كيفية التدقيق والتصنيف واختيار أفضل أدوات الوكالة

هل شعرت يومًا بالإرهاق من عدد الأدوات التي تستخدمها وكالتك؟

يستخدم المسوق الرقمي العادي 12.4 أداة لدعم تقديم حملات التسويق القائمة على البيانات.

وهذا مجرد متوسط ​​... البعض يستخدم أكثر من 30 أداة لتحقيق نفس النتائج!

بالنسبة للوكالات ، يمكن أن يخرج هذا عن السيطرة بسرعة. ليس لديك فقط مجموعة الأدوات الخاصة بك التي تختارها ، ولكنك تحتاج إلى العمل مع التطبيقات والبرامج التي يختارها عملاؤك ونسجها جميعًا معًا في إستراتيجية واحدة متماسكة.

بالطبع ، لا يمكنك التخلص من الطفل بماء الحمام. تعتبر أدوات الوكالة شرًا ضروريًا - فهي توفر كفاءة متزايدة ونتائج أفضل للعملاء وعمليات قابلة للتطوير.

كيف تجد وسيلة سعيدة؟ كيف يمكنك تجميع مجموعة أدوات وكالة تستفيد من هذه الفوائد دون إعطائك عبئًا زائدًا على البرامج؟

ابدأ بالتنظيم

تتمثل الخطوة الأولى لإزالة الغموض عن التعقيد في جمع كل مدخلاتك وتنظيمها في إطار عمل سهل الهضم.

عندما يتعلق الأمر بأدوات برامج وكالتك ، خذ الوقت الكافي لسرد كل تطبيق تعتمد عليه أنت وفريقك وعملائك لإنجاز المهام.

قد تكون عملية الحصول على قائمة بجميع أدواتك تجربة رائعة بحد ذاتها. ستندهش من عدد التطبيقات التي لديك في هذا المزيج.

بمجرد حصولك على القائمة الرئيسية الخاصة بك ، قم بتصنيفها إلى مجالات الأعمال ووظائف العميل. فيما يلي بعض الفئات الشاملة التي يمكنك استخدامها:

• المبيعات والتسويق - التطبيقات والأدوات الداخلية التي تستخدمها لتوسيع الوكالة وإغلاق الصفقات.
• إدارة المشاريع والاتصالات - البرنامج الذي تعتمد عليه لإنجاز المهام والتعاون مع الزملاء والعملاء.
• الحملات - الأدوات التي تساعدك على تنفيذ وإدارة الحملات للعملاء.
• إعداد التقارير - ما تستخدمه لإنشاء تحديثات التقدم وتقديمها للعملاء.
• التخصص - أي أدوات متخصصة تحتاجها وكالتك ، بناءً على مجال خبرتك.

من خلال تصنيف الأدوات التي تستخدمها حاليًا ، قد تجد أوجه قصور أو فجوات في مجموعة الأدوات الخاصة بك. على سبيل المثال ، يمكن للعديد من الأدوات أن تفعل الشيء نفسه ، مما يتيح لك التخلص من الأدوات التي لا تحتاجها. أو قد تجد أنك تفتقد شيئًا ما.

لمساعدتك بشكل أكبر في هذه العملية ، دعنا نقسم كل فئة من الفئات المذكورة أعلاه ونلقي نظرة على بعض أدوات الوكالة ذات أفضل الممارسات لكل منها.

المبيعات والتسويق

كما تعلم جيدًا ، فإن إدارة وكالة هي أكثر من مجرد تقديم نتائج للعملاء. يعد التنقيب وتوليد العملاء المحتملين أمرًا بالغ الأهمية لنجاح شركة الخدمات على المدى الطويل.

قد يكون هناك بعض التداخل في الأدوات التي تستخدمها داخليًا للمبيعات والتسويق مع الأدوات التي تختارها لتسليم العميل ، ولكن هناك بعض التفاصيل الدقيقة.

فيما يلي بعض الأمثلة على الأدوات التي ستحتاج إليها لتسويق وكالتك وإغلاق الصفقات بشكل منتظم.

• CRM وبرنامج إدارة العملاء المحتملين - هناك عدد كبير من تطبيقات تتبع المبيعات التي يمكن أن تفيد عملية مبيعات وكالتك. من CRMs الكاملة التي تعمل تلقائيًا على متابعة البريد الإلكتروني وتتبع مكالمات المبيعات ، مثل HubSpot أو Salesforce ، إلى الأدوات التي تركز على مكون ضيق من نظام المبيعات البيئي ، مثل io.

