عملية الميزنة في إدارة الأعمال والمشاريع

هناك شيء واحد تشترك فيه جميع الشركات مع إدارة المشاريع: المال. بدون تمويل وعملية وضع الميزانية المناسبة ، تتوقف المشاريع في أي صناعة. الميزانية هي كيفية إنفاق هذه الأموال.

لكن أولاً ، دعنا نحدد ماهية الميزانية ونستكشف أنواع الميزانيات وطرق إعداد الميزانية. من خلال فهم عملية إعداد الميزانية لإدارة الأعمال والمشاريع ، يكون من السهل فهم كيفية إعداد ميزانية لشركتك أو مشروعك.

ما هي الميزانية؟

الميزانية هي تقدير للإيرادات والمصروفات التي تحدث خلال فترة زمنية. إنها وثيقة حية تتم مراجعتها ومراجعتها بشكل دوري. ستستخدم أي مؤسسة تنفق أموالًا ميزانية لإدارة تكاليفها ، سواء كانت شركة أو مشروعًا أو وكالة حكومية أو حتى أسرة منزلية.

هناك طريقة أخرى للنظر إلى الميزانية وهي اعتبارها خطة مالية. يخطط إنفاقك خلال إطار زمني محدد. يعد استخدام الميزانية أمرًا ضروريًا للقيام بأي مسعى مالي بنجاح. هذا هو السبب في وجود ميزانيات الشركات وميزانيات المشاريع والميزانيات التي أنشأتها الحكومة لدعم الخدمات المختلفة.

تحدد عملية الموازنة الموارد اللازمة لإدارة عمل أو مشروع ، ولكن هذا ليس كل ما يمكن أن تفعله الميزانية. إنها أداة لتحديد الأهداف خلال ربع السنة أو السنة ، وقياس النتائج والتخطيط للطوارئ. سواء كنت تدير عملاً أو تدير مشروعًا ، يمكن أن تساعدك برامج إدارة المشاريع في تخطيط ميزانيتك وإدارتها وتتبعها.

ProjectManager هو برنامج إدارة مشاريع حائز على جوائز مع مخططات جانت القوية التي تساعدك على إدارة الموارد والتكاليف في الوقت الفعلي. يمكنك تنظيم المهام الخاصة بك وإرفاق الموارد والتكاليف لكل منها. ربط التبعيات لتجنب التأخيرات المكلفة وحتى تصفية المسار الحرج لمعرفة المهام الضرورية لنجاح المشروع. بمجرد تعيين خط الأساس ، يمكنك بعد ذلك تتبع التكاليف المخططة مقابل التكاليف الفعلية في الوقت الفعلي. ابدأ مع ProjectManager اليوم مجانًا.

أنواع الميزانيات

بالنظر إلى أن الميزانيات يمكن أن تنطبق على العديد من الكيانات المتنوعة ، فليس من المستغرب وجود العديد من أنواع الميزانيات المختلفة. تساعد كل واحدة من هذه الميزانيات في توجيه الإنفاق على مدار العام حتى لا تفرط في الإنفاق. إنها ضرورية لاتخاذ قرارات مالية مهمة ، لكنها تختلف بناءً على احتياجات الأعمال والمشاريع المختلفة.

ميزانية المشروع

يتم استخدام ميزانية المشروع لتقدير تكاليف المشروع. تم إنشاؤه بواسطة مدير المشروع ويستخدم لتتبع التكاليف طوال مرحلة تنفيذ المشروع وإجراء أي تعديلات من شأنها أن تبقي المشروع على المسار الصحيح ماليًا. تقسم ميزانية المشروع التكاليف إلى المهام الفردية والموارد المطلوبة لإكمالها.

ميزانية تقديرية رئيسية

كما يوحي الاسم ، تتكون الميزانية الرئيسية من جميع الميزانيات الفردية ، مثل المبيعات والإنتاج وما إلى ذلك ، المستخدمة في الأعمال التجارية. يتم ذلك لتقديم صورة مالية كاملة للشركة وإظهار مدى ملاءمة الدخل والمصروفات في العمل. توجد الميزانية الرئيسية بشكل أكثر شيوعًا في الأعمال التجارية الكبيرة ، على الرغم من أنه يمكن لشركة أصغر استخدامها للنظر في الموارد المالية حسب الفئة أو القسم.

