إدارة العقود: فهم دورة حياة العقد

إدارة المشروع معقدة. يتم تدريب مديري المشاريع على تخطيط الجداول الزمنية وتخصيص الموارد للوفاء بالمواعيد النهائية والبقاء ضمن الميزانيات. ولكن بمجرد التعاقد مع أشخاص خارج مؤسستك ، يمكن أن تكون المشكلات القانونية واللوجستية ساحقة.

توظف الشركات مديري عقود لإدارة عملية العقد المعقدة في كثير من الأحيان. على الرغم من عدم وجود مدير عقود لكل مؤسسة ، إلا أن كل من يقود مشروعًا يحتاج إلى فهم إدارة العقود للموظفين من البائعين والمقاولين.

ما هي إدارة العقود؟

إدارة العقود هي عملية إدارة العقود. وهذا يشمل التسليمات والمواعيد النهائية وشروط وأحكام العقد. ومع ذلك ، لا يقتصر الأمر على تسهيل عملية العقد فحسب ؛ ولكن أيضًا إدارة العملاء ورضاهم.

غالبًا ما يفكر الناس فقط في تراكم العقد الذي يتم توقيعه ، والذي يُعرف باسم إدارة العقد. في حين أن فترة التفاوض هذه مهمة ، فمن الخطأ إهمال ما يحدث بعد منح العقد. هذا عندما تبدأ الإدارة الحقيقية للعقد.

تُستخدم إدارة العقود في المؤسسات في كل من القطاعين العام والخاص لإدارة العقود بفعالية بعد توقيعها لإنشاء أداء تشغيلي ومالي أفضل. كما أنه يساعد على تقليل المخاطر المالية للمنظمة. بينما تستغرق عملية إدارة العقود الجيدة وقتًا طويلاً ، فإنها تقلل التكاليف وتحسن الأداء.

ما هي إدارة دورة حياة العقد؟

تختلف إدارة دورة حياة العقد عن إدارة العقود. يتعلق الأخير أكثر بإدارة العقود مع البريد الإلكتروني وجداول البيانات وتخزين الملفات. تعد إدارة دورة حياة العقد نهجًا استراتيجيًا لإدارة العقود التي تحصل على كفاءات أكبر من النشاط من خلال الجمع بين الأشخاص والعمليات والتكنولوجيا.

تدور إدارة دورة حياة العقد أو CLM حول أتمتة وتبسيط العمليات المتضمنة في المراحل المختلفة لإدارة العقود ، مثل البدء والتأليف والعملية وسير العمل والتفاوض والموافقة والتنفيذ والإدارة المستمرة والامتثال والتجديد. الهدف النهائي هو توفير الوقت والمال مع تقليل الأخطاء.

يتم ذلك باستخدام برنامج CLM ، والذي يمنح المستخدمين رؤية أكبر لما تنفقه الشركة ويبسط عملية التعاقد لمزيد من الكفاءة مما يؤدي إلى انخفاض التكاليف الإدارية. يتم تحقيق ذلك من خلال إدارة عقود الشراء والمبيعات والأتمتة والتوحيد القياسي والمزيد لإنشاء العقود بسرعة وسهولة.

من يشارك في إدارة العقود؟

سيكون لدى بعض المنظمات شخص مخصص لإدارة العقود يعرف باسم مدير العقود. إنهم يوجهون ويشرفون على العقود أثناء انتقالهم خلال دورة حياتهم. بمعنى ما ، هم الوسطاء الذين يعملون كجسر يربط بين الشركات والموظفين والعملاء والبائعين والمقاولين.

سيقوم مدير العقد بتسهيل المفاوضات والتوصيات وجميع عمليات حفظ السجلات المرتبطة بعملية العقد. إنهم يبحثون في جميع القضايا القانونية المتعلقة بالعقد ويساعدون في التفاوض على الشروط والأحكام مع العميل والطرف الثالث.

تشمل بعض واجبات مدير العقود إعداد العطاءات التجارية ، وتطوير مقترحات المشاريع وتقديمها ، والاجتماع مع العملاء ، وتقدير الميزانيات ، والتفاوض على شروط العقد والمزيد. تتضمن مجموعة مهاراتهم معرفة قانون العقود والقدرة على إدارة العلاقات.

الموضوعات ذات الصلة: عملية تقديم العطاءات لعقود البناء

لماذا تعتبر إدارة العقود مهمة؟

العقود مهمة. إنها مستندات ملزمة قانونًا بين الموظف والمقاولين أو البائعين الذين سينفذون العمل. لذلك ، فإن إدارة العقود مهمة بنفس القدر لأنها تساعد على التأكد من أن العمل التعاقدي يتم بشكل فعال. إنه يعمل لكلا الطرفين المعنيين من حيث استراتيجيات العمل والإجراءات.

