11 أداة اتصالات مؤسسية لتعزيز أداء الفريق

تعتبر أدوات الاتصالات أمرًا صعبًا بالنسبة للشركات الحديثة

لأن كل موعد نهائي ضائع ، واختناق وسوء فهم بسيط يتدفق للتأثير على إنتاجية فريقك.

ولكن كلما كبرت شركتك ، زادت سرعة هذه المشكلات في الخروج عن نطاق السيطرة.

هذا هو السبب في أن أدوات اتصالات الأعمال المخصصة أصبحت عنصرًا أساسيًا للفرق الشخصية والبعيدة والهجينة على حدٍ سواء.

المشكلة؟ ليس هناك نقص في البرامج هناك. أضف إلى ذلك حقيقة أن تدريب فريقك على أدوات جديدة ليس بالأمر الهين. هذا ينطبق بشكل خاص على الشركات.

إذا كنت لا تعرف من أين تبدأ ، فقد قمنا بتغطيتك في دليلنا الشامل لاتصالات الشركة.

ما هي اتصالات الشركة ، على أي حال؟

تشير اتصالات الشركة إلى كيفية تفاعل أصحاب المصلحة في الأعمال مع الزملاء (الداخليين) والعملاء (الخارجيين). من التحديثات والتوقعات إلى الرسائل والنتائج ، تعطي الشركات الأولوية للاتصالات من أجل التنظيم والإنتاجية والمساءلة.

وبالتالي ، فإن أدوات اتصالات الشركة تمثل البرامج والتطبيقات التي يستخدمها أصحاب المصلحة لإدارة التفاعلات المذكورة أعلاه.

يمكن وضع هذه الأدوات في مجموعتين بناءً على جمهور كل منهما - داخليًا وخارجيًا.

أدوات اتصالات الشركة الداخلية مقابل الخارجية

تغطي الاتصالات الداخلية التفاعلات التي تحدث بين أصحاب المصلحة داخل المنظمة. وهذا يشمل الموظفين والأفراد في المستوى C والمتعاونين الداخليين الآخرين (فكر: المستقلون أو المقاولون).

لإدارة هذه العلاقات والحفاظ على أصحاب المصلحة على اطلاع دائم ، قد تستخدم الشركات:

• أدوات إدارة المشروع
• أدوات الدردشة الجماعية
• أدوات مؤتمرات الفيديو
• أدوات wiki أو إنترانت الشركة

على الجانب الآخر ، تُستخدم أدوات الاتصالات الخارجية لتوصيل الرسائل الرئيسية للعملاء أو المشتركين أو الشركاء. قد تشمل هذه الأدوات:

• أدوات التسويق (فكر: اجتماعي ، CRM ، بريد إلكتروني)
• أدوات التواصل مع العملاء (فكر في: الدردشة الحية أو برنامج مكتب المساعدة)
• أدوات العلاقات العامة ووسائل الإعلام

لا يوجد نهج واحد يناسب الجميع لاعتماد أدوات الاتصال. ومع ذلك ، فإن مجموعة من الأدوات الداخلية والخارجية هي المفتاح لإبقاء كل شخص مشارك في عملك في الحلقة.

لماذا أدوات اتصالات الأعمال مهمة للغاية

يجب أن يكون الاستثمار في الاتصالات الرقمية المخصصة مسألة "متى" وليس "إذا" للشركات من جميع الأشكال والأحجام.

مَشرُوع. الشركات الصغيرة والمتوسطة. منفرد. سمها ما شئت.

