دليل سريع لرسم خرائط عمليات الأعمال

اعمل في الظلام وفي النهاية ستصطدم بالحائط. في حين أن أسطورة رجل الأعمال الذي يأتي بفكرة بمليون دولار ويعود ويشاهد تدفق الأموال قد تكون مقنعة ، إلا أنها خيال. تحتاج الشركات إلى تخطيط المهام وتنفيذها بطريقة منظمة.

للقيام بذلك ، تحتاج كل شركة إلى عمليات تجارية لإدارة العمل وتحقيق أهدافها. عملية الأعمال عبارة عن سلسلة من المهام أو الخطوات التي يجب أن تتخذها المنظمة لتحقيق هدف ملموس.

تؤدي إدارة عمليات الأعمال هذه إلى جعل الشركات أكثر كفاءة ولهذا السبب تم إنشاء إدارة عمليات الأعمال (BPM). إدارة العمليات التجارية هي نظام يستخدم سلسلة من الأدوات والأساليب لمساعدة المديرين على تبسيط العمليات التجارية.

تسمى إحدى هذه الطرق تعيين عملية الأعمال. دعنا نحدد ما هو ولماذا هو مهم للغاية عند إدارة العمليات التجارية.

ما هو مخطط عملية الأعمال؟

يتكون تخطيط عملية الأعمال من استخدام مخطط سير عمل أو خريطة عملية لتمثيل عملية الأعمال بشكل مرئي وتحديد:

• ما هي خطوات عملية الأعمال
• من المسؤول عن ماذا في العملية التجارية
• ما هي الأدوات التي سيتم استخدامها
• ما هو المعيار لإكمال تلك العملية التجارية
• كيف يتم تحديد النجاح

من خلال رسم تخطيطي واضح لسير العمل أو خريطة تفصيلية لعملية الأعمال ، من السهل معرفة أين يمكن إجراء تحسينات في عملية الأعمال لزيادة الكفاءة والإنتاجية. هذه أيضًا طريقة لاتخاذ هدف محدد وقياسه من أجل مقارنته بالأهداف العامة للعمل ، والتأكد من توافقها.

الآن بعد أن فهمنا ماهية تخطيط العمليات التجارية ، دعنا نتعلم كيفية إنشاء خريطة عملية.

ما هي خريطة العملية؟

خريطة العملية هي في الأساس مخطط تدفق يمثل عناصر عملية تجارية برموز. تحتوي هذه الرموز على معيار يُعرف باسم تدوين نمذجة عمليات الأعمال (BPMN) والذي تم إنشاؤه بواسطة مبادرة إدارة عمليات الأعمال.

ومع ذلك ، لا تحتاج إلى أن تكون خبيرًا في BPMN لإنشاء خريطة عملية ، فهناك اليوم العديد من أدوات تعيين عمليات الأعمال عبر الإنترنت التي تعمل على أتمتة هذه العملية نيابة عنك.

خطوات تخطيط عمليات الأعمال

يمكن أن يساعد تخطيط العمليات في تحقيق العديد من أهداف العمل من تحسين العمليات إلى التدريب وتوضيح سير العمل ، ولكن أيضًا الامتثال التنظيمي والتدقيق الداخلي وتوضيح الأدوار في الأعمال. فيما يلي 7 خطوات لإنشاء خريطة عملية لعملك.

1. تحديد العملية

حدد الأهداف والنطاق واللاعبين ومجالات العمل التي تريد التركيز عليها. يمكن القيام بذلك على ثلاثة مستويات: رد الفعل ، عند معالجة عملية فشلت أو كان أداؤها ضعيفًا ؛ الاستراتيجية ، كما هو الحال في الإصلاح الشامل ؛ التركيز على العملاء ، مثل السعي لتحقيق رضا العملاء بشكل أفضل.

2. تجميع فريق

احصل على مجموعة من الأشخاص الذين يعملون في هذه العملية ، على الرغم من أنه من المفيد أيضًا وجود شخص من الإدارة العليا على متن الطائرة ، حيث يمكنهم المساعدة في الحصول على الموافقات عند طلب التغييرات.

3. جمع المعلومات

بمجرد تحديد العملية ، يجب عليك جمع المعلومات التي ستحتاج إليها لإنشاء خريطة العملية الخاصة بك ، مثل من وماذا وأين ومتى من عملية الأعمال. يتم ذلك عن طريق جمع المعلومات وإجراء المقابلات مع الأشخاص الذين يقومون بالعمل الذي ترسمه.

