ما هو تحليل تأثير الأعمال ولماذا هو مهم؟

تمر الأعمال كثيرًا. يجب أن يكون المديرون دائمًا على دراية بالعوامل الداخلية والخارجية التي يمكن أن تؤثر على نمو أعمالهم مثل التقلبات الاقتصادية والمنافسين الجدد واتجاهات السوق الجديدة والمزيد. أحد أكثر التهديدات شيوعًا لأي شركة هو اضطراب الأعمال.

يحدث اضطراب الأعمال عندما يحدث تغيير جذري ويؤثر على كيفية تنافس الشركات في صناعة معينة. مثال على اضطراب الأعمال يمكن أن يكون تطوير تقنية جديدة تجعل الأساليب الحالية عديمة الفائدة. في هذه الحالة ، ما الذي يمكن لمديري الأعمال فعله؟ تنفيذ تحليل تأثير الأعمال (BIA).

يعد تحليل تأثير الأعمال أداة مهمة للمساعدة في التخطيط لحتمية العواقب وتكلفتها. BIA هي عملية متعددة الاستخدامات تُستخدم لتقييم المخاطر وتخطيط استمرارية الأعمال وتخطيط التعافي من الكوارث. دائمًا ما تلوح المخاطر في الأفق ، ومن المقرر أن تستعد الشركات المجهزة بشكل أفضل لإدارة المخاطر ، وكلما زاد احتمال استمرارها في ممارسة الأعمال التجارية في المستقبل.

ما هو تحليل تأثير الأعمال (BIA)؟

تحليل تأثير الأعمال (BIA) هو طريقة للتنبؤ بعواقب الاضطرابات التي تتعرض لها الأعمال وعملياتها وأنظمتها من خلال جمع البيانات ذات الصلة. يمكن استخدام هذه البيانات لتطوير استراتيجيات الأعمال للتعافي في حالة الطوارئ.

ProjectManager هو برنامج لإدارة المشاريع مجهز بأدوات التخطيط لتحليل تأثير الأعمال وتخطيط استمرارية الأعمال وتخطيط التعافي من الكوارث. تتيح تقارير المشاريع الخاصة بنا ولوحات معلومات التكلفة وعبء العمل في الوقت الفعلي للمديرين التخطيط بشكل أكثر كفاءة وإيصال المعلومات الأساسية للعملاء وأصحاب المصلحة في دقائق. ابدأ مجانًا.

يتم تحديد السيناريوهات التي يمكن أن تسبب خسائر للأعمال. يمكن أن يشمل ذلك الموردين الذين لا يقدمون ، والتأخير في الخدمة ، وما إلى ذلك. قائمة الاحتمالات طويلة ، ولكن من الضروري استكشافها بدقة من أجل تقييم المخاطر على أفضل وجه. من خلال تحديد وتقييم سيناريوهات المخاطر المحتملة هذه ، يمكن للأعمال تحديد خطة استثمار لاستراتيجيات التعافي والتخفيف ، جنبًا إلى جنب مع الوقاية المباشرة.

ماذا عنوان BIA؟

يحلل تحليل تأثير الأعمال الآثار التشغيلية والمالية لاضطراب الأعمال. وتشمل هذه الآثار خسارة المبيعات والدخل ، وتأخر المبيعات أو الدخل ، وزيادة النفقات ، والغرامات التنظيمية ، والعقوبات التعاقدية ، وفقدان العملاء ، وتأخير خطط الأعمال الجديدة.

عامل آخر يجب أخذه في الاعتبار هو التوقيت. يمكن أن يكون لتوقيت الحدث التخريبي تأثير كبير على الخسارة التي تكبدتها الشركة. إذا تضرر متجرك من كارثة طبيعية قبل بيع كبير أو إجازة موسمية كبيرة ، فإن التأثير يكون أكبر مما كان عليه خلال فترة أبطأ.

يعمل تحليل تأثير الأعمال على افتراضين:

1. يعتمد كل جزء من العمل على العمليات المستمرة للأجزاء الأخرى من العمل.
2. تعتبر بعض أجزاء العمل أكثر أهمية من غيرها ، حيث تتطلب المزيد من التخصيصات عند حدوث اضطرابات.