ضع في اعتبارك الفوائد الموثقة جيدًا للاتصال المبسط أدناه:

• شجع التعاون الهادف بين فريقك. عندما تتماشى مهام وأهداف الفرق ، فإنها تخلق نتائج أعمال أفضل. هناك سبب وراء تلازم التواصل الفعال وارتفاع معدلات مشاركة الموظفين جنبًا إلى جنب.
• تمكين الناس ليكونوا أكثر إنتاجية. تشير الأبحاث الحديثة من Teamwork إلى أن الأشخاص يكونون أكثر إنتاجية بنسبة تصل إلى 25٪ عندما يكون لديهم وصول سريع إلى التسليمات والمتطلبات والمعلومات الهامة الأخرى الخاصة بالمشروع. باستخدام أدوات اتصالات الأعمال المناسبة ، يمكنك دمج كل ما سبق في مكان واحد.
• خلق ثقافة شركة أكثر ترابطًا . مادة للتفكير: يشعر 7٪ فقط من العاملين أن التواصل "دقيق ومنفتح وفي الوقت المناسب" في العمل. يشير هذا إلى حاجة الشركات إلى وضع اتصالات الشركات الخاصة بهم تحت المجهر ليس فقط من أجل الإنتاجية ولكن من أجل رفاهية عمالهم.

أيضًا ، ضع في اعتبارك أن كفاءة الاتصالات الداخلية لها تأثير مباشر على كيفية تواصلك مع العملاء.

على سبيل المثال ، ضع في اعتبارك كيف أن الرسائل التسويقية والتصميمات للحملات تتطلب خطوات متعددة وأصحاب المصلحة والموافقات.

عندما يكون القسم في نفس الصفحة ويكون قادرًا على التواصل بشكل فعال ، فمن المرجح أن يتردد صدى رسائله إلى أصحاب المصلحة الخارجيين.

11 أدوات اتصالات الشركات لمحاولة

يوجد أدناه تحليلنا لأفضل أدوات الاتصال ، والتي ثبت أنها تجمع الشركات معًا وتساعد العمال على التواصل بشكل أفضل.

بالطبع ، لا تحتاج أي شركة بالضرورة إلى كل شيء في هذه القائمة. ومع ذلك ، يمكن للأدوات الداخلية والخارجية هنا إبراز المجالات التي قد يحتاج فيها اتصال عملك إلى ضبط.

أدوات الاتصالات الداخلية

يعد بناء إستراتيجية اتصالات داخلية أمرًا لا بد منه ، خاصة بالنسبة للفرق البعيدة والموزعة. لنبدأ بإلقاء نظرة على الأدوات التي تساعد فريقك داخليًا.

1. أسانا

نظرًا لظهور الفرق البعيدة ، فإن أدوات إدارة المشروع ضرورية للشركات الكبيرة والصغيرة.

توفر أدوات مثل Asana للشركات مكانًا موحدًا لتخطيط وتتبع التقدم المحرز في أي مشروع معين. من قوائم المهام والمهام إلى الجداول الزمنية الكاملة للمشروع وتقويمات الأقسام ، تسهل Asana تتبعها باستخدام:

• طرق عرض متعددة للمشروع (بما في ذلك لوحات Kanban والقوائم والتقويمات) التي توفر نبضًا ثابتًا لتقدم المهمة
• القدرة على تعيين الأدوار والأذونات للمتعاونين (بما في ذلك الموظفين المبتدئين والمقاولين والمستوى C) للحفاظ على تنظيم سير العمل
• التحديثات والإخطارات الآلية للحفاظ على نبض مستمر لتقدم المهمة

2. سلاك

من الصعب العثور على فريق لا يستخدم Slack (أو أداة دردشة جماعية مماثلة) للبقاء على اتصال.

باستخدام Slack ، يمكنك تنظيم اتصالات فريقك في قنوات على مستوى الشركة أو قنوات خاصة بالقسم أو خاصة بالأدوار. يسمح هذا بالتواصل الفوري وفي الوقت المناسب الذي لا يقاطع العمال تمامًا أو يتسبب في اجتماعات غير ضرورية. يمكن القول إن أكبر نقطة بيع لـ Slack هي سهولة الاستخدام والتكامل اللانهائي (بما في ذلك العديد من الأدوات في هذه القائمة).

