ما هو خط الأساس للتكلفة في إدارة المشروع؟ دليل سريع

معظم المشاريع لديها أصحاب مصلحة يتوقعون عائدًا على استثماراتهم. ولكي يحدث ذلك ، يجب أن يفي المشروع بالموعد النهائي المحدد له وأن يظل في حدود الميزانية. لإنشاء ميزانية مشروع ، تحتاج أولاً إلى إنشاء أساس التكلفة بحيث يمكنك مقارنة الإنفاق المخطط بالإنفاق الفعلي.

باستخدام خط أساس التكلفة هذا ، يمكنك عمل تقديرات التكلفة لكل مهمة في مشروعك ومعرفة ما إذا كنت على الهدف أم أنك تزيد من الإنفاق. دعنا نتوقف لحظة لفهم هذا المفهوم الأساسي لإدارة التكلفة بشكل كامل وكيف يمكنك استخدامه لإبقاء مشروعك على المسار الصحيح.

ما هو خط الأساس للتكلفة في إدارة المشروع؟

خط أساس التكلفة هو الميزانية التي تمت الموافقة عليها للمشروع ، مقسمة إلى قائمة بالرواتب والمواد والمعدات والمزيد. إنه مجموع تقديرات التكلفة لجميع المهام في جدول المشروع الخاص بك. بمجرد أن يكون لديك أساس التكلفة ، تحتاج إلى إضافة احتياطي إدارة ، وهو جزء من ميزانية المشروع يتم استخدامه كاحتياطي طوارئ للتحكم في الإدارة والتكاليف غير المتوقعة. يشكل هذان العنصران ميزانية مشروعك.

يعد إنشاء الميزانية الخطوة الأولى في تتبع نفقاتك. مثل أي خط أساس لإدارة المشروع ، يتم استخدام أساس التكلفة لمقارنة الإنفاق الفعلي مقابل تقديرات التكلفة.

من الناحية المثالية ، يجب أن تتطابق تقديرات التكلفة وأرقام تكاليف المشروع الفعلية ، أو الأفضل من ذلك ، يجب أن تكون التكاليف الفعلية أقل من خط الأساس للتكلفة. إذا كانت التكاليف الفعلية أعلى ، فأنت بذلك تفرط في الإنفاق. يؤدي هذا إلى ظهور علامة حمراء على أن مشروعك معرض لخطر الفشل بسبب تجاوز الميزانية.

تريد تعيين الأساس بين مرحلة تخطيط المشروع وبداية تنفيذ المشروع. لا ينبغي المساس بخط الأساس للميزانية ما لم يكن هناك تغيير كبير في نطاق المشروع أو الموارد أو تقديرات التكلفة ؛ على سبيل المثال ، التأخير أو تجاوز الميزانية أو فقدان الموارد الرئيسية. لا يمكن تغيير خط الأساس للميزانية إلا من خلال طلب التغيير.

يساعدك استخدام برنامج إدارة المشاريع على تتبع التكاليف في مشروعك. ProjectManager هو برنامج إدارة تكلفة حائز على جوائز يتيح لك تعيين خط أساس للمشروع ومقارنة تكاليفك الفعلية بتقديرات التكلفة. جرب ProjectManager مجانًا اليوم!

ما الذي تم تضمينه في خط الأساس لتكلفة المشروع؟

خط أساس التكلفة هو خطة الإنفاق المصرح بها عبر دورة حياة المشروع. يتضمن كل نشاط مشروع ومهمة والموارد المرتبطة اللازمة للمشروع.

يتضمن ذلك أي أموال احتياطي للطوارئ يتم تخصيصها للتعامل مع المشكلات المحتملة التي تحددها في تحليل المخاطر. يمكن أن تؤدي هذه المشكلات إلى تأخر المشروع عن الجدول الزمني ، والتأثير على جودة مخرجاته ، وبالطبع ، تجاوز الميزانية.

لماذا هم مهمون؟

يعد تعيين خط أساس التكلفة أمرًا مهمًا لأن الحفاظ على ميزانية المشروع أمر مهم. تعد تجاوز الميزانية علامة أكيدة على أن مشروعك يسير في الاتجاه الخاطئ. إذا فاتتك الميزانية ، سيكون لديك بعض أصحاب المصلحة غير السعداء.

يمثل خط الأساس للتكلفة مشكلة أساسية ، ولكنه أيضًا طريقة لتقييم تباين التكلفة وأداء التكلفة والجهد المخطط مقابل الجهد الفعلي. بدون خط أساس ، ليس لديك ما تقيس إنفاقك مقابله وتتحكم في التكاليف. قليل من الأشياء أكثر أهمية من إدارة التكلفة عند إدارة المشروع.

كيفية إنشاء أساس التكلفة

يبدأ إنشاء أساس التكلفة بتقدير إجمالي تكاليف المشروع. يتضمن ذلك المهام والموارد اللازمة لإنجازها. أسهل طريقة للقيام بذلك هي مهمة بمهمة. قدر تكلفة العمالة والمواد وما إلى ذلك ، ثم اجمعها كلها. هذه هي الميزانية التقديرية الأولية للمشروع.

