بناء منصات الاتصال الداخلي للمؤسسات: ماذا وكيف

في هذه المقالة ، نتحدث عن كيفية بناء منصة اتصال مؤسسية. ما هي منصة الاتصال وكيف يجب أن تبدأ في بناء واحدة؟ تابع القراءة للحصول على رؤى حول هذا الموضوع وانتقل لأسفل للحصول على تقدير لتكلفة تطوير موقع ويب للاتصالات الداخلية .

محتويات:

1. ما هو برنامج الاتصال الداخلي؟
2. كيف تصنع برامج اتصالات داخلية
3. ميزات لتطبيق أو موقع ويب للاتصالات الداخلية
4. تكلفة إنشاء منصة اتصال مؤسسية

ما هو برنامج الاتصال الداخلي؟

كل شركة كبيرة كانت أم صغيرة تحتاج إلى نظام للاتصال الداخلي. التواصل الداخلي الفعال على جميع المستويات جزء لا يتجزأ من تحسين الأداء وتعزيز النتائج. يمكن لبرامج الاتصال الداخلية:

• زيادة مشاركة الموظفين في نجاح الشركة
• تنسيق المهام بين الموظفين والإدارات
• مراقبة الموظفين الذين يعملون عن بعد والإشراف عليهم بكفاءة
• تزويد الموظفين بشبكة دعم سريعة المفعول

اعتمادًا على نوع الشركة وحجمها والمكانة التي تعمل فيها ، ستختلف متطلبات نظام الاتصالات. ومع ذلك ، فإن الاتصال هو مفتاح الإنتاجية في أي شركة.

عندما يتعلق الأمر بالاتصالات الداخلية ، تستخدم معظم الشركات الصغيرة والمتوسطة نوعين من التكنولوجيا: البريد الإلكتروني للإعلانات على مستوى الشركة وتطبيقات المراسلة الفورية وغرف الدردشة للمشكلات الأكثر إلحاحًا.

ولكن هناك ما هو أكثر من برامج الاتصال الخاصة بالشركات أكثر من مجرد البريد الإلكتروني والمراسلين ، وبعض أنواع برامج الاتصال توفر وظائف لا يستطيع البريد الإلكتروني ولا تطبيقات المراسلة الفورية القيام بها.

1. الإنترانت

تعد الإنترانت واحدة من أقدم أدوات الاتصال المؤسسي. في الأساس ، إنها شبكة مغلقة لا يستطيع الوصول إليها إلا من يعملون في الشركة. كحل مع وصول محدود ، تسمح الشبكة الداخلية بتخزين ومشاركة البيانات والملفات الحساسة - وهو أمر لا يُنصح به بشدة عندما يتعلق الأمر بالبريد الإلكتروني والمراسلين.

ومع ذلك ، لا يزال أمان البيانات مصدر قلق للشبكات الداخلية ، لأنها قد تخزن الكثير من البيانات التي قد تضر بشركة ما إذا تم اختراق الشبكة الداخلية. بالإضافة إلى ذلك ، ليس من السهل جدًا التنقل في معظم حلول الإنترانت ، ولإنشاء نظام يشبه الكتالوج ، قد تكون هناك حاجة إلى متخصص.

2. الإشارات الرقمية

تستلزم اللافتات الرقمية شاشات حيث يمكن عرض الإعلانات على مستوى المكتب ليراها الجميع. تعد طريقة الاتصال الداخلي هذه مفيدة للإعلانات العاجلة في الشركات حيث يعمل جميع الموظفين أو معظمهم في المكتب ويكون المكتب نفسه كبيرًا جدًا. بينما لا تعرف أبدًا متى سيفتح كل موظف بريدًا إلكترونيًا على مستوى الشركة ، فمن المحتمل أن يرى الجميع إعلانًا في نفس الوقت عندما يتم عرضه على شاشة في منتصف الأرضية.

