ما هي إدارة التغيير؟ شرح العملية والنماذج

هناك شيء واحد مؤكد: التغيير سيحدث في مؤسستك أو مشروعك. من أجل التخطيط الأفضل والاستجابة للتغيير ، أولاً ، يجب فهم تعريف واضح لإدارة التغيير.

ما هي إدارة التغيير؟

يشير مصطلح إدارة التغيير إلى الإجراءات والأدوات والنماذج المطبقة لإدارة أنواع مختلفة من التغيير سواء على مستوى المشروع أو المستوى التنظيمي.

هناك العديد من استراتيجيات إدارة التغيير التنظيمي التي يمكن تطبيقها لإدارة العمل والموارد والعمليات التجارية ومخصصات الميزانية بالإضافة إلى أنواع مختلفة من التغييرات التنظيمية.

على مستوى المشروع ، ستحتاج إلى إعداد إطار عمل لإدارة التغيير يضمن الموافقة على جميع التغييرات في خطة المشروع وتنفيذها وتتبعها بشكل صحيح بحيث لا يتأثر الجدول الزمني للمشروع أو الميزانية أو الموارد بأي تغييرات مفاجئة يتم إجراؤها على النطاق الأولي أو الجدول الزمني أو خط الأساس للميزانية.

يساعدك ProjectManager في وضع خطة إدارة التغيير وتتبعها في الوقت الفعلي ، سواء كنت تدير تغييرات المشروع أو التغييرات التنظيمية. قم بإعداد الخطة باستخدام مخططات جانت القوية الخاصة بنا ، والتي تملأ الخطة في مخطط زمني مرئي حتى تتمكن من رؤيتها كلها في مكان واحد. أضف الموارد والمهام والمدد والأحداث الرئيسية وتبعيات المهام. ابدأ مع ProjectManager اليوم مجانًا.

نماذج إدارة التغيير

يساعد استخدام نماذج إدارة التغيير في توجيه الفرق من خلال التحولات الضرورية على مستوى المشروع أو المؤسسة. قد يكون من الصعب التكيف مع العمليات الجديدة ، ولكن عند إنشاء خطة إدارة التغيير ، يمكنك الحصول على مزايا لمؤسستك. يمكن أن تساعد نماذج إدارة التغيير هذه في تخطيط وإدارة التغيير التنظيمي.

نموذج لوين لإدارة التغيير

طور عالم النفس الألماني الأمريكي كورت لوين نموذجًا لإدارة التغيير يقسم التغيير على أساس ثلاث مراحل: إلغاء التجميد والتغيير وإعادة التجميد. تعدك المرحلة الأولى للتغيير ، ثم يتم تنفيذه ، وأخيراً ، يتم ترسيخ هذا التغيير.

نموذج إدارة التغيير 7-S من McKinsey

نموذج أكثر تعقيدًا من لوين ، يتضمن سبعة عناصر. هم العناصر السبعة ، وهي الاستراتيجية والبنية والأنظمة والقيم المشتركة والأسلوب والموظفون والمهارة. على عكس لوين ، لا يوجد ترتيب محدد. يتم استخدامها لمعالجة كيفية تأثير كل منهما على الآخر من أجل تحديد نقاط الضعف.

نموذج إدارة التغيير في كوتر

الدكتور جون بي كوتر أستاذ القيادة الفخري بكلية هارفارد للأعمال. يُعرف باسم مخترع عملية من ثماني خطوات لقيادة التغيير التي أصبحت مفيدة في استراتيجية إدارة التغيير.

1. خلق الاستعجال
2. تشكيل تحالف قوي
3. خلق رؤية للتغيير
4. توصيل الرؤية
5. إزالة العوائق
6. حقق مكاسب قصيرة المدى
7. البناء على التغيير
8. ثبت التغيير

نظرية إدارة التغيير هذه هي توسيع لما هو حجر الأساس لإدارة التغيير. تقف إدارة التغيير على أربع ركائز. هم التصميم على أن هناك حاجة للتغيير ، والاستعداد والتخطيط لذلك التغيير ، وتنفيذ هذا التغيير ، وأخيراً ، الحفاظ على التغيير.

