أفضل أدوات مخطط المشروع: التطبيقات والبرامج والقوالب

المشاريع لا تكمل نفسها فقط. إنهم بحاجة إلى خطط لتوجيههم نحو النجاح. تسمح لك خطة المشروع القوية بتنظيم المهام وتعيين الموارد لتنفيذها ، كل ذلك ضمن ميزانية محددة وفي موعد نهائي. من غير الواقعي التفكير في أنه يمكنك فقط أن تتفوق عليه ، ولهذا السبب يوصى باستخدام مخطط مشروع من نوع ما.

ما هو مخطط المشروع؟

مخطط المشروع هو أي أداة تساعدك على تتبع الوقت والتكاليف والمهام من خلال تنفيذ المشروع. على مر السنين ، تم إنشاء العديد من أنواع مخططي المشاريع مثل أجهزة الكمبيوتر المحمولة وبرامج إدارة المشاريع وتطبيقات الأجهزة المحمولة مؤخرًا. سنقوم بتشغيل أدوات مختلفة لتخطيط المشروع حتى تتمكن من تحديد ما هو مناسب لك.

يسمح لك مدير المشروع بإنشاء خطة مشروع متقدمة. وهذا يعني إنشاء خطتك ومراقبتها باستخدام ميزات متقدمة لتتبع المهام والتكلفة والوقت. ProjectManager ليس فقط مخطط مشروع ممتازًا ولكنه أيضًا برنامج إدارة مشروع كامل الميزات.

يجب أن يكون لديك أدوات مخطط المشروع

هناك العديد من مخططي المشاريع على الإنترنت. من أجهزة الكمبيوتر المحمولة إلى تطبيقات إدارة المشاريع ، ستجد العديد من الخيارات. لديهم جميعًا مزاياها وعيوبها حسب احتياجاتك. قمنا هنا بتجميع أهم الميزات التي يجب أن تبحث عنها عند اختيار مخطط المشروع.

مخططات غانت

إذا كنت تخطط لمشروع أكبر وأكثر تعقيدًا ، فإن أداة الانتقال هي مخطط جانت. تبدو أداة مخطط المشروع هذه كجدول بيانات من جانب ومخطط زمني للمشروع من ناحية أخرى. يتم سرد المهام على اليسار ثم ملء الجدول الزمني للمشروع على اليمين. يمنحك هذا عرضًا كاملاً لخطة المشروع بأكملها عبر دورة حياته.

تتمثل مزايا استخدام مخطط جانت في أنه يتخيل المشاريع الكبيرة والصغيرة ، البسيطة أو المعقدة ، بطريقة يمكنك من خلالها رؤية الصورة الكبيرة. إنها طريقة رائعة لتنظيم الكثير من المهام والمهام الفرعية والمعالم حتى تتمكن من إدارة خطتك يوميًا أو أسبوعيًا أو شهريًا أو ربع سنويًا أو حتى سنويًا. كل هذا يساعدك على التحكم بشكل أفضل في إدارة الفريق والوقت والموارد.

مخططات جانت هي مخطط المشروع القياسي الذهبي ، وهو مخطط يجب أن تكون على دراية به حتى إذا لم تختر استخدامه. إليك بعض صانعي جانت لتبدأ.

• Ganttpro: نظرًا لأنه يركز على مخططات جانت ، فإنهم يقومون بذلك بشكل جيد ، مع تحديد المخططات الزمنية وعبء العمل والجداول بسهولة. ومع ذلك ، لا توجد ميزات التقارير.
• Celoxis: يدعم المشاريع الكبيرة والمعقدة ، حتى أنه يسمح لك بربط المهام من مشاريع مختلفة. لكنه برنامج مؤسسي ويصعب تعلم كيفية استخدامه بشكل جيد.
• Trello: لا يقدم Trello مخططات Gantt ، ولكن من الممكن تحويل مشروع Trello إلى مخطط Gantt باستخدام ProjectManager

قوائم المهام

وهذا ما يسمى أيضًا بقائمة المهام. إنها طريقة لجمع كل العمل الذي عليك القيام به في مكان واحد. إنها طريقة رائعة لإدارة مهامك ، سواء كانت مهام يومية أو أسبوعية أو حتى شهرية. إنه سهل وفعال. يمكنك حتى تقسيم مهامك إلى مهام فرعية لتنظيمها بشكل أفضل.

