إدارة الاتصال للشركات الصغيرة

استيقظ. تحقق من بريدك الإلكتروني للعثور على عميل متوقع جديد لامع. تناول وجبة الإفطار مع متابعة الجدول الزمني الخاص بك لهذا اليوم. تُبقيك اجتماعات العملاء المتتالية خارج المكتب حتى الغداء ، ولكنك لا تزال بحاجة إلى تسجيل الوصول مع أحد البائعين بشأن مشروع جارٍ قبل الظهر. ربما يجب عليك أيضًا إعادة المكالمة التي وردت في وقت متأخر أمس. في الغداء ، يذكر صاحب المقهى المفضل لديك أنه بحاجة إلى بعض الإصلاحات في المطبخ. من هو ذلك الرجل الذي وظفته شركتك في الخريف الماضي ، وهل كنت سعيدًا بالوظيفة؟ ألقِ نظرة على ساعتك وأدرك أنها الساعة 1:00 مساءً فقط

أيامك مشغولة. سيكون من المستحيل تتبع كل الأشخاص الذين تقابلهم بدون بعض المساعدة. هذا هو المكان الذي تأتي فيه إدارة الاتصال.

بالنسبة لمالك الأعمال الصغيرة ، تعد إدارة جهات الاتصال أحد أهم جوانب إدارة عملك ، ولكنها قد تكون أيضًا شاقة. إليك كيفية البقاء على رأس كل هذا - سواء كنت تعمل باستخدام دفتر عناوين رقمي أو شيء أكثر روعة مثل برنامج CRM الرئيسي.

ما هي إدارة الاتصال؟

إدارة جهات الاتصال هي تنظيم وصيانة بيانات جهات الاتصال ، مثل العناوين ورسائل البريد الإلكتروني وأرقام الهواتف.

تعد إدارة الاتصال المناسبة أمرًا ضروريًا لعلاقات العملاء والكفاءة التشغيلية. يتيح لأي عضو في فريقك الوصول إلى بيانات العملاء الدقيقة بسرعة ويسمح لك بتوزيع المواد التسويقية على العملاء والتوقعات.

ما هو مثال على إدارة الاتصال؟

إذا كان لديك دفتر عناوين شخصي أو جهات اتصال مخزنة على هاتفك ، فأنت بالفعل خبير في إدارة جهات الاتصال. في مجال الأعمال ، قد يدير رائد الأعمال جهات الاتصال الخاصة به عن طريق إنشاء قائمة جهات اتصال رئيسية في تطبيق جدول بيانات أو استخدام نظام أساسي للتسويق عبر البريد الإلكتروني لتتبع عناوين العملاء.

كيفية إدارة جهات الاتصال

إدارة الاتصال ليست صعبة ، لكنها تتطلب الانضباط. فيما يلي بعض أفضل الممارسات.

لديك موقع مركزي واحد للحصول على معلومات الاتصال

يمكن الوصول إلى معلومات الاتصال في أماكن متعددة ، ولكن حدد موقعًا مركزيًا واحدًا لجهات الاتصال الخاصة بك. سواء كنت تستخدم جدول بيانات أو برنامجًا معقدًا ، فإن مصدرًا واحدًا موثوقًا للمعلومات يمنع الارتباك.

تطوير نظام لجمع المعلومات وتخزينها

هذا يساعد في الحفاظ على سير كل شيء بسلاسة. حدد كيف تريد جمع معلومات جهات الاتصال ، ونوع المعلومات التي تريد جمعها ، والمكان الذي ستجمع فيه هذه المعلومات ، وكيف تريد تنظيم جهات الاتصال.

اجعل هذه العمليات تلقائية. بهذه الطريقة ، عندما تتنقل بين الاجتماعات أثناء أداء مهام متعددة ، لا يتعين عليك توفير قوة ذهنية ثمينة للتفكير فيما يجب فعله بمعلومات العميل.

قم بتحديث قاعدة البيانات الخاصة بك بدقة

ينتقل الأشخاص ويغيرون أسمائهم ويغيرون الوظائف وعناوين البريد الإلكتروني ويتطورون بشكل عام طوال حياتهم. حافظ على تحديث قاعدة البيانات الخاصة بك.

تذكر أن الحصول على عميل جديد يمكن أن يكلف من خمسة إلى سبعة أضعاف تكلفة الاحتفاظ بعميل قديم. ابق على اتصال مع عملائك الحاليين وقم ببناء علاقات دائمة للسنوات القادمة.