4. عملية رسم الخرائط

خذ جميع المعلومات التي جمعتها وقم بتحويلها إلى مخطط تدفق لخريطة العملية. سيشمل هذا على الأرجح العملية أو سير العمل العام. تختلف جميع خرائط العمليات ، ولكن هذه هي العناصر الرئيسية التي يجب تضمينها في الرسم التخطيطي لسير العمل:

• المهام: كل خطوة من خطوات سير العمل.
• الأحداث: المشغلات أو البوابات التي تبدأ عملية أو تعيد توجيهها أو تنهيها.
• المشاركون: المشاركون في العملية التجارية.

5. التحليل

ادرس خريطة العملية وتحدى كل خطوة من خلال التساؤل عن سبب كل خطوة.

6. تطوير وتثبيت طرق جديدة

بعد أن يحدد تحليل العملية الخاص بك عملاً غير ضروري ، انظر كيف يمكن دمج الخطوات أو إعادة ترتيبها أو إضافة خطوات جديدة لتحسين الكفاءة.

7. إدارة العملية

الآن يجب الحفاظ على عملية الأعمال وتخزينها ولكن أيضًا تتم مراجعتها بشكل روتيني بالإضافة إلى مراقبة العملية من أجل التغييرات.

أنواع خرائط عمليات الأعمال

يمكن إجراء تخطيط العمليات التجارية بعدة طرق. هناك أنواع مختلفة من خرائط العمليات التي يمكنك استخدامها لتصور عملياتك. كل من هذه الخرائط العملية لها مزايا وعيوب.

مخطط تدفق العملية

مخططات التدفق هي أكثر أنواع خرائط العملية شيوعًا. يمكن رسمها يدويًا أو إنشاؤها في برنامج. تعد سهولة الاستخدام والألفة ميزة ، ولكن العيب هو أن هذه الأنواع من تخطيط عمليات الأعمال تفتقر إلى المرونة للتكيف وتغيير المخطط الانسيابي.

ذات صلة: 3 أدوات مجانية لعمل مخططات الشبكة

مخطط الحارة

يعمل مخطط حارة السباحة كمخطط انسيابي كلاسيكي ، باستثناء الرسم التخطيطي لحارة السباحة ، يتم تقسيم كل خطوة بين فرق مختلفة أو أفراد مسؤولين عنها. وهكذا فإن اسم حارة السباحة ، حيث أن الرسم التخطيطي يشبه الممرات الموجودة في حوض السباحة لفترات السباحة. المزايا والعيوب هي نفسها كما في المخطط الانسيابي.

خريطة تدفق القيمة

غالبًا ما يتم استخدام خريطة تدفق القيمة في تطبيقات Lean six sigma. ليس من السهل تحليلها في لمح البصر. لذلك ، يعد هذا أكثر فائدة لأولئك الذين يبحثون عن رؤية أكثر تعمقًا للعمليات التجارية. لا يُنصح بخرائط تدفق القيمة لمنح الأشخاص ملخصًا سهل القراءة للعمليات.

مخطط SIPOC

مورد مخرجات عملية مدخلات الزبون ، أو SIPOC هي خريطة عملية أعمال مبسطة. إنه يزيل معظم المعلومات ويركز فقط على أساسيات العملية والأشخاص المعنيين. بطبيعة الحال ، سيوفر هذا نظرة عامة يمكن فهمها بسرعة ، لكنها لن تقدم أي فهم عميق للعملية وكيف تتفاعل العمليات.

برمجة

هناك برنامج متاح لتخطيط عمليات الأعمال. تساعد هذه الأدوات في تتبع العمليات بعد إجراء التعيين ، حتى تتمكن من معرفة كيفية أدائها وأين يكون أداؤها ضعيفًا بسبب الاختناقات والمواعيد النهائية الفائتة والكتل الأخرى. تتمثل ميزة استخدام عملية الأعمال في أنها تعمل على أتمتة إنشاء خرائط العملية ولديها ميزات أخرى يمكن للموظفين استخدامها لإدارة مهامهم وقوائم المهام. كما يسمح للإدارة بمراقبة ما يحدث بسهولة.

فوائد تخطيط عمليات الأعمال

يعد استخدام خريطة العملية لتصور كيفية عمل الأعمال ، وما هي أدوار الأشخاص ، ومسؤوليات ومعايير العمل أمرًا ضروريًا لعدة أسباب.

الحفاظ على الامتثال

يساعد في الحفاظ على الشركة متوافقة مع ISO 9001. هذه مجموعة من المعايير الموجهة نحو التأكد من أن الأعمال التجارية تلبي احتياجات عملائها وتتوافق مع اللوائح ذات الصلة.

