مسك الدفاتر 101: كيفية الاحتفاظ بالسجلات لأعمالك الصغيرة

صحيح أن مسك الدفاتر الخاصة بك يمكن أن يكون كابوساً كاملاً.

سواء كنت تبدأ نشاطًا تجاريًا جديدًا أو كنت تدير متجرًا عبر الإنترنت لسنوات ، فإن تعلم كيفية تتبع نفقاتك وإيراداتك يمكن أن يشكل تحديًا كبيرًا.

انت لست وحدك. ما يقرب من ثلاثة أرباع أصحاب الأعمال الصغيرة يشعرون أنهم ليسوا على دراية كبيرة عندما يتعلق الأمر بمسك الدفاتر والمحاسبة.

علاوة على إدارة عملك ، يجب عليك أيضًا إدارة حساب الأصول ، والإقرارات الضريبية ، واسترداد التكاليف من بطاقة الائتمان ، والمزيد. قد يكون الأمر محيرًا ومربكًا إذا كنت تغوص للمرة الأولى. لكن لا يجب أن يكون كذلك.

تريد أن تصبح محترفًا في مسك الدفاتر الخاصة بك؟ في هذه المقالة ، ستتعلم كل شيء عن كيفية بدء الاحتفاظ بالكتب لشركة صغيرة وكيف يمكنك أن تصبح أكثر ربحية اليوم.

ما هو مسك الدفاتر؟

مسك الدفاتر هو عملية تسجيل وإدارة جميع المعاملات المالية لعملك ، بما في ذلك المبيعات والمشتريات والمدفوعات. يتتبع محاسبو الحسابات جميع التكاليف والإيرادات ، لمساعدة الشركة على اتخاذ قرارات مالية مستنيرة.

الهدف من مسك الدفاتر هو إظهار الصورة المالية الأكبر لنشاطك التجاري ، وتحقيق التوازن بين حساباتك ، وتحسين إدارة التدفق النقدي بطريقة أكثر استراتيجية.

أساسيات مسك الدفاتر

في مسك دفاتر الأعمال ، الحساب هو سجل لجميع إدخالات الدائن والمدين من نوع معين ، مثل الحسابات المستحقة الدفع أو كشوف المرتبات.

هناك خمسة أنواع أساسية من الحسابات:

• أصول. الموارد أو الأشياء ذات القيمة التي تمتلكها الشركة نتيجة لمعاملاتها (على سبيل المثال ، المخزون ، حسابات القبض).
• المطلوبات. الالتزامات والديون المستحقة على الشركة للموردين أو البنوك أو المقرضين أو مقدمي السلع والخدمات الآخرين (مثل القروض والحسابات المستحقة الدفع).
• الإيرادات أو الدخل. الأموال التي تكسبها الشركة من خلال البيع أو تقديم خدمة.
• نفقات. النقد الذي يتدفق من الشركة لدفع ثمن الأصول أو الخدمات (مثل المرافق والرواتب).
• القيمة المالية. ، القيمة المتبقية لمصلحة المالك في الشركة ، بعد طرح جميع الالتزامات (على سبيل المثال ، الأسهم ، الأرباح المحتجزة).

تبدأ محاسبة الأعمال الصغيرة بإعداد كل حساب حتى تتمكن من تسجيل المعاملات في الفئة المناسبة. هذا يشكل دفتر الأستاذ العام الخاص بك. من المحتمل ألا يكون لديك نفس عمليات مسك الدفاتر مثل متجر التجارة الإلكترونية التالي ، ولكن العديد من طرق المحاسبة المختلفة شائعة اعتمادًا على احتياجات عملك.

كيف تحافظ على كتبك

1. مسك وتحديث السجلات المالية

مسك الدفاتر ينطوي على العمل مع الأرقام. يتضمن معظم العمل أساسيات الرياضيات والمحاسبة. تعتمد التفاصيل على نوع العمل التجاري الذي تمتلكه ، ولكن يمكن أن تتضمن مهامًا مثل تسوية الحسابات المستحقة القبض وكشوف الحسابات المصرفية ، وتسجيل المعاملات المالية ، والفواتير ، والفوترة ، وتتبع كشوف المرتبات.