عمل نسخة احتياطية

إذا قمت بتخزين جميع معلومات الاتصال الخاصة بك على سطح المكتب أو في جهاز كمبيوتر محمول ، فقم بنسخها احتياطيًا. (لست متأكدًا مما يبدو عليه دفتر ملاحظات. صورة في مكان آخر؟)

أنا أعرف القليل عن الكون - باستثناء أنك إذا قمت بإغرائه بمجموعة واحدة من السجلات ، فستجعلها تختفي.

لتسهيل كل ما سبق ، استخدم برنامج إدارة جهات الاتصال.

ما هو برنامج إدارة الاتصال؟

برنامج إدارة جهات الاتصال ليس شيئًا جديدًا. لقد كان موجودًا منذ أن اكتشفت أجهزة الكمبيوتر علاقاتنا ورقمنتها. تتضمن الفئة أي تطبيق مصمم خصيصًا لتنظيم تفاصيل الاتصال وتخزينها. في كثير من الحالات ، تحصل على مدير جهات اتصال كجزء من مجموعة من التطبيقات.

على سبيل المثال ، جهات اتصال Google وجهات اتصال iOS هي خيارات شائعة لإدارة جهات الاتصال لحياتك الشخصية. بينما يختار عدد قليل من الأشخاص هذه التطبيقات على وجه التحديد ، فإنهم غالبًا ما يختارون الحزم التي تحتوي على تطبيقات أخرى يحتاجونها أو يريدون ويصادف أن تأتي مع تطبيقات إدارة جهات الاتصال هذه كجزء من الحزمة.

ماذا يفعل مدير الاتصال؟

من الناحية المثالية ، تريد أن يتمكن جميع أعضاء فريقك من العثور على المعلومات التي يحتاجون إليها متى احتاجوا إليها. تختار بعض الشركات أنظمة إدارة جهات اتصال تطبيقات سطح المكتب. إذا كنت تتعامل مع معلومات العميل الحساسة بشكل خاص ، فقد تفضل الأمان الإضافي لإسكان جميع التفاصيل في الموقع.

بالنسبة للآخرين ، توفر إدارة جهات الاتصال المستندة إلى مجموعة النظراء المرونة التي تمس الحاجة إليها. باستخدامه ، يمكنك تحديث جهات الاتصال الخاصة بك أو البحث عنها من أجهزة ومواقع مختلفة.

يسمح لك العديد من مديري جهات الاتصال أيضًا باستيراد المعلومات ، مما يوفر لك بعض الوقت عند الإدخال اليدوي.

ما هو الفرق بين CRM وإدارة الاتصال؟

أولاً وقبل كل شيء ، يرمز CRM لإدارة علاقات العملاء. هذه الكلمات - "الاتصال" مقابل "إدارة العلاقة" - هي المفتاح.

تساعدك أدوات إدارة جهات الاتصال على البقاء على اتصال مع الأشخاص. إنها توفر مكانًا لجمع تفاصيل الاتصال وتخزينها ، مثل أعياد الميلاد وحسابات وسائل التواصل الاجتماعي وسجلات الشراء وحتى إضافة ملاحظات شخصية. وفي أغلب الأحيان ، يمكنك دمج معلومات جهات الاتصال الخاصة بك مع التقويم الخاص بك حتى تتمكن من الحصول على التفاصيل المهمة عند الضرورة.

تطورت حلول CRM من إدارة جهات الاتصال. إنها تحتوي على نفس المعلومات الموجودة في أدوات إدارة جهات الاتصال ، ولكنها تذهب إلى أبعد من ذلك من خلال جمع المزيد من البيانات عن عملائك ومنحك أدوات لإدارة هذه العلاقات. إنها توفر المزيد من عمليات التكامل والتحليلات والوصول إلى البيانات في الوقت الفعلي.

سيتيح لك حل CRM من الجيل الرئيسي تصميم التفاعلات عبر خريطة رحلة العميل الكاملة. تتبع كل شيء من الحملات الإعلانية إلى رسائل البريد الإلكتروني إلى التحويلات ، واستمر في المشاركة للمضي قدمًا.

تلتقط إدارة جهات الاتصال معلومات العميل الخاصة بك ، بينما يمنحك CRM أيضًا ميزات تتيح لك إشراك عملائك بشكل أفضل وتبسيط عملياتك.

مديري الاتصال +

هنا حيث يصبح الأمر صعبًا. هناك فئة ثالثة ... لقد اختلقتها للتو. مديرو جهات الاتصال البسيطون هم قواعد بيانات لك لتخزين المعلومات وتنظيمها. ومع ذلك ، يمكن لمديري جهات الاتصال أيضًا أن يأتوا مع خدمات أخرى - دون أن يكونوا شاملين لإدارة علاقات العملاء.