• برنامج الاقتراح - تقوم معظم الوكالات بتمهيد عملية الاقتراح باستخدام مجموعات PowerPoint وسلاسل البريد الإلكتروني غير المتعقبة وأساليب المتابعة غير المتسقة. يعد هذا النهج جيدًا في الأيام الأولى ، ولكن إذا كنت ترغب في التوسع ، فستحتاج إلى برنامج قوي لإنشاء العروض وتتبعها مثل Proposify.

• مجموعة أدوات التسويق - ستختلف أدواتك اعتمادًا على إستراتيجيتك التسويقية. سيكون لديك على الأرجح شكل من أشكال أتمتة البريد الإلكتروني وإدارة مواقع الويب وإنشاء المستندات والتصميم وأدوات إدارة الوسائط الاجتماعية. سأغطيها بمزيد من التفصيل في أقسام تسليم العميل أدناه.

من السهل أن تنشغل في تسليم العميل ولديك مجموعة متنوعة من أدوات المبيعات والتسويق ، ولكنها ليست قابلة للتطوير.

إدارة المشاريع والاتصالات

تحتوي حياة الوكالة على عدد هائل من الأجزاء المتحركة. ربما يكون الأمر أكثر من أي عمل آخر لأنك تقوم بالتوفيق بين احتياجات وشخصيات العديد من العملاء والموظفين والعاملين المستقلين والموردين في وقت واحد.

هذا يجعل إدارة المشروع وأدوات الاتصال ضرورية لضمان عدم انزلاق المهام المهمة من خلال الثغرات.

فيما يلي بعض الأمثلة عن الأدوات التي قد تحتاجها في ترسانتك:

• إدارة المستندات - ستنشئ جميع أنواع المستندات وتشاركها مع فريقك وعملائك الذين يحتاجون إلى التخزين السحابي ومستويات الوصول المختلفة والتكامل الذكي. من الصعب تجاوز Google Workspace لهذا الغرض.

• إدارة المهام - يعد إعداد المشاريع وإنشاء الجداول الزمنية وتعيين المهام أمرًا يحدث يوميًا في العلاقة بين الوكالة والعميل. تمنحك أداة إدارة المشروع مثل Asana رؤية على مستوى الحساب وراحة البال بأن كل شيء يتم إنجازه في الوقت المحدد.

• التواصل - نعم ، سيتم إجراء جزء من اتصالاتك بين أصحاب المصلحة عبر البريد الإلكتروني ، ولكن تجنب التحميل الزائد للبريد الوارد باستخدام أدوات مثل Slack يمكن أن يحسن بشكل كبير إنتاجية الوكالة. ستحتاج أيضًا إلى تطبيق مؤتمرات الفيديو ، مثل Zoom ، للاجتماعات الافتراضية.

تثاقل

بينما تشكل هذه التطبيقات جوهر ما ستحتاجه لإدارة المشاريع والتواصل في وكالتك ، هناك الكثير من البدائل التي تحقق نتيجة مماثلة.

الحملات

يجب أن يكون تنفيذ الحملات الإعلانية لعملائك سلسًا وفعالًا قدر الإمكان. لا ترغب في الحصول على نتائج رائعة فحسب ، بل تحتاج أيضًا إلى إبقاء العملاء على اطلاع ، والوفاء بالمواعيد النهائية ، والتوقعات أو الإنجازات الأخرى.

ستكون كل حملة تسويقية مختلفة ، وستعتمد الأدوات التي تستخدمها على عرضك الأساسي للعميل. ومع ذلك ، إليك بعض الأدوات العامة التي ستحتاجها لتنفيذ حملات تسويقية.

• منصة التسويق عبر البريد الإلكتروني - تحتوي كل حملة تسويقية تقريبًا على شكل من أشكال التقاط البريد الإلكتروني أو متابعته أو تسلسله. والنظام الإيكولوجي لبرامج التسويق عبر البريد الإلكتروني واسع. ستعتمد الأداة المناسبة لك على مدى تعقيد حملات عملائك. في النهاية البسيطة ، قد يكون تطبيق مثل Mailchimp كافيًا ، أو لمنصات التشغيل الآلي الأكثر كثافة ، تحقق من Ontraport.

• Landing Page Builder - لا يتم تشغيل الحملات بدون صفحات مقصودة ، ويجب أن تكون قادرًا على إنشاء صفحات جيدة التصميم بسرعة يمكن تكرارها واختبارها بسرعة. إذا كانت وكالتك تركز على التقاط البريد الإلكتروني وحملات الوسائط الاجتماعية ، فإن أداة إنشاء الصفحات المقصودة في ShortStack هي أداة ممتازة يمكنك الاعتماد عليها.