من ناحية أخرى ، تعد اللافتات الرقمية أداة اتصال من جانب واحد ، مما يسمح للإدارة بإصدار إعلانات على مستوى الشركة. لا يناسب التعاون أو التواصل بين الموظفين والفرق. إنها أيضًا أداة داخل المكتب بشكل صارم.

3. أدوات دردشة الفيديو

هذا نوع آخر من الأدوات ذات الغرض الواحد ، وهو مخصص للبث و / أو الاتصال عبر الفيديو. إلى جانب حالة الاستخدام الواضحة لمكالمات الفيديو ، يمكن استخدام هذا النوع من البرامج لدفق الخلاصات من المؤتمرات والاجتماعات المهمة والأحداث الأخرى. متصلة بأدوات اللافتات الرقمية ، يمكن عرض تدفقات الفيديو على شاشات حول المكتب.

4. أدوات التعاون

في هذه المقالة ، نستخدم مصطلح أدوات التعاون ليعني البرامج المستندة إلى مجموعة النظراء التي تسمح للعديد من المستخدمين المتزامنين. يتبادر إلى الذهن محرّر مستندات Google وجداول بيانات Google أولاً ، ولكن بالطبع هناك المزيد من الأمثلة. يسمح Office 365 بالتحرير التعاوني ، ومن بين مصممي UI / UX ، تكتسب Figma شعبية بسرعة مذهلة. باستخدام البرامج المستندة إلى مجموعة النظراء ، يمكن الوصول إلى العمل من أي مكان وفي أي وقت ، مما يجعل من الممكن العمل مع الموظفين عن بُعد في جميع أنحاء العالم.

5. موظف الشبكات الاجتماعية

أحدث اتجاه في حلول الاتصال المؤسسي هو الشبكات الاجتماعية للموظفين (ESNs) التي تركز على العمل. لنكن واقعيين: يستخدم غالبية الأشخاص الذين تتراوح أعمارهم بين 18 و 65 عامًا شبكات التواصل الاجتماعي في أوقات فراغهم (وأحيانًا ليست أوقات فراغهم). كان ظهور ESNs مجرد مسألة وقت.

الشبكات الاجتماعية للموظفين هي محاور لنشاط الموظف: يمكنك استخدامها للإعلانات ، والاستطلاعات ، والتعاون ، للتعرف على الموظفين البارزين ، وما إلى ذلك ، علاوة على ذلك ، يمكن استخدام هذه الشبكات لأشياء بخلاف العمل - على سبيل المثال ، للسماح للموظفين بالتعرف على كل منها الآخرين بشكل أفضل ويعبرون عن إبداعهم وتنسيق شؤون المكتب التي قد تبدو غير مهمة بشكل كاف للشبكة الداخلية أو أدوات اللافتات.

واحدة من أكثر الخدمات شعبية من هذا النوع هي Workplace ، وهي شبكة اجتماعية للموظفين مملوكة لشركة Facebook. Workplace هو في الأساس Facebook للمؤسسات ، والواجهة المألوفة هي واحدة من أكثر ميزاته ربحًا. نظرًا لأنه أحد أبرز اللاعبين في الصناعة ، سنجعل Workplace دراسة حالة من نوع ما وأساس بحثنا حول تطوير برامج الاتصالات الداخلية.

كيف تصنع برامج اتصالات داخلية

بادئ ذي بدء ، من المهم أن تقرر ما إذا كنت ترغب في تطوير منصة اتصال مؤسسية مثل Workplace فقط لشركتك الخاصة أو تقديمها كمنتج برنامج كخدمة (SaaS). من المهم اتخاذ قرار بشأن هذا الأمر قبل أن تبدأ في التطوير ، نظرًا لأن بعض الأشياء لن تكون بنفس الأهمية في برامج الاتصالات الداخلية لشركتك الخاصة كما ستكون في البرامج التي تقوم ببنائها للبيع. على سبيل المثال ، لست بحاجة إلى تحقيق الدخل من البرامج المصممة لتستخدمها شركتك فقط.

