التواصل الناجح في العمل: نصيحة صريحة من لورن كول من Copyblogger

منذ أن كنت مهتمًا مؤخرًا بالتعديلات الصغيرة التي يمكننا إجراؤها جميعًا لتحسين مهارات الاتصال لدينا (حتى لو كنا نفخر بها بالفعل) ، أردت التحدث مع زميلي في العمل Loryn Cole حول هذا الموضوع.

Loryn هو محلل بيانات Copyblogger ، ونتشارك أسلوبًا مشابهًا عندما يتعلق الأمر بالاتصال.

قد يسميها البعض الإفراط في التواصل.

نحن نسميها تجنب سوء الفهم.

ها هي محادثتي مع Loryn حول التواصل الناجح في مكان العمل.

إذا كنت ترغب في الحصول على المزيد من "You rock!" ردود البريد الإلكتروني من زملائك في العمل أو العملاء أو الرؤساء ، تحقق من ذلك.

س: ما العناصر التي تشكل نوع رسائل البريد الإلكتروني أو ملاحظات المشروع التي تحب قراءتها؟

لورين: أميل إلى الإعجاب برسائل البريد الإلكتروني وملاحظات المشروع التي تحتوي على صفتين متناقضتين على ما يبدو: إنها واضحة وموجزة ، ولكنها أيضًا شاملة وواسعة النطاق.

تستخدم اتصالات المشروع الجيدة أقل عدد ممكن من الكلمات لتوصيل ما هو مهم ، لكنها تتأكد أيضًا من تغطية جميع التفاصيل المهمة.

الكتابة موجزة ، لكن المحتوى شامل.

كما أنني أقدر ذلك عندما يأخذ الناس الوقت الكافي لكتابة أهداف وغايات المشروع. في كثير من الأحيان ، نفترض أن هذه الأمور واضحة للأشخاص المعنيين - وربما يكون هذا صحيحًا في بعض الأحيان ، لكنه بالتأكيد ليس صحيحًا طوال الوقت.

إذا لم تكتب أي شيء آخر عن مشروع ما ، فقم بتدوين أهدافك أو استراتيجيتك أو أهدافك ، لأنه إذا فاتك شيء آخر ، فسوف يساعد ذلك زملائك في الفريق على سد الثغرات والحصول على ملكية المشروع.

س: هل يمكنك وصف التفاصيل التي تكتبها للتأكد من أن المستلمين سيحبون قراءة رسائل البريد الإلكتروني أو ملاحظات المشروع؟

لورين: لا أستطيع الجزم بما إذا كان الناس يحبون قراءة رسائلي الإلكترونية أم لا ... لكن يمكنني القول إنني أبذل قصارى جهدي لتسهيل قراءتها. هذا يعني استخدام الكثير من علامات الترقيم والتنسيق بدلاً من الجمل الكاملة ، وفصل الفقرات دائمًا عندما يزيد طولها عن سطرين أو ثلاثة.

تذكرني كتابة رسائل البريد الإلكتروني دائمًا باقتباس مارك توين - "لم يكن لدي وقت لكتابة رسالة قصيرة ، لذلك كتبت رسالة طويلة بدلاً من ذلك."

ننسى أن كتابة رسالة بريد إلكتروني أو وصف مشروع موجز ومفيد يتطلب الكثير من العمل.

لا يمكنك أن تتوقع مسودة ملاحظاتك الفوضوية الأولى أن تكون منطقية للشخص الذي يحتاج إلى تنفيذ المشروع.

تمهل وخذ وقتك وتعاطف مع الشخص الذي سيحتاج إلى اتخاذ إجراءات بشأن كلماتك.

س: هل لديك عملية لمراجعة رسالتك الكتابية قبل إرسالها أو نشرها؟

لورن: ليس بشكل خاص ، لكني أحاول الحد من العمل الذي سيتعين على الشخص التالي القيام به من خلال التأكد من ربط الموارد والمستندات المهمة.

على سبيل المثال ، إذا أشرت إلى مستند ، فأنا أقوم بربطه به ، أو على الأقل أخبرهم بمكان العثور عليه.

وبالطبع ، أراجع ما كتبته من أجل الوضوح ، والقواعد ، وسهولة القراءة ، والشمول.

