التحكم في خطوات العملية في إدارة الأعمال

تكون عمليات عملك جيدة بقدر قدرتك على مراقبتها والتحكم فيها. على سبيل المثال ، قد تضيع فرق التصنيع بدون عملية تحكم تتيح لهم قياس وظيفة الإدارة وتحسينها.

تعتبر عملية التحكم في الإدارة ضرورية لأي عمل تجاري لكي يظل قابلاً للتطبيق. عندما تراقب بالبرنامج وتتحكم في عملية التصنيع ، ستتمكن من رؤية ما ينجح وما لا يعمل.

ما هي عملية التحكم في إدارة الأعمال؟

تتم عملية التحكم في إدارة الأعمال عندما يقوم المديرون بتعيين وقياس وصقل عملياتهم التجارية وإدارة التحكم في التكاليف.

باستخدام عملية التحكم ، يمكن للشركة التنقل في التغييرات في سلسلة التوريد وطلب العميل والمتغيرات الأخرى التي تؤثر على مصدر رزق الشركة. إنها مهمة حاسمة في الحفاظ على أي عمل مذيب.

من خلال عملية التحكم في الإدارة ، يمكن للشركة أن تحدد بدقة ما إذا كانت الخطط تتحرك في الاتجاه الصحيح ويتم تنفيذها بالكامل. إذا كانت هذه الخطط لا تعمل وتخرج الشركة عن المسار الصحيح ، فيمكنهم تصحيح مسار السفينة والبقاء في المسار الصحيح.

يساعدك برنامج إدارة المشاريع على قياس الأداء. ProjectManager هي أداة قائمة على السحابة تقوم بذلك في الوقت الفعلي. يمكنك أن ترى الفرق بين جهدك المخطط والفعلي من خلال لوحة التحكم المباشرة في ProjectManager. تجمع لوحة المعلومات بيانات الإنتاج ، وتطحن الأرقام تلقائيًا ثم تعرض النتيجة في رسوم بيانية ومخططات سهلة القراءة. جرب ProjectManager اليوم مجانًا!

التحكم في خطوات العملية في إدارة الأعمال

هناك إجراء من خمس خطوات للتحكم في العمليات التي ستساعدك على تعيين وقياس وتعديل أنشطة عملك - سواء كان ذلك الإنتاج أو التغليف أو التسليم أو عملية تجارية أخرى.

إذا كنت لا تطبق عملية تحكم ، فأنت لا تدير عمليات عملك حقًا. لا يمكنك قيادة القوى العاملة الخاصة بك دون التحكم في العملية.

للرقابة التنظيمية التي تؤدي إلى تحقيق أهداف شركتك وخططها الإستراتيجية ، اتبع الخطوات الخمس التالية:

1. تحديد معايير الأداء

أنت بحاجة إلى هدف لعملك ، لكنك تحتاج أيضًا إلى توجيه لفريقك للحفاظ على عملهم نحو هذا الهدف. بدون هذه المعايير ، من الممكن أن يبتعدوا عن الخطة ، سواء عن قصد أم بغير قصد.

المعايير هي مثل الأهداف التي يتم تكليفها بقسم معين أو عضو فريق. يجب عليهم تحقيق هذه المعايير من خلال التعاون والعمل الجماعي والجهد التعاوني. لضمان استيفاء هذه المعايير ، يجب أن يكون لديك معايير لقياسها على أساسها.

من خلال إعداد القواعد التي يمكنك قياسها ، يمكنك الحكم على الأداء أو تقييمه للحفاظ على النتائج القياسية. يساعد هذا الإدارة على فهم كيفية تقدم الإنتاج ، وما إذا كان على المسار الصحيح أو يحتاج إلى تعديل. إن وجود معايير تستند إلى الأداء يعني أن العمل لا يجب أن يتوقف للحصول على صورة لكيفية تقدمه.

هناك مجموعتان من المعايير: ملموسة (أو محددة) وغير ملموسة (أو مجردة). السابق قابل للقياس. يمكنك رؤيتها وحسابها. هذا الأخير لا يمكن رؤيته ولا حصره. المعيار الملموس هو الوقت والتكلفة والربح والنفقات والمخرجات وما إلى ذلك. المعايير غير الملموسة هي أداء المدير وموقف العامل وما إلى ذلك.