على سبيل المثال ، تأتي خدمات البريد الإلكتروني الاحترافية مصحوبة بأداة إدارة جهات اتصال مدمجة في نظامها الأساسي.

فوائد برنامج قاعدة بيانات جهات الاتصال

يعد امتلاك برنامج قاعدة بيانات جهات الاتصال الصحيح أمرًا ضروريًا لتتبع عملائك. أنت بحاجة إليه للعمليات اليومية والتسويق والرؤى التي تتيح لك التخطيط للمستقبل. التطبيق الجيد يجلب لك مزايا متعددة.

تحسين تنظيم البيانات وإمكانية الوصول إليها

يعمل برنامج إدارة جهات الاتصال التجارية على تسهيل إدارة البيانات والوصول إليها. يمكنك تنظيم معلومات العميل بمجلدات وعلامات مختلفة ، والبحث بالاسم أو سمات أخرى ، والتصفية للتركيز على شرائح عملائك.

بالإضافة إلى ذلك ، تعمل قاعدة بيانات إدارة جهات الاتصال المستندة إلى مجموعة النظراء على تسهيل التعاون - لا سيما عندما يصبح العمل عن بُعد أكثر شيوعًا.

تحسين نتائج المبيعات والتسويق

من خلال إدارة اتصالات المبيعات ، يمكنك تحسين التواصل مع العملاء. احصل على تفاصيل الاتصال للعملاء المحتملين ، وقم بتخزين بيانات العملاء ذات الصلة ، والتواصل مع الأشخاص بناءً على التفاعلات السابقة. قم بتشكيل إستراتيجية المشاركة الخاصة بك بناءً على معلومات مثل:

• تاريخ آخر عملية شراء
• المنتجات المشتراة
• مصدر الإحالة
• مبينة الاهتمامات

يتيح لك التنظيم الجيد أيضًا تقصير وقت الاستجابة كلما ظهرت استفسارات وفرص. ما يقرب من نصف عملاء اليوم يتوقعون أن تستجيب الشركات في أقل من أربع ساعات. (يتوقع 12٪ منهم أن تعود إليهم في غضون 15 دقيقة ، لكنني أعتقد أن هؤلاء الأشخاص يجب أن يشربوا كمية أقل من الكافيين.)

ستقوم أيضًا بتكثيف التسويق الخاص بك. أنشئ قوائم جهات اتصال لحملات البريد الإلكتروني أو الرسائل النصية القصيرة ، وصقل رسالتك بناءً على التركيبة السكانية للعملاء ، واكتشف مكان تركيز أي جهود على وسائل التواصل الاجتماعي.

رؤية أفضل لسلوك العملاء

توفر لك حلول إدارة جهات الاتصال القوية رؤية أفضل لسلوك العملاء الفرديين ، مما يساعدك على تحسين الحملات التسويقية.

كما أنها توفر لك البيانات التي تحتاجها للاستفادة من تحليلاتك. كان هناك الكثير من الضجيج الأخير حول البيانات الضخمة للشركات الصغيرة - الطرق التي يمكن للشركات الأصغر أن تستفيد بها من مجموعات البيانات الأكبر.

لكن أفضل البيانات هي بياناتك ، المعلومات التي تأتي من قاعدة عملائك الفعلية. حدد الاتجاهات عبر العملاء ، وصقل عروضك أو التوعية بناءً على هذه التعليقات الملموسة.

يمكنك حتى مراقبة رضا العملاء - وإضافة بعض التعليقات النوعية إلى المزيج - من خلال توزيع الاستطلاعات أو استطلاعات الرأي على جهات الاتصال الخاصة بك.

اتجاهات برامج إدارة الاتصال

يعد الأتمتة والتخصيص من أكبر الاتجاهات في أنظمة إدارة جهات الاتصال. كل منها مفيد بشكل فردي ، لكنها تتألق حقًا عند العمل معًا.

أتمتة

تتيح الأتمتة للشركات تبسيط عملياتها وتوفير الوقت عن طريق أتمتة المهام المتكررة مثل إدخال البيانات. ستقوم بعض التطبيقات تلقائيًا باستيراد جهات اتصال جديدة أو تحديث المعلومات القديمة. على سبيل المثال ، عندما تتلقى بريدًا إلكترونيًا من عميل متوقع جديد ، فقد يقوم برنامجك على الفور بتخزين اسمه وعنوان بريده الإلكتروني.

