طلب التغيير: كيفية الإرسال والإدارة والتنفيذ

نقولها طوال الوقت - التغيير لا مفر منه. هذا القول المأثور ينطبق على المشاريع والمؤسسات كما ينطبق على كل شيء آخر. يمكن أن يبدو التغيير وكأنه إزعاج أو استجابة لمشكلة غير متوقعة. وبينما يحدث هذا ، يمكن أن يكون طلب التغيير أيضًا طبيعيًا تمامًا ، وحتى إيجابيًا ، في المخطط الكبير للأشياء. لأن التغيير في النهاية هو التطور.

إذن ، كيف يمكن استخدام التغييرات لصالحك؟ نقوم بإنشاء نظام لتوجيه هذه التغييرات. يمنع هذا النظام الارتباك والاضطراب الذي يمكن أن يغرق ويعمل ، ويبدأ كل شيء بطلب التغيير.

ما هو طلب التغيير؟

تعتبر طلبات التغيير بمثابة هذه المستندات الرسمية وهي مكون أساسي في عملية إدارة التغيير. تحدد هذه المستندات التعديلات التي تم إجراؤها على بعض جوانب المشروع أو المنظمة - عادةً على مستوى عالٍ ، مثل تسليم المشروع أو العمليات التنظيمية.

يمكن أن تأتي طلبات التغيير من داخل المنظمة أو خارجها ، وبينما يمكن أن تختلف التغييرات المطلوبة بشكل كبير ، فإن عملية إنشائها هي نفسها. تعمل هذه الاستمرارية على تبسيط عملية إنشائها وتقديمها ومراقبتها والموافقة عليها (أو رفضها).

أنواع طلبات التغيير

يمكن فرز طلبات التغيير إلى فئات مختلفة ، اعتمادًا على هدف التغيير. فيما يلي الأنواع الأربعة الرئيسية لطلبات التغيير التي يجب أن تكون على دراية بها. كل من هذه الأربعة يمكن أن تنطبق على كل من المشاريع والمنظمات ككل.

• التغيير العادي: يعالج طلب التغيير العادي تغييرًا كبيرًا في العمليات والأنظمة الحالية والبنية التحتية وما إلى ذلك. هذا النوع ليس نادرًا ، ولكنه يعني أنه يلزم إجراء تغييرات جوهرية بعيدة المدى. وكما يمكنك أن تتخيل ، غالبًا ما تؤدي طلبات التغيير العادية إلى طلبات إضافية.
• التغيير القياسي: يقترح طلب التغيير القياسي تغييرًا منخفض المخاطر يحدث غالبًا. كما ناقشنا ، العديد من التغييرات طبيعية تمامًا على مدار المشروع أو في المنظمة. يمكن اعتبار هذه التغييرات بمثابة تطور. إنها مقترحات تحدد ما يجب تعديله ، لكن التعديل نفسه سيتبع نظامًا موجودًا مسبقًا.
• تغيير كبير: طلب تغيير كبير يقترح تغييرًا كبيرًا يتطلب تمويلًا كبيرًا. تشكل التغييرات الرئيسية مخاطر عالية ، لكنها يمكن أن تجني أيضًا مكاسب عالية. لا تحدث هذه التغييرات في كثير من الأحيان ، وإذا تم التعامل معها بشكل سيئ ، فقد تؤدي إلى أضرار جسيمة. ومع ذلك ، من الضروري إجراء تعديلات شديدة.
• التغيير الطارئ: طلب التغيير الطارئ هو اقتراح ذو أولوية عالية للتغيير الفوري. هذا النوع هو بشكل عام نتيجة لخطأ أو شيء لا يسير كما هو مخطط له ويمكن استخدامه لمنع هذه الظروف غير المتوقعة من إحداث الفوضى.

ما هو الغرض من طلب التغيير؟

في أي مشروع أو منظمة ، هناك احتمال أن العمليات أو المهام ستحتاج إلى التغيير. توجد طلبات التغيير لتوثيق التفاصيل رسميًا حول تلك الجوانب التي تحتاج إلى تغيير. والغرض منها هو طلب تعديل والتحكم في هذا التغيير.

يمكن أن تكون هذه التعديلات ضرورية عندما تتغير الأهداف والغايات رفيعة المستوى و / أو مخرجات المشروع أو تُضاف إليها. على سبيل المثال ، قد يرغب العميل في تغيير مخرجات المشروع ، وقد ترغب الشركة في توسيع مهمتها ، وقد ترغب إحدى المؤسسات في تحسين الاتصال أو العمليات الداخلية. والقائمة تطول. بغض النظر عن ماهية التغيير ، توثق طلبات التغيير التعديل المقترح.

تسرد هذه الطلبات الرسمية جميع المعلومات ذات الصلة ثم يتم تمريرها إلى أصحاب المصلحة الفرديين (أو مجلس إدارة أو لجنة من الأفراد) للموافقة عليها. تلخص طلبات التغيير كل ما يحتاجون إلى معرفته وتبسيط كيفية تقدم عملية إدارة التغيير.

ما الذي يجب أن يشتمل عليه طلب التغيير؟

بغض النظر عن نوع طلب التغيير الذي تم إجراؤه ، فهناك بعض القواعد التي يجب أن تتأكد من تغطيتها. ابدأ بهذه المكونات الأساسية وقم ببناء بقية طلبات التغيير الخاصة بك حولها.

• عنوان
• رقم الهوية
• نوع الطلب
• المصدر: طلب داخلي أو خارجي
• وصف قصير

اعتمادًا على نوع التغيير أو المنظمة أو المشروع ، قد ترغب في تضمين تفاصيل إضافية. هذا جيد تمامًا ، لكنك تريد الاحتفاظ بهذه الأقسام الإضافية قصيرة وحلوة وتأكد من أن تنسيق كل طلب متسق قدر الإمكان.