2. قياس الأداء

يتيح وضع معيار قياس الأداء باستخدام وظيفة التحكم. من خلال قياس الأداء هذا ، يمكنك تحديد أي انحراف عن الخطة وتصحيحه بسرعة قبل أن يخرج عن المسار الصحيح ويبدأ الإنتاج في الأرض.

القياسات أسهل عند التعامل مع المعايير الملموسة التي يمكن رؤيتها وحسابها. هذا بطبيعة الحال أكثر صعوبة مع المعايير غير الملموسة. بحكم التعريف ، يصعب قياس الأداء غير الملموس في نظام المعلومات ، حيث لا يمكنك تحديده كمياً.

تتمثل إحدى طرق تعويض هذا القصور في النظر إلى أداء المدير من خلال عيون فريقهم. ما هو موقف الفريق تجاه عملهم؟ هل المعنويات عالية؟ كيف هي الاتصالات بين الفريق والمدير؟ هل الفريق مخلص لبعضهم البعض ولمديرهم وللشركة؟

على الرغم من أن هذه معايير غير ملموسة ، إلا أنها ترسم معًا صورة لأداء المدير. كل هذه الأسئلة تتحدث عن قدرة المدير على إدارة فريقه بنجاح. ضع مسودة لمعيار قياس ما تفعله الفرق ، وما هو الأداء المتوقع لها ، وما إلى ذلك. يمكنك جمع هذه البيانات بانتظام من خلال التقارير ، سواء كانت أسبوعية أو شهرية أو ربع سنوية أو سنوية.

ذات صلة: قالب تقرير التقدم المجاني

3. قارن الأداء الفعلي مقابل معايير الأداء

بمجرد أن يكون لديك خط أساس لكيفية أداء فرقك عند التصنيع والتعبئة والتسليم وما إلى ذلك ، يمكنك مقارنة الأداء الفعلي بالأداء المخطط وتحديد مدى الانحراف. هذا يسمى التباين ، أو الفرق بين الأداء الفعلي والأهداف. يمكن أن تكون الجداول الزمنية مفيدة للغاية عندما يتعلق الأمر بتحليل التباين.

يحتوي ProjectManager على مخططات جانت عبر الإنترنت تسمح لك بتعيين معالم ومراحل محددة للمشروع ، بحيث يمكنك أن ترى في لمحة ما إذا كنت متقدمًا أو متأخرًا عن الجدول الزمني. بالإضافة إلى ذلك ، يتم تحديث Gantt في الوقت الفعلي بينما يكمل فريقك عملهم. احصل على نسخة تجريبية مجانية وقم بإنشاء جدول زمني في دقائق.

يجب على المدير أن ينظر إلى هذه البيانات ويقبل أو يرفض النتيجة. هذا يعتمد على الانحراف والتأثير على العمل. إذا كان كل شيء يسير كما هو متوقع ، فهذا رائع ، ولكن من المرجح أن يكون هناك انحراف من نوع ما. الأمر متروك للمدير لتحديد ما إذا كانت هذه الفجوة هي الفجوة التي يمكن تجاهلها أو التصرف وفقًا لها.

4. تحليل الانحرافات

يقودنا هذا إلى الخطوة التالية: حيث تقوم بتحليل البيانات باستخدام الحدود المقبولة. إذا لم يتم استيفاء المعايير ، يجب على المدير بعد ذلك معرفة ما إذا كانت هناك حاجة إلى مزيد من التحكم - أو إذا كان ذلك ممكنًا ، يجب تغيير المعيار نفسه.

إذا كانت هناك فجوة بين الأداء المخطط والفعلي ، فإن الخطوة التالية هي معرفة سبب ذلك ومدى ذلك. بعد ذلك ، عليك تحديد كيفية تأثير هذا الانحراف على العمل. إذا كان الاختلاف صغيرًا فقط ، فمن المحتمل أن يتم تجاهله. ولكن إذا كانت الفجوة تعكس المكاسب ، وتعيين العمال ، وتغيير أو إصلاح المعدات وغيرها من القضايا الحاسمة ، فيجب معالجتها. يمكن أن يساعد نموذج تحليل الفجوة في عملية صنع القرار هذه.

5. اتخاذ الإجراءات التصحيحية

بمجرد أن تقوم بتحليل الانحراف وتحديد سببه ، سيتعين على المدير إعداد خطة يتم فيها استخدام التدابير التصحيحية والتحكم في النقاط الحرجة والوسائل الأخرى لحل المشكلة. هذا لتقليل الانحراف والتأكد من استيفاء المعيار. قد يتضمن هذا تغييرات في العمليات و / أو السلوكيات.