يمكن أن يكون مخطط المشروع على غرار القائمة غير متصل بالإنترنت مثل دفتر الملاحظات ، ولكن هناك الكثير من أدوات البرامج التي تضيف كفاءات عن طريق وضع قائمة المهام الخاصة بك على الإنترنت. يمكنك بسهولة تعديل العلامات وتصفيتها وإضافتها لتحديد أولويات عملك. تسمح لك بعض القوائم بالمشاركة مع الآخرين للعمل بشكل أفضل معًا. ولكن أفضل ما في الأمر هو أن قائمة المهام تتأكد من عدم وقوع أي شيء من خلال الثغرات.

ومع ذلك ، تكون قائمة المهام هي الأفضل عندما لا تتعامل مع قيمة عمل مشروع كامل. تخيل فتح قائمة المهام الخاصة بك ورؤية التمرير اللانهائي؟ بينما تمنحك بعض قوائم المهام ميزات لتحديد الأولويات ، فإن معظمها محدود في مقدار ما يمكنك هيكلتها. هذا يمكن أن يجعلها مربكة. ثم هناك حقيقة أنك تريد التكامل مع التقويم الخاص بك أو مع أدوات أخرى ، وهو ما قد لا يكون ممكنًا ، مما يجعلك تقفز ذهابًا وإيابًا من تطبيق إلى آخر.

فيما يلي بعض برامج قائمة المهام التي يمكن أن تساعدك في التخطيط لمشروعك ، بما في ذلك:

• Todoist: برنامج إدارة المهام المستند إلى النافذة ، والذي يستخدم لقوائم المهام الشخصية الصغيرة للأعمال التجارية الأكبر حجمًا.
• Google Keep: خدمة أكثر لتدوين الملاحظات ، ولكنها مكان رائع لتجميع مهامك وهي Google ، لذا فهي تعمل مع تطبيقاتها الأخرى.

تقويمات المشروع

استخدم معظمنا التقويم في مرحلة ما من حياتنا ، ونعلم أنه أداة لتتبع الوقت. لكن القليل منهم فقط يعرفون أن تقويمات المشروع هي أيضًا أداة فعالة لتخطيط المشروع. إنها تتيح لك تتبع جميع المواعيد النهائية لمشروعك في مكان واحد ، وتحديد الأهداف وتعزيز الشفافية.

لحسن الحظ ، لن تحتاج إلى شراء تقويم مادي بعد الآن حيث يوجد العديد من تطبيقات مخطط المشروع المجهزة بتقاويم المشروع. ومع ذلك ، فإن معظمها محدود إذا كنت بحاجة إلى برنامج مخطط مشروع قوي للمشاريع المعقدة.

جداول البيانات

جداول البيانات مفيدة للعديد من التخصصات. عندما يتعلق الأمر بتخطيط المشروع ، يمكن استخدام Excel وأدوات جداول البيانات الأخرى لإنشاء المخططات الأساسية وقوائم المهام. هذا يسمح لك باستخدامها كمخطط مشروع بسيط.

ومع ذلك ، هناك العديد من المشكلات عند مشاركة الملفات والتعاون مع فريقك والتواصل معهم فقط إذا كنت تستخدم Excel فقط كمخطط مشروع. لهذا السبب تم تطوير بدائل مثل Google Sheets بمرور الوقت ، لكنها ليست بنفس قوة برنامج أو تطبيق مخطط المشروع المخصص.

لوحات كانبان

لوحات Kanban هي أداة تخطيط تساعد مديري المشاريع على تصور سير العمل في شكل بطاقات وأعمدة. تمثل بطاقات كانبان المهام ويتم تكديسها أسفل الأعمدة التي تمثل المراحل المختلفة في دورة الإنتاج. على سبيل المثال ، قد تقوم البطاقة بتعيين مهمة مثل إصلاح خطأ في مشروع برمجي. الأعمدة يجب القيام بها ، وفعلها ، واختبارها ، وإنجازها. تنتقل البطاقة من واحدة إلى أخرى حيث يكمل عضو الفريق المعين العمل.

تتمثل ميزة استخدام كانبان في أنه يساعد الفرق على معرفة ما يجب القيام به ومتى ، مع إعطاء المديرين نظرة عامة على العملية حتى يتمكنوا من تتبع الموارد وإعادة تخصيصها حسب الضرورة للحفاظ على تقدم العمل بسلاسة. إنه يوازن بين الموارد والقدرات ، مع تحسين تلك العملية بانتظام. هذا يقلل من الهدر وكذلك الوقت المهدر ، وزيادة الكفاءة وتحسين الإنتاجية.

