إليك الأسباب التي تجعل اجتماع الشركة يعيق إنتاجيتك على الأرجح

تنظيم الاجتماعات لتحقيق النجاح

يلعب هيكل اجتماعاتك دورًا محوريًا في نجاحها.

إذا حاولت تطبيق الإرشادات التالية، فمن المرجح أن تقوم بإنشاء بيئة مركزة ومثمرة:

• ملخصات من صفحة واحدة: اطلب من المشاركين توثيق أفكارهم وقضاياهم وحلولهم المقترحة في شكل موجز من صفحة واحدة. ويساعد هذا النهج على تبسيط المناقشات من خلال ضمان تغطية جميع الجوانب ذات الصلة بإيجاز. كما يسمح للجميع بالتعرف على النقاط الرئيسية مسبقًا، مما يسهل إجراء محادثة أكثر كفاءة وبناءة أثناء الاجتماع.
• أهداف واضحة: حدد هدفًا محددًا لكل اجتماع لتجنب المناقشات التي لا هدف لها. وبدون هدف واضح، يمكن أن تنحرف الاجتماعات بسهولة عن المسار الصحيح، مما يؤدي إلى إضاعة وقت ثمين. تعمل الأهداف المحددة بوضوح كمنارات إرشادية، مما يسمح للمشاركين بمواءمة مساهماتهم والعمل بشكل تعاوني لتحقيق هدف مشترك.
• تحديد المشكلات وحلها: تشجيع الحوار المفتوح حول التحديات والقضايا التي يواجهها الفريق. قم بتهيئة بيئة يشعر فيها المشاركون بالراحة في التعبير عن مخاوفهم وتقديم رؤى قيمة. الهدف هو تحديد الحلول المحتملة بشكل جماعي ووضع خطة عمل. تذكر أن الهدف النهائي لهذه الاجتماعات هو تحقيق نتائج ملموسة ودفع عجلة التقدم.

أدوات لكفاءة الاجتماعات

لنواجه الأمر. الناس كائنات اجتماعية، ويمكنهم في كثير من الأحيان أن يجعلوا الاجتماعات بمثابة وعاء اجتماعي أكثر من كونها وسيلة فعلية للعثور على الإجابات وتحديد ما يجب فعله بعد ذلك. ومع ذلك، هناك العديد من الأدوات الرائعة التي يمكن أن تعزز بشكل كبير كفاءة وفعالية اجتماعاتك التسويقية.

فكر في استخدام منصات تسجيل الاجتماعات والتعليقات مثل Gong أو Chorus:

تتيح هذه الأدوات لأعضاء الفريق الغائبين متابعة المناقشات وتقديم مدخلات قيمة، حتى لو لم يتمكنوا من حضور الاجتماع شخصيًا.

يمكن لأدوات مثل Rev نسخ حوار الاجتماع المسجل وتقديمه بتنسيق مكتوب، مما يجعل مراجعة الاجتماع أمرًا بسيطًا للأشخاص الذين يفضلون القراءة:

المحتوى ذو الصلة: 20 أداة من أدوات الذكاء الاصطناعي لتوسيع نطاق التسويق وتحسين الإنتاجية

التحكم في تكاليف الاجتماعات والوقت

على الرغم من أن الاجتماعات ذات قيمة بلا شك، إلا أنه من الضروري إدارة تكاليفها ومدتها بفعالية. يمكن للاجتماعات المفرطة وغير المثمرة أن تستنزف وقتًا وموارد ثمينة، مما لا يترك مجالًا كبيرًا لإنجاز العمل الفعلي.

من المهم تحليل الوقت الذي تقضيه في الاجتماعات وحساب التكاليف المرتبطة بها. نسعى جاهدين لتقليل الاجتماعات غير الضرورية والتأكد من أن كل اجتماع موجه نحو الهدف ومدفوع بالنتائج.

كن صارمًا فيما يتعلق بالحضور، وقم بدعوة فقط أولئك الذين يحتاجون حقًا إلى الحضور. يضمن هذا النهج أن تصبح الاجتماعات تجمعات هادفة تدفع عجلة التقدم بدلاً من أن تكون عائقاً أمام الإنتاجية.

استكشاف استراتيجيات الرافعة المالية العالية: ثلاثة للأعلى، وثلاثة للأسفل

شيء واحد يمكنك تجربته هو طريقة "ثلاثة لأعلى، ثلاثة لأسفل". تتضمن هذه التقنية مشاركة كل عضو في الفريق بثلاثة إنجازات إيجابية وثلاثة تحديات واجهوها خلال الأسبوع. في اجتماع موجز مدته 30 دقيقة، تتم مناقشة هذه القضايا ويتم تعيين مسؤوليات معالجتها.

يمكن أن يساعد تنفيذ هذه الإستراتيجية في إنشاء ثقافة اجتماع أكثر تركيزًا وإنتاجية داخل مؤسستك، حيث يتم الاحتفال بالإنجازات ومعالجة التحديات وإحراز التقدم.

الكلمة الأخيرة في اجتماعات الشركة

آخر شيء تريده هو أن يكون اجتماع الشركة مضيعة للوقت، ومضيعة للموارد، ويخلق المزيد من الارتباك بدلاً من المساعدة. نحن نعلم أن هذا يبدو كأهداف واضحة لأي اجتماع، ولكنك ستتفاجأ بمدى سهولة قضاء مئات أو آلاف الساعات سنويًا في ما يمكن إنجازه عبر سلسلة رسائل بريد إلكتروني بسيطة.

تبني أهدافًا واضحة، وإعدادًا شاملاً، واستخدامًا فعالاً لأدوات التكنولوجيا لتحسين أداء فريقك.

ومن خلال الالتزام بالتحسين المستمر واعتماد ممارسات الاجتماعات الفعالة، يمكنك تهيئة بيئة تزدهر فيها الإنتاجية، ويصبح احترام وقت الشركة هو القاعدة.

اعمل معنا

تم إعادة استخدامه من البودكاست الخاص بمدرسة التسويق .