نموذج أدكار لإدارة التغيير

تركز هذه الطريقة التصاعدية على الأشخاص الذين يقفون وراء التغيير. ADKAR هو اختصار يرمز إلى الوعي والرغبة والمعرفة والقدرة والتعزيز. هذه ليست بأي ترتيب ، ولكنها تلبي الحاجة إلى التغيير والمشاركة ودعم التغيير ، ومعرفة كيفية إجراء التغيير ، والحصول على المهارات والسلوك اللازم للتغيير ثم الحفاظ عليه.

نموذج الجسور الانتقالية

مع هذا النموذج ، أنت تركز على ردود الفعل العاطفية للتغيير أثناء تنفيذه. بدلاً من التعامل مع التغيير نفسه ، ينظر هذا النموذج في كيفية استجابة الناس لإنهاء شيء ما أو فقدانه أو التخلي عنه ، والنقطة المحايدة بعد إجراء التغيير ثم الانفتاح على بداية جديدة.

إطار عمل إدارة التغيير كوبلر روس

بناءً على مراحل الحزن الخمس ، تعترف هذه الطريقة برد الفعل العاطفي الذي يجب على الناس تغييره. مثلما تتكون عملية الحزن من خمس مراحل ، فإن عملية التغيير كذلك. هذه هي الإنكار والغضب والمساومة والاكتئاب والقبول.

نموذج إدارة التغيير الساخر

يدور هذا النموذج حول قياس الحالة العاطفية للموظفين من خلال تتبع الأداء خلال مراحل التغيير الخمس هذه: الوضع الراهن المتأخر ، والمقاومة ، والفوضى ، والتكامل ، والوضع الراهن الجديد. لذلك ، فإن هذا النموذج يتعلق بالتحضير للتغيير وقبوله ، وليس معرفة ما يحتاج إلى التغيير.

نموذج إدارة التغيير PDCA

تسمى أيضًا دورة Deming ، هذا النموذج ، PDCA تعني التخطيط والقيام والتحقق والتصرف. تساعد هذه المراحل الأربع في تحسين العملية من خلال تحديد المشكلة وإجراء التغييرات لمعالجتها والمراقبة واتخاذ الإجراءات.

نظرية الدفع

كما يوحي الاسم ، تدور هذه النظرية حول استخدام الاقتراحات الدقيقة وغير المباشرة التي يتم إثباتها لتغيير الموظفين إلى إجراء التغييرات المطلوبة. لكي يكون هذا ناجحًا ، يجب عليك تحديد التغيير ، ومراعاة وجهة نظر الموظف ، وتقديم دليل على أن التغيير صالح وأنه اختيار ، والاستماع إلى التعليقات ، والحد من الخيارات ، وتقديم مكاسب قصيرة المدى لترسيخ التغيير.

عملية إدارة التغيير

يمكن أن تتخذ إدارة التغيير عدة أشكال. من المشاريع الصغيرة إلى المؤسسات الكبيرة ، يجب علينا جميعًا التعامل مع التغيير ولا يوجد نهج واحد عندما يتعلق الأمر به. ومع ذلك ، إليك بعض الخطوات التي يمكنك اتباعها لإرشادك خلال عملية إدارة التغيير.

1. تحديد التغيير

أولاً ، من المهم تحديد ماهية التغيير والمعلومات العامة عنه حتى تعرف أنت وفريقك كيفية المتابعة. اسأل نفسك أسئلة حول التغيير ، مثل ما إذا كان مخططًا أم غير مخطط له. هل سيشتمل على طرح تدريجي ، أم سيحتاج إلى تنفيذ أسرع؟ ستساعدك هذه الأسئلة في جمع معلومات حول التغيير بحيث يمكنك إنشاء خطة إدارة تغيير فعالة. تأكد من استخدام أوامر التغيير للتحكم في التغيير في مشاريعك وبرامجك ومحافظك.

2. خلق تغيير الرؤية

رؤيتك للتغيير هي وصف لما ستبدو عليه مؤسستك بعد تنفيذ التغيير بنجاح. على غرار تحليل الفجوة ، فهو يصف الفرق بين الحالة الحالية والحالة المستقبلية المرغوبة والفوائد المتوقعة للمشروع أو المنظمة.

3. حدد نموذج إدارة التغيير

هناك العديد من نماذج إدارة التغيير التي يمكنك الاختيار من بينها ، ولكل منها مزاياها وعيوبها اعتمادًا على الخصائص المحددة لمشروعك أو مؤسستك.