BIA مقابل تقييم المخاطر

يتشابه BIA وتقييم مخاطر الأعمال ، لكن الاختلاف الرئيسي هو أن BIA أكثر تحديدًا لأنه يركز على متطلبات استمرارية الأعمال ، وتوافر الموارد وتأثير اضطراب الأعمال.

من ناحية أخرى ، يركز تقييم المخاطر على شدة واحتمالية مخاطر العمل المحتملة. يتم ذلك لتحديد أولويات المخاطر وإنشاء استراتيجيات التخفيف لحلها.

BIA مقابل تخطيط استمرارية الأعمال

يعد تحليل تأثير الأعمال أحد مكونات تخطيط استمرارية الأعمال لأن BIA يهدف إلى توفير بيانات مهمة لخطة استمرارية الأعمال. كيف يعمل هذا؟

يتم إجراء BIA لتحديد العمليات التجارية الأكثر أهمية وتأثير اضطراب الأعمال في تلك العمليات والموارد اللازمة لاستعادتها.

هذه كلها متغيرات أساسية يجب أخذها في الاعتبار عند إنشاء خطة استمرارية الأعمال ، والتي ستكون بمثابة مسار العمل الذي يتم اتخاذه لضمان قدرة الشركة على التعافي من اضطراب الأعمال.

BIA مقابل تخطيط التعافي من الكوارث

على غرار العلاقة بين BIA وتخطيط استمرارية الأعمال ، يعتبر BIA أيضًا أداة مفيدة عند إنشاء خطة التعافي من الكوارث. يحدد BIA أوضاع الفشل والتكاليف المرتبطة بها. ثم يتم استخدام المعلومات التي تم الحصول عليها من تقرير BIA كمدخلات لإنشاء خطة كاملة للتعافي من الكوارث.

كيف تجري BIA في 4 خطوات

بينما لا توجد طريقة محددة لإجراء تحليل تأثير الأعمال ، تتبع العملية المسار العام الموضح أدناه.

1. الحصول على الموافقة

تتمثل الخطوة الأولى في بدء العملية من خلال الحصول على موافقة الإدارة العليا للمشروع. للبدء ، حدد الأهداف والغايات ونطاق تحليل تأثير الأعمال. يجب أن يكون واضحًا ما تسعى الشركة إلى تحقيقه.

بعد ذلك ، من المهم تشكيل فريق مشروع لتنفيذ تحليل تأثير الأعمال. يمكن أن يكون هؤلاء موظفين حاليين طالما أنهم يعرفون كيفية إجراء تحليل تأثير الأعمال ، ولكن يمكن الاستعانة بمصادر خارجية لهذا الفريق لفريق ماهر في هذه العملية إذا لم يكن لدى الشركة أشخاص للقيام بهذه المهمة.

2. جمع المعلومات

الخطوة التالية هي جمع المعلومات اللازمة لإجراء التحليل. يمكن جمع هذه البيانات بعدة طرق ، من المقابلات إلى استبيان تحليل تأثير الأعمال ، وهو الأداة الأكثر شيوعًا.

الاستبيان عبارة عن استبيان تفصيلي تم تطويره بواسطة فريق تحليل تأثير الأعمال وقد استهدف الأسئلة المصممة للحصول على إجابات تقيم التأثير المحتمل للاضطراب في العمل.

الأشخاص الذين ينبغي مقابلتهم أو تقديم الاستبيان يشملون المديرين وأعضاء الفريق والمشرفين وغيرهم ممن هم على دراية بعمليات الأعمال. يمكن أن يشمل أيضًا شركاء الأعمال وأولئك الذين يعملون خارج المنظمة طالما لديهم بصيرة كافية. بمعنى آخر ، ضع في اعتبارك من هم أصحاب المصلحة.