ميزانية تشغيلية

تسرد ميزانية التشغيل جميع النفقات والإيرادات لتقديرات الأعمال لعملياتها الشهرية أو السنوية. هذه طريقة لفهم مقدار الأموال التي تحتاجها لإدارة عملك بشكل جيد. تتكون ميزانية التشغيل من التكاليف الثابتة والتكاليف المتغيرة والإيرادات والمصروفات غير المتوقعة. إنها مزيج من ميزانيات المبيعات والإنتاج والمواد المباشرة والعمالة والنفقات العامة والإدارية.

ذات صلة: قالب ميزانية التشغيل المجاني لبرنامج Excel

ميزانية المبيعات

تهتم ميزانية المبيعات بتقدير الإيرادات التي تتوقع تحقيقها من المبيعات والنفقات على مدار فترة زمنية. من خلال إنشاء ميزانية مبيعات ، يمكنك تخطيط إنفاقك وتعديله حسب الحاجة. كلما زادت دقة ميزانية مبيعاتك ، كان من الأفضل لك التأكد من أن لديك المواد والمخزون في متناول اليد لتلبية طلب العملاء.

الموازنة المالية

يتم استخدام الميزانية المالية لتحديد مقدار الأموال التي تحتاجها لتحقيق أهدافك قصيرة الأجل وطويلة الأجل. يقوم بذلك من خلال النظر في الأصول والخصوم وحقوق الملكية الخاصة بك. عندما يتم ذلك ، يكون لديك لمحة سريعة عن صحة عملك وما إذا كان مستقرًا. غالبًا ما تُستخدم الميزانية المالية عندما تبحث شركة ما عن تمويل أو تستعد لطرح عام أولي (IPO).

ميزانية التدفق النقدي

من المهم معرفة الأموال التي تدخل وتخرج من عملك خلال فترة زمنية ، وتساعد ميزانية التدفق النقدي على التنبؤ بهذا التدفق النقدي. تعد معرفة التدفق النقدي أمرًا بالغ الأهمية لاتخاذ قرارات مالية مهمة ، ولكنها تساعد أيضًا في العثور على المشكلات ومنع الإنفاق الزائد. من الناحية المثالية ، تريد التأكد من أن هناك أموالاً كافية تأتي لتغطية الأموال الخارجة من عملك. التدفق النقدي السلبي هو عندما لا يكون لديك ما يكفي من المال لتغطية نفقات التعويض.

طرق الميزنة

طرق الموازنة هي كيفية تنفيذ عملية الموازنة. مثلما توجد أنواع عديدة من الميزانيات ، هناك العديد من طرق إعداد الميزانية. وكما هو الحال مع أنواع الميزانيات ، لا يوجد خيار واحد صحيح. عليك أن تتخذ هذا القرار بناءً على عادات الإنفاق والتخطيط الاستراتيجي. فيما يلي أربع طرق لإعداد الميزانية لمساعدتك على البدء.

الميزانية الصفرية

الميزانية الصفرية هي ببساطة الدخل مطروحًا منه النفقات يساوي صفرًا. إنها إحدى طرق إعداد الميزانية الأكثر شيوعًا وتبدأ بافتراض أن جميع الميزانيات صفرية ويتم إعادة بنائها من البداية. هذا يخلق ميزانية ضيقة للغاية ويتجنب أي نفقات غير ضرورية لنجاح الأعمال. إنها طريقة ميزانية من أسفل إلى أعلى تُستخدم لاحتواء التكلفة ، ولكنها تستغرق وقتًا طويلاً.

الميزنة المتزايدة

تعمل الموازنة المتزايدة باستخدام الأرقام الفعلية للعام السابق وإضافة أو طرح نسبة مئوية منها لتحديد ميزانية السنة الحالية. إنها طريقة شائعة جدًا لإعداد الميزانية لأنها بسيطة وأفضل استخدامًا عندما لا تتغير محركات التكلفة الأساسية من سنة إلى أخرى. ولكن يمكن أن يؤدي إلى استمرار عدم الكفاءة ، مما يؤدي إلى ركود الميزانية وتجاهل الدوافع الخارجية للنشاط والأداء.

