كيفية إنشاء نموذج تناول العميل الذي يحقق النتائج

اختبار سريع (وهو سؤال واحد فقط) - أي من الأشياء التالية يمكن أن يعيش عملك بدونها؟

ألف العملاء
باء - الإحالات
جيم - الإيرادات
د. السمعة
E. العلاقات
و. كل ما سبق
ز. لا شيء مما سبق

ربما تكون الإجابة "لا تحتاج إلى تفكير" ، لكننا سنخبرك على أي حال - لا شيء مما سبق.

أنت بحاجة إلى كل هذه الأشياء لتنمية عملك. وتحملهم من خلال الكثير من العمل الشاق من جانبك ، لكنك تحتاج إلى شيء مهم واحد لتبدأ - وهو يأتي من العميل.

لا يوجد اختبار هذه المرة ، سنخبرك فقط. أنت بحاجة إلى معلومات . وكلما زادت التفاصيل ، كان ذلك أفضل.

أفضل طريقة للحصول على ما تحتاجه من العملاء المحتملين هي من خلال نموذج استلام العميل . في الواقع ، إنه أهم جزء في علاقتك مع العميل بأكملها.

بدون نموذج قبول العميل ، قد تواجه….

• زحف النطاق - يدرك العملاء ما يريدون بالفعل بعد فوات الأوان ، ثم يطلبون المزيد من العمل
• هناك العديد من جولات المراجعة - لأن العميل غير رأيه أو أنك لم تبدأ بمعلومات كافية
• يستغرق العمل وقتًا أطول بكثير مما كان متوقعًا - غالبًا لأنه لم يكن لديك كل معلومات العميل التي تحتاجها للتخطيط بدقة
• من الصعب الحصول على مواد من العملاء - أشياء مثل أصول التصميم وإرشادات العلامة التجارية ومعلومات المحاسبة

سواء كنت وكالة رقمية أو شركة صغيرة أخرى ، يمكن أن يساعدك نموذج قبول العميل في تجنب كل هذه المشاكل.

سيوضح لك هذا المنشور كيفية إنشاء نموذج استقبال للعميل - كل ما يجب تضمينه فيه ، ومكان استخدامه ، وأدوات إنشائه.

ما هي عملية قبول العميل؟

عملية قبول العميل هي الخطوة في بداية علاقة العميل حيث تقوم بجمع المعلومات التي تحتاجها من العميل. هذه فرصتك لطرح أسئلة على عملائك والحصول على ما تحتاجه للقيام بالعمل الذي يتم تعيينك من أجله.

لا يوجد لدى الكثير من الشركات عملية منظمة لاستيعاب العملاء - وبدلاً من ذلك تعتمد على رسائل البريد الإلكتروني والعمليات اليدوية لإنجاز المهمة. يمكن أن يؤدي هذا إلى الإحباط لك ولعملائك.

تمثل عملية قبول العميل بداية علاقة متعمقة مع العميل. على الرغم من أن عملية كل عمل يمكن أن تكون مختلفة ، إلا أنها تبدأ عادةً بالخطوات الثلاث التالية:

1. اتصال الاتصال : هذه هي المصافحة. النقطة التي يتم فيها تقديم المقدمات وتكوين فكرة عن هوية العميل وما الذي يبحث عنه.
2. نموذج قبول العميل : يصبح هذا النموذج أكثر تحديدًا ، مع أسئلة حول نقاط الألم لدى العميل ونوع العمل والأهداف.
3. مكالمة استكشافية : دعوة لمعرفة المزيد حول ما يتوقعه عملاؤك من علاقتك. ثم يمكنك معًا استكشاف خيارات العميل معهم بناءً على معلومات نموذج تناول العميل.

يملأ العميل نموذج الاستلام عادةً بعد أول مكالمة اتصال. ثم ينتقل النشاط التجاري إلى جميع معلومات النموذج ، ويستخدمه للتحضير للمكالمة الاستكشافية.