نظرًا لأن الكثير من إستراتيجية عمل المؤسسة تعتمد على التفاوض الناجح للعقد ، فقد تستغرق العملية وقتًا طويلاً. يساعد استخدام إدارة العقود في تخصيص الكمية المناسبة من الموارد المطلوبة.

ولكن بمجرد توقيع العقد ، فإن الحاجة إلى مراقبة تنفيذه والإشراف عليه أمر بالغ الأهمية للوفاء بالتزامات العقد. يمكن أن يؤدي الفشل في وجود عملية إدارة العقود في مكانها الصحيح إلى خسارة أموال المنظمة ووقتها من خلال الغرامات المفروضة والتقاضي - ناهيك عن تآكل علاقات العمل المهمة.

تستمر إدارة العقد في كونها ميزة حتى بعد الانتهاء من العقد وشراء الخدمات. بدون رقابة ، يمكن أن يؤدي ذلك إلى عدم الوفاء بجميع الالتزامات التعاقدية. كل هذا يضعف قيمة المشروع ويمكن أن يؤدي إلى الفشل في تحقيق أهدافه.

ما هي مراحل عملية إدارة العقود

إدارة العقود ، مثل أي نوع من الإدارة ، لديها عملية. هذا يسمح للسيطرة على إدارة العقود والتأكد من عدم إهمال أي شيء مهم على الإطلاق. يمكن تقسيم سلسلة الإجراءات هذه إلى سبع خطوات:

1. التخطيط

هذه المرحلة هي عندما يتم تحديد احتياجات المنظمة ، وتحديد الأهداف ، وتحديد المخاطر. تذكر أن العقد ملزم قانونًا ، لذا فإن العناية الواجبة مهمة. تعرف على نوع العقد ، وأي اتفاقيات قياسية يمكن استخدامها ، وتحديد المسؤول عن ماذا والموارد اللازمة لتنفيذ العقد.

2. الصياغة

إذا كان هناك مستشار أو محام داخلي تعمل معه مؤسستك ، فهذه هي النقطة للتشاور معهم. قد يكون لديهم نموذج للعمل به أثناء صياغة العقد. سيساعد هذا في التأكد من تضمين جميع البنود والشروط المطلوبة. أيضًا ، ضع في اعتبارك أي قوانين دولة أو دولة قد تؤثر على العقد. خذ وقتك وتأكد من صحة كل شيء.

3. الموافقة

الخطوة التالية هي الحصول على موافقة من مدير أو مسؤول تنفيذي للنظر في مسودة العقد ومعرفة ما إذا كان لديهم أي تعليقات أو تصحيحات قبل إنهاء المستند. تعتمد هذه المرحلة من العملية على كيفية عمل مؤسستك ، وما إذا كانت لديها إجراءات تدقيق أو سياسات أخرى حول مشتريات محددة. في هذه المرحلة ، قم بإعداد نظام لإخطار الأطراف المعتمدة حتى يتمكنوا من عرض العقد وتعديله والتعليق عليه في الوقت الفعلي.

4. التفاوض

ستشمل مرحلة التفاوض البحث في احتياجات الطرف الآخر قبل الجلوس على طاولة المفاوضات. عندما يقوم الجميع بإجراء تغييرات على العقد ، فمن المفيد مشاركة هذا المستند والتعاون فيه في الوقت الفعلي. يؤدي التبديل بين الإصدارات المختلفة من العقد عبر البريد الإلكتروني عبر المستندات المادية إلى زيادة احتمالية حدوث أخطاء وزيادة التكلفة.

5. التوقيع

بمجرد اتفاق الطرفين على العقد ، يتم توقيعه بواسطتهما ، مما يجعله وثيقة ملزمة قانونًا. على الرغم من أننا غالبًا ما نتخيل حدوث توقيعات على العقود شخصيًا ، إلا أن هذا ليس هو الحال دائمًا. مع الاجتماعات الافتراضية والاقتصاد العالمي ، قد يكون الحصول على التوقيعات أكثر صعوبة. المزيد من الشركات تستخدم التوقيعات الإلكترونية لتسهيل هذه المرحلة.

6. المراجعة

من الشائع أن يتم تعديل العقد الموقع أو مراجعته. يعد تتبع هذه التغييرات أمرًا مهمًا ويسلط الضوء على أهمية عملية إدارة العقود الموثوقة. يجب مشاركة العقود ، وسهولة تعديلها وإضافة تعديلات إليها حسب الحاجة.

