يجب القيام بذلك قبل البدء في المشروع.
- ضع خطة تحقق الفوائد ؛ تتضمن أي افتراضات ومخاطر والمهام اللازمة للوصول إلى تلك الفوائد المحتملة.
- ستحتاج كل فائدة إلى مقياس لقياس النتيجة من أجل تتبعها والتأكد من توافق المشروع مع الخطة أثناء تنفيذ المشروع.
- حدد أدوار ومسؤوليات أولئك الذين سيديرون الفوائد.
- أضف خطة للعناية بالمزايا التي ستستمر بعد انتهاء المشروع.
- وضع خطة لإعداد التقارير لإبلاغ حالة المشروع لأصحاب المصلحة ، إما من خلال التقارير المنتظمة أو الاجتماعات أو المؤتمرات وجهًا لوجه.
- تنفيذ الخطة.
- تقييم أداء المشروع بعد إغلاقه للحفاظ على الفوائد بعد تنفيذ المشروع.
قم بإنشاء خريطة تبعية الفوائد
من المفيد إنشاء خريطة تبعية الفوائد ، والتي ستربط الفوائد بأهداف العمل الإستراتيجية للمؤسسة. ينقسم هذا إلى خمسة أجزاء:
- هدف قابل للقياس يتوافق مع رؤية المنظمة
- المنفعة النهائية التي تحفز أصحاب المصلحة على الاستثمار في المشروع
- الفوائد المتوسطة تضيف إلى الفائدة النهائية
- التغييرات اللازمة لتحقيق أهداف العمل
- أي عملية أو نظام يدعم التغييرات المذكورة أعلاه
هناك أيضًا شبكة تبعية للمزايا تحدد أهداف الاستثمار والفوائد وتغييرات الأعمال وتمكين التغييرات وما هي التكنولوجيا المطلوبة.
كيف يساعد ProjectManager في خطة الفوائد الخاصة بك
تتطلب خطط إدارة الفوائد نفس الجدولة والتعيين وإعداد التقارير مثل أي خطة مشروع ، ولهذا السبب تحتاج إلى ProjectManager لإدارة الخطط بشكل أكثر كفاءة. يمنحك برنامجنا المستند إلى السحابة بيانات في الوقت الفعلي لاتخاذ قرارات أفضل بشأن مشروعاتك.
بمجرد أن يكون لديك قائمة مهام ، أدخلها في أداتنا وافتح عرض مشروع مخطط جانت. لتعبئة هذه المهام في مخطط زمني ، أضف تاريخ بدء وانتهاء لكل مهمة. الآن لديك نظرة عامة على المشروع بأكمله. يمكنك فصل هذا العرض الأكبر عن طريق تعيين المعالم ، وهي تواريخ مهمة ، مثل بداية مرحلة مشروع ونهاية مشروع آخر.
هناك المزيد من الطرق لمراقبة المشروع وإطلاع الجميع على تقدمه. للحصول على عرض عالي المستوى ، توجد لوحات معلومات في الوقت الفعلي تتعقب الوقت والتكاليف والمزيد من خلال أخذ البيانات الحية تلقائيًا وحسابها في رسوم بيانية ومخططات سهلة القراءة.
عندما تلتقي بأصحاب المصلحة ، فأنت بحاجة إلى تقارير بنقرة واحدة في متناول يدك والتي يمكن مشاركتها بسهولة كملف PDF أو طباعتها. المعلومات المحدثة هي أدق صورة لأداء المشروع وتقدمه ، من الوقت المتبقي في المهام إلى تقارير حالة الحافظة إذا كنت تدير أكثر من مشروع واحد.
ProjectManager هو برنامج حائز على جوائز يدير المشاريع والفرق والمهام. قم بالتخطيط والجدول الزمني والمراقبة والإبلاغ عن مشروعك لإبقائه على المسار الصحيح. تستخدمها مؤسسات متنوعة مثل خدمة البريد الأمريكية ووكالة ناسا ورالف لورين لإدارة مزاياها. انضم إلى عشرات الآلاف من الفرق التي تعمل بكفاءة أكبر من خلال المشاركة في هذه النسخة التجريبية المجانية لمدة 30 يومًا اليوم.