كان Workplace نفسه في الأصل عبارة عن برنامج داخلي يستخدمه موظفو Facebook. في وقت لاحق فقط تم إطلاقه لاستخدامه من قبل الشركات الأخرى. إليك رأينا في بناء منصة اتصالات داخلية لتقديمها كخدمة لأطراف ثالثة.

في مرحلة تحليل الأعمال في تطوير برامج الاتصالات الداخلية ، يجب عليك أنت و / أو فريق التطوير لديك إجراء بحث شامل عن حالة السوق. اعتمادًا على نموذج دورة حياة تطوير البرامج الذي تستخدمه أنت أو شركة التعهيد الخاصة بك ، ستختلف العمليات ، لكن البحث جزء لا يتجزأ من أي نموذج.

سيساعدك البحث في السوق لمنصات اتصالات الأعمال في الإجابة على عدد من الأسئلة المهمة.

1. هل تقوم بإنشاء تطبيق جوال أو نظام أساسي على الويب أو كليهما؟ عادةً ما يتم إنشاء منصات الاتصالات الرقمية للمؤسسات لأجهزة كمبيوتر سطح المكتب ، وغالبًا ما تكون قائمة على الويب. ومع ذلك ، فإن تطوير تطبيق مشاركة الموظف الأول على الهاتف المحمول يزداد شعبية كل عام. على أي حال ، حتى الحل المستند إلى الويب يجب أن يكون متوافقًا مع الجوّال هذه الأيام.

2. ما هو مكانتك؟ يمكن لأي شيء تحديد مكانة معينة ، من الموقع الجغرافي إلى نطاق معين من الميزات ذات الصلة فقط بنوع معين من الأعمال.

3. هل لديك أي منافسين في مجال تخصصك؟ إذا قمت بذلك ، فقم بتحليل كيفية عمل منتجاتهم ، وما هي إيجابيات وسلبيات هذه المنتجات ، وكيف يمكنك المنافسة.

4. ما هي القيمة الفريدة التي تقدمها منصتك لمستخدميها؟ ما الذي تقدمه منصتك والذي يميزها عن أي شخص آخر؟

5. ما هي شخصية المستخدم لمنصتك؟ شخصية المستخدم هي صورة شخصية للمستخدم المستهدف الأساسي. إذا كنت تحاول إنشاء منصة اتصالات مثل Workplace ، أي منصة للشركات وليس الأفراد ، فإن شخصية المستخدم الخاصة بك ستتضمن أيضًا صورة للأعمال.

6. ماذا سيكون نموذج تسييل الخاص بك؟ يتعلق هذا بكيفية جني الأموال من أداة الاتصالات التجارية الخاصة بك. يجب عليك البحث عن نماذج أعمال منافسيك بالإضافة إلى نموذج العمل الذي سيتم استيفاءه بشكل أفضل من قبل جمهورك المستهدف.

7. كيف ستقوم بالترويج لمنصتك؟ هناك عدد من الطرق للإعلان عن منصة ، لكنها ستختلف اعتمادًا على ما تقوم ببنائه.

ستظهر المزيد من الأسئلة أثناء التحقق من صحة الفكرة ومراحل البحث لتحليل الأعمال. تستخدم العديد من شركات التطوير اليوم - إن لم يكن معظمها - نموذج Lean Canvas لتوضيح كل ما يمكن معرفته عن أحد المنتجات في المرحلة الأولى من التطوير. إذا كنت مهتمًا ، فراجع مقالتنا حول كيفية إنشاء لوحة نموذج عمل لفكرة تطبيق جوال.

ميزات لتطبيق أو موقع ويب للاتصالات الداخلية

منصات التعاون والتواصل مثل Facebook Workplace عبارة عن شبكات اجتماعية داخل الشركات. في حين أن Facebook عبارة عن شبكة عالمية ، يتم استخدام Workplace بواسطة الشركات محليًا ويجمع بين ميزات الشبكات الاجتماعية وعناصر من أنواع أخرى من حلول اتصال المؤسسة.

فيما يلي قائمة بالميزات التي قد ترغب في تضمينها في تطبيق مشاركة الموظفين.

