تقدير التكلفة في إدارة المشروع: كيفية تقدير تكاليف المشروع

تقدير التكلفة الجيد أمر ضروري لنجاح إدارة المشروع. يمكن أن تظهر العديد من التكاليف على مدار دورة حياة إدارة المشروع ، ويمكن أن تكون طريقة تقدير التكلفة الدقيقة هي الفرق بين الخطة الناجحة والخطة الفاشلة. ومع ذلك ، فإن تقدير التكلفة أسهل في القول من فعله. تجلب المشاريع مخاطر ، وتؤدي المخاطر إلى تكاليف غير متوقعة ومشاكل في إدارة التكاليف.

تقدير التكلفة هو العملية التي تأخذ التكاليف المباشرة والتكاليف غير المباشرة وعوامل أخرى في الاعتبار ، وتحسب الميزانية التي تفي بالالتزام المالي الضروري لمشروع ناجح. تنطبق تقنيات تقدير تكلفة المشروع على أي مشروع ، من بناء جسر إلى تطوير هذا التطبيق القاتل الجديد. كل شيء يكلف مالاً ، لذلك كلما زادت وضوح المبلغ المطلوب ، زادت احتمالية تحقيق هدفك.

تم تبسيط تقدير التكلفة بمساعدة برنامج إدارة المشاريع مثل ProjectManager. أضف ميزانيات المشروع والتكاليف المخططة لمهام محددة وقم بتضمين معدلات العمالة لفريقك. عندما تقوم ببناء خطتك على مخطط جانت الخاص بنا ، سيتم حساب تكاليف المشروع المقدرة تلقائيًا. بالإضافة إلى ذلك ، مع تطور المشروع ، يمكنك تتبع تكاليفك في الوقت الفعلي على لوحة التحكم الآلية الخاصة بنا. تحاول ذلك مجانا اليوم.

ما هو تقدير التكلفة؟

في إدارة المشروع ، تقدير التكلفة هو تجميع عناصر التكلفة الفردية ، باستخدام طرق التقدير المعمول بها وبيانات صحيحة ، لتقدير التكاليف المستقبلية للمشروع ، بناءً على ما هو معروف اليوم.

كما تحدد الخصائص الأساسية لتقديرات التكلفة الموثوقة على النحو التالي:

• تحديد واضح للمهام
• المشاركة الواسعة في إعداد التقديرات
• توافر بيانات صحيحة
• الهياكل الموحدة للتقديرات
• أحكام برنامج عدم اليقين
• الاعتراف بالتضخم
• التكاليف المستبعدة
• المراجعات المستقلة للتقديرات
• مراجعة التقديرات الخاصة بالتغييرات المهمة في البرنامج

لماذا تقدير التكلفة مهم؟

يعد تقدير التكلفة وإدارة التكلفة جزءًا أساسيًا من إدارة المشروع. مدير المشروع هو المسؤول عن جعل ميزانية المشروع الأكثر دقة ممكنة باستخدام هيكل تقسيم العمل (WBS) وتقنيات تقدير التكلفة لتصور نطاق المشروع ثم تعيين التكاليف لكل مهمة مشروع. ستساعد معرفة نطاق المشروع ليس فقط في مرحلة التخطيط ولكن طوال دورة حياة المشروع ، خاصة أثناء تنفيذ المشروع ومراقبته والتحكم فيه.

إن وجود عملية تقدير التكلفة هو كيفية تمكن مديري المشاريع من تحقيق أهداف وغايات المشروع التي حددها التنفيذيون وأصحاب المصلحة في المشروع. ستجمع ميزانية المشروع التكاليف غير المباشرة والتكاليف المباشرة لأنها تقدر التكلفة الإجمالية لتسليم المشروع في الوقت المحدد وتلبية توقعات الجودة. هذا يعني أنه سيتم التفكير في كل ما تحتاجه لإنجاح المشروع أثناء عملية تقدير التكلفة.

تقنيات تقدير التكلفة

تؤثر كل هذه العوامل على تقدير تكلفة المشروع ، مما يجعل من الصعب التوصل إلى تقديرات دقيقة. لحسن الحظ ، هناك تقنيات لتقدير التكلفة يمكن أن تساعد في تطوير تقدير أكثر دقة للتكلفة.