يمكنك أيضًا استخدام أتمتة التسويق في الأنظمة الأساسية "مديرو الاتصال +" التي تجمع بين إدارة جهات الاتصال وخدمة أخرى - مثل التسويق عبر البريد الإلكتروني أو الرسائل القصيرة. أتمتة الردود على بعض المشغلات ، مثل الاشتراك في قائمة معينة ، أو اجعل النظام الأساسي الخاص بك يضيفها إلى شريحة جديدة عندما تحقق معلمًا معينًا.

إضفاء الطابع الشخصي وتجربة العملاء

التخصيص هو فن إنشاء تجربة فريدة لكل عميل بناءً على احتياجاته وتفضيلاته الفردية. يتيح لك برنامج إدارة جهات الاتصال الذي يسمح بالحقول المخصصة والقوائم المقسمة تخصيص الرسائل التي ترسلها إلى جمهورك.

تعمل الرسائل المخصصة على بناء ولاء العملاء حيث يتعلم الناس أن يثقوا بك لإرسال العروض ذات الصلة باهتماماتهم فقط. من خلال استهداف الجمهور الذي يُرجح أن يشتري منتجًا أو خدمة ، فإنك تزيد أيضًا من المبيعات.

كيف تجمع هذه المعلومات؟ استخدم التنميط التدريجي ، وهي ممارسة جمع المزيد من المعلومات تدريجيًا عن الفرد خلال تفاعله مع علامتك التجارية. ستعمل على زيادة وضوح صورتك لكل عميل دون إغراقهم بوابل واحد من الأسئلة.

الأتمتة والتخصيص أفضل معًا

عندما تجمع بين الأتمتة والتخصيص ، يمكنك تصميم تفاعلات أفضل بين علامتك التجارية وجمهورها. على سبيل المثال ، يمكنك إرسال رسالة تلقائيًا إلى جهات الاتصال في عيد ميلادهم ، أو تضمين أسمائهم في رسائل البريد الإلكتروني ، أو إعلامهم عندما تعود منتجاتهم المفضلة إلى المخزون مرة أخرى.

لا أحد يحب أن يكون مجرد واحد من الجمهور. لذا تميز عن منافسيك بمعاملة الناس كأفراد.

هل تحتاج إلى إدارة جهات الاتصال أو CRM لعملك؟

طريقة معرفة ما إذا كنت بحاجة إلى إدارة جهات الاتصال أو برنامج CRM هو أن تسأل نفسك عما تريد أن يفعله برنامجك:

• ما نوع علاقات العملاء التي أحتاج إلى إدارتها؟
• ما هي المعلومات التي أريد جمعها؟
• كيف أرغب في تنظيم جهات الاتصال الخاصة بي؟
• ما الميزات أو الأدوات التي أريدها في نظامي؟
• كم أريد أن أدفع؟

ستكلف إدارة جهات اتصال CRM أكثر وتقدم المزيد. هل أنت مستعد للاستفادة من هذه الميزات؟ لا تشتري سيارة بوجاتي إذا كانت سيارة تويوتا تستوعب أسلوبك واحتياجاتك بشكل أفضل. ثم مرة أخرى ، لا تشتري clunker الذي سيتعطل في الطريق إلى المتجر إذا كنت تستطيع تحمل تكلفة Toyota.

كن منظمًا مع إدارة جهات الاتصال

إليكم الأمر - أهمية إدارة جهات الاتصال الجيدة وأفضل ممارساتها والفرق بينها وبين برنامج CRM الرئيسي.

كل ما تبقى للقيام به هو الاستقرار على أفضل حل لعملك. عند مقارنة التفاح بالتفاح (بافتراض أن التفاح هو برنامج لإدارة جهات الاتصال) ، ضع في اعتبارك النقاط التالية:

• هل النظام سهل الاستخدام وسهل الاستخدام؟
• هل يتكامل النظام مع الأدوات الأخرى التي أستخدمها في عملي؟
• كم يكلف؟
• هل يقدم خدمة دعم العملاء إذا واجهت أي مشاكل؟

اختر واحدة جيدة ، وبعد ذلك يمكنك العودة إلى حياتك المحمومة دون القلق من أنك ستفقد القسيمة الورقية التي تحتوي على عنوان البريد الإلكتروني لأحد العملاء المحتملين.

احصل على المزيد من العملاء المحتملين ، وأغلق بشكل أسرع ، وحقق نتائج مع
حل مبيعات وتسويق موحد.