ستهتم أيضًا بالأمور المالية الأخرى بما في ذلك:

• مسك دفاتر الضرائب للرواتب والدخل والتوظيف وحتى التخفيضات الضريبية للشركات الصغيرة.
• تخطيط الميزانية لمساعدة الشركة على البقاء على المسار الصحيح والنمو.
• تجهيز البيانات المالية (الميزانية العمومية ، بيان الدخل ، التدفق النقدي ، والتغيرات في حقوق الملكية) لأصحاب المصلحة.

تتطلب مسك الدفاتر تحليلًا دقيقًا وقليلًا من المعرفة القانونية. في حال تم تدقيق عملك على الإطلاق ، فأنت تريد التأكد من أن سجلاتك مرتبة وأن الخصومات مشروعة.

2. تتبع ما يفعله الجميع (والإنفاق)

يمكن أن يستغرق مسك الدفاتر المالية وقتًا طويلاً. عليك التأكد من الدقة لكل معاملة مالية ، بالإضافة إلى ذلك ، عليك موازنة الدفاتر كل يوم وتتبع المدفوعات الواردة والصادرة من الموظفين.

هذا يعني ، لإتقان مسك الدفاتر والمحاسبة ، يجب أن تتمتع بمهارات اتصال وتنظيم ممتازة. في أي يوم ، قد تحتاج إلى جمع الإيصالات من الموظفين أو إدارة نفقات السفر أو تعويض الأشخاص عن التكاليف. يساعد إنشاء نظام لعمليات الإرسال والتعويضات على التأكد من عدم تفويت أي معاملة وأن تظل السجلات محدثة ودقيقة.

3. استخدام خدمات مسك الدفاتر لتحسين العمليات

يجب أن تكون برامج المحاسبة أو مسك الدفاتر الجيدة في مجموعة أدوات محاسبة الأعمال الصغيرة. مع الارتفاع في إمساك الدفاتر الافتراضية وأنواع أخرى من خدمات مسك الدفاتر عبر الإنترنت ، يحتاج أصحاب الأعمال الصغيرة إلى مواكبة أحدث التقنيات.

مع خدمات أو برامج مسك الدفاتر الجيدة ، يمكنك تبسيط إدخال البيانات وإنشاء تقارير مالية مفصلة ودمج البيانات وأتمتة حفظ السجلات. إنها أيضًا طريقة سهلة لتحسين الدقة عبر عملك وتقليل الوقت الذي تقضيه في القيام بالمهام المتكررة.

مسك الدفاتر مزدوج القيد مقابل القيد الفردي

في طريقة مسك الدفاتر ذات الإدخال الفردي ، يتم تسجيل المعاملات التجارية أثناء قيامك بإيداع ودفع الفواتير في حساب شركتك ، مثل الاحتفاظ بسجل شيك. تعمل هذه الطريقة بشكل أفضل مع الشركات الصغيرة التي لديها قدر صغير من المعاملات.

مسك الدفاتر مزدوج القيد مخصص للشركات من أي حجم وتعقيد. في هذه الطريقة ، عندما يتم إدخال إدخال إلى حساب ، يتم إجراء إدخال مقابل ومعاكس لحساب مختلف. على سبيل المثال ، إذا سجلت عائدًا قدره 100 دولار ، فستقوم بإدخال إدخالين: إدخال خصم بقيمة 100 دولار لزيادة الميزانية العمومية النقدية وإدخال ائتمان بقيمة 100 دولار لزيادة "إيرادات" حساب بيان الدخل.

