ما هو تقرير الميزانية؟ الغرض والمكونات والفوائد

سواء كنت تدير شركة أو مشروعًا ، فسيتعين عليك التعامل مع الميزانية. الميزانية هي خطة الإنفاق التي تتوقعها باستخدام تقديرات الدخل والمصروفات. للتأكد من أنك تحافظ على ميزانية التشغيل المهمة دائمًا ، ستقوم بإعداد تقرير ميزانية عادية بالإضافة إلى الرجوع إلى البيانات المالية.

يعد تقرير الميزانية أداة ضرورية لإدارة أموالك والحفاظ على عملك أو مشروعك قابلاً للتطبيق. لتجنب حفرة مالية محتملة ، تعرف على تقرير الميزانية والغرض الذي يخدمه وما يتكون منه. سنشرح الفوائد العديدة لاستخدام تقرير الميزانية بالإضافة إلى توضيح كيفية إنشاء تقرير باستخدام برنامج إدارة المشروع.

ما هو تقرير الميزانية؟

تقرير الميزانية هو صورة مالية لنشاط تجاري أو مشروع خلال فترة زمنية محددة. يجمع البيانات المتعلقة بالإنفاق الفعلي ويقارن ذلك بما تم توقعه لتلك الفترة من حيث الميزانية.

هذا يعني أن تقرير الميزانية يساعد في تحديد ما إذا كنت تنفق وفقًا لميزانيتك أو تجاوزها أو أقل منها. يحتوي تقرير الميزانية على عمودين على الأقل: أحدهما للإنفاق المخطط الذي تم وضعه في الميزانية للفترة التي تم الإبلاغ عنها والآخر للإنفاق الفعلي لتلك الفترة.

عند إنشاء تقرير الميزانية ، من المهم أن تستخدم أداة تجمع البيانات في الوقت الفعلي لمنحك العرض الأكثر دقة لإنفاقك الفعلي خلال تلك الفترة. ProjectManager هو برنامج إدارة مشاريع حائز على جوائز مع تقارير في الوقت الفعلي. سنشرح كيفية إعداد تقرير الميزانية لاحقًا ، ولكن إذا كنت ترغب في الحصول على عرض عالي المستوى لإنفاقك في أي وقت ، فاستخدم لوحة التحكم المباشرة الخاصة بنا. على عكس الأدوات خفيفة الوزن ، لا تتطلب لوحة القيادة الخاصة بنا أي تكوين يستغرق وقتًا طويلاً. إنه جاهز لعرض التكاليف الفعلية عندما تريد رؤيتها. ابدأ مع ProjectManager اليوم مجانًا.

ما هو الغرض من تقرير الميزانية؟

الغرض الرئيسي من تقرير الميزانية هو تجميع البيانات حول المبلغ الذي تنفقه على عملك أو مشروعك خلال فترة محددة. هذه المعلومات ضرورية لإدارة شركة أو مشروع ناجح ؛ لا يمكنك الإنفاق بشكل أعمى وتتوقع البقاء في العمل أو تقديم مشروع ناجح.

إن القدرة على التحكم في الإنفاق بشكل مناسب هو ما يحافظ على استمرار العمل. هذا صحيح بشكل خاص لأن الاقتصادات تدور في الأوقات الجيدة والسيئة. لا يمكن لأي عمل أن يتجاهل المشهد الاقتصادي ويتوقع أن يستمر ، بدلاً من ذلك ، تساعدك تقارير الميزانية العادية على تحريك عملك من خلال المياه المتقلبة للصناعة.

الغرض الآخر من تشغيل تقرير الميزانية هو تحديد توقعات ومعايير واضحة لفرقك. من الأرجح أنهم سينفقون وفقًا للميزانية إذا فهموا ماهية تلك الميزانية وكيف يؤثر إنفاقهم عليها. هذا النوع من الكفاءة المالية يؤدي إلى إنفاق أكثر فعالية.

الميزانية هي أيضًا أفضل تخمين لما تنفقه شركة أو مشروع. تعتمد الدقة على البحث والبيانات التاريخية. وبالتالي ، يمكن أرشفة تقارير ميزانيتك والوصول إليها عند التخطيط للميزانيات المستقبلية لإجراء تقدير أفضل لما ستكون عليه التكاليف والنفقات.

مكونات تقرير الميزانية

يمكن أن يتضمن تقرير الميزانية أعمدة مختلفة بناءً على العمل أو المشروع. غالبًا ما يكون تقرير الميزانية جزءًا من تقرير حالة أكبر يلتقط مجموعة واسعة النطاق من نقاط البيانات. يمكن أن يساعد ذلك في وضع التكاليف في سياقها وتقديم صورة أفضل ليس فقط لما تم إنفاقه ولكن لماذا.