ضع في اعتبارك أن التكلفة الحقيقية لأي مهمة قد لا تكون واضحة أثناء مرحلة التخطيط للمشروع. قد تجد أن تكاليف المواد قد ارتفعت أو تكاليف إضافية أخرى غير متوقعة. قد تحتاج أيضًا إلى مزيد من الوقت لإنجاز مشروعك ، مما يؤثر أيضًا على التكاليف.

لهذا السبب من المهم أن يكون لديك احتياطي للطوارئ مخصص في الميزانية لمواجهة مخاطر المشروع. بمجرد أن يصبح كل هذا في مكانه الصحيح ، سترغب في إدارة مشروعك باستخدام برنامج إدارة المشروع. بهذه الطريقة ، يمكنك تعيين أساس المشروع وحساب تباين المشروع تلقائيًا أثناء عملك.

ما الفرق بين ميزانية المشروع وخط الأساس للتكلفة؟

هذا الالتباس مفهوم لأن كلاهما من أدوات إدارة التكلفة ، لكن خط الأساس للتكلفة ليس هو نفسه ميزانية المشروع. بدلاً من ذلك ، يعتبر خط أساس التكلفة هو الخطوة الأولى لإنشاء ميزانية المشروع. أولاً ، تحتاج إلى جمع كل تقديرات التكلفة لكل مهمة مشروع وإضافة احتياطي إداري للنفقات غير المتوقعة. بمجرد حصولك على ذلك ، يمكنك إنشاء ميزانية مشروع تتضمن جميع الأموال المطلوبة لتنفيذ مشروعك.

عند بدء مشروعك ، سيتم استخدام ميزانية المشروع للموافقة على تكاليف المشروع وتعقب المصروفات بينما سيتم استخدام أساس التكلفة لمقارنة التكاليف الفعلية للمشروع مقابل تقديرات التكلفة التي تم تسجيلها لأول مرة في أساس التكلفة.

يتم استخدام خط الأساس للتكلفة أيضًا كمقياس لقياس أداء التكلفة. ميزانيتك هي أفضل تقدير لما تتوقع أن تكون عليه تكلفة المشروع. لذلك ، يمكنك تسمية أساس التكلفة بخط الأساس للميزانية ، لأنه المسطرة التي تستخدمها لقياس أداء التكلفة.

يتم استخدام خط أساس التكلفة لقياس الميزانية بينما يعد إنشاء الميزانية نفسها جزءًا من عملية تخطيط المشروع. تتم عملية إعداد الميزانية بالقرب من البداية ، بينما تعد خطوط أساس التكلفة أداة لإدارة التكلفة لقياس التقدم أثناء التنفيذ.

كيف يحدد ProjectManager خط الأساس لميزانيتك

يعد إنشاء أساس التكلفة أحد أكثر الطرق فعالية لقياس أداء التكلفة لمشروعك. ProjectManager هو برنامج لإدارة المشاريع قائم على السحابة يجمع بيانات مشروعك في الوقت الفعلي ، مما يمنحك المعلومات التي تحتاجها لاتخاذ قرارات مستنيرة بشأن إدارة التكلفة والحفاظ على عمل مشروعك كما هو مخطط.

التخطيط على مخططات جانت

قبل أن تتمكن من تعيين أساس التكلفة ، تحتاج إلى وضع خطة مشروع. يتيح لك مخطط جانت عبر الإنترنت من ProjectManager تخطيط عملك وفقًا لجدول زمني مرئي ، وربط التبعيات وتحديد المعالم. بمجرد الانتهاء من ذلك ، يمكنك تصفية المسار الحرج وتعيين خط أساس للجدول الزمني لقياس تقدمك. كل هذا يمكن رؤيته على مخطط جانت ، والذي يمكن مشاركته مع فريق المشروع بأكمله.

تتبع التقدم في الوقت الفعلي على لوحات المعلومات

للحصول على عرض عالي المستوى للمشروع ، يمكنك استخدام لوحة معلومات الوقت الحقيقي في ProjectManager. تم إعداد لوحة المعلومات وهي جاهزة لقياس تكاليف المشروع وتباين المشروع (وغير ذلك الكثير!) ، وكلها معروضة تلقائيًا في رسوم بيانية ومخططات سهلة القراءة.

إنشاء تقارير عن التباين على الفور

يريد أصحاب المصلحة أن يعرفوا أنك لا تزال في حدود الميزانية. يحتوي ProjectManager على تقارير بنقرة واحدة تعرض حالة المشروع والحافظة. يوجد أيضًا تقرير تباين المشروع. يمكن تصفية جميع التقارير لإظهار المعلومات التي تريد رؤيتها فقط.

ProjectManager هو برنامج حائز على جوائز ينظم مهامك وفرقك ومشاريعك حتى تتمكن من الالتزام بالميزانية والجدول الزمني. النظام الأساسي التعاوني لـ ProjectManager يربط الفرق ويمنح المديرين الشفافية التي يحتاجونها لإبقاء الجميع على الهدف. انضم إلى عشرات الآلاف من الفرق من وكالة ناسا إلى رالف لورين الذين يستخدمون ProjectManager للتسليم في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية. جرب ProjectManager مجانًا اليوم.