من يستخدم نماذج تناول العميل؟ شركات مثل:

• الوكالات الرقمية
• مؤسسات قانونية
• الأطباء النفسيين
• عيادات العافية (مثل أخصائيي التدليك والمعالجين الفيزيائيين)
• الأطباء
• محاسبون
• إلى حد كبير أي عمل يعمل مع العملاء

يمكن أن يحدث أحد ثلاثة أشياء أثناء عملية استيعاب العميل:

1. توافق أنت والعميل بشكل متبادل على أنه مناسب تمامًا.
2. يقرر عملك أن العميل ليس مناسبًا.
3. يقرر العميل أن عملك ليس مناسبًا.

ومع ذلك ، لتحديد أي من هذا ، تحتاج إلى نموذج تناول العميل.

كيفية إنشاء نموذج الاستلام للعميل

لإنشاء نموذج الاستلام المثالي للعميل ، عليك التفكير فيما يتجاوز المعلومات التي تريد جمعها من العميل. عليك أن تفكر فيما سيجعل النموذج أكثر فائدة للعميل.

جهز نفسك - يغطي هذا القسم الكثير .

1. كيفية اختيار الأسئلة الصحيحة لنموذج تناول العميل - بالإضافة إلى أمثلة
2. ما الذي تحتاج إلى تضمينه في النموذج - نعم ، هناك أكثر من مجرد أسئلتك
3. أين يجب أن تضع نموذج تناول العميل الخاص بك
4. بعض الأدوات لمساعدتك في إنشاء النموذج

"نموذج قبول العميل هو طريقة رائعة لبناء القوة وخلق علاقة رائعة مع العميل." - إليزابيث بيلي ، مدير حساب قناة ActiveCampaign

1. كيفية اختيار أسئلة نموذج تناول العميل المناسب

دعونا نواجه الأمر - يمكن أن تكون النماذج مملة. يعرف هذا أي شخص جلس في غرفة انتظار الطبيب مع حافظة أو كان عليه فعل أي شيء في DMV. لكن نماذج قبول العميل هي المفتاح لتفاعل ناجح مع العميل.

لجعل نموذج قبول العميل أكثر إمتاعًا بملئه وتزويدك بالمعلومات التي تحتاجها لتضمين عميلاً بنجاح ، تحتاج إلى طرح الأسئلة الصحيحة. تختلف الأسئلة المحددة التي تطرحها وفقًا لنوع عملك ، ولكن هناك نوعان مهمان من الأسئلة:

1. الأساسيات : الأسماء ، وطرق الاتصال ، والميزانية ، والدور الوظيفي - بشكل أساسي أسئلة التعرف عليك على الورق
2. التعمق : الأسئلة التي تطرحها للدخول في ذهن العميل وأعماله لمعرفة نقاط الألم والأهداف

ضع في اعتبارك أنه مهما كانت الأسئلة التي تطرحها ، يجب ألا يستغرق هذا النموذج وقتًا طويلاً لإكماله. النماذج التي تتطلب الكثير من العمل لإكمالها ... لن تكتمل. حافظ على استمارات الاستيعاب قصيرة قدر الإمكان مع الاستمرار في الحصول على المعلومات التي تحتاجها.

فيما يلي فئات الأسئلة التي يجب أن تطرحها على نموذج قبول العميل التجاري:

1. الميزانية : هل لدى العميل ميزانية لتوظيفك؟ إذا فعلوا ذلك ، فهل هناك إمكانية لتوسيع عقدك في المستقبل؟ قد لا يكون من المجدي أخذ المشاريع التي ليس لها إمكانات طويلة المدى.

2. النطاق : ما مقدار العمل الذي يحتاجه العميل؟ ما هي الموارد الداخلية التي يمتلكها العميل بالفعل - وكيف سيتم تقسيم العمل بينك وبين فريق العملاء؟

3. الصناعة : ما هي الصناعة التي يعمل فيها عميلك؟ غالبًا ما يقارن العملاء أنفسهم بالآخرين في صناعتهم - وقد تتمكن من بيع خدمات أخرى إذا كانت لديك دراسات حالة من صناعتهم.