ولكن إذا كنت ستقوم بتخفيض تقرير الميزانية إلى عناصره الأساسية ، فسوف يكشف عن هذه المكونات الأربعة: التكاليف الفعلية والتكاليف المخطط لها والميزانية والميزانية المتبقية. يجب أن يتضمن أي تقرير ميزانية تقوم بإنشائه هذه المكونات الأربعة. دعنا نلقي نظرة فاحصة على هذه الأجزاء الأربعة من تقرير الميزانية الأساسي.

التكاليف الفعلية

التكاليف الفعلية في تقرير الميزانية هي إجمالي النفقات التي أنفقتها الشركة أو المشروع على مدار الوقت الذي يظهر في التقرير. من المهم أن نفهم أن التوقعات أو الميزانية تحاول الدقة ولكنها ليست صحيحة تمامًا. هناك دائمًا نفقات وتكاليف غير متوقعة وما إلى ذلك ، مما سيؤثر على ميزانيتك. وبالتالي ، تمنحك التكاليف الفعلية بيانات صلبة حول المبلغ الذي أنفقته حتى تتمكن من مقارنته بما كنت تعتقد أنك ستنفقه خلال هذه الفترة.

التكاليف المخططة

التكاليف المخططة هي تلك التي تتوقعها للأعمال خلال فترة زمنية محددة أو لفترة مشروع أطول. هذه هي التكاليف المقدرة التي تستند إلى ميزانية محددة مسبقًا والجدول الزمني. تتضمن بعض هذه التكاليف المواد الخام وتكاليف العمالة والتكاليف العامة ، مثل المرافق.

ميزانية

الميزانية عبارة عن خطة مالية تستخدمها شركة أو مشروع لتوضيح الأموال اللازمة للعمل على مدى فترة أو لمشروع لتقديم منتجه أو خدمته بنجاح. يوضح مقدار المال المطلوب والوقت الذي يتم فيه إنفاق هذه الأموال لمواصلة عمليات الأعمال التجارية أو تنفيذ هدف المشروع.

ميزانية متبقية

أخيرًا ، الميزانية المتبقية هي ما تبقى لديك من حيث الميزانية الإجمالية بعد إنفاق الفترة المبلغ عنها. إنه يوضح مقدار الأموال المتبقية لديك لمواصلة تشغيل عملك أو تسليم مشروعك. يجب أن يكون ذلك كافيًا ، ولكن إذا قمت بإفراط في الإنفاق خلال الفترة الزمنية المبلغ عنها ، فسيتعين عليك تحديد وقت أو نطاق أو تكاليف عملك أو مشروعك للعودة إلى المسار الصحيح.

ذات صلة: قالب ميزانية مشروع مجاني لبرنامج Excel

5 فوائد تقارير الموازنة

لقد ناقشنا بالفعل الغرض من تقرير الميزانية ، ولكن هناك فوائد أيضًا. بطبيعة الحال ، الغرض هو جزء من الفوائد ، ولكن تقرير الميزانية مهم للغاية ، ومن الجدير التأكيد على أهمية استخدام واحد عند إدارة عمل أو مشروع.

1. يحدد التهديدات

تتمثل إحدى الفوائد في أن تقرير الميزانية قادر على إظهار التهديدات المحتملة التي يمكن أن تؤثر سلبًا على شركتك أو مشروعك. لذلك ، لديك الوقت للرد عليها قبل أن تتمكن من إخراج عملك عن مساره. إذا رأيت أن هناك مشكلات ، فيمكنك تغيير جدولك الزمني أو نطاق عملك للحفاظ على الميزانية والبقاء على المسار الصحيح.

2. يبلغ التقديرات المستقبلية

يمكن أن تكون أرشفة تقارير الميزانية ، كما هو مذكور أعلاه ، مفيدة عند التخطيط لميزانيتك أو مشروعك التالي لأنها توفر سجلاً تاريخيًا يمكن أن يُعلم تقديراتك من الآن فصاعدًا. يمكن أن يساعد هذا الشركات على تحديد النمو أو تحديد جدوى أو ضعف مشروع مستقبلي.

3. يراقب الأداء

فيما يتعلق ببيئة العمل الحالية أو المشروع الجاري الذي تديره ، يساعدك تقرير الميزانية في مراقبة الأداء. كما أنه مفيد أيضًا في توزيع الأموال بشكل أفضل وتحديد الأماكن التي يوجد فيها هدر يمكن تقليله بعد ذلك لجعل أموالك تذهب إلى أبعد من ذلك.