س: كيف تدير جميع الطرق المختلفة التي تتواصل بها في العمل (البريد الإلكتروني ، Skype ، Slack ، Trello ، إلخ)؟

Loryn: كل منصة تخدم مجال اتصال مختلف ، مما يعني أنه في بعض الأحيان يتعين عليك مضاعفة.

على سبيل المثال ، عندما أنهي تقريرًا عن أحد مشاريعنا المكتملة ، أقوم بإضافة التقرير إلى بطاقة Trello ، ثم أرسل التقرير أيضًا إلى الفريق على Slack مع ملخص قصير.

أفعل ذلك لأن Slack بشكل عام وسيلة أفضل للحصول على تفاعلات أسرع - من الناحية المثالية ، أريد أن يقرأ الناس التقرير (أو على الأقل الملخص) ويسألونني أسئلة حوله. لقد وجدت أن هذا نادرًا ما يحدث في أدوات إدارة المشاريع مثل Trello.

ولكن يجب أيضًا نشر التقرير على Trello لأنه جزء مهم من وثائق مشروعنا. في المستقبل ، إذا رجع أحدهم ليرى ما فعلناه في المشروع ، فأنا أريده أن يكون لديه تقرير حول أداء جهودنا.

لذلك ، لإدارة منصات الاتصال الخاصة بك ، يجب أن تكون على دراية بكيفية استخدام كل منصة ونوع المعلومات التي يتوقع زملائك في الفريق العثور عليها في كل منها.

حتى لو كان هذا يعني أنك تشارك أحيانًا معلومات مكررة عبر الأنظمة الأساسية ، فمن الأفضل القيام بذلك بدلاً من عدم توفر المعلومات التي تحتاج إليها.

س: لماذا يكون سوء التواصل في العمل محبطًا للغاية؟

لورين: التواصل هو شريان الحياة في مكان العمل الحديث - وهذا ينطبق بشكل أكبر على الشركات البعيدة مثل شركتنا.

بدون الاتصال (الذي يتضمن التوثيق) ، يصبح العمل عن بعد لعبة دائرية "أين هذا الملف؟" و "هل يعرف أي شخص كيفية القيام بذلك؟" و "متى سنطلق هذا الكتاب الإلكتروني الجديد مرة أخرى؟"

نحن نميل إلى التفكير في سوء التواصل في العمل كحالة من سوء الفهم ، حيث يفكر طرفان بشكل مختلف حول مهمة وينتهي بهما الأمر إلى إنشاء أهداف نهائية متباينة تمامًا.

وقد يحدث ذلك في بعض الأحيان. لكن في كثير من الأحيان ، ما رأيته هو أن سوء الفهم المزمن (وقلة التواصل) غالبًا ما يأخذ شكل الارتباك وعدم التنظيم. وبمرور الوقت ، سيؤدي هذا الفوضى إلى تقويض شعور زملائك في العمل بالوكالة.

في البداية ، سيطلب الناس أشياء لا يمكنهم العثور عليها أو اكتشافها بمفردهم. لكن بمرور الوقت ، يصبح من المرهق أن تسأل باستمرار عن مكان الأشياء أو كيفية القيام بالمهام الأساسية ، خاصة مع تغير الأشياء ، وهذا يترك الفرق تشعر بالفك والتنفير.

مع الاتصال السيئ ، تعمل شركتك مثل الأصدقاء الذين يحاولون إعداد العشاء في بحيرة مستأجرة. في النهاية ، ينتهي الأمر بشخص أو شخصين إلى فعل كل شيء ، بينما يبدأ الآخرون لعبة Cards Against Humanity.

لكي يقوم موظفوك بعملهم الأفضل ، يجب أن يعمل مكتبك كمطبخ احترافي ، حيث يعرف الجميع دورهم ، ومكان العثور على كل ما يحتاجون إليه.

س: في أي نقطة ، إن وجدت ، يصبح الإفراط في التواصل عبئًا على جميع المعنيين؟

لورين: يمكن أن يصبح الإفراط في التواصل عبئًا عندما لا يكون أعضاء الفريق على نفس الصفحة حول كيفية استخدام أدوات الاتصال الخاصة بهم.

على سبيل المثال ، إذا كان أحد أعضاء الفريق ينقل المعلومات المهمة في Slack ويستخدم "channel" في كل رسالة ، فإنه يصبح مزعجًا وغير مفيد بسرعة ، ومن ثم يتعين على شخص آخر ترجمتها إلى أداة إدارة المشروع.