• على متن الطائرة

عندما يكون هدفك هو إنشاء تطبيق مثل Workplace للتواصل الداخلي ، فمن المهم جعل عملية الإعداد سهلة للتنقل قدر الإمكان حتى لا يقضي المستخدمون الكثير من الوقت في تسجيل الدخول والبحث عن كل ما يحتاجون إليه.
في الوقت نفسه ، بالنسبة للشبكة الاجتماعية للشركة ، قد يُعتبر تنفيذ الاشتراك / تسجيل الدخول عبر الحسابات الشخصية للشبكات الاجتماعية التقليدية مثل Facebook و Twitter بمثابة مسؤولية. أحد الحلول سهلة الاستخدام والأكثر أمانًا هو تسجيل الدخول عبر حسابات البريد الإلكتروني للشركة.

• مظهر

ستعتمد الحقول التي توفرها في ملفات تعريف المستخدمين على المدى الذي تريد من موظفيك الاتصال به والاختلاط بهم. الحقول الواضحة التي يجب توفرها في شبكة اتصالات الأعمال هي الاسم والوظيفة والقسم وتفاصيل الاتصال (رقم الهاتف والبريد الإلكتروني وسكايب وما إلى ذلك). ومع ذلك ، إذا كان أحد أهداف النظام الأساسي الخاص بك هو تحسين العلاقات بين الموظفين ، فقد يكون من المفيد إضافة معلومات غير متعلقة بالعمل مثل الهوايات.

• تغذية
  
  هذا هو المكان الذي سيتم فيه نشر جميع المعلومات: الإعلانات والمشاريع الحالية والإنجازات والتحديثات المتعلقة بحياة الشركة. إذا كنت تقوم بإنشاء موقع ويب مثل Workplace لشركات كبيرة ، فسيكون من المفيد تنفيذ نوع من نظام التصفية ، مثل وضع العلامات ، ربما يكون مدعومًا بالتعلم الآلي. بهذه الطريقة ، يمكن للنظام فرز المنشورات حسب الصلة لكل مستخدم بناءً على قسمه والمشاركات التي يتفاعل معها.

من ناحية أخرى ، يجب أن تكون هناك وظائف في مكانها لتثبيت الإعلانات على مستوى الشركة حتى يراها الجميع ، بغض النظر عن التصفية.

• مكتبة

لن تضر إضافة بعض وظائف الإنترانت إلى شبكة اجتماعية للشركة. ستساعدك مكتبة وثائق الشركة على تخزين كل شيء في مكان واحد. إذا كانت هناك مستندات مخصصة فقط لمجموعة معينة من الموظفين (مثل الإدارة العليا) ، فيمكن إضافة مستويات الوصول.

• معرض الصور

يمكن أن يكون هذا إما ميزة منفصلة أو فئة فرعية داخل المكتبة. اعتمادًا على نطاق الأنشطة التي سيشاركها الموظفون داخل الشبكة الاجتماعية الداخلية ، قد يستضيف معرض الصور صورًا رسمية للشركة من أحداث مثل المؤتمرات بالإضافة إلى الصور من لقاءات ما بعد العمل التي يرغب الموظفون في مشاركتها مع الجميع لتحسين الشركة روح.

• مجموعات
  
  المجموعات ضرورية عند إنشاء تطبيق اتصالات داخلي لعملاء الشركات. يمكن نشر الإعلانات ذات الوصول المحدود بحيث يمكن لأعضاء المجموعة فقط رؤيتها - على سبيل المثال ، أخبار القسم أو التحديثات للموظفين الذين يعملون في نفس المشروع.

• دردشة

نظرًا لأن الاتصال هو الهدف الأساسي للشبكة الاجتماعية للشركة ، فإن وظيفة المراسلة الفورية أمر لا بد منه. من الضروري تنفيذ المراسلة المباشرة بين المستخدمين بالإضافة إلى بعض إصدارات الدردشات الجماعية للأقسام أو الفرق التي تعمل في نفس المشروع أو المهمة.