3. العمل الجماعي

يعد حل إدارة المشروع مزيجًا تقريبًا من الأداتين المذكورتين أعلاه ، يميز Teamwork نفسه بقدرته على تتبع بيانات المشروع الدقيقة بالإضافة إلى التحديثات والرسائل. على سبيل المثال ، يمكنك تتبع المساهمات الفردية في أي مهمة معينة بالإضافة إلى الوقت الذي تقضيه على مستوى الفريق في إنجاز المهام.

يجيب العمل الجماعي على "ما تم إنجازه وما يجب القيام به وما التالي" في مكان واحد. تمثل ميزات تتبع المشروع في النظام الأساسي توفيرًا هائلاً للوقت وإنشاء عدد أقل من الذكريات والخلفيات بين المتعاونين.

4. التقاء

من المستندات والسياسات الداخلية إلى الصفحات المرجعية ومواقع wiki ، يمثل Confluence نوعًا من "القاعدة الرئيسية" للفرق للرجوع إليها.

تعمل المنصة كأداة لإدارة المشاريع في حد ذاتها ولكنها توفر أيضًا للفرق لوحة بيضاء رقمية لتبادل الأفكار وتدوين الملاحظات حسب الحاجة. تعد ميزات Confluence مثالاً آخر على كيفية دمج اتصالات الشركة بدلاً من التنقل بين تطبيقات متعددة أو صناديق بريد واردة أو محركات أقراص داخلية.

5. بامبو من Sprout

الدفاع عن الموظفين هو كل الغضب الآن. يعمل Bambu على تمكين زملائك في الفريق داخليًا لكسب أقصى قدر من رسائل التسويق الخارجية.

على سبيل المثال ، يجعل Bambu من السهل تعزيز أكبر إعلانات علامتك التجارية وأحدث منشورات المدونة. بدلاً من صياغة التحديثات أو التسميات التوضيحية الفردية ، توفر المنصة قوالب وإلهام وخيارات إبداعية لتعزيز رسائل منشوراتك الاجتماعية بأكثر الطرق جاذبية.

6. لوحة الاتصال

يمثل Dialpad حل مؤتمرات الفيديو والدردشة والهاتف الكل في واحد وهو مثالي للفرق الموزعة.

ربما تكون Dialpad هي أكثر "الشركات" في اتصالات الشركة نظرًا لعملائها من المؤسسات ، فهي تفتخر بعدد من الميزات لتحسين اتصالات الفريق. يتضمن ذلك أدوات الذكاء الاصطناعي مثل تحليل مشاعر المكالمات والملاحظات الآلية لمعالجة اعتراضات المبيعات وكتابة المكالمات التلقائية.

أدوات الاتصالات الخارجية

في النصف الثاني من التحليل ، سنلقي نظرة على الأدوات الخارجية التي قد تعتبرها جزءًا من مجموعة تقنيات التسويق الخاصة بك.

7. تنبت الاجتماعية

لا مفاجآت هنا! Sprout Social هي أداة قوية وشاملة لتبسيط الاتصالات الداخلية والخارجية المتعلقة بوسائل التواصل الاجتماعي.

كيف ذلك؟ بالنسبة للمبتدئين ، نسمح للفرق بدمج جميع رسائلهم الاجتماعية وإشعاراتهم في مكان واحد. لا يعني هذا فقط قفزًا أقل بين الأنظمة الأساسية ، بل إنه يمكّن الفرق أيضًا من الرد على المزيد من الرسائل بشكل أسرع عبر ميزات تعاونية. تعد القدرة على دمج البريد الوارد الخاص بك بمثابة توفير هائل للوقت ويمنحك أيضًا عرضًا أكثر شمولاً لاتصالات عملائك.

علاوة على ذلك ، يعمل Sprout أيضًا كقاعدة منزلية لكل المحتوى الاجتماعي الخارجي الخاص بك.