(المصدر: Formstack)

4. الأهداف: كيف سيقيس العميل عملك؟ ما هي توقعاتهم منك؟

5. الجدول الزمني: متى يحتاج عميلك إلى إنجاز العمل؟ هل العمل متكرر أم مشاريع لمرة واحدة؟

6. من سيشارك في شركة العميل؟ تعرف على نقطة الاتصال الخاصة بك - هل ستعمل مع مؤسس أو مدير تنفيذي أو نائب رئيس أو إدارة وسطى؟

7. أسئلة موجهة إلينا: يجب تصميم هذا النموذج لمساعدتك في التخطيط لمكالمتك الاستكشافية مع أحد العملاء. إن تضمين مساحة حيث يمكن للعميل طرح الأسئلة يمنحك فرصة للاستعداد بشكل أفضل لما قد يتم طرحه في المكالمة.

يحدد نوع عملك الأسئلة التي يجب عليك تغطيتها ومتى تطرحها. تستخدم سارة شتاين من Miss Efficiency أداة نموذج وأتمتة لطلب معلومات العميل التي تحتاجها ، عندما تحتاجها.

تدير سارة شتاين شركة مسك الدفاتر تسمى Miss Efficiency. إنها تساعد الشركات الصغيرة في صعوبات مسك الدفاتر ، ويعد إعدادها الخطوة الأولى.

سارة شتاين ملكة جمال الكفاءة.

تدمج سارة أيضًا ActiveCampaign مع Typeform ، وهي خدمة تتيح لك إنشاء نماذج واستطلاعات لجمع المعلومات من جهات الاتصال الخاصة بك. يتيح لها تضمين Typeform في أتمتة الترحيب:

• الحصول على معلومات مهمة العميل تناول
• اسأل لماذا اختار العملاء الجدد Miss Efficiency
• اطلب التغذية الراجعة وأرسل مسح شبكة المروج
• اطلب الإحالات إلى الشركات الأخرى
• توفير مكان لتقديم الاقتراحات

تستخدم سارة Typeform والأتمتة لإرسال سلسلة من رسائل البريد الإلكتروني. هذه هي الطريقة التي تحصل بها وتعطي معلومات مهمة للعميل. الثلاثة الأوائل هم:

1. أهلا بك. في أول بريد إلكتروني لها ، رحبت سارة بالعميل الجديد في العمل. بالنسبة للعملاء ، يتم دعم هذا من خلال بطاقة شكر مكتوبة بخط اليد
2. كيف نعمل. يساعد تقديم جهات اتصال جديدة للفريق في معرفة من سيعملون معه ، ويساعد في بناء الثقة.
3. ماذا تتوقع منا . الكثير من الشركات الصغيرة لا تفهم حقًا مسك الدفاتر. إنه موضوع يسبب القلق - لذا فإن إخبارهم بالضبط بما يمكن توقعه هو مساعدة كبيرة.

من أجل إعداد عملائها بالكامل ، تحتاج إلى الكثير من معلومات العميل. في بريدها الإلكتروني الأخير ، طلبت كل المعلومات التي تحتاجها لعملية استيعاب شاملة للعميل:

4. ما نحتاجه منك. هناك وثائق معينة يحتاج أصحاب الحسابات الوصول إليها. من خلال وضع كل هذا في قائمة مرجعية ، تسهل سارة العملية على العملاء لتزويدها بالمعلومات التي تحتاجها.

2. أين تضع نموذج الاستلام الخاص بالعميل

لديك خياران لجذب الأنظار إلى النموذج الخاص بك.

1. عرضها علنا ​​على موقع الويب الخاص بك
2. أرسلها بشكل خاص مباشرة إلى العميل

تضع العديد من الشركات نموذج قبول العميل مباشرة على موقع الويب الخاص بهم . يوجد النموذج عادةً ضمن علامة التبويب "اتصل بنا" أو متصل بعبارة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء في الصفحة المقصودة - مثل "الحصول على مزيد من المعلومات" أو "بدء إصدار تجريبي مجاني".