• مشاركة الملفات

تعد مشاركة الملفات ضرورية لأي اتصال عمل تقريبًا. اعتمادًا على الشركات التي ستستخدم نظام الاتصال الخاص بك ، قد تكون مشاركة نوع واحد من الملفات كافية. لكن بشكل عام ، من الأفضل تقديم دعم لأنواع ملفات متعددة.

• تقويم الحدث

ستساعد إضافة أحداث إلى تقويم داخل شبكة الشركة الداخلية بدلاً من تقويم Google (أو بالإضافة إليه) موظفيك في تنظيم عملهم دون الحاجة إلى مغادرة الشبكة الداخلية والتبديل إلى خدمات أخرى.

• إشعارات

تعد الإشعارات الخاصة بإصدار سطح المكتب من تطبيق مشاركة الموظفين أو موقع الويب وإشعارات الدفع لتطبيقات الأجهزة المحمولة ضرورية حتى لا يفوت الموظفون الإعلانات أو الرسائل المهمة عندما يكون التطبيق نفسه في الخلفية.

• ضوابط المشرف

يجب أن تكون إدارة الشركة أو الشخص المعين بشكل خاص قادرًا على إضافة الموظفين وإزالتهم ، وتغيير مستويات وصولهم ، ومراقبة الاتصالات الداخلية. عادةً ما يكون للمسؤول حق الوصول إلى جميع المجموعات ، ويمكنه تحرير الإعلانات وتثبيتها / إلغاء تثبيتها ، ويمكنه إدارة نشاط القوى العاملة.

• تكاملات
  
  يمكن إضافة بعض الوظائف إلى تطبيقات الاتصال من خلال دمج تطبيقات الطرف الثالث. على سبيل المثال ، بدلاً من إنشاء وظائف لتحرير المستندات التعاوني من البداية ، يمكن دمج الخدمات الحالية في النظام الأساسي. يتكامل Facebook Workplace مع G Suite و Jira و Dropbox و Office 365 والمزيد . يمكنك إضافة الخدمات ذات الصلة ودمج البرامج الداخلية الحالية لعملائك.

ميزات إضافية يجب مراعاتها:

• دليل الموظف

هذه ميزة مفيدة للشركات الكبيرة حيث معرفة من يمكن أن يكون تحديًا. سيساعد وجود مخطط تنازلي من المديرين إلى الموظفين المبتدئين في كل قسم المستخدمين في العثور بسرعة على الشخص الذي يحتاجون إلى الاتصال به.

• مكالمات فيديو
  
  إذا كانت شركتك أو ، في حالة أحد منتجات SaaS ، تعمل أعمال عملائك مع متعاقدين عن بُعد أو لديهم موظفين يسافرون بشكل متكرر ، فإن وظيفة مكالمة الفيديو الداخلية أمر لا بد منه. سيسمح لك بالحفاظ على جميع الاتصالات داخل نفس البرنامج وسيجعله أكثر كفاءة. من الأسهل دائمًا إجراء مكالمة بدلاً من كتابة رسالة.

• الدراسات الاستقصائية

من المهم دائمًا فهم الحالة المزاجية في الشركة والعلاقات داخل الإدارات وفيما بينها ومستوى رضا الموظفين. عادةً ما يتم تكليف مديري المكاتب أو غيرهم من الموظفين المعينين بإجراء مثل هذه الأبحاث باستخدام جميع أنواع أدوات الاستطلاع (Google Forms و SurveyMonkey وغيرها) بالإضافة إلى التحدث مع كل موظف على حدة. ستؤدي إضافة ميزة استطلاع إلى شبكتك الداخلية إلى تسهيل إدارة هذه الاستطلاعات ومشاركة نتائجها.

• الروبوتات

يمكن أن تساعد الروبوتات الموظفين في التنقل في البرنامج ويمكنها تقديم دعم العملاء. كما هو الحال مع تصفية الأعلاف ، يمكن تشغيلها بواسطة تقنية التعلم الآلي.