4. يؤسس المساءلة

فائدة أخرى لاستخدام تقرير الميزانية هي المساءلة. قد يتم إنشاء الميزانية من قبل الإدارة ولكن العاملين في الشركة والفرق التي تنفذ المشاريع التي تنفق هذه الأموال. سواء كان ذلك من خلال عملهم أو الموارد التي يستخدمونها لأداء وظائفهم ، فإن الحصول على تقارير الميزانية العادية يتيح لهم معرفة ما إذا كانوا يعملون بكفاءة أو ما إذا كانوا بحاجة إلى توخي المزيد من الحذر.

5. يحدد وضع السيولة

هناك أيضًا معلومات يقدمها تقرير الميزانية حول وضع السيولة للشركة. هذا هو مقدار النقد في متناول اليد. هذا يُعلم الميزانية النقدية ، مما يتيح للشركة معرفة ما إذا كان لديها نقود كافية للتعامل مع التدفق الداخلي والخارجي الذي تتطلبه احتياجاتها التشغيلية. إنه يلعب دورًا في صنع القرار الأكبر للشركة ، حيث يقدم معلومات حول وضع المدين والاسترداد المستقبلي ، وتحديد ما إذا كان بإمكان الشركة الوفاء بمستحقاتها وتقديم معلومات مفيدة للمستثمرين.

كيفية عمل تقرير الميزانية مع ProjectManager

ProjectManager هو برنامج لإدارة المشاريع عبر الإنترنت يسمح لك بعمل تقارير في الوقت الفعلي قابلة للتخصيص بحيث تعرض لك فقط ما تريد رؤيته. بمجرد إنشاء التقرير ، يمكنك بعد ذلك مشاركته عبر التنسيقات وتوزيعه على المساهمين لإبقائهم على اطلاع دائم بالميزانية. فيما يلي شرح تفصيلي حول كيفية إنشاء تقرير حالة ، والذي يتضمن معلومات عن ميزانيتك.

ابدأ بتحديد خط الأساس

استخدم مخططات جانت القوية لتخطيط عملك وجدولته. يمكنك تنظيم المهام والموارد والتكاليف الخاصة بك. ضع عملك على مخطط زمني لرؤية كل ما عليك القيام به في مكان واحد ، ثم قم بتعيين خط الأساس. هذا يجسد جهودك المخطط لها حتى تتمكن من مقارنتها بجهودك الفعلية عند إنشاء تقرير حالة.

انقر على أيقونة التقرير

الآن ، عندما تكون جاهزًا لإنشاء تقرير ، حدد موقع رمز التقارير وانقر فوقه ، والذي يبدو وكأنه حافظة بها ورق مسطر. من هناك ، سيتم نقلك إلى صفحة التقرير. على الجانب الأيمن توجد قائمة بجميع التقارير التي يمكنك إنشاؤها. هناك تقرير عن الحافظة وتقرير الحالة وخطة المشروع والمهام والجداول الزمنية والتوافر وعبء العمل والتباين.

حدد تقرير حالة المشروع

عندما تختار تقرير حالة المشروع ، سيكون هناك مرشح على الجانب الأيمن. من هناك ، حدد العنوان وحالة المشروع والأعمدة التي تريد تضمينها في التقرير. ما عليك سوى التحقق من تلك التي تريد الإبلاغ عنها. على سبيل المثال ، هناك خيار ميزانية يمكنك تحديده. إذا اخترت الصحة ، فسترى التكاليف وعبء العمل.

ثم يمكنك إما عرض التقرير في متصفح الويب الخاص بك أو النقر فوق PDF أو Excel لتنزيله ومشاركته مع أصحاب المصلحة. سيعرض التقرير بعد ذلك التكلفة المخططة وتكلفة الموارد المخططة والنسبة المئوية للاكتمال والمزيد.

التقارير القابلة للتخصيص ليست سوى جزء مما يقدمه برنامجنا. لدينا الأدوات التي تحتاجها للعمل مع فرق متعددة الوظائف. تعني طرق عرض المشروع المتعددة الخاصة بنا أنه يمكن مشاركة ما تم التخطيط له على مخطط جانت على لوحات كانبان وطرق عرض القائمة والتقويم. يتم تحديث جميع البيانات في الوقت الفعلي بحيث يعمل الجميع على نفس الصفحة. هناك أيضًا ميزات إدارة المهام وإدارة المخاطر وإدارة الموارد للحفاظ على إنتاجيتك وعلى الميزانية.

ProjectManager هو برنامج حائز على جوائز يمكّن الفرق من تخطيط أعمالهم وإدارتها وتتبعها في الوقت الفعلي. تساعدك أدوات إعداد التقارير القوية لدينا على الالتزام بجدول المواعيد والالتزام بميزانيتك. انضم إلى الفرق في Avis و Nestle و Siemens الذين يستخدمون برنامجنا لتحقيق النجاح. ابدأ مع ProjectManager اليوم مجانًا.