الميزانية على أساس النشاط

الميزنة القائمة على النشاط هي نهج من أعلى إلى أسفل. يحدد مقدار المدخلات اللازمة لدعم المخرجات التي تحددها الشركة. يتم تسجيل الأنشطة التي تتكبد تكاليف وتحليلها والبحث فيها. إنها طريقة ميزانية صارمة تساعد على تقليل تكاليف الإنتاج مع زيادة كفاءات الإنتاج وتحديد كيفية جعل المنتجات أكثر ملاءمة من حيث التكلفة.

موازنة عرض القيمة

عند استخدام ميزانية عرض القيمة ، سوف تسأل نفسك لماذا تم تضمين ذلك في الميزانية ، وهل تخلق قيمة للعميل أو الموظفين أو أصحاب المصلحة وهل قيمة هذا العنصر أكبر من تكلفته؟ إذا لم يكن الأمر كذلك ، فما هو تبريرك للتكلفة؟ يضمن طرح هذه الأسئلة أن كل شيء في ميزانيتك يقدم قيمة لعملائك.

كيفية عمل ميزانية لمشروع أو عمل تجاري في 6 خطوات بسيطة

تبدأ عملية وضع الميزانية بوضع الميزانية. سواء كنت تدير نشاطًا تجاريًا أو مشروعًا ، فهذه هي الخطوات الست التي يجب اتباعها لإنشاء ميزانية.

1. اختر نهج الميزانية

كما هو موضح أعلاه ، هناك العديد من الأساليب لإعداد الميزانية. إن عملية إعداد الميزانية المناسبة لك هي الخطوة الأولى في تحديد ميزانية عملك أو مشروعك. انظر إلى وضعك المالي الحالي وما هي أولوياتك واختر نهج الميزانية الذي يتوافق مع أهدافك المالية.

2. تحديد الغرض من ميزانيتك

مرة أخرى ، هناك أسباب مختلفة للميزانية مثل ميزانية المبيعات ، وميزانية التشغيل ، وما إلى ذلك. قبل أن تبدأ ، يجب أن تعرف نوع الميزانية التي تضعها. سيوجهك ذلك خلال عملية وضع الميزانية.

3. ضع خطة عمل

الآن بعد أن أصبح لديك طريقة وهدف ، حان الوقت لإنشاء خطة عمل ، وهي الخطوات التي ستقودك إلى ميزانية مكتملة. سترغب في تحديد النطاق ، مثل الأهداف والتسليمات المخططة. ثم سترغب في وضع هذا في جدول زمني لتتبع ميزانيتك خلال فترة محددة.

4. تقدير التكاليف الثابتة والمتغيرة

أولاً ، التكاليف الثابتة هي تلك التي لم تتغير مثل الإيجار وفواتير الخدمات وكشوف المرتبات والتأمين والفائدة على القروض وضرائب الممتلكات وما إلى ذلك. التكاليف المتغيرة هي تلك التي يمكن أن تتغير ، مثل المواد الخام والعمالة وعمولات المبيعات ، والشحن ، وما إلى ذلك ، سيشكلان معًا قدرًا كبيرًا من ميزانيتك.

5. تقدير الإيرادات المتوقعة

الإيرادات المتوقعة هي مقدار الأموال التي تقدر الشركة أنها ستجنيها من المبيعات. يمكن أن يكون الأمر بسيطًا مثل عدد الوحدات المباعة مضروبًا في الكمية التي تم بيعها. لكن الإيرادات لا تمثل التكاليف والنفقات. استخدم البيانات التاريخية وأبحاث السوق لتقدير ما تتوقع تحقيقه خلال فترة الميزانية.

6. إنشاء صندوق طوارئ

كما ترون ، كل هذه الأرقام هي تقديرات. يجب أن تكون دقيقة قدر الإمكان وأن تستند إلى البحث والبيانات ، لكنها ليست مسلمة. لهذا السبب من المهم جدًا أن يكون لديك صندوق طوارئ عند إنشاء الميزانية. إنه مبلغ من المال يتم وضعه جانباً للتعويض عن عدم الدقة الكامنة في تقدير التكاليف والإيرادات في الميزانية وكذلك تغطية المخاطر.