تعد لوحات Kanban أداة رائعة ويمكن أن تكون ميزة قيّمة في تخطيط مشروعك. فيما يلي بعض خيارات برنامج كانبان التي يمكنك تجربتها.

• Microsoft Planner: يعمل Microsoft Planner كتطبيق رائع لقائمة المهام. يستخدم بطاقات المهام في واجهة لوحة كانبان.
• Trello: تم إنشاؤه للفرق التعاونية ، ومنحهم لوحات وقوائم والمزيد للحفاظ على عملهم منظمًا جيدًا ومرنًا ، مع تحديد أولويات المهام.
• Kanbanery: أداة كانبان تقدم قوالب لتبدأ بها أو تخصيص لوحة. تحتوي البطاقات على طرق متعددة لملاحظة تقدمك بالإضافة إلى مساحة للتعليقات.

دفتر مخطط المشروع

قد يبدو استخدام أداة تخطيط مشروع غير متصلة بالإنترنت أمرًا قديمًا بعض الشيء ، في هذا اليوم وهذا العصر. لكن جمع خطتك في دفتر ملاحظات هو طريقة مجربة وحقيقية لإدارة المشروع. يمكن أن تتدرج من البساطة إلى المعقدة للغاية ، ولكن في الحقيقة - ما الذي تحتاجه غير وسادة وقلم للتنظيم؟

من المؤكد أن دفتر ملاحظات مخطط المشروع سيعمل بشكل أفضل مع المشاريع الصغيرة التي لا تنطوي على الكثير من مشاركة الفريق. يمكن أن تكون مثالية لتتبع عملك ؛ على سبيل المثال ، المهام التي تم تكليفك بها في مشروع أكبر. يعتبر الكمبيوتر المحمول هو الأفضل كأداة لشخص واحد ، وذلك لسبب واضح هو أن المعلومات الموجودة داخلها هي فقط بين تلك الأغلفة وبالتالي لا يمكن مشاركتها بسهولة.

إذا كنت تتطلع إلى التنظيم واستخدام مخطط مشروع لترتيب عملك الشخصي أو إدارة المهام التي تم تعيينها لك في الوظيفة ، فجرّب أحد هذه المهام:

• دفتر حبر بغلاف مقوى Ink + Volt: دفتر ملاحظات كلاسيكي مع شريط لتمييز مكانك وتنسيق صفحة مسطر بسيط.
• مخطط بوكيتو للجيب: مع الألوان والميزات الجريئة التي تساعدك على تخطيط المشاريع وتنظيمها وإكمالها ، يكون مخطط المشروع هذا مفتوحًا سنويًا وشهريًا وأسبوعيًا.

هجين نمط مخطط المشروع

إذا رأيت جوانب من قوائم المهام ومخططات كانبان وجانت التي تروق لك ، فأنت لست وحدك. لا توجد طريقة واحدة للتخطيط لمشروع ، ومعظم المشاريع لا ينفذها شخص واحد. لذلك ، فإن وجود العديد من المخططين للمشروع هو أمر لا يحتاج إلى تفكير. لهذا السبب ستجد العديد من خيارات البرامج التي تقدم اثنين أو أكثر من هذه الأدوات في مجموعة الميزات الخاصة بهم.

قالب مخطط مشروع مجاني

إذا لم تكن مستعدًا لتجربة برنامج مخطط المشروع أو تطبيق مخطط المشروع حتى الآن ، فلدينا بديل آخر لك. يمكنك استخدام قالب خطة المشروع المجاني الخاص بنا لمساعدتك في التخطيط لجميع مشاريعك. ما عليك سوى ملء الفراغات وتخصيصها حسب حاجتك. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك استخدام قالب مخطط جانت المجاني لبرنامج Excel لتتبع جدول مشروعك.

تطبيق مخطط المشروع المجاني

هل تحتاج إلى مخطط مشروع أثناء التنقل؟ قم بتنزيل تطبيق مخطط المشروع المجاني لنظامي التشغيل Android و iOS. تحقق من خطة مشروعك باستخدام أجهزتك المحمولة في أي مكان وفي أي وقت.