7. تجديد

أخيرًا ، هناك الإدارة التي تتبع التوقيع ، والتي يمكن أن تقوم بالتدقيق وتجديد العقود والالتزامات الأخرى. يجب مراجعة العقد بانتظام للتأكد من الوفاء بالالتزامات الواردة فيه. وهذا يشمل تجديد العقد عند الضرورة. يعد فقدان التجديد فرصة ضائعة ويمكن أن يضر بالعلاقة بين المالك والمقاول.

أفضل الممارسات لإدارة دورة حياة العقد

عند تطبيق إدارة دورة حياة العقد ، هناك أشياء يجب القيام بها لمساعدة العملية على العمل بشكل أكثر فعالية. أولاً ، يُنصح دائمًا برقمنة العملية وأتمتتها. يتضاعف هذا الأمر عند إدارة مجموعة من العقود أو التعامل مع المقاولين والبائعين المنتشرين جغرافياً.

أتمتة

أتمتة الإخطارات لتتبع متى يحين موعد تجديد العقود أو تسليم الالتزامات الواردة فيها. قد يكون الخطأ البشري مكلفًا ، ولكن عندما يتم تعيين تذكيرات على البرنامج ، فأنت دائمًا على دراية بموعد التسليم النهائي.

الإبلاغ

يعد وجود ميزات إعداد التقارير على أداة برمجية أمرًا مهمًا للميزانية ، والتي تتغير باستمرار على مدار المشروع. يتم تخطيط الميزانية وتحديدها في العقد ، ولكن المشروع الفعلي قد يجدك تفرط في الإنفاق. أنت بحاجة إلى أداة للتحقق مما خططت لإنفاقه وما تنفقه بالفعل.

استخدم برنامج إدارة المشاريع

تعتمد معظم أفضل الممارسات هذه على برامج إدارة المشاريع القائمة على السحابة وبالتالي توفر بيانات في الوقت الفعلي. يعزز استخدام أداة عبر الإنترنت قدرًا أكبر من الشفافية في عملية إدارة العقود الخاصة بك.

كيف يساعد ProjectManager في تنظيم العقود الخاصة بك

ProjectManager هو برنامج قائم على السحابة ينظم كل ما يتعلق بمشروعك ، من المهام إلى الفرق والعقود المبرمة مع البائعين والمقاولين. إنه يساعد مؤسستك في الحفاظ على الالتزامات وتجنب سوء الاتصالات وعدم تفويت أي تجديد.

يخطط

استخدم برنامجنا لتخطيط المشاريع وجدولتها ومراقبتها وإعداد تقرير عنها ، مع جعل أداتنا أيضًا محورًا مركزيًا لجميع وثائق المشروع. نظرًا لأن لدينا مساحة تخزين غير محدودة للملفات ، يتم جمع جميع العقود في مكان واحد. هذا يجعل من السهل العثور عليها عند الحاجة ، دون الحاجة إلى البحث في رسائل البريد الإلكتروني أو محركات الأقراص الصلبة الخارجية.

يتعاون

أثناء التفاوض وحتى بعد الاتفاق على عقد مع البائعين والعقود من الباطن ، احتفظ بهم في الحلقة من خلال نظامنا الأساسي التعاوني. من السهل إدخالهم في الأداة أثناء تعيين الأمان يمنحهم فقط الوصول إلى تلك الأجزاء من البرنامج التي تريدهم أن يروها. شارك المستندات وأنشئ المهام التي تسمح لجميع الأطراف بالتعليق والحوار في الوقت الفعلي.

مسار

بالطبع ، هناك المزيد. ستوفر لوحات المعلومات في الوقت الفعلي عرضًا عالي المستوى للمشروع وتقدمه وأدائه للتأكد من التزام العمال المتعاقدين بشروط وأحكام العقود. توسع التقارير هذه العدسة للبيانات الحية بمزيد من التفصيل. احصل على إدارة أفضل للعقود وإدارة مشاريع البناء كلها في أداة واحدة.

ProjectManager هو برنامج حائز على جوائز يساعد في تشغيل المشاريع بكفاءة أكبر. من مخططات جانت عبر الإنترنت للتخطيط المرئي إلى النظام الأساسي التعاوني الذي يساعد الفرق على العمل معًا بشكل أفضل ، يتم تغطية كل جانب من جوانب إدارة مشروعك. انضم إلى عشرات الآلاف من الفرق التي تستخدم أداتنا بالفعل واستمتع بهذه التجربة لمدة 30 يومًا اليوم.