يجب أن تتضمن المعلومات التي تجمعها لتقرير BIA الخاص بك ما يلي:

• اسم العملية
• وصف تفصيلي لمكان تنفيذ العملية
• جميع المدخلات والمخرجات في العملية
• الموارد والأدوات المستخدمة في العملية
• مستخدمو العملية
• التوقيت
• الآثار المالية والتشغيلية
• أي تأثيرات تنظيمية أو قانونية أو امتثال
• البيانات التاريخية

3. مراجعة المعلومات

يجب توثيق كل هذه البيانات التي تم جمعها ومراجعتها قبل تحليل المعلومات. يمكن أتمتة ذلك عن طريق الكمبيوتر أو القيام به يدويًا ، اعتمادًا على أيهما أسهل وأكثر موثوقية وعملية من حيث صياغة الاستنتاج.

تحقق هذه المراجعة أهدافًا متعددة: فهي تنشئ قائمة ذات أولوية لوظائف أو عمليات الأعمال ، وتحدد الموارد البشرية والتقنية اللازمة للحفاظ على المستوى الأمثل للعمليات ، وتضع إطارًا زمنيًا للاسترداد لاستعادة العملية أو الوظيفة وإعادتها إلى عادي.

4. قم بإنشاء تقرير BIA

بعد ذلك ، سترغب في توثيق النتائج. هذا هو الوقت الذي يتم فيه إعداد تقرير تحليل تأثير الأعمال. في حين أن التنسيق غير منظم ، فإنه غالبًا ما يتبع الهيكل التالي:

• ملخص تنفيذي
• الأهداف والنطاق
• المنهجيات المستخدمة في جمع البيانات والتقييم
• ملخص النتائج
• نتيجة مفصلة عن كل قسم من أقسام الأعمال (بما في ذلك العمليات الأكثر أهمية ، وتأثير التعطيل ، والمدة المقبولة للاضطراب ، ومستوى الخسائر المسموح به ، وتكلفة الاسترداد ، وما إلى ذلك)
• المستندات الداعمة و
• توصيات للتعافي

ثم يتم تقديم هذه الوثيقة إلى الإدارة. القرار بشأن كيفية المضي قدمًا في يد الإدارة العليا ، لذا فهم هم الذين يتلقون التقرير. لاحظ أن تحليل تأثير الأعمال ليس ثابتًا. تتغير التكنولوجيا والأدوات والعمليات ، ويجب أن يتطور تحليل تأثير الأعمال معهم.

لماذا تحليل تأثير الأعمال مهم

السبب في أن كل عمل يجب أن يتضمن تحليل تأثير الأعمال هو أنه جزء من أي خطة شاملة لتقليل المخاطر. يمكن أن تتعطل جميع الأعمال بسبب الحوادث وحالات الطوارئ بما في ذلك فشل الموردين ونزاعات العمل وفشل المرافق والهجمات الإلكترونية ناهيك عن الكوارث الطبيعية أو التي من صنع الإنسان.

خطط مسبقا

ليس من المثالي إنتاج استجابة عندما يكون المرء في خضم أزمة ؛ لقد استعدت شركة ذكية بالفعل لهذه المخاطر. من المرجح أن تكون الاستجابة التي تنشأ في ضائقة شديدة عشوائية أو عشوائية ، ومن شبه المؤكد أنها ستكون أقل فعالية.

مع العناية الواجبة لتحليل تأثير الأعمال في متناول اليد ، فإن الشركة لديها خطة عمل مدروسة جيدًا للتعافي من الشدائد. يمنح الإدارة مزيدًا من الثقة في قراراتها وأحكامها عند الاستجابة لهذه الأحداث.

حدد الأولويات وفقًا لذلك

يعطي تحليل تأثير الأعمال مع تعليمات التخصيص الأولوية للعمليات التي تحتاج إلى تعافي فوري وأيها يمكن أن ينتظر. كما يوفر مجموعة من المعايير لاختبار خطط الاسترداد. علاوة على ذلك ، يجب تحديد الدخل المفقود من الاضطراب ، والتكاليف المرتفعة التي من المحتمل أن تتكبدها الشركة إذا كان هناك أي نفقات على الغرامات والعقوبات ، وتآكل سمعة الشركة وقاعدة العملاء.