التحديثات والإعلانات. مقاطع الفيديو والصور. قصص وبكرات وكل شيء بينهما.

باستخدام Sprout ، يمكنك جدولة المحتوى الخاص بك وتحسينه عبر شبكات اجتماعية متعددة في وقت واحد. يتيح لك امتلاك جميع أصول وتحديثات الوسائط الاجتماعية الخاصة بك في نظام أساسي واحد زيادة وصولك إلى الحد الأقصى وإيصال رسالتك إلى الجماهير المناسبة بشكل أسرع.

ونحن لا نتوقف عند هذا الحد!

فيما يلي بعض الطرق التي يمكنك من خلالها استخدام جهاز Sprout كأداة اتصالات مؤسسية:

• تطوير وتنفيذ خطة أزمة وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بك
• الاستماع إلى المحادثات الاجتماعية المهمة والصيحات لكشف فرص التدخل أو الإجابة على أسئلة العملاء
• تشجيع التعاون بين الفريق والتواصل الموحد بين قسم التسويق بأكمله (بما في ذلك التسويق الاجتماعي والتصميم والمحتوى)

8. SendinBlue

بينما تأتي الاتجاهات في التسويق وتذهب ، يظل البريد الإلكتروني عنصرًا أساسيًا في الاتصالات الخارجية.

النشرات الإخبارية. رسائل ترحيب. حملات Winback. والقائمة تطول.

المنصات مثل SendinBlue قابلة للتطوير وتجعل من السهل إعداد مهام سير عمل آلية لأي حملة يمكنك التفكير فيها. تعني القدرة على تقييم مقاييس التفاعل والضبط الدقيق لحملاتك بمرور الوقت أنه يمكنك زيادة الانتباه إلى رسائلك التسويقية.

9. HubSpot

تتضمن مجموعة أدوات اتصالات الشركة من HubSpot نظامًا أساسيًا قويًا لإدارة علاقات العملاء ومنصة تسويق عبر البريد الإلكتروني ونظام إدارة محتوى مدمج في نظام واحد.

إن وجود كل ما سبق في منصة واحدة يمنح المسوقين الفرصة للحصول على فهم أشمل لعملائهم واحتياجاتهم.

على سبيل المثال ، ما المحتوى الذي يتفاعل معه عملاؤنا المحتملون أكثر من غيرهم؟ ما هو اعتراض المبيعات الأكثر شيوعًا لدينا؟ أيٌّ من حملاتنا ينتج عنه أكبر عائد مباشر؟

مع HubSpot ، لديك رؤية شاملة لقنواتك التسويقية وكذلك ما يجعل عملائك علامة.

10. رف الوحل

العلاقات العامة والعلاقات مع المدونين والصحفيين ووسائل الإعلام هي مفتاح للشركات التي تتطلع إلى كسب بعض التعرض الذي تشتد الحاجة إليه.

أدوات مثل Muck Rack تجعل عملية العثور على أهداف التوعية ذات الصلة وعرضها بشكل أسرع. تتيح لك المنصة ، التي توفر وصولاً فوريًا إلى آلاف الصحفيين ، تتبع تقدم حملات الترويج الخاصة بك وأتمتة عملية إجراء عمليات المتابعة حسب الحاجة.

11. الاختزال

الاختزال عبارة عن أداة "scrollytelling" التي نصبت نفسها بنفسها والتي تتيح للمستخدمين إنشاء تجارب رقمية (مثل مواقع الويب والصفحات المقصودة) لمشاركتها مع العملاء. تتميز الأداة بمجموعة متنوعة من ميزات التعاون الجماعي التي تجعل من السهل على الكتاب والمصممين والمسوقين الآخرين أن يجتمعوا معًا لإنشاء القصص الأكثر إقناعًا الممكنة.

