تغيير مجلس التحكم: الأدوار والمسؤوليات والعمليات

من المسلم به أنه ستكون هناك تغييرات على خطة المشروع أثناء مرحلة تنفيذ المشروع. من المستحيل مراعاة كل شيء - من الطقس إلى سلاسل التوريد لتغيير الطلبات - شيء ما سيتآمر مع جدولك الزمني وميزانيتك. هذا هو السبب في أن المشاريع لديها لوحة التحكم في التغيير.

إدارة المشروع منهجية ، لكن التغيير ليس كذلك. في حالة طلب التغييرات ، تعرض لوحة التحكم في التغيير كيفية إدارة هذه التغييرات بأقل قدر من التعطيل في خطة المشروع. لا يمكن المبالغة في أهمية لوحة التحكم في التغيير لمشروع ناجح وعالي الجودة.

ما هي لوحة التحكم في التغيير؟

يشار إلى لوحة التحكم في التغيير أحيانًا باسم لوحة مراجعة التغيير. إنها مجموعة من الأشخاص من فريق المشروع تجتمع بانتظام للنظر في التغييرات في المشروع. من خلال عملية الفحص التفصيلي هذه ، يقرر مجلس التحكم في التغيير مدى صلاحية طلب التغيير أو يقدم توصيات وفقًا لذلك. تتضمن لوحة التحكم في التغيير ممثلين عن المجالات الوظيفية ذات الصلة بالمشروع بالإضافة إلى مدير المشروع. من المحتمل أيضًا تضمين الخبراء والعملاء والجهات الراعية. بالطبع ، اعتمادًا على المشروع والمنظمة ، قد يشارك آخرون.

عادةً ما يكون للمشاريع الأكبر حجمًا التي تتضمن العديد من الفرق التي تعمل معًا لوحة تحكم مركزية في التغيير بالإضافة إلى العديد من لوحات التغيير الخاصة بمنطقة المشروع الخاصة بهم. تقدم هذه الفرق تقاريرها إلى مجلس التغيير المركزي الذي له الكلمة الأخيرة في هذه المسألة. قد يكون هناك أيضًا لوحة تغيير الموقع لإجراء تغييرات أصغر تؤثر فقط على المواقع البعيدة.

بمجرد موافقة مجلس التحكم في التغيير على التغيير ، يجب إدارة التغيير. ProjectManager هو برنامج لإدارة العمل والمشاريع مع طرق عرض متعددة للمشروع تسمح لك بالعمل بالطريقة التي تريدها. أيًا كان العرض الذي تستخدمه ، يمكنك إنشاء علامة واحدة أو عدة علامات والتصفية وفقًا لذلك لتتبع تغييرات المشروع. ابدأ مع ProjectManager اليوم مجانًا.

ماذا يفعل مجلس مراقبة التغيير؟

ينظر مجلس التحكم في التغيير في طلبات التغيير التي تتم مراجعتها بالتفصيل بعد ذلك. تختلف التغييرات عن متطلبات خط الأساس المحددة عند الموافقة على خطة المشروع. بعد ذلك ، تناقش لوحة التحكم في التغيير إيجابيات وسلبيات التغيير ، وهذا هو سبب أهمية وجود لوحة تحكم في التغيير تعكس جميع جوانب المشروع ، من الفريق إلى المستخدم النهائي.

من خلال تقييم كل شخص للتغيير من وجهة نظره ، تحدد لوحة التحكم في التغيير ما إذا كان التغيير يستحق التأثير الذي قد يحدثه على الجدول الزمني والميزانية الخاصة بالمشروع. بمجرد اتخاذ القرار ، يتم تسليمه إلى فريق المشروع والعميل. ومع ذلك ، فإن لوحة التحكم في التغيير ليست دائمًا الكلمة الأخيرة في الموضوع. في حين أن مجلس التحكم في التغيير عادة ما يكون له السلطة ، فإن قراره ليس دائمًا نهائيًا وملزمًا.

تغيير أدوار ومسؤوليات مجلس التحكم

تختلف الأدوار في لوحة التحكم في التغيير حسب المشروع والمنظمة والصناعة. بشكل عام ، هناك أدوار أساسية مشتركة في جميع لوحات التحكم في التغيير.

مدير

يقود المدير المجموعة وينسق الأنشطة ويشرف على جميع جوانب التغيير. أي أنهم يعطون الأولوية لطلبات التغيير ويقودون تقييم الأثر لكيفية تأثير التغيير على المشروع. مدير التغيير مسؤول عن توثيق عملية إدارة التغيير والخطط اللازمة لتنفيذ التغيير. كما أنهم يقودون اجتماعات مجلس التحكم في التغيير.