قد تتطلب بعض المواقف المكتشفة في عملية التحكم اتخاذ إجراء تصحيحي لإنقاذ العمل ، في حين أن البعض الآخر قد يكون مجرد أداء دون المستوى الذي يحتاج إلى تصحيح لتحسين العمليات وإعادة الإنتاج في الموعد المحدد. لذلك ، قد تكون هناك حاجة لاتخاذ إجراءات على الفور بسبب الإلحاح.

تشمل الإجراءات التصحيحية مجموعة متنوعة من الأنشطة. على سبيل المثال ، يمكنك تغيير كيفية تنفيذ عمليات تجارية معينة. ومع ذلك ، قد لا تتمكن بعض العمليات والأداء من التغيير وقد تتطلب المزيد من الموارد. على سبيل المثال ، قد يكون تعيين المزيد من أعضاء الفريق هو الحل لتصحيح الانحراف الذي اكتشفته.

من المهم أن يقوم المديرون بمراقبة العملية والتحكم فيها من البداية إلى النهاية. لا يشمل ذلك فقط عملية التحكم ، ولكن أي إجراءات مخططة لحل الانحراف أو إعادة ضبط المعايير. يوضح فهم عملية التحكم ما إذا كانت الخطط قد تم الوفاء بها ، وإذا لم يتم الوفاء بها ، فما هي الإجراءات التي يجب اتخاذها من أجل الوفاء بها.

كيف يساعد ProjectManager في خطوات عملية التحكم

ProjectManager هو برنامج إدارة عمل مستند إلى السحابة يدير الخطط ويراقب الأداء في الوقت الفعلي لمساعدة المديرين على اتخاذ قرارات أكثر ثاقبة. تُسهل طرق عرض المشروع المتعددة على الفرق المختلطة استخدام الأداة بالطريقة التي يريدونها ، بغض النظر عن مكان وجودهم أو ما يفعلونه أو مستوى خبرتهم.

تتبع التقدم على مخططات جانت

يمكن تحديد معايير الأداء على مخططات جانت التفاعلية الخاصة بـ ProjectManager. يمكن تعيين المعالم وتعيين المهام والأولوية وإضافة علامات أخرى لتنظيم المعايير بشكل أفضل. يتم تعيين خط الأساس لالتقاط الخطة ، والتي يمكن استخدامها لاحقًا لمقارنة الأداء الفعلي بالمعايير والأهداف المحددة. بعد ذلك ، يمكن للمدير مشاركة Gantt مع الفريق وأصحاب المصلحة.

قياس الأداء على لوحات المعلومات

يعد قياس الأداء الفعلي أكثر دقة باستخدام برنامج إعداد التقارير المستند إلى السحابة من ProjectManager. يجمع البيانات في الوقت الفعلي ويعرضها على لوحة القيادة المباشرة ، والتي يمكن أيضًا مشاركتها مع أصحاب المصلحة. التقارير هي وسيلة للتعمق في البيانات. يمكن للفرق تقديم تقارير الحالة لتحديث أدائها أثناء تنفيذ مهامها ، ويمكن للمديرين إنشاء تقارير حول التباين وعبء العمل والجداول الزمنية والمزيد.

إدارة عبء العمل وإعادة تخصيص الموارد

تساعدك أدوات إدارة الموارد على التحليل واتخاذ الإجراءات التصحيحية. عبء العمل هو أحد المعايير التي يمكن أن تبطئ الإنتاج إذا تم تكليف عدد قليل جدًا من أعضاء الفريق بمهام كثيرة جدًا. يوضح لك مخطط ProjectManager المرمّز بالألوان من الذي تم تحميله بشكل عام ، ومن ثم يمكنك إعادة تخصيص الموارد مباشرةً من مخطط عبء العمل. بمجرد موازنة عبء العمل ، سيزداد الإنتاج وكذلك معنويات الفريق.

ProjectManager هو برنامج حائز على جوائز يساعد في التحكم في العمليات. يحتوي على ميزات لمساعدتك في التخطيط والمراقبة والإبلاغ عن الأداء. تجعل طرق عرض المشروع المتعددة في متناول أي شخص من الإدارة إلى أعضاء الفريق. إنه مثالي للفرق المختلطة التي تتطلع إلى تحسين إدارة عملهم. جرب ProjectManager اليوم!