كيف يساعد ProjectManager في عملية وضع الميزانية

ProjectManager هو برنامج حائز على جوائز يساعد في عملية إعداد الميزانية. عند بدء مشروع إما عن طريق استيراد ملف Excel أو Microsoft Project أو باستخدام أحد القوالب الخاصة بالصناعة ، يمكنك تعيين ميزانية المشروع. لقد أوضحنا كيف يمكنك تخطيط ميزانيتك على مخططات جانت التي تنظم مهامك والموارد والتكاليف المرتبطة بها. ولكن هناك الكثير الذي يمكنك القيام به لإدارة وتتبع تكاليفك طوال دورة حياة المشروع.

راقب التكاليف باستخدام لوحات المعلومات في الوقت الفعلي

لا تقتصر عملية وضع الميزانية على التخطيط ، ولكن يجب أيضًا المراقبة والتغيير لتجنب الإنفاق الزائد. باستخدام لوحات المعلومات في الوقت الفعلي ، يمكنك الحصول على نظرة عامة عالية المستوى لتكاليفك بالإضافة إلى مقاييس أخرى يمكنها تنبيهك بالمشكلات حتى تتمكن من حلها بسرعة. تجمع لوحة التحكم المباشرة الخاصة بنا تلقائيًا البيانات في الوقت الفعلي وتعرضها في رسوم بيانية ومخططات سهلة القراءة. على عكس البرامج خفيفة الوزن ، ليست هناك حاجة إلى تكوين طويل لإعداد لوحة القيادة الخاصة بنا. إنه جاهز عندما تكون جاهزًا.

استخدم الجداول الزمنية ومخطط حجم العمل لتتبع الموارد

الموارد هي أي شيء تستخدمه لإنجاز عملك ، من العمل إلى المواد وكل شيء بينهما. من المهم تتبع مواردك للحفاظ على ميزانيتك ، وتحتوي أداتنا على ميزات إدارة الموارد التي تسهل عليك ذلك. عند انضمامك إلى الفريق ، يمكنك إضافة توفرهم ، بما في ذلك PTO والإجازات والعطلات العالمية ، مما يسهل تعيينهم للعمل. تعمل جداولنا الزمنية الآمنة على تبسيط كشوف المرتبات وتسمح لك بمشاهدة مكان وجود كل عضو في الفريق من حيث إكمال مهامهم حتى تتمكن من معرفة ما إذا كانوا في الموعد المحدد أم لا. يوجد أيضًا مخطط عبء عمل مرمز بالألوان يوضح ما إذا كان أي شخص قد تم تجميعه بشكل زائد. يمكنك موازنة أعباء العمل مباشرة من الرسم البياني لإبقائها تعمل بكامل طاقتها دون حساب العمل الإضافي.

تساعدك ميزات إدارة الموارد لدينا على البقاء في حدود الميزانية كما تفعل أدوات إدارة المهام والمخاطر الخاصة بنا. إذا تخلف فريقك عن الركب ، فهذا يعني أن الأموال الإضافية والمشكلات قد تؤدي إلى تشتيت مشروعك والتأثير سلبًا على الميزانية. يتيح لك استخدام ميزات إعداد التقارير الخاصة بنا التعمق في البيانات أكثر من لوحة المعلومات وتتبع حالة المشروع والتباين والمزيد. جميع التقارير قابلة للتخصيص لتصفية المعلومات التي تريد رؤيتها فقط ويمكن مشاركتها بسهولة مع أصحاب المصلحة ، الذين لديهم مصلحة راسخة في مشروعك.

ProjectManager هو برنامج لإدارة المشاريع عبر الإنترنت يساعد في تخطيط الميزانيات وإدارتها وتتبعها في الوقت الفعلي. تتيح لك منصتنا التعاونية مشاركة الملفات والتعليق وغير ذلك ، وربط الجميع بغض النظر عما إذا كانوا في المكتب التالي أو في موقع مختلف. انضم إلى الفرق في Avis و Nestle و Siemens الذين يستخدمون برنامجنا لتحقيق النجاح. ابدأ مع ProjectManager اليوم مجانًا.