كل هذه المعلومات ضرورية لنجاح الأعمال. تعد المشكلات جزءًا من مشهد الأعمال ، وتجاهل إمكانية حدوث بعض الاضطراب في العملية يهدد الملاءة المالية والبقاء على المدى الطويل.

قوالب إدارة الأعمال

ProjectManager هو برنامج لإدارة المشاريع والعمل وهو رائع للشركات ونقدم العشرات من مقاطع الفيديو التعليمية والمدونات والقوالب والأدلة لاحتياجات إدارة الأعمال الخاصة بك.

نموذج تحليل SWOT

يعد تحليل الموقف أو تحليل SWOT أداة رائعة لتقييم الحالة الحالية لأي عمل تجاري. يسمح للمديرين بفهم العوامل الداخلية والخارجية التي تشكل بيئة أعمال الشركة.

قالب حالة العمل

قالب حالة العمل الخاص بنا عبارة عن مستند متعدد الاستخدامات يساعد مديري الأعمال ومديري المشاريع ورجال الأعمال على توصيل أفكار أعمالهم لأصحاب المصلحة والعملاء.

قالب الملخص التنفيذي

يعد قالب الملخص التنفيذي الخاص بنا أداة رائعة لتلخيص خطط العمل ومقترحات المشروع بحيث يمكنك أن تُظهر لأصحاب المصلحة في المشروع والعملاء قيمة مشاريعك بسرعة.

تحويل BIA إلى عمل مع ProjectManager

الآن بعد أن قمت بتحليل التأثير ، ماذا بعد؟ الخطة هي أساس أي مشروع ناجح ، لكن الخطة تحتاج إلى أدوات لتنظيم جميع أجزائها المختلفة في كل عمل. ProjectManager هو برنامج لإدارة العمل عبر الإنترنت تم تصميمه خصيصًا لهذا الغرض.

بمجرد الحصول على الموافقة ، تحتاج إلى تقسيم المشروع إلى مهام. سيحتاج كل من هذه المهام إلى موعد نهائي ، ويجب تعيينها إلى أحد أعضاء الفريق لتنفيذها. يمنحك ProjectManager طرقًا متعددة لبدء خطة مشروعك ، بدءًا من مخطط جانت الأكثر تنظيماً للتخطيط طويل الأجل إلى أداة سير العمل المرئية للوحة كانبان.

ولكن كيف تحصل على جدول البيانات الخاص بك في مشروع؟ مع ProjectManager ، هذا سهل. يمكنك تحميل المهام الخاصة بك ويفتح كمشروع جديد. من طريقة عرض جانت ، يتم رسم مهامك في مخطط زمني للمشروع لإعطائك الصورة الكبيرة والسماح لك بربط المهام التابعة أثناء تقسيم المشروع إلى مراحل أو معالم.

يمكنك تعيين المهام من أي طريقة عرض للمشروع ويمكن للفرق العمل بالطريقة التي يريدون العمل بها. يحب أعضاء الفريق لوحات كانبان لأن لديهم السياق والموارد اللازمة للعمل على الأمور المهمة. يوفر المديرون مثل لوحات كانبان الشفافية ، والتي توضح لهم من يعمل على ماذا.

يعطي تحليل تأثير الأعمال عمرًا للمشروع ، لكن ProjectManager يمنح هذه الحياة وسيلة للنجاح. المشاريع العملية وسهلة الاستخدام منتجة ، مما يجعل العمل الذي تضعه في التحليل يؤتي ثماره.

يعد تحليل تأثير الأعمال أداة رائعة لتقييم المخاطر ووضع خطة للتعافي في حالة حدوثها ومتى حدثت. هذا يبدو وكأنه مشروع. ProjectManager هو برنامج لإدارة المشاريع يساعدك على تخطيط تحليل تأثير عملك ومراقبته وإعداد تقرير عنه عندما تحتاج إلى تنفيذه. ليس هناك خطر في الحصول على هذه النسخة التجريبية المجانية لمدة 30 يومًا.