الموافقون

كما يوحي العنوان ، يقرر الموافق أو سلطة التغيير ما إذا كان التغيير مسموحًا به أم مرفوضًا. يمكن أن يكون هذا فردًا ، غالبًا ما يكون مديرًا أو تنفيذيًا ، ولكن يمكن أن تستند الاستجابة أيضًا إلى لوحة التحكم في التغيير حتى يتمكنوا من اتخاذ القرار معًا. يعمل الموافقون عن كثب مع المديرين للموافقة على التغيير وتوجيهه في المؤسسة و / أو المشروع. ومع ذلك ، في المؤسسات الأصغر ، يكون الشخص الذي يوافق عليه ومدير التغيير هم نفس الأشخاص.

أصحاب المصلحة التجاريين

من الشائع إشراك أصحاب المصلحة التجاريين في إدارة التغيير والمشاركة في لوحة التحكم في التغيير. وهذا يعني أنه يمكن إحضار أقسام مختلفة لفهم تأثير التغيير بشكل أفضل. يمكن لهؤلاء ، على سبيل المثال ، أن يكونوا ممثلين من أقسام المبيعات أو المالية إذا تأثرت هذه الفرق بالتغيير.

أعضاء الفريق

غالبًا ما تكون الفرق العاملة في المشروع هي التي ترسل التغييرات إلى لوحة التحكم في التغيير. سيقومون بتوثيق سبب اعتقادهم أن التغيير مهم ويساعدون المشروع. إنهم لا يقترحون التغيير فحسب ، بل سيكونون هم من ينفذون ويراقبون ويستجيبون لأي قضايا متعلقة بالتغيير. يمكن أن تكون هذه الفرق من مطوري البرامج ، والمختبرين ، ومكاتب ضمان الجودة ، وفرق التسويق ، وما إلى ذلك.

وكلاء خدمة العملاء / الدعم الفني / مكتب المساعدة

يحتاج أي شخص مسؤول عن التفاعل مع العملاء إلى أن يكون له مكان في لوحة التحكم في التغيير. إنهم في الخطوط الأمامية للعمل ، ويتعاملون مع أولئك الذين يستخدمون المنتج أو الخدمة بالفعل ولديهم فهم عميق لما إذا كان التغيير سيكون له تأثير إيجابي أو سلبي.

ذات صلة: قالب مصفوفة المخاطر المجانية لبرنامج Excel

تطوير عملية لمجلس مراقبة التغيير

جزء من التحكم في التغيير هو وجود عملية. تعد لوحة التحكم في التغيير جزءًا من تخطيط إدارة التغيير لمشروع أو مؤسسة. إنها طريقة لالتقاط التغيير وفحصه وقبوله أو رفضه.

الخطوة الأولى هي تحديد الحاجة إلى التغيير. يمكن أن تأتي هذه التغييرات من الفريق أو الشركة المصنعة أو أصحاب المصلحة الآخرين. أينما نشأ التغيير ، من المهم أن تبدأ العملية.

بعد ذلك ، يتم تجميع لوحة التحكم في التغيير أو تسليم طلب التغيير إلى اللوحة للمراجعة. كما لوحظ ، تتكون لوحة التحكم في التغيير من أشخاص من كل مرحلة من مراحل دورة حياة المشروع لتسهيل مناقشة شاملة ووضع التغيير في سياق أكبر.

في هذه المرحلة ، تحدد لوحة التحكم في التغيير نتيجة عملية التحكم في التغيير وهدفها. يتم تعيين جدول زمني لضمان إنشاء التغيير والتوثيق لمواءمة التغيير مع أهداف المشروع.

بدلاً من أن تكون تفاعلية ، تحتاج لوحة التحكم في التغيير إلى أن تظل استباقية عند التعامل مع التكاليف والجداول الزمنية لتجنب أي تأثير ضار. في حالة الموافقة على التغيير ، ستقدم لوحة التحكم في التغيير جدولًا زمنيًا متبوعًا بمرحلة اختبار وتكرار. سيستمرون في الاجتماع ومناقشة المشاكل المحتملة والتأكد من أن التغيير يبقى في الموعد المحدد.

أفضل الممارسات لبنك التعمير الصينى

إن أهمية لوحة التحكم في التغيير واضحة: بدون وجود عملية لإدارة تغييرات المشروع ، يمكنك التأثير سلبًا على الجدول الزمني والتكاليف المرتبطة بالمشروع. لقد ناقشنا بالفعل أفضل الممارسات الأولى ؛ جعل مجلس الإدارة يمثل تمثيلًا متنوعًا لممثلي المشروع ، بما في ذلك جميع أصحاب المصلحة ، واختيار أعضاء الفريق ، والعملاء ، والموردين ، إلخ.

بمجرد أن يكون لديك مقطع عرضي من أصحاب المصلحة في المشروع على متن الطائرة ، فأنت تريد تحديد مسؤولياتهم بوضوح. لكي تكون لوحة التحكم في التغيير فعالة ، يجب أن تكون بالحجم المناسب تمامًا للاستجابة للتغيرات بسرعة وبفطنة فنية وتجارية كافية.