• أداة تصميم الجرافيك - ستحتوي كل حملة تطلقها على مجموعة من العناصر التي تحتاج إلى تصميم ، مثل إعلانات البانر ومنشورات الوسائط الاجتماعية ورسومات الصفحة المقصودة والمزيد. سيكون لدى العديد من الوكالات مصممين داخليين يستخدمون Adobe Creative Suite ، ولكن إذا لم تفعل ذلك ، فإن Canva يعد بديلاً ميسور التكلفة وسهل الاستخدام.

• أدوات تحسين التحويل - بينما سيحتوي برنامج التسويق عبر البريد الإلكتروني والصفحة المقصودة على بعض الميزات لتحليل حملاتك وتحسينها ، فقد ترغب في الارتقاء بتحسين التحويل إلى مستوى جديد من خلال تحليل البيانات أو اختبار A / B أو أدوات تعيين الحرارة. مثال واحد هو VWO.

ستحدد الطريقة التي تقدم بها الحملات وتحسِّنها لعملائك المدة التي يقضونها في العمل ، لذلك من الأهمية بمكان أن يكون لديك مجموعة الأدوات المناسبة.

الإبلاغ

تحتوي العديد من الأدوات التي ناقشتها حتى الآن على عنصر لإعداد التقارير يمكنك استخدامه لترحيل تحديثات التقدم إلى عملائك. ومع ذلك ، فإن التحليلات التي تحصل عليها من هذه الأنظمة الأساسية خاصة بالغرض من الأداة.

على سبيل المثال ، يوفر ShortStack تحليلات متعمقة للصفحة المقصودة والبريد الإلكتروني لحملاتك ، والتي يمكن أن تساعد في تحديد المؤشرات الرائدة للنتائج الإيجابية وتحسين أداء الحملات. ولكن هناك مجموعة من نقاط البيانات والأفكار الأخرى التي قد يهتم بها عملاؤك ، مثل المشاركة في وسائل التواصل الاجتماعي ، أو تحسينات ترتيب تحسين محركات البحث ، أو معدلات تحويل الدفع لكل نقرة (PPC) التي تشكل رؤية شاملة لعملك معًا.

يمكن أن يوفر لك امتلاك أداة موثوقة حيث يمكنك إنشاء تقارير مفيدة عن بيانات مفيدة للعملاء ، ساعات من تجميع الأشياء معًا في جدول بيانات أو مجموعة شرائح.

تتضمن بعض الأدوات الرائدة في مساحة تقارير الوكالة DashThis و AgencyAnalytics و Swydo و ReportGarden.

التقارير المتسقة التي يمكنك تكرارها عبر جميع عملائك في غضون دقائق كل شهر ستؤدي إلى تحسين معدل الاحتفاظ لديك بشكل كبير.

جمع كل ذلك معا

تركز هذه المقالة على الأدوات الضرورية لأي وكالة تسويق. ستعتمد البرامج الأخرى التي تختارها على المجالات التي تتخصص فيها. على سبيل المثال ، إذا كنت تقدم خدمات تحسين محركات البحث حصريًا ، فستحتاج إلى إضافة أداة قوية لتحليل بيانات تحسين محركات البحث مثل ahrefs أو SEMrush إلى القائمة. أو ، إذا قمت بتشغيل حملات إعلانية قابلة للتطوير على Facebook للعملاء ، فقد يكون AdEspresso في حزام الأدوات الخاص بك.

يمكن أن تستمر مقالة حول أدوات الوكالة إلى الأبد ... هناك الآلاف والآلاف من تطبيقات التسويق التي تساعد الوكالات على العمل بشكل أكثر فاعلية وإنتاجية. في النهاية ، أهم شيء بالنسبة لك هو تحديد كيفية استفادة مجموعة أدواتك بأفضل شكل من فريقك.

قد تكون في حالة البحث عن بعض الحلول الشاملة أو الإبلاغ عن جهات تكامل تعمل على إنشاء كفاءات في عملياتك. ومع ذلك ، فإن القليل ليس دائمًا أفضل. لا تريد التضحية بالجودة من أجل سهولة الاستخدام إذا كان ذلك يعني تقليل نتائج العميل.

ابحث عن التوازن الصحيح بين الأدوات المتخصصة والمتكامل وعمليات الاتصال على مستوى الوكالة التي يعمل فيها فريقك في انسجام تام لتقديم نتائج العميل.