7 نصائح لتحسين التحكم في التكاليف والتحكم في النفقات

لفهم التحكم في التكلفة ، يجب أولاً أن تفهم سبب استخدامه: مراقبة النفقات وتحديد المخاطر من أجل زيادة الأرباح. حتى لا يتم الخلط بينه وبين إدارة التكلفة ، فإن التحكم في التكلفة له مجموعة أهدافه الخاصة التي يمكن أن توفر أموال الشركات.

ما هي مراقبة التكاليف؟

مراقبة التكلفة هي عملية تقدير التكاليف من أجل تخطيط الميزانية وتعديلها. لإجراء تقديرات دقيقة للتكلفة ، يجب مراقبة جميع النفقات والتحكم في الإنفاق لاستيعاب أي تغييرات.

التنبؤ بالمخاطر هو عامل رئيسي آخر في التحكم في التكاليف. عندما تقوم بتحليل المخاطر بدقة قبل حدوثها ، يمكنك تعديل ميزانية المشروع قبل حدوث أي تغيير. هذا يقلل من احتمال تجاوز الميزانية. تميل مشاريع البناء بشكل خاص إلى تجاوز الميزانية ، لكن التحكم المناسب في التكلفة يمنع حدوث ذلك ويوفر معلومات لعمل تنبؤات مستقبلية.

يبدأ التحكم في تكلفة المشروع بمراقبة وتتبع التغييرات في النفقات. تسمى هذه التغييرات بالاختلافات ، ويمكن أن تكون إما "مواتية" أو "غير مواتية". يمكن استخدام هذه الاختلافات لعمل تنبؤات أكثر دقة في المستقبل.

ما هو التحكم في المصاريف؟

مراقبة النفقات هي عملية إجراء تغييرات مباشرة على الإنفاق. من الناحية المثالية ، يتم الإبلاغ عن هذه التغييرات من خلال بيانات التحكم في التكلفة. حيث يركز التحكم في التكلفة على كل من الصورة الكبيرة والتفاصيل الأصغر ، يقوم التحكم في النفقات بإجراء تغييرات فورية على عادات الإنفاق من أجل إبقاء المشاريع على المسار الصحيح.

من أجل تتبع ومراقبة النفقات ، يجب تحديدها وفرزها في واحدة من فئتين: النفقات المباشرة والنفقات غير المباشرة.

المصروفات المباشرة

تذهب النفقات المباشرة مباشرة نحو الاحتياجات الملموسة للمشروع. ثلاثة من الأمثلة الأكثر شيوعًا للنفقات المباشرة هي المواد والعمالة والمعدات. ستكون هذه النفقات خاصة بالمشروع و "تخلق" شيئًا ملموسًا. يمكن أن يساعدك نموذج التقدير المجاني الخاص بنا على التنبؤ بمصروفاتك المباشرة وإدارتها.

المصاريف غير المباشرة

النفقات غير المباشرة هي التكاليف التي تتراكم باستمرار في الخلفية. بعض الأمثلة الشائعة على المصروفات غير المباشرة هي رواتب الموظفين ومزايا الموظفين واستئجار المكتب / المنشأة. يمكن أن يكون التحكم في النفقات غير المباشرة هو الفرق بين نجاح المشروع وفشل المشروع.

سبع نصائح لتحسين التحكم في التكاليف

جميع المشاريع تنطوي على مخاطر ، والأرجح أنها تشهد تغييرات. هذا لا يعني أن عليهم تجاوز الميزانية. تعمل أفضل الممارسات هذه للتحكم في التكلفة على إعداد عمليتك لتحقيق النجاح:

1. تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية الهامة

لكل مهمة أو عملية ، يجب أن يقرر مدير المشروع مؤشرات الأداء الرئيسية. مؤشرات الأداء الرئيسية هذه هي مقاييس محددة مسبقًا ينشئها الفريق قبل بدء المشروع ، ويشار إليها طوال المشروع للتحقق من التقدم.