تمامًا كما تنشئ ميثاقًا لمشروع ما ، يجب أن تفعل ذلك باستخدام لوحة التحكم في التغيير. يتيح لك ذلك تحديد الغرض من مجلس الإدارة ، ونطاق سلطته ، ومعايير العضوية ومسؤولياتها ، وإجراءات التشغيل وعملية صنع القرار. عند المشاركة ، يوضح هذا ما يفعله المجلس وما لا يفعله ، مما يسمح له بالتصرف بشكل أكثر فاعلية. ستحتاج أيضًا إلى ملاحظة عدد المرات التي تلتقي فيها وما الذي يدفعك إلى عقد اجتماعات خاصة غير مخطط لها.

أهم شيء هو الاتفاق على عملية صنع القرار للحفاظ على انسجام الجميع. إنه يحدد كيفية تحديد النصاب القانوني ، والقواعد التي تحكم أنشطتك على لوحة التحكم في التغيير ، والسلطة التي يتمتع بها مدير المجلس ، وما إذا كانت القرارات التي يتخذها المجلس بحاجة إلى المصادقة عليها من قبل سلطة أعلى.

كما تتوقع ، يعد الاتصال أمرًا بالغ الأهمية ، لذا يجب تحديد القنوات والتكرار الذي يتم من خلاله تحديث أصحاب المصلحة بشكل جيد. يجب أن يكون هناك عضو تتمثل مسؤوليته في تحديث هؤلاء أصحاب المصلحة. من الناحية المثالية ، يجب أن يكون هناك مستودع واحد للمعلومات لضمان عمل الجميع بأحدث البيانات.

لا تنس زحف النطاق. يجب أن يكون على رأس أولويات جميع أعضاء التحكم في التغيير وأن أصحاب المصلحة سيدفعون للتغييرات التي تؤثر على نطاق المشروع. تتمثل مهمة مجلس التحكم في التغيير في أخذ هذه الطلبات على محمل الجد وتحقيق التوازن بينها وبين الجدول الزمني وتكاليف المشروع.

كيف يساعد ProjectManager في إدارة التغيير والمشاريع

من أجل الحصول على لوحة تحكم فعالة في التغيير تقدم المشاريع الناجحة ، في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية ، فأنت بحاجة إلى أداة تلتقط البيانات في الوقت الفعلي. ProjectManager هو برنامج قائم على السحابة يمنح فريق المشروع ولوحة التحكم في التغيير بيانات في الوقت الفعلي للسماح لهم باتخاذ قرارات أكثر ثاقبة.

تتبع التغييرات باستخدام لوحات المعلومات في الوقت الفعلي

لقد ذكرنا بالفعل كيف أن طرق عرض المشروع المتعددة بها علامات لمساعدتك في تتبع التغييرات أثناء انتقالها خلال المشروع. تعمل لوحة القيادة في الوقت الفعلي أكثر من ذلك. يوفر عرضًا عالي المستوى لتقدم وأداء تلك التغييرات ، ويحسب البيانات تلقائيًا ويعرضها في الرسوم البيانية الملونة التي تتعقب ستة مقاييس. على عكس البرامج الأقل قوة ، لا يلزم الإعداد ويكون جاهزًا للاستخدام عندما تكون كذلك.

إبقاء أصحاب المصلحة محدثين بتقارير بنقرة واحدة

تغيير لوحات التحكم بحاجة البيانات. تعد لوحة المعلومات جيدة للحصول على نظرة عامة عامة ، ولكن عندما يريدون التركيز على شيء ما وإلقاء نظرة فاحصة ، يمكن إنشاء تقارير بنقرة واحدة لتقارير الحالة أو المحفظة والوقت والتكلفة والمزيد. يمكن تصفية جميع التقارير بحيث يمكن لأعضاء مجلس الإدارة التركيز على البيانات الأكثر صلة. يمكن أيضًا مشاركة التقارير بسهولة وتأتي بتنسيقات متعددة لإبقاء أصحاب المصلحة محدثين.

نظرًا لوجود مصدر واحد لحقيقة المشروع ، يمكن لفريق المشروع ولوحة التحكم في التغيير العمل بنفس البيانات. منصتنا التعاونية تربط الفرق المختلطة في أي مكان وفي أي وقت. شارك الملفات وأضف المهام وأدخل التعليقات في الوقت الفعلي. سواء كنت في المكتب أو في الميدان أو تعمل من المنزل ، نقدم لك الأدوات اللازمة للتعاون والاستمرار في الإنتاج.

ProjectManager هو برنامج حائز على جوائز يساعدك في تحديد وتعقب وإبلاغ تغييرات المشروع وتنظيم المهام والتواصل مع فريقك للعمل بشكل أكثر فعالية. تعني وجهات نظر مشروعنا المتعددة أن الأقسام التي تعمل بشكل تقليدي يمكنها التعاون مع أولئك الذين يعملون في بيئة رشيقة. إنها حقًا أداة مرنة ومختلطة. انظر بنفسك. ابدأ اليوم مجانًا.