كيفية إتقان مسك الدفاتر للأعمال الصغيرة

يعد فهم بياناتك المالية وتتبعها جزءًا أساسيًا من تمويل الأعمال الصغيرة. لهذا السبب ، عندما تدير مشروعًا تجاريًا ، يجب عليك إما تعلمه من دروس مسك الدفاتر أو الاستعانة بمصادر خارجية.

لحسن الحظ ، ليس من الممكن فقط تعلم كيفية إدارة كتبك ، بل هناك بعض الفوائد البارزة للتعامل معها بنفسك.

تحدثنا مع خبيرين لمساعدتك في التعامل مع إدارة أموالك بنفسك: تشارلي أشبورن ، محاسب داخلي هنا في Shopify ، وشينا برادي ، مديرة نجاح التاجر في Shopify Plus الذي يدير أيضًا شركة ناجحة ، Tease Tea ، وأنشأت نظامًا لإدارة كتب أعمالها.

إذا كنت جديدًا في تتبع حساباتك ولا يمكنك تحمل الدفع لشركة مسك الدفاتر أو محاسب يعمل لحسابه الخاص ، فلا يزال بإمكانك تعلم الأساسيات وإدارة الأشياء بنفسك. فيما يلي نظرة خاصة على مسك دفاتر التجارة الإلكترونية من منظور يومي وشهري وربع سنوي وسنوي.

ماذا تفعل يوميا

على أساس يومي ، الجزء العام الوحيد من مسك الدفاتر الذي يجب أن يكون في ذهنك هو الإيصالات.

احتفظ بدليل ورقي لأي شيء يحدث في عملك ، مما قد يعني الاحتفاظ بالإيصال من اجتماع القهوة الخاص بك مع مورد جديد أو وضع إشارة مرجعية على إيصال البريد الإلكتروني الخاص بجولة الإعلانات الرقمية الأخيرة.

سبب أهمية الاحتفاظ بهذه السجلات بسيط. للحصول على الميزة الضريبية الكاملة للمطالبة بنفقات العمل المشروعة ، يجب أن تكون قادرًا على دعمها.

يقول تشارلي: "إذا لم يكن لديك دعم كافٍ ، فيمكن أن تُحرم من كلٍ من الإعفاءات الضريبية والنفقات القابلة للخصم ، والتي ، إذا كنت مؤهلاً لها بالفعل ، يمكن أن تكون ضربة كبيرة في وقت الضريبة".

لذا فإن مهمة مسك الدفاتر اليومية هي التأكد من أن لديك خطة لتتبع الإيصالات والفواتير ورسائل البريد الإلكتروني ذات الصلة. تريد أن يسهل الوصول إلى هذه المستندات ، لذا لا يتطلب العمل معها وقتًا أو جهدًا كبيرًا.

يمكن الاحتفاظ بالإيصالات والفواتير في مجلد محدد. إذا كنت تميل إلى تلقي رسائل بريد إلكتروني من مرسلين محددين (مزودي البرامج والإعلانات الرقمية وما شابه) ، يمكنك إعداد قاعدة بسيطة في صندوق الوارد الخاص بك لتوجيهها إلى مجلد يسمى "الإيصالات والفواتير".

يمكنك أيضًا إنشاء عنصر قائمة مهام بسيط للتعامل مع هذه العملية ، وهو ما فعلته Sheena لـ Tease Teas.

"في أي وقت يتم إرسال فاتورة أو إيصال إلينا عبر البريد الإلكتروني - 95٪ في هذه الأيام - أقوم بتحميل المرفق إلى Google Drive ، في مجلد فاتورة مقسم حسب الشهر. وهذا يعني أنه نادرًا ما أضطر إلى طباعة أي من هذه المعلومات أو حفظها أو تخزينها ، وهو ما يوفر في حد ذاته الكثير من الوقت ".

ماذا تفعل أسبوعيا

لا ينبغي أن تتحول مسك الدفاتر إلى مهمة أسبوعية ضخمة في قائمة مهامك. هناك شيئان أساسيان يجب مراقبتهما كل أسبوع: بيان التدفق النقدي الخاص بك والنفقات المتغيرة ، خاصةً عندما تكون جديدة تمامًا.