• الجانب الإيجابي: يمكنك الحصول على عدد أكبر من العملاء المحتملين من نموذج الاستيعاب العام للعميل لأنه يمكن لأي شخص الوصول إليه.
• الجانب السلبي: تقضي الكثير من الوقت في معرفة أيها يستحق العناء. إذا كان بإمكان أي شخص ملء النموذج ، فستكون هناك احتمالات أكبر لأن الكثير منهم ليسوا من نوع العميل المحدد الذي تريد متابعته. قد يبدو أيضًا أنه أقل أمانًا للعميل.

إرسال نموذج استقبال العميل بشكل خاص عبر البريد الإلكتروني له فائدتان أساسيتان.

• الجانب الإيجابي: إذا كان بإمكانك إرسال هذا النموذج إلى عميل محتمل ، فلديك بالفعل معلومات الاتصال الخاصة به - لذلك لديك فرصة أفضل لإغلاق الصفقة.
• الجانب السلبي: من المحتمل أن يكون لديك مجموعة أصغر من العملاء

تستخدم هيذر ريد ، وهي مصورة عائلية وعميل ActiveCampaign ، الأتمتة جنبًا إلى جنب مع نموذج الاتصال الخاص بها لتأهيل العملاء المتوقعين بشكل أفضل من نموذج الاتصال الخاص بها.

هيذر ريد ، مصورة وعملاء ActiveCampaign.

تريد أن يتدفق العملاء المحتملون حتى تتمكن من تحويلهم إلى عملاء ، لكن تأهيل كل عميل متوقع واحدًا تلو الآخر لن يترك لك الوقت للقيام بأي عمل فعليًا. مع عائلة خاصة بها ووظيفة بدوام كامل ، عرفت هيذر أن ذلك لن يعمل لديها.

الآن ، تعمل أتمتة ActiveCampaign على استيعاب العميل لها.

حصلت هيذر على الكثير من العملاء المحتملين في البداية. لكن تحليلًا ليوم عملها كشف أن معظم وقتها كان ينهك بسبب ما تسميه "خيوط الزومبي" - العملاء المحتملون الذين يظهرون مثل أي خيوط أخرى ، ولكن لن ينتهي بهم الأمر إلى التحويل.

احتاجت هيذر إلى طريقة لاستعادة وقتها - حتى تتمكن من التوقف عن إضاعة الوقت مع العملاء المتوقعين المحتملين والتركيز على العملاء المتوقعين الذين يمكن أن يصبحوا عملاء.

وضعت هيذر الزومبي في الراحة واستعادت الكثير من وقتها بأتمتة لتأهيل العملاء في المستقبل.

لإصلاح أزمة وقتها ، احتاجت هيذر:

• طريقة آلية لجمع العملاء المحتملين
• طريقة آلية لمتابعة العملاء المتوقعين
• طريقة آلية للتعرف على العملاء المحتملين من نموذج الاتصال الخاص بها والتي قد تقوم بالتحويل

مع وجود هذه العمليات الآلية الثلاث في مكانها الصحيح ، يمكن لـ Heather القضاء على ما يقرب من 30 ٪ من عملها - مما يوفر جزءًا كبيرًا من الوقت والقضاء على الإحباط وخيبة الأمل من الوقت الضائع.

3. ما الذي تحتاجه أيضًا في نموذج تلقي العميل إلى جانب الأسئلة؟

كنت تعتقد أنك انتهيت بعد أن قررت حقول النموذج ، أليس كذلك؟

ليس تماما. لكنك قريب جدا .

هناك بعض الأشياء الأخرى التي يجب وضعها في الاعتبار بما في ذلك نموذج الاستلام الخاص بالعميل.