كيفية إنشاء عملية التغيير

من المهم أن يكون لديك نظام ملموس لمعالجة الطلبات. يؤدي هذا إلى إنشاء مجموعة من الخطوات التي يمكن لأي شخص اتباعها وتقليل الأخطاء. سيبدو هذا مختلفًا اعتمادًا على الصناعة أو المنظمة أو المشروع ، ولكن هناك بعض النقاط العالمية التي يتعين عليهم الوصول إليها. إليك القليل للتركيز عليه:

1. قرر ما الذي ستشمله طلبات التغيير

يمكن أن تؤثر طلبات التغيير على العديد من جوانب المشروع ، حتى المنظمة بأكملها. ولكن ، بغض النظر عن نوع الطلبات المقدمة ، يجب أن تحتوي جميعها على نفس المكونات والإجابة على نفس الأسئلة. يؤدي هذا الاتساق في التنسيق إلى سجلات أفضل وتقارير أكثر شمولاً.

نظرًا لأن الاتساق مهم جدًا ، تختار العديد من المؤسسات استخدام القوالب عند إنشاء واحدة. تسهل هذه القوالب العثور على المعلومات التي تبحث عنها لأنك على دراية بالتنسيق بالفعل. يضمن النموذج أيضًا عدم ترك أي تفاصيل.

2. تحديد نوع ونطاق طلب التغيير

كما أوضحنا ، هناك أنواع مختلفة من طلبات التغيير ، ولكل منها خصائصه المميزة. من أجل إرسال واحد ومعالجته بشكل مناسب ، يجب أن تعرف نوعه. تغيير كبير ، على سبيل المثال ، سيتم إدارته بشكل مختلف عن التغيير العادي.

يجب أن تتضمن جميعها نفس المعلومات الأساسية ، ولكن اعتمادًا على نوع الطلب ، ستكون هناك بعض الاختلافات. إحدى الطرق المؤكدة لتحديد شكل هذه الاختلافات هي تحديد نطاق الطلب. بمعنى آخر ، ما هو التغيير الذي تطلبه بالضبط؟ إلى أي مدى سيكون التغيير الذي تقوم به بعيد المدى؟

3. إنشاء سلسلة اتصالات

تقديم طلب ليس نهاية العملية. في الواقع ، غالبًا ما يؤدي الإرسال إلى بدء محادثة أطول. بغض النظر عما إذا كان طلب التغيير قد تمت الموافقة عليه أو رفضه ، فمن المحتمل أن يكون هناك بعض التراجع بين الشخص الذي يرسل الطلب والشخص المسؤول عن مراجعته.

نظرًا لأن طلبات التغيير غالبًا ما تبدأ هذه المحادثات ، فمن المهم تحديد كيفية مناقشة هذه "التعديلات" أو طرح الأسئلة بالضبط. يجب أن يعرف كل طرف إلى من يتحدث وكيف يعبّر عن أسئلته ومخاوفه وانتقاداته ، وما إلى ذلك. عندما يكون هناك نظام محدد ، فإن هذا يقلل من الصراع ويحسن الكفاءة.

4. تحديد الخطوات التالية

عند الموافقة ، حان الوقت لتنفيذ التغييرات الناتجة. يقع هذا عادةً على عاتق العديد من الأفراد المختلفين ويمكن أن يشمل أقسامًا مختلفة. ربما يكون الجزء الأكثر أهمية في إنشاء عملية ضبط التغيير هو تحديد ما سيحدث بعد الموافقة على الطلب.

على الرغم من أن التغييرات التي تتم الموافقة عليها يمكن أن تتباين بشكل كبير ، يجب أن تبدو الخطوات بعد الموافقة كما هي. وهذا يشمل عقد اجتماع واستكمال النماذج اللازمة. المفتاح هو وجود نظام لأخذ الطلبات المعتمدة من المستندات وتحويلها إلى واقع.

كيف يساعد ProjectManager في إدارة التغييرات في مشروعك

عند إنشاء طلبات التغيير وإرسالها ، من المهم أن يكون لديك أدوات التوثيق المناسبة. طوال فترة المشروع ، ستحتاج إلى تنظيم وتخزين مجموعة من المستندات بحيث يسهل على أي شخص العثور على كل شيء ولا يفقد أي شيء. يسمح لك ProjectManager بتحميل جميع المستندات التي تحتاجها إلى مشروعك ، مع مساحة ملفات غير محدودة.

وإذا كنت بحاجة إلى الإشارة إلى تفاصيل محددة بشأن طلب التغيير ، فما عليك سوى ترك تعليق في المستند ووضع علامة على عضو (أعضاء) الفريق الذي تريد إظهاره. هذا يلغي الحاجة إلى إرسال ملفات PDF بالبريد الإلكتروني. ذهابًا وإيابًا ويضع جميع مراسلاتك في مكان واحد.

كما أن الاحتفاظ بجميع طلبات التغيير في مكان واحد يسهل أيضًا تنفيذ التغييرات بنفسها. نظرًا لأن هذه الطلبات تعيش في نفس مساحة خطة المشروع والجدول الزمني ولوحة المعلومات وأدوات إدارة المهام والمزيد ، يمكنك إجراء تعديلات ببضع نقرات فقط والبدء في العمل فورًا.

ProjectManager هو برنامج قائم على السحابة يدير التغييرات في مشروعك بميزات ترشدك خلال كل خطوة. حدد ما يجب تغييره ، وخطط للتغيير ثم تتبع تقدمه باستخدام نفس الأداة. افترض التحكم الكامل في تغييرات المشروع من خلال تجربة ProjectManager مجانًا اليوم.