انتبه إلى التدفق النقدي الخاص بك

هل لديك نقود في البنك ، وكم ، وماذا تحتاج هذه الأموال لتغطيتها؟ هذا ما تنظر إليه عندما يتعلق الأمر بالتدفق النقدي.

"بصرف النظر عن الإيرادات والمصروفات ، فإن الشيء الأساسي هو إدارة أموالك وتدفقاتك النقدية. يقول تشارلي: "عادة ما يكون هناك اعتقاد خاطئ بأنه إذا كان لديك عائد X مبلغ ، فإن لديك نقودًا بهذا المبلغ فقط ، ولكن هذا ليس هو الحال بالضرورة".

على أساس يومي ، قد تحتاج إلى اتخاذ قرارات بشأن وقت شراء شيء ما ، أو مقدار ما تنفقه على عملك. يعد فهم مقدار النقد المتوفر لديك ، وما الذي تحتاجه النقود أيضًا لتغطيته ، جزءًا أساسيًا من إدارة كتبك وعملك.

هل تريد نظام مسك دفاتر بسيط للمساعدة في تخطيط وتحليل التدفق النقدي الخاص بك؟ تتضمن هذه المقالة حول سبب كون التدفق النقدي أكثر أهمية من الربح جدول بيانات سهل الاستخدام يمكنك استخدامه.

راقب النفقات الجديدة أو المتغيرة

في معظم الأحيان ، يمكن أن تكون مشاهدة ومراجعة نفقاتك مهمة شهرية. ولكن إذا كان لديك أي نفقات جديدة أو نفقات متغيرة ، فستحتاج إلى مراقبتها عن كثب للتأكد من أنها تتماشى مع التوقعات.

يقول تشارلي: "خذ نفقات التسويق على سبيل المثال: إذا كنت قد خصصت مؤخرًا ميزانية لعرض الإعلانات المدفوعة وتتقلب يومًا بعد يوم ، فيجب أن تراقبها عن كثب حتى تشعر بالراحة تجاه السلوك".

بعد كل شيء ، إذا كانت هناك طرق لتقييم المبادرات والنفقات الجديدة قبل نهاية الشهر ، فيمكنك اتخاذ قرارات أسرع ولكن لا تزال مستنيرة.

ماذا تفعل شهريا

إذا كنت تعمل مع محاسب داخلي أو عن بُعد ، فمن المحتمل أن تكون على اتصال به للتحقق من كتبك على أساس شهري. بصفتك DIY-er ، يجب أن تضع خطة للجلوس وتخصيص بعض الوقت على أساس شهري للحفاظ على كتبك بالترتيب.

احصل على لقطة عمل

على أساس شهري ، يجب أن تنظر إلى عملك ككل لفهم كيف تسير الأمور ولتشعر بالصورة الأكبر.

يقول تشارلي: "في نهاية الشهر ، تريد التأكد من حصولك على جميع نفقاتك ، ثم إلقاء نظرة على مبيعاتك ، ونفقاتك ، ودخلك ، ووضعك النقدي ككل". "تريد أيضًا التأكد من إلقاء نظرة على أي مجالات رئيسية من العمل تهتم بها."

استخدم خدمات أو برامج مسك الدفاتر لتتبع الاتجاهات التي تراها من شهر لآخر ، وفكر في كيفية التعامل مع الشهر القادم من منظور مالي. يمكنك أيضًا إيلاء اهتمام خاص لأي مشاريع أو حملات أو تغييرات تشغيلية جديدة لمعرفة ما إذا كانت تؤثر على مبيعاتك أو نفقاتك أو كليهما.

راقب النفقات

تعد المراجعة الشهرية وقتًا جيدًا للتفكير بشكل أكثر استراتيجية حول كيفية ملاءمة النفقات لعملك.