4. إنشاء خطة إدارة التغيير

توضح خطة إدارة التغيير كيفية إدارة التغيير ، سواء على مستوى المشروع أو على المستوى التنظيمي. يصف ما هي أدوار ومسؤوليات إدارة التغيير ، ومن هم في لوحة التحكم في التغيير ، وكيف ستعمل عملية طلب التغيير ، وأي تفاصيل أخرى تتعلق بإدارة التغيير.

5. تشكيل فريق إدارة التغيير

تحتوي خطة إدارة التغيير الخاصة بك على جميع الاستراتيجيات والإرشادات والإجراءات التي ستستخدمها لإدارة التغيير. الآن ستحتاج إلى فريق لتنفيذها. قم بتجميع فريق متعدد الوظائف ، بحيث يكون لديك وجهات نظر مختلفة لتحليل التغيير.

6. تنفيذ وتتبع التغييرات

لا يتم الانتهاء من العمل بمجرد تنفيذ تغيير في مشروعك أو مؤسستك. من المهم متابعة وتتبع أثر تغييراتك باستخدام البيانات ومؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs).

تغيير قوالب الإدارة

فيما يلي بعض القوالب المجانية التي يمكن أن تساعدك في إدارة التغيير على مستوى المشروع. لدينا أيضًا العشرات من قوالب إدارة المشاريع لمساعدتك في التخطيط والجدولة والتعقب.

تغيير نموذج الطلب

هذا النموذج المجاني مثالي لتبسيط عملية الموافقة على طلب التغيير. يمكن تخصيصها بسهولة ومشاركتها مع فريقك.

تغيير قالب الطلب

أوامر التغيير هي وثيقة أساسية لإدارة تغيير المشروع. هذا القالب المجاني مثالي للبدء.

تغيير قالب السجل

يعتبر قالب سجل التغيير هذا مثاليًا لتتبع كل تغيير يحدث خلال دورة حياة مشروعك.

ProjectManager يساعد في إدارة التغيير

بمجرد تحديد عمليتك ، عليك أن تقرر ما هي الأدوات التي تريد استخدامها لإدارة عملية التحكم في التغيير. تلجأ العديد من الفرق إلى قوالب Excel البسيطة لسرد طلبات التغيير وتتبع التقدم. عادة هناك العديد من نقاط البيانات التي تريد تتبعها عند إدارة عملية التحكم في التغيير:

• وصف طلب التغيير
• الذي طلب ذلك
• أولوية العنصر
• المسؤول عن تنفيذ التغيير
• تم تنفيذ تغيير التاريخ
• ملاحظات

هذه طريقة بسيطة لتتبع العملية بالكامل. ومع ذلك ، تساعدك بعض أدوات برامج إدارة المشاريع في إدارة التغيير كجزء من إدارة مشروعك. على سبيل المثال ، في ProjectManager ، يمكنك تتبع التغييرات ، جنبًا إلى جنب مع المخاطر والمشكلات ، مباشرةً في البرنامج.

فائدة دمج إدارة التغيير في أداة إدارة العملاء الخاصة بك هي:

• تتبع التغييرات مع المشروع
• إرفاق طلبات التغيير بمهام محددة
• احصل على تنبيهات البريد الإلكتروني عندما يتم تحديث التغييرات
• تعقب التغييرات على لوحة القيادة.

عندما تكون التغييرات مرتبطة بمشروعات معينة ، أو حتى عند إجراء تغييرات تنظيمية في مشروعها الخاص ، يمكن أن تساعد في استخدام الأدوات التي تحافظ على تقدم عمليتك من خلال إمكانات الأتمتة والتتبع. مهما كانت الأداة التي تستخدمها ، تأكد من تذكر أنه يجب قيادة التغيير. بينما يحدث التغيير ، فإن إدارة التغيير تتطلب القيادة.

يحدث التغيير ، ولكن بدون الأدوات المناسبة لإدارة هذا التغيير ، يكون التغيير وليس أنت من يدير المشروع. للحصول على عملية إدارة تغيير قوية ، يجب أن يكون لديك أداة قادرة على إدارة التغيير. ProjectManager هو برنامج لإدارة المشاريع عبر الإنترنت يمنحك بيانات في الوقت الفعلي حتى تتمكن من تحديد التغيير أثناء حدوثه. ثم لديك الميزات التي تحتاجها أنت وفريقك لحل هذه التغييرات. ابدأ مع ProjectManager مجانًا وقم بإدارة التغيير من خلال الحصول على هذه النسخة التجريبية المجانية لمدة 30 يومًا.