يوجد أدناه لمحة سريعة عن كيفية عمل النظام الأساسي:

كيف تختار أدوات اتصالات شركتك

لقد حصلنا عليها: قد يكون الاختيار بين الأدوات صعبًا.

هذا صحيح بشكل خاص إذا كنت تبحث عن حل للمؤسسات.

لإنهاء الأمور ، دعنا نراجع بعض التفاصيل الأساسية التي ستساعدك على اتخاذ القرار بشكل أسرع.

كن على دراية بميزانيتك

لا يفكر ، أليس كذلك؟ تتطلب معظم أدوات SaaS أسعارًا تفاوضية لفرق أكبر. بغض النظر ، حاول اختيار الحلول المعقولة لتوسيع نطاقها ولا تتضمن تسعيرًا يعتمد على الاستخدام.

يجب أن يكون الإعداد سهلاً

من الناحية المثالية ، يجب أن تكون قادرًا على اعتماد ونشر أدوات اتصالات الشركة عبر فريقك في أسرع وقت ممكن. تبذل العديد من الأدوات قصارى جهدها لتثقيف الفرق وتمكينها عندما يتعلق الأمر بالإعداد. سيمسك البعض بيدك خلال العملية لجعلها أقل صعوبة.

على سبيل المثال ، لدى Asana الكثير من الموارد والأدلة ومقاطع الفيديو لمساعدة الفرق على البدء.

لا تستبعد الأمن

لا تختلف الأمور الأمنية لأي جزء من البرامج وأدوات اتصالات عملك. الانتهاكات المحتملة أو فقدان البيانات ليس خيارًا عند التعامل مع مواد الشركة الحساسة.

على سبيل المثال ، تخلفت العديد من الشركات عن استخدام ميزة Zoom أثناء الوباء. ومع ذلك ، فإن مخاوف الخصوصية المستمرة تسلط الضوء على كيف أن اختيار أداة قبل التسوق يمكن أن يؤدي إلى حدوث صداع على الطريق.

تحقق جيدًا من عمليات التكامل مع برنامجك الحالي

كما أشرنا سابقًا ، فإن أي شيء يمكنك القيام به لدمج الأدوات والاتصالات يعد ميزة إضافية. تتصل معظم أدوات الاتصال الرئيسية ببعضها البعض للمساعدة في زيادة الإنتاجية وتقليل البريد العشوائي بالمثل.

يوجد أدناه لقطة لاثنين من أكثر عمليات التكامل شيوعًا في Sprout لكل من الاتصالات الداخلية والخارجية.

تأكد من أن أدوات الاتصال الخاصة بك لديها سجل حافل

عندما تكون في شك ، اقرأ التقييمات! على الرغم من عدم وجود خطأ في استخدام أدوات العلامة التجارية الجديدة لاختبار القيادة ، فإننا نوصي بالالتزام بمنصة "أثبتت جدارتها" للمكالمات.

يمكن لمواقع المراجعة مثل G2 إبراز التطبيقات التي لديها مستخدمون على المدى الطويل والعملاء الأكثر رضاءًا. يمكن للرؤى من المشترين أيضًا تفصيل ميزات أو مخاوف معينة قد تكون ذات صلة بفريقك.

ما هي أدوات اتصالات الشركة التي تستخدمها؟

إذا كنت تريد أن تتواصل فرقك بشكل أكثر فعالية ، فابدأ بمجموعتك التقنية.

أي مجموعة من الأدوات المذكورة أعلاه هي نقطة انطلاق قوية نحو بناء عمل أكثر ترابطًا وتوافقًا. لا يؤدي القيام بذلك إلى تسهيل حياة العاملين لديك فحسب ، بل يمكّن فريقك أيضًا من إرسال الرسالة الصحيحة إلى عملائك.

إذا لم تكن قد قمت بذلك بالفعل ، فتأكد من إطلاعك أو توجيهك لتحسين مهارات الاتصال بشركتك للقيام بذلك بالضبط.