تقول شينا: "دائمًا ما أنظر إلى النفقات بعمق ، حتى عندما نؤدي أداءً جيدًا في المبيعات". "الربحية هي مؤشر كبير للنجاح في مجال الأعمال ، ويمكنك غالبًا تحقيق ربح غير متوقع من خلال تحليل نفقاتك وإيجاد طرق مبتكرة لخفضها.

يمكنك العثور على طرق مختلفة لخفض التكاليف من خلال النظر في خصومات الموردين بناءً على سجل الدفع أو الطلب بالجملة أو الطلب المسبق لمنتجات معينة.

"في العام الماضي ، نظرت إلى إكسسوار شاي شهير نبيعه وقمت ببعض الأبحاث. سألت موردنا عما إذا كان هناك مجال للخصم بناءً على تاريخنا ومعرفة الشركة المصنعة. لقد كان قادرًا على خفض التكلفة لكل وحدة ، ووفّرنا أكثر من 5000 دولار في العام الماضي وحده من خلال هذا السؤال ".

إبقى مرتب

إذا كانت هناك عبارة مبتذلة تتعلق بالضرائب ومسك الدفاتر يمكن لكل رائد أعمال التعرف عليها ، فهي "صندوق الأحذية المليء بالإيصالات". الحلم ، بالطبع ، هو تسليم صندوق الأحذية هذا إلى CPA أو واحدة من العديد من خدمات مسك الدفاتر التي يمكن أن تفهم كل شيء ، ولكن هناك طرق يمكنك من خلالها معالجة صندوق الأحذية بنفسك.

أثناء المراجعة الشهرية ، راجع جميع الإيصالات المخزنة في بريدك الإلكتروني ، أو ملف Google Drive ، أو نعم ، صندوق الأحذية الخاص بك. قم بفرزها إلى فئات المصروفات ، سواء للحفاظ على تنظيم نفسك لموسم الضرائب ، ولإلقاء نظرة على المبلغ الذي تنفقه حقًا على طلبات المخزون مقابل الإعلانات.

اضبط بناءً على ما تحتاج إلى معرفته

لا يوجد نشاطان تجاريان متماثلان ، وعلى الرغم من وجود أساسيات صحيحة لكل شركة ، إلا أن مزيجك الفريد من الإيرادات والمصروفات قد يؤدي إلى مجموعة مختلفة قليلاً من احتياجات مسك الدفاتر عن تلك الخاصة بالآخرين.

"اعتدت مراجعة كتبي بناءً على الطلبات. يقول شينا: "كل طلب يأتي ، كنت أتأكد من أنه تم تسجيله وتعقبه باستخدام برنامج مسك الدفاتر". "اتضح أن هذا لم يكن ضروريًا. بالنسبة لأعمالنا ، كان كل ما يهم في مراجعاتنا هو المبيعات الإجمالية حسب الشهر ".

إذا كنت تسجل كل ما تحتاجه لأغراض الضرائب ومسك الدفاتر ، وكنت تحصل على المعلومات المالية التي تحتاجها لاتخاذ قرارات إستراتيجية بشأن عملك ، فيمكنك اختيار تبسيط العمليات غير الحاسمة لأي من هذين الأمرين.

أفضل برنامج مسك الدفاتر للشركات الصغيرة

إذا كنت تبحث عن طرق لجعل مسك الدفاتر عبر الإنترنت أسهل ، فهناك عدد من الأدوات التي يجب مراعاتها ، اعتمادًا على احتياجات عملك:

1. A2X. ينشر هذا التطبيق تلقائيًا مبيعات متجر Shopify إلى Xero أو QuickBooks ويقوم بتسوية مدفوعاتك حتى تتمكن من رؤية كل شيء قد تم حسابه بشكل صحيح. A2X موثوق به من قبل المئات من شركات المحاسبة الرائدة في مجال التجارة الإلكترونية.
2. تكاملات OneSaaS. يربط OneSaas تطبيقات الأعمال عبر المحاسبة والتجارة الإلكترونية والتنفيذ وإدارة علاقات العملاء والفواتير والفواتير والتسويق عبر البريد الإلكتروني. يمكنك بسهولة إنشاء مهام سير عمل مخصصة وإنشاء نظام مسك الدفاتر ينمو مع عملك.
3. FreshBooks. يساعدك برنامج مسك الدفاتر السحابي هذا على إدارة أوامر Shopify في FreshBooks استنادًا إلى ثلاثة كائنات: العناصر والفواتير والمدفوعات. كما أنه يستخدم مخزون Shopify الخاص بك كمصدر للحقيقة لجميع إدارة المخزون ، وتحديث المعلومات تلقائيًا.
4. كويك بوكس. عندما تقوم بدمج Shopfiy مع QuickBooks ، يتم تحديث ودقة طلباتك والمخزون والعملاء والشحن تلقائيًا. يمكنك استخدام QuickBooks لنشر معلومات طلب التجارة الإلكترونية كإدخالات دفتر يومية مجمعة أو نشر على مستوى الطلب الدقيق ، والمزامنة مع أسواق التجارة الإلكترونية الأخرى ، مثل Etsy و Amazon.
5. مقعد. تقدم Bench خدمات مسك الدفاتر بالاستعانة بمصادر خارجية ميسورة التكلفة لمتجر Shopify الخاص بك. يتزامن التطبيق مباشرة مع حسابات التاجر والحسابات المصرفية الخاصة بك. بعد ذلك ، يقوم فريق مسك الدفاتر الافتراضي بموازنة دفاترك الشهرية وإعداد التقارير المالية.

"عند اختيار أفضل نظام مسك الدفاتر ، ضع في اعتبارك أحد أنظمة المحاسبة السحابية الرائدة ، مثل QuickBooks أو Zero" ، كما تقول Ellen Main من A2X Accounting.

"عند القيام بمسك دفاتر الضرائب لأعمالك Shopify ، لا يكفي فقط تسجيل المبيعات. تحتاج إلى تحصيل جميع الرسوم والضرائب "، تضيف إيلين. "هذه ليست مهمة سهلة بدون مساعدة من تطبيق أو موصل أو تكامل.

اختر برنامج مسك دفاتر ينشر بيانات موجزة وينسب جميع مبيعاتك ورسومك إلى نظام مسك الدفاتر الخاص بك. سيضمن ذلك ، مع زيادة حجم عملك ، أن تكون كتبك مرتبة ودقيقة دائمًا.

فهم مسك دفاتر الأعمال الصغيرة هو مفتاح النمو

سواء كنت تقوم بكل مسك الدفاتر بنفسك أو قررت أنه من الأفضل توظيف محاسب معتمد ، فإن فهم كيفية تدفق الأموال من خلال عملك هو عمل جيد.

يقول تشارلي: "يعد امتلاك البيانات المناسبة ومعرفة مكانك ، وما يبدو أنه يقود إلى زيادة أرباحك ، والمكان الذي قد تتمكن من خفض بعض التكاليف فيه أمرًا بالغ الأهمية". "امتلاك بيانات قوية عندما يتعلق الأمر بمسك الدفاتر للشركات الناشئة يضعك في مكان أفضل للنجاح في المستقبل."

حتى لو كان لديك القليل من الخبرة في مسك الدفاتر ، فلديك الآن معرفة مباشرة وإمكانية الوصول إلى جميع بياناتك المالية ، مما يضعك في مكان قوي لاتخاذ قرارات مستنيرة بشأن مستقبل عملك. وبينما توجد قيمة في الحصول على مساعدة ومشورة خبراء في مسك الدفاتر ، تأكد من أنك لن تفقد أبدًا الفهم القوي لأرقامك ، بغض النظر عن الشخص الذي تديره يومًا بعد يوم.