1. تقدير مماثل

اطلب المساعدة من الخبراء الذين لديهم خبرة في مشاريع مماثلة ، أو استخدم بياناتك التاريخية. إذا كان لديك حق الوصول إلى البيانات التاريخية ذات الصلة ، فحاول إجراء تقدير مماثل ، والذي يمكن أن يُظهر السوابق التي تساعد في تحديد تكاليفك المستقبلية في المراحل الأولى من المشروع.

2. تقدير حدودي

هناك نمذجة إحصائية ، أو تقدير معلمات ، والتي تستخدم أيضًا البيانات التاريخية لمحركات التكلفة الرئيسية ثم تحسب ما ستكون عليه هذه التكاليف إذا تم تغيير المدة أو فترة أخرى من المشروع.

3. التقدير التصاعدي

النهج الأكثر تفصيلاً هو التقدير التصاعدي ، والذي يستخدم تقديرات المهام الفردية ثم يضيفها لتحديد التكلفة الإجمالية للمشروع. تعتبر طريقة تقدير التكلفة هذه أكثر تفصيلاً من التقدير المعياري وتستخدم في المشاريع المعقدة مع الكثير من المتغيرات مثل تطوير البرامج أو مشاريع البناء.

4. تقدير ثلاث نقاط

نهج آخر هو التقدير المكون من ثلاث نقاط ، والذي يأتي بثلاثة سيناريوهات: على الأرجح ، نطاقات متفائلة ومتشائمة. ثم يتم وضع هذه في معادلة لتطوير تقدير.

5. تحليل الاحتياطي

يحدد تحليل الاحتياطي مقدار احتياطي الطوارئ الذي يجب تخصيصه. يحاول هذا النهج الجدال في عدم اليقين.

6. تكلفة الجودة

تستخدم تكلفة الجودة الأموال التي يتم إنفاقها أثناء المشروع لتجنب الفشل والأموال المطبقة بعد المشروع لمعالجة حالات الفشل. يمكن أن يساعد ذلك في ضبط تقدير التكلفة الإجمالية لمشروعك. ويمكن أن تساعد أيضًا مقارنة عروض الأسعار من البائعين في معرفة التكاليف.

7. أدوات ديناميكية

عندما تقوم بتقدير التكاليف ، من المفيد استخدام برنامج عبر الإنترنت لجمع كل معلومات مشروعك. برنامج إدارة المشاريع الذي يمكن استخدامه في المؤتمر مع العديد من هذه التقنيات للمساعدة في تسهيل العملية. استخدم البرامج عبر الإنترنت لتحديد فرق المشروع والمهام والأهداف. يمكنك أيضًا إدارة البائعين وتتبع التكاليف أثناء تطور المشروع. سنوضح لك كيف.

كيفية تقدير التكاليف في 10 خطوات

حددت حكومة الولايات المتحدة عملية من 12 خطوة تؤدي إلى تقديرات تكلفة موثوقة وصحيحة لإدارة المشروع. هذه الخطوات الاثنتي عشرة موضحة أدناه.

1. تحديد الغرض من تقدير التكلفة

حدد الغرض من تقدير التكلفة ، ومستوى التفاصيل المطلوبة ، ومن يتلقى التقدير والنطاق العام للتقدير.

2. تطوير خطة تقدير

قم بتجميع فريق تقدير التكلفة ، ووضع الخطوط العريضة لتقنيات التقدير الخاصة بهم. ضع جدولًا زمنيًا ، وحدد من سيقوم بتقدير التكلفة المستقلة. أخيرًا ، قم بإنشاء الجدول الزمني للفريق.

3. تحديد الخصائص

قم بإنشاء وصف أساسي للغرض والنظام وخصائص الأداء. وهذا يشمل أي آثار تكنولوجية ، وتكوينات النظام ، والجداول ، والاستراتيجيات ، والعلاقات مع الأنظمة الحالية. لا تنس الدعم والأمان وعناصر المخاطرة والاختبار والإنتاج والنشر والصيانة وأي أنظمة قديمة مماثلة.