تحتاج الفرق إلى إرشادات واضحة حول كيفية استخدام أدواتهم وما هي المعلومات التي تنتمي إليها.

لكن الإفراط في التواصل بشأن النوع الخاطئ من المعلومات يمكن أن يصبح مشكلة أيضًا.

الكثير من الاتصالات حول الحقائق ("متى سنطلق هذا؟" "ما الصفحة المقصودة التي نستخدمها؟") أمر محير ومربك للجميع. يجب حل هذا النوع من التواصل الزائد من خلال عمليات وتوثيق أفضل ، بدلاً من أسئلة ذهابًا وإيابًا.

س: كيف يرتبط التواصل الأفضل بزيادة الإنتاجية؟

لورين: الإجابة السهلة على هذا السؤال هي أن العمليات والتوثيق الجيد يوفران الوقت - إذا كان الجميع يعرف مكان الأشياء ، فيمكن للناس إنجاز وظائفهم بشكل أسرع ، مثل تشبيه المطبخ الاحترافي الذي ذكرته سابقًا.

ولكن الأهم من ذلك ، عندما يعرف الجميع مكان العثور على المعلومات التي يحتاجونها وكيفية التواصل ، يشعر أعضاء الفريق بمزيد من الملكية لعملهم ، وتنتقل المحادثة من "أين أجد الأشياء؟" إلى "كيف يمكننا تحسين أدائنا؟"

الإنتاجية لا تتعلق فقط بإنجاز الأشياء ؛ يتعلق الأمر بإنجاز الأشياء الصحيحة وإحراز تقدم في أهدافك.

إذا كانت اتصالات شركتك ضعيفة ، فمن المحتمل أن تشعر أنت وزملائك في الفريق بالارتباك والانشغال. مع تواصل أفضل ، قد تشعر بالفعل أنك أقل انشغالًا ، وستكون قادرًا على التركيز على المشاريع والمبادرات والأسئلة التي تجعل عملك وشركتك أفضل.

س: هل هناك حيلة لتجنب الإفراط في تبادل الرسائل؟

لورين: من واقع خبرتي ، فإن أنواع الرسائل المتبادلة الأكثر إزعاجًا وإهدارًا للوقت هي إما حول الحقائق ("أين أجد هذا؟") أو الموافقات ("هل من المقبول أن أفعل هذا؟" ).

لتقليل هذه الأمور ، عليك القيام بأمرين:

1. قم بتوثيق المعلومات المهمة بوضوح وتأكد من أن الجميع يعرف مكان العثور عليها.
2. قم بتمكين زملائك في الفريق لتولي مسؤولية مسؤولياتهم داخل المشاريع.

الموظف الذي يشعر بعدم الأمان بشأن دوره في الشركة سيسعى للحصول على موافقة من "أعلى مستوى" لكل مهمة صغيرة ، وهو مضيعة للوقت لكلا الطرفين.

يمكن أن يساعد إنشاء ثقافة التواصل الجيد ، كما ذكرت بالفعل. لكن عليك أيضًا التأكد من أن الموظفين يعرفون أنك تثق بهم للقيام بوظائفهم.

س: ما هو الشيء الوحيد الذي يمكن للأشخاص فعله ، بدءًا من اليوم ، للتواصل بشكل أكثر فعالية مع زملائهم في العمل أو العملاء أو الرؤساء؟

لورين: في المرة القادمة التي تكتب فيها بريدًا إلكترونيًا أو نطاق مشروع ، ضع نفسك في وضع القارئ.

• ما الذي يحتاجون إلى معرفته لاتخاذ الإجراءات؟
• ما الذي يمكنك فعله لجعل المعلومات واضحة وسهلة القراءة قدر الإمكان؟
• ما الافتراضات التي تضعها والتي يجب ذكرها صراحة؟

من خلال القيام بذلك ، لن تكتفي فقط بكتابة رسائل بريد إلكتروني أو مقترحات أو وثائق أو طلبات أفضل ، بل ستنشئ أيضًا علاقات أفضل وأقوى مع الأشخاص الذين تعمل معهم.

إليكم ...

ما هي أهم نصائحك للتواصل بشكل أكثر فعالية مع زملائك في العمل أو العملاء أو الرؤساء؟

شارك في التعليقات أدناه.