هناك أيضًا امتثال لقانون Sarbanes-Oxley لعام 2002 ، المعروف أيضًا باسم إصلاح محاسبة الشركات العامة وقانون حماية المستثمرين لعام 2002. يتطلب هذا القانون الفيدرالي الشفافية والإفصاح المناسب لجميع الشركات المتداولة علنًا. يعد توثيق إدارة عمليات الأعمال مكونًا رئيسيًا في هذا القانون.

يساعد في الإعداد

يعد تخطيط عمليات الأعمال أمرًا بالغ الأهمية أيضًا لإعداد موظفين جدد. من خلال مجموعة من العمليات الموثقة التي يجب على الموظف الجديد اتباعها ، يتم تقصير فترة انتقالهم ولا تستغرق الكثير من الوقت بعيدًا عن الموظفين الآخرين للتدريب وأشياء أخرى. تنشئ خريطة العملية أيضًا عملية إعداد متسقة واستمرارية بين الموظفين الجدد.

يعزز الاتصالات

يعد تخطيط عمليات الأعمال أيضًا طريقة رائعة للتواصل الفعال مع الآخرين في العمل وخارجه. نظرًا لأن تخطيط عمليات الأعمال عبارة عن تصور لعملية ما ، فمن الأسهل استيعابها من كتلة طويلة للجميع في العمل.

يبسط عمليات التدقيق

يمكن إجراء عمليات التدقيق الداخلي بكفاءة أكبر باستخدام خرائط العمليات. يمكنهم التأكد من أن العمل يتماشى دائمًا مع معايير وممارسات العمل. هذا يؤدي أيضا إلى تحسين العملية. بمجرد توثيق العملية وفهمها ، يمكن دراستها لمعرفة كيفية تحسينها.

الموضوعات ذات الصلة: استخدام التميز التشغيلي لتكون أكثر إنتاجية

يحسن حل المشكلات

يمكن أن تساعد خرائط العمليات أيضًا في حل المشكلات بشكل عام. إنهم ينشئون صورة مرئية للعملية ، وبذلك يسهلون اكتشاف التعارضات. إذا كانت هناك كتلة في مكان ما في العملية ، فستوضح الخريطة المرئية ما أدى إلى هذا الاختناق وتقدم مسارات لحلها.

بالإضافة إلى ذلك ، يساعد تخطيط عمليات الأعمال في تحديد المخاطر التي تسببها العمليات التي قد تفتح الشركة أمام مشكلات قانونية أو تتعلق بالصحة والسلامة. يمكن أن يساعد عرض الصورة الكبيرة أيضًا نشاطًا تجاريًا مع أفضل الممارسات.

تاريخ تخطيط عمليات الأعمال

يعتبر نهج العملية لإدارة الجودة ، وكيفية ارتباط كل عملية بالعمليات الأخرى في الأعمال التجارية ، في صميم تخطيط عمليات الأعمال. يعود هذا إلى أول طريقة منظمة لتوثيق تدفق العملية ، مخطط التدفق ، الذي قدمه المهندس فرانك جيلبريث في عام 1921.

التقطت الهندسة الصناعية هذه الأدوات بعد ذلك ، وفي أوائل الثلاثينيات من القرن الماضي ، بدأ المهندس الصناعي ألان إتش موجينسن في تدريب الآخرين على هذه الطريقة. أخذ Art Spinanger ، الذي تخرج من أحد فصول Mogensen ، الانضباط إلى Procter and Gamble وطور برنامجًا لتبسيط العمل يسمى برنامج تغيير الأساليب المتعمدة.

واحد آخر من خريجي Mogensen ، المنظّر التنظيمي Ben. اعتمد S.Graham مخطط عملية التدفق لمعالجة المعلومات من خلال تطويره لمخطط عملية التدفق المتعدد ، والذي يعرض مستندات متعددة وعلاقاتها.

يُعد تخطيط عمليات الأعمال هو الأفضل مع برنامج يمكن الوصول إليه من قبل كل فرد في الشركة ، وتحديث حالتهم في الوقت الفعلي ومنح المديرين بوابة لمراقبة وتتبع التقدم. ProjectManager هو برنامج لإدارة المشاريع قائم على السحابة ولديه لوحة معلومات في الوقت الفعلي لتتبع العمليات والإبلاغ عنها ، مع نظام أساسي تعاوني يمكن للجميع استخدامه لتسهيل العمل والاتصالات ، بالإضافة إلى لوحات Kanban لإنشاء خرائط العمليات. تعرف على كيفية مساعدتك في تبسيط عمليات عملك اليوم باستخدام هذا الإصدار التجريبي المجاني لمدة 30 يومًا.