لا تفوت التحديثات المهمة أبدًا ، واحصل على رؤية لسير العمل وتواصل مع فريقك في الوقت الفعلي. عرض وإدارة تفاصيل المهمة ، بما في ذلك المعينين وتاريخ الاستحقاق والأولوية والمهام الفرعية والمزيد من تطبيق الجوال.

ما الذي يجعل ProjectManager أفضل مخطط مشروع؟

ProjectManager هو مخطط مشروع حائز على جوائز يوفر طرق عرض متعددة لإدارة خطتك عبر مجموعة من الميزات المخصصة جميعها لتجعلك تعمل بشكل أكثر ذكاءً. إنه تعاوني حتى النخاع وله مصدر واحد للحقيقة ، لذلك يكون الجميع على نفس الصفحة عند تنفيذ خطة المشروع. قم بتخصيص سير العمل وتعيين الموافقات على المهام للتأكد من تنفيذ خططك بشكل صحيح مع تحرير الفرق للتركيز على الأمور المهمة. دعنا نتعمق في الميزات التي تجعل ProjectManager أفضل أداة لتخطيط المشاريع للمشاريع من جميع الأحجام.

قوائم المهام

لا يمكنك فقط إنشاء مشروع بسهولة عن طريق إضافة المهام أو استيراد قائمة المهام الخاصة بك من جدول بيانات ، ولكن يمكنك أيضًا تحديد الأولويات ووضع علامة لجعل البحث أسرع والتصفية حسب المسؤول وغير ذلك. يمكن فرز الأعمدة بالطريقة التي تريدها وسحبها إلى المكان الذي تريده. بمجرد إنشاء مشروعك في مخطط قائمة المهام ، فإنه يظهر في جميع طرق عرض المشروع الأخرى أيضًا.

لوحات كانبان

إحدى طرق العرض هذه هي لوحة كانبان بالسحب والإفلات. هذا يعني أنه يمكنك تحريك البطاقات باستخدام المؤشر أثناء تقدمك خلال دورة المشروع. تصور اللوحة تلك الخطوات في عبء العمل أو تسمح لك بالتنظيم حسب الفئة. يتم ملء اللوحات تلقائيًا بأعمدة المهام والتنفيذ والقيام ، ولكن يمكنك تخصيصها كما تريد.

يؤدي النقر فوق البطاقة إلى إظهار تفاصيل المهمة ، مثل الأوصاف وتواريخ الاستحقاق والملفات ، ويمكن أيضًا إضافة التعليقات لمساعدة الفرق على التعاون. يمكن للفرق أيضًا إضافة تقدمهم لإبقاء الجميع على اطلاع. قم بتصفية اللوحة حسب التقدم أو تاريخ الاستحقاق للبقاء على رأس خطتك.

مخططات غانت

يزيل صانع مخططات جانت التفاعلي كل آلام صنع جانت التقليدية ويضيف ميزات لمنحك مزيدًا من التحكم في خطة مشروعك. يعرض Gantt مهامك في مخطط زمني شلال ، مما يسمح لك بتعيين تكاليف هذه المهام والموارد ثم أعضاء الفريق لإكمالها.

يمكن أن تكون المهام تابعة ، مما يعني أنه يمكن للمرء أن يبدأ أو ينتهي حتى يبدأ أو ينتهي الآخر. قد يؤدي عدم تحديد هذه المهام إلى حدوث اختناقات لاحقًا في المشروع. يسمح لك Gantt بربط تبعيات المهام هذه للتأكد من عدم نسيانها أبدًا. يمكن أيضًا إضافة المعالم لتمييز نهاية مرحلة وبداية أخرى أو مجرد ملاحظة المواعيد النهائية.

شاهد الفيديو المضمن للحصول على نظرة عامة على المنتج وكيف يمكن أن يساعدك في التخطيط لمشروعك.

إذا كنت تبحث عن مخطط مشروع قائم على السحابة يتيح لك العمل بالطريقة التي تريدها ، فأنت تريد ProjectManager. يحتوي على طرق عرض متعددة للمشروع تعمل جميعها معًا ، أثناء مراقبة وتتبع تقدمك حتى تتمكن من الالتزام بالجدول الزمني. تعرف على كيفية استخدامها كأداة إدارة المشروع المفضلة لعشرات الآلاف من الفرق العاملة في وكالة ناسا وبنك أوف أمريكا ورالف لورين والمزيد عن طريق إجراء هذه التجربة المجانية لمدة 30 يومًا اليوم.