1. معلومات الاتصال الخاصة بنشاطك التجاري : هذا أمر لا يحتاج إلى تفكير. يجب عليك دائمًا إتاحة معلومات الاتصال الخاصة بك بسهولة ويسهل العثور عليها ، خاصة بالنسبة للعميل المحتمل.
2. شعار العمل : قد يبدو صغيراً ، لكن الشعار يجعل عملك لا يُنسى. يمنحك الشعور بأنك شركة راسخة وجديرة بالثقة.
3. التعليمات : صدق أو لا تصدق ، تعليمات حول كيفية ملء النموذج مفيدة لكثير من الناس. قم بتضمين معلومات مثل الموارد التي يحتاجون إليها لإكمال النموذج ، والروابط إلى صفحة الأسئلة الشائعة ، والخطوات التالية.

4. أدوات لإنشاء نموذج الاستلام للعميل

بدون نموذج استلام العميل ، تضيع العديد من الشركات في سلسلة من رسائل البريد الإلكتروني ، وهذا يجعل ضم العميل إلى العميل أمرًا صعبًا للغاية. لحسن الحظ ، توجد أدوات لغرض وحيد هو إنشاء نماذج مثل هذه.

يتيح لك Wufoo ، أداة إنشاء النماذج المجانية ، إنشاء نماذج بسيطة يمكنك تحميلها على موقع الويب الخاص بك أو مشاركتها بشكل خاص. إذا كنت تريد أكثر من الميزات المجانية الأساسية ، فيمكنك الترقية إلى إصدار مدفوع. المكافأة: يمكنك الحصول على بعض التحليلات حول النماذج الخاصة بك.

مثال على قالب نموذج Wufoo. (المصدر: Wufoo)

Lexicata هي أداة تصميم نموذج استقبال العميل تستهدف شركات المحاماة (ولكن لا يزال بإمكانك استخدامها لأنواع الأعمال الأخرى). واحدة من أكثر حزم برامج السحب تفصيلاً في السوق ، فهي تمنحك مجموعة متنوعة من الميزات ، مثل التوقيعات الإلكترونية والقوالب ذات الملصقات البيضاء. كما أنه يتكامل مع البرامج الأخرى.

حدد نوع النموذج الذي تريده من الاختيار من متعدد إلى القائمة المنسدلة. (المصدر: Lexicata)

Formstack هي إحدى أسهل الطرق لإنشاء نماذج مخصصة تتيح لك جمع البيانات بطريقتك.
يمكنك تصميم النماذج عبر الإنترنت بواجهة سحب وإفلات سهلة - المهارات التقنية غير مطلوبة.

قم بإنشاء نموذج الاستلام المثالي للعميل ببضع نقرات سريعة. (المصدر: Formstack)

قد يأتي مزود خدمة البريد الإلكتروني (أو ESP) بميزات مثل أداة إنشاء النماذج. يتيح لك ActiveCampaign إنشاء نماذج بسهولة باستخدام أداة إنشاء النماذج بالسحب والإفلات. يمكنك إضافة حقول مخصصة وإضافة نماذج إلى موقع الويب الخاص بك أو رسائل البريد الإلكتروني.

أضف أي حقول مخصصة إلى النموذج الذي تحتاجه.

للحصول على مساعدة إضافية في إنشاء النماذج في ActiveCampaign ، راجع هذه الأدلة المفيدة:

• كيفية إنشاء نموذج
• كيف أقوم بإضافة نموذج إلى بريد إلكتروني؟
• دليل للنماذج

لديك نموذج استلام العميل مكتمل. ماذا ستفعل لاحقا؟

بعد الانتهاء من نموذج قبول العميل ، قم بالمراجعة والمتابعة بسرعة! قم بإنشاء بيان عمل بناءً على المعلومات التي جمعتها.

تبدو بيانات العمل (SOWs) مختلفة اعتمادًا على الخدمات التي تقدمها. يمكن أن تتراوح من تاريخ موعد بسيط (كما هو الحال في الممارسات الطبية) أو مستند أكثر تفصيلاً سطراً بسطر يتضمن الجداول الزمنية والتكاليف والتسليمات.

كل شيء يبدأ بنموذج تناول العميل.