4. تحديد تقنيات تقدير التكلفة

حدد هيكل تقسيم العمل (WBS) ، واختر طريقة التقدير الأنسب لكل عنصر في WBS. تحقق من التكلفة وجدولة السائقين ؛ ثم قم بإنشاء قائمة تحقق.

5. تحديد القاعدة والافتراضات والحصول على البيانات

حدد بوضوح ما يتم تضمينه وما هو مستبعد من التقدير ، وتحديد الافتراضات المحددة.

6. وضع تقدير نقطة

قم بتطوير نموذج تكلفة عن طريق تقدير كل عنصر من عناصر WBS.

7. إجراء تحليل الحساسية

اختبار حساسية التكاليف للتغيرات في تقدير قيم المدخلات والافتراضات الرئيسية ، وتحديد محركات التكلفة الرئيسية.

8. إجراء تحليل المخاطر وعدم اليقين

حدد التكلفة والجدول الزمني والمخاطر الفنية الملازمة لكل عنصر في WBS وكيفية إدارتها.

9. توثيق التقدير وتقديمه إلى الإدارة

احصل على وثائق لكل خطوة في عملية تقدير التكلفة لإبقاء الجميع في نفس الصفحة مع تقدير التكلفة. بعد ذلك يمكنك إطلاع أصحاب المصلحة في المشروع على تقديرات التكلفة للحصول على موافقتهم.

10. تحديث تقدير التكلفة

يجب تحديث أي تغييرات في تقدير التكلفة والإبلاغ عنها. أيضًا ، قم بإجراء تشريح الجثة حيث يمكنك توثيق الدروس المستفادة.

نموذج تقدير التكلفة المجاني

يحتوي ProjectManager على قوالب مجانية لكل جانب من جوانب إدارة المشروع ، بما في ذلك قالب تقدير التكلفة المجانية لبرنامج Excel. يمكن استخدامه لأي مشروع ببساطة عن طريق استبدال العناصر الموجودة في عمود الوصف بتلك العناصر ذات الصلة بمشروعك.

يحتوي قالب تقدير التكلفة المجاني هذا على جميع الحقول التي تحتاج إلى تعبئتها عند تقدير تكاليف المشروع. على سبيل المثال ، يوجد عمود الوصف ، متبوعًا بعمود البائع أو المقاول من الباطن ، ثم توجد أعمدة لتسجيل تكاليف العمالة والمواد الخام. يمكن إضافة هذه معًا عن طريق السطر ثم يمكن حساب التكلفة الإجمالية للمشروع بواسطة القالب.

بطبيعة الحال ، يعتبر قالب تقدير التكلفة مستندًا ثابتًا. إنه مفيد من حيث جمع جميع تكاليف مشروعك ثم تتبعها على مدار دورة حياة المشروع. ومع ذلك ، يجب إضافة كل هذه البيانات يدويًا ، الأمر الذي يستغرق وقتًا وجهدًا - شيئان لا يتوفران لك بكثرة عند إدارة مشروع. بمجرد أن تصبح جاهزًا لتبسيط عملية تقدير التكلفة ، ستجد أن هناك العديد من حلول برامج إدارة المشاريع التي يمكنها إنشاء ميزانيات وتتبعها في الوقت الفعلي لمنعك من الإنفاق الزائد.

مثال على تقدير تكلفة المشروع

لنأخذ لحظة لإنشاء مشروع افتراضي ونعمل على مثال تقدير التكلفة العامة لنرى كيف تعمل هذه العملية. يعتبر تقدير تكلفة البناء واضحًا ومباشرًا ، لذا سنستخدم مثالًا لتقدير البناء. سيركز مشروع البناء هذا على المتطلبات العامة لتقدير التكلفة في إدارة المشروع.

أولاً ، سترغب في الحصول على قائمة تصف العناصر المختلفة اللازمة لبناء مشروع البناء الخاص بك. اجمع كل مستندات إدارة مشروع البناء مثل الخطط والتصميمات والمواصفات والمخططات والتصاريح لمعرفة بيانات التكلفة. ستجد في مستنداتك التكاليف الإدارية وتكاليف التمويل والرسوم التوضيحية والرسوم الهندسية والتأمين وعناصر التكلفة الأخرى.