2. توقع التضخم

تتقلب تكلفة السلع والخدمات اعتمادًا على عوامل السوق. هذا يمكن أن يؤدي إلى زيادة النفقات. تتطلب هذه التغييرات في الأسعار تعديلات على الميزانيات والإنفاق. فيما يتعلق بالتحكم في التكلفة ، يجب أن تأخذ هذه التغييرات في الاعتبار عند التحضير للمخاطر والفروق.

3. إنشاء خطط الطوارئ

بغض النظر عن مدى جودة التخطيط للمشروع ، لا تزال هناك فرصة لحدوث شيء ما. تحتاج إلى توقع هذه المخاطر المالية وإنشاء استراتيجيات للتكيف معها دون تكبد فروق غير مواتية. فكر في هذه الحالات الطارئة على أنها خطط احتياطية. كلما تخيلت ما هو غير متوقع ، كلما كنت أكثر استعدادًا لسيناريو أسوأ الحالات.

4. تتبع النفقات في الوقت الحقيقي

يعد تتبع النفقات وتوثيقها أحد الجوانب الحاسمة للتحكم في التكلفة. هذه هي الطريقة الوحيدة لاكتشاف الفروق وتصحيحها في المستقبل. عند تتبع النفقات في الوقت الفعلي ، يمكنك تحديد الفروق وإجراء التغييرات المناسبة. بهذه الطريقة ، حتى الفروق غير المواتية يمكن أن توضح كيفية تحكمك في التكاليف لبقية المشروع.

5. جمع البيانات على أساس منتظم

الاتساق هو اسم اللعبة. عندما يبدو أن المشروع يعمل بسلاسة ، قد يبدو جمع البيانات ذا أولوية منخفضة. ولكن عندما نسمح بحدوث ذلك ، تصبح البيانات منحرفة وأقل فائدة في المستقبل. بعد كل شيء ، يجب أن تكون مراقبة التكاليف حول تحديد الفروق المواتية بقدر ما ينبغي أن تكون غير مواتية.

يختلف عدد المرات التي تقوم فيها بجمع البيانات اعتمادًا على حجم ونطاق المشروع ، ولكن يجب تحديد جدول زمني للقيام بالمجموعة - سواء كان ذلك أسبوعيًا ، أو نصف شهريًا ، أو شهريًا ، وما إلى ذلك.

6. توثيق كافة الاختلافات

يجب توثيق حتى أصغر الاختلافات. قد تبدو غير مهمة في ذلك الوقت ، ولكن من المحتمل أن تكون مفيدة في وقت لاحق. إذا احتاج الموظفون بالساعة إلى ساعات قليلة من العمل الإضافي لإكمال مهمة ، فهذه نفقات غير مباشرة غير متوقعة. يمكن أن تبدو الاختلافات الصغيرة مثل هذه مثل الصدفة ، ولكن يمكن استخدامها لعمل ميزانيات أكثر دقة في المستقبل.

7. التواصل مع الفريق

التحكم في التكلفة ليس عرضًا فرديًا. من أجل إنشاء ميزانيات أكثر ذكاءً ، يجب أن تنقل الاختلافات وأسبابها إلى الفريق بأكمله. هذا يبقي الجميع على نفس الصفحة وعلى دراية بالنكسات والنجاحات. لا ترتكب أبدًا خطأ التفكير في أن البيانات ليست ذات صلة بأعضاء الفريق. تتعلق مراقبة التكلفة إلى حد كبير بجمع البيانات ، ولكن إذا لم يستخدمها أحد ، تصبح البيانات عديمة الفائدة.