ما هي تكلفة إنشاء منصة اتصال مؤسسية؟

لحساب (حتى تقريبًا) تكلفة تطوير برامج الاتصالات التجارية ، من الضروري أولاً فهم المتخصصين الذين ستحتاج إلى توظيفهم. لهذا النوع من البرامج - شبكة اجتماعية محلية ، بشكل أساسي - ستكون هناك حاجة إلى فريق كامل:

• مدير المشروع (ما لم تكن مستعدًا لمراقبة وإدارة كل جانب من جوانب التطوير بنفسك)
• مصمم UI / UX لتطوير الويب
• مصمم UI / UX لتطبيقات الأجهزة المحمولة (يمكن لمصمم واحد العمل مع تطبيقات iOS و Android)
• مطور الويب للواجهة الأمامية
• مطور iOS
• الروبوت المطور
• مطور الواجهة الخلفية
• أخصائي ضمان الجودة

كما ذكرنا ، فإن معظم تطبيقات الاتصالات الداخلية مصممة بشكل أساسي للويب. من المنطقي أن يكون لديك تطبيق ويب في مكتب يستخدم فيه الجميع سطح مكتب أو كمبيوتر محمول. ومع ذلك ، إذا كان عملك (أو أعمال جمهورك المستهدف) يتضمن متخصصين يعملون أثناء التنقل أو في الميدان ، فيجب عليك إنشاء حل يسمح لهم بالمشاركة بنشاط في حياة الشركة. في حين أنه يمكن تحقيق ذلك عن طريق تكييف موقع ويب للأجهزة المحمولة ، فإن نطاق الوظائف التي يقدمها تطبيق تواصل شبيه بالشبكة الاجتماعية من المحتمل أن يجعل موقع الويب مزدحمًا جدًا للاستخدام الفعال على الأجهزة المحمولة . في مثل هذه الحالات ، يكون التطبيق المحلي أكثر ملاءمة للمستخدمين.

اعتمادًا على جمهورك المستهدف ، قد يكون من الكافي إنشاء تطبيق إما لنظام iOS أو Android بدلاً من كليهما.

كما ترى ، يصعب تقدير تكلفة إنشاء منصة اتصالات داخلية. سيستغرق تطوير تطبيق الاتصال الداخلي على الويب فقط حوالي ثلاثة أشهر وقد تصل تكلفة البدء إلى حوالي 52000 دولار . يستغرق تطوير الأجهزة المحمولة وقتًا أطول ، وبالتالي يكون أكثر تكلفة. توقع أن تدفع ما لا يقل عن 61،800 دولارًا أمريكيًا لتطبيق جوال واحد وانتظر حوالي خمسة أشهر حتى يكتمل. لن يكلفك تطبيقان للهاتف المحمول ضعف هذا المبلغ ، لأنك لن تحتاج إلى مصمم UI / UX منفصل وفريق ضمان الجودة لكل منهما.

استنتاج

يتطور التواصل المؤسسي باستمرار كرد فعل للتغيرات الاجتماعية. اليوم ، أصبح بناء أعمال شفافة وجعل موظفيك يشاركون في حياة شركتك - وكذلك في حياة بعضهم البعض - أكثر أهمية من أي وقت مضى. لهذا السبب أصبح تطوير تطبيقات اتصالات الموظفين أكثر شيوعًا وأصبحت تطبيقات التواصل أكثر تشابهًا مع الشبكات الاجتماعية الكاملة. الفوائد المحتملة لهذه الخدمات جذابة للغاية.

في Mind Studios ، نقدم خدمات تطوير البرمجيات والاستشارات. سواء كنت تبحث عن شركة تطوير لإضفاء الحيوية على فكرتك أو تحاول فقط معرفة كيفية إنشاء موقع ويب للاتصال الداخلي ومقدار التكلفة ، يمكننا مساعدتك. اترك لنا رسالة وسنرد عليك بمعلومات أكثر تفصيلاً وعرض أسعار.