حان الوقت الآن لاستخدام هيكل تنظيم العمل (WBS) لتحديد جميع أنشطة مشروع البناء الخاص بك. حدد تكاليف العمالة والتكاليف المباشرة والتكاليف غير المباشرة المرتبطة بكل نشاط فردي في جدول مشروعك. هناك العديد من تقنيات تقدير التكلفة مثل التقدير التصاعدي الذي يسمح للمقاولين بتقدير التكاليف لكل نشاط بناء لإنشاء مقترحات دقيقة لعملية تقديم العطاءات الخاصة بالبناء.

ثم يتم إضافة هذه التكاليف معًا للحصول على إجمالي سطر. ثم يتم إضافة كل هذه الخطوط الإجمالية معًا وستحصل على التكلفة الإجمالية لمشروعك. يعد امتلاك نموذج تقدير التكلفة أداة جيدة لجمع هذه المعلومات وتتبعها.

كيف يمكن لـ ProjectManager المساعدة في تقدير التكلفة

ProjectManager هو برنامج لإدارة المشاريع يحتوي على ميزات للمساعدة في إنشاء تقدير أكثر دقة لتكلفة المشروع. يمكن استخدام مخطط جانت عبر الإنترنت لمساعدتك في تتبع التكاليف والنفقات للمشاريع والمهام.

تقدير تكاليف مهام محددة

عند تقدير المهام الفردية ، يمكن أيضًا جمع التكاليف وتتبعها على مخطط جانت عبر الإنترنت. يمكنك هنا إضافة عمود للتكاليف المقدرة والتكلفة الأساسية والتكاليف الفعلية لمساعدتك في الحفاظ على المشروع في حدود الميزانية بمجرد تنفيذه.

لا يمكن لمخطط جانت عبر الإنترنت فقط تتبع المهام ، ولكن يمكنك إعداده لتتبع المواد والتكاليف الثابتة المرتبطة بكل مهمة مشروع ، ومراقبة الفرق بين الميزانية والتكاليف الفعلية ، كما يمكنك مع كل مهمة. يتم جمع كل هذه البيانات في صفحة واحدة.

ابدأ بإنشاء مشروع ثم انتقل إلى طريقة عرض جانت في ProjectManager. إذا كانت لديك بيانات بالفعل ، فيمكنك استيرادها بالنقر فوق الزر "استيراد" في أعلى الجانب الأيمن من الصفحة. أو يمكنك استخدام مخطط جانت عبر الإنترنت لجمع البيانات. يمكن مشاركتها بسهولة مع أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة عندما تكون مستعدًا للحصول على مدخلات أو موافقة.

تقدير تكلفة الموارد

تعد ميزة إدارة الموارد في ProjectManager أداة أخرى يمكن أن تساعدك في تحقيق تقدير أكثر دقة لتكلفة المشروع. يوفر طريقة للنظر في تكاليفك من خلال عبء العمل عبر المهام والمشاريع.

عند التخطيط لمشروع باستخدام أداة إدارة الموارد الخاصة بنا ، يمكنك حساب جداول الموظفين واستئجار المعدات والعطلات والمساحات المكتبية ، من بين عوامل أخرى سيكون لها تأثير على ميزانيتك. يعد توزيع موارد المشروع إحدى طرق موازنة الميزانية.

أنشئ خطة موارد عن طريق جدولة تواريخ الموارد المخططة والمدة التي ستحتاج إليها والأشخاص الذين سيشاركون. يتضمن أي معدات أو تأجير موقع. أيضًا ، قم بتقسيم ذلك إلى مقدار الموارد اللازمة لكل نشاط على أساس يومي. ثم قم بإنشاء جدول بموارد مفصلة ، بما في ذلك المدة والتكاليف المقدرة.

عند تقدير التكاليف في مشروع ما ، فأنت تريد الحصول على أفضل الأدوات لمساعدتك في حساب ميزانية أكثر دقة. ProjectManager هو برنامج لإدارة المشاريع قائم على السحابة مع مخططات جانت عبر الإنترنت وميزات إدارة الموارد التي تمنحك التحكم في تكاليف مشروعك. تعرف على كيفية مساعدة ProjectManager في تقدير تكلفة مشروعك من خلال الحصول على هذه النسخة التجريبية المجانية التي تبلغ مدتها 30 يومًا اليوم.