أشياء يجب تجنبها عند التحكم في التكاليف والنفقات

تعتبر مراقبة التكاليف عملية دقيقة ، ولكن هناك طرق لجعلها أقل صعوبة. فيما يلي ثلاثة أخطاء شائعة في إدارة التكلفة يرتكبها حتى أفضل مديري المشاريع. لحسن الحظ ، يمكن تجنبها عندما تعرف ما يجب الانتباه إليه:

إهمال النظر في المصاريف غير المباشرة

يتم تجاهل النفقات غير المباشرة في كثير من الأحيان. تكمن هذه النفقات في خلفية أي مشروع ، لكن التكاليف تتراكم. بالإضافة إلى ذلك ، عندما لا تتعقب النفقات غير المباشرة باستمرار ، فلن تلاحظ تكاليف مثل زيادة الإيجار ومزايا الموظفين وأشكال التضخم الأخرى. في عالم مثالي ، ستكون هذه النفقات ثابتة ، ولكن عدم احتساب تغييراتها المستمرة يمكن أن يرسل لك بسهولة أكثر من الميزانية.

التقليل من قيمة علاقات المقاول والموردين

يمكن للعلاقة الجيدة مع المقاول أو المورد أن تجعل التحكم في النفقات المباشرة أكثر بساطة. عندما تكون لديك علاقة قوية مع أحد الموردين ، فمن المرجح أن يبلغك بارتفاع الأسعار في وقت مبكر. يمكن أن يؤدي الحفاظ على صحة هذه العلاقات إلى تسهيل إعادة التفاوض بشأن العقود إذا لزم الأمر.

قد تعني الفروق المواتية أنه يمكنك شراء المزيد من الإمدادات أو التعاقد على مزيد من المساعدة. قد تعني الفروق غير المواتية أنك بحاجة إلى التقليل. في كلتا الحالتين ، العلاقة الجيدة تجعل العملية غير مؤلمة.

عدم استخدام الأدوات الآلية

يكمن سر التحكم الفعال في التكلفة في البقاء على رأس النفقات والمخاطر والعوامل الأخرى التي تؤثر على الميزانية. للقيام بذلك ، يجب عليك استخدام أدوات لإدارة البيانات وتتبع النفقات والموارد وإنشاء التقارير وإجراء تعديلات على الميزانية في الوقت الفعلي.

عندما يكون تنفيذ هذه المهام عملية طويلة ، فقد تكون البيانات قد تغيرت بالفعل ولا يمكنك توثيق كل شكل. بدلاً من ذلك ، استخدم الحلول الآلية التي تسمح لك بمشاهدة جميع المعلومات التي تحتاجها في وقت واحد وإجراء التعديلات والتقارير اللازمة.

كيف يساعد ProjectManager في التحكم في التكاليف

ProjectManager هو حل لإدارة المشاريع قائم على السحابة يسمح لك بإدارة كل جانب من جوانب مشروعك من أي مكان تنجز فيه العمل. تتطلب مراقبة التكاليف البيانات الحالية والتقارير السريعة من أجل عمل التقديرات الأكثر دقة. عندما يتعذر عليك الوصول إلى هذه المعلومات وتحديثها أثناء التنقل ، تتوقف عملية التحكم في التكلفة.

إدارة الموارد

يتيح لك برنامج إدارة الموارد لدينا تتبع كيفية استخدام الموارد بالضبط ، ثم يسمح لك بإنشاء تقارير وتحديد المكان الذي يمكن استخدام هذه الموارد فيه بشكل أكثر كفاءة من أجل تقليل النفقات.

تتبع التكلفة في الوقت الحقيقي

يمنحك ProjectManager القدرة على عرض جميع المعلومات التي تحتاجها على لوحة معلومات واحدة في الوقت الفعلي تعكس أي تغييرات في المشروع. هذا يعني اكتشاف الاختلافات قبل أن تؤثر سلبًا على ميزانيتك.

التحكم في التكاليف والمصروفات هو عملية تعتمد على البيانات وتتطلب برنامجًا قويًا لإدارة المشاريع لهضم المعلومات وتوزيعها. ProjectManager هو برنامج لإدارة المشاريع قائم على السحابة مزود بأدوات ، مثل لوحة معلومات في الوقت الفعلي ، يمكنها جمع نتائجك وتصفيتها ومشاركتها في رسوم بيانية ومخططات قابلة للمسح الضوئي. جربه اليوم مع هذه النسخة التجريبية المجانية لمدة 30 يومًا.