كيفية عمل خطة إدارة التكلفة

أنت تعرف كيف ستسير الأمور - لم يتبق لديك سوى بضعة أشهر من الموعد النهائي ، وفريقك ليس قريبًا من إنهاء المشروع بأي حال من الأحوال. لقد نفدت الميزانية والوقت بسرعة ، وبدأت في التوتر. هل يجب عليك إخبار أصحاب المصلحة أم الانتظار لفترة أطول قليلاً؟

حسنًا ، لست وحدك على الأقل ، حيث يحدث هذا الموقف لأكثر من 45 بالمائة من جميع مشاريع تكنولوجيا المعلومات واسعة النطاق. بالنسبة للكثيرين ، يأتي هذا كضرر للجدول الزمني للمشروع والمنتج النهائي ، حيث تقدم 56 في المائة من المشاريع قيمة أقل مما كان متوقعًا. ييكيس. كيف يمكنك منع هذا من الحدوث؟ يمكن أن تساعد خطة إدارة التكلفة.

ما هي خطة إدارة التكلفة؟

خطة إدارة التكلفة هي طريقة لوضع استراتيجية لتخطيط وتنفيذ ميزانية المشروع. بالطبع ، يتم ذلك من أجل إكمال مشروعك في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية. ومع ذلك ، بدون وجود خطة مناسبة لإدارة التكلفة ، سوف يتعثر كل من هذين الأمرين - مما يكلفك أنت ومؤسستك تكلفة هائلة.

علاوة على ذلك ، يتوقف نجاح المشروع على إدارة التكلفة ، حيث أن التكلفة هي العامل الأساسي المحدد لنجاح أو فشل المشروع بشكل عام.

نظرًا لأن خطة إدارة التكلفة مهمة جدًا ، فأنت بحاجة إلى استخدام برنامج إدارة المشروع لتتبع تكاليفك. ProjectManager هو برنامج عمل ومشروع قائم على السحابة يمكنه تتبع تكاليف مشروعك في الوقت الفعلي. قم ببناء خطتك على مخطط جانت الحائز على جوائز ، ثم تتبعها باستخدام لوحة تحكم مباشرة لا تتطلب أي إعداد. ستعرف دائمًا ما إذا كنت تفي بخطة إدارة التكلفة مع ProjectManager ، لذا ابدأ اليوم مجانًا!

كيفية إنشاء خطة إدارة التكلفة

تُعرف إدارة التكلفة أحيانًا أيضًا بأسماء المهام الفرعية الأكثر تحديدًا ، مثل إدارة الإنفاق وشفافية التكلفة ومحاسبة التكاليف. تتكون عادةً من أربع خطوات: تخطيط الموارد وتقدير التكلفة والميزنة ومراقبة التكاليف. يوصى بشدة باستخدام برنامج تخطيط المشروع لمساعدتك في عملية إنشاء خطة إدارة التكلفة ، حيث سيكون هناك العديد من المهام والتكاليف والموارد لتتبعها.

1. تخطيط الموارد

بدءًا من خطة الموارد ، سيستخدم مديرو المشاريع عادةً هيكل تقسيم العمل لإظهار المشروع وتسليماته في تسلسل هرمي من الأكثر أهمية إلى الأقل. تساعد هذه القطعة مديري المشروع على فهم المكان الذي سيتم توجيه الجزء الأكبر من التكاليف نحوه ، وأي مكونات المشروع ستتطلب أقل قدر من الإنفاق.

2. تقدير التكلفة

المرحلة الثانية ، تقدير التكلفة ، هي عملية تكرارية - بمعنى أنها مصممة للتغيير مع تغير المشروع. تستخدم هذه المرحلة العديد من تقنيات التقدير المختلفة التي يتم تحديدها من خلال الأهداف المفاهيمية أو المعرفة التاريخية أو أحكام الخبراء أو الأساليب المحددة أو أساس كل مكون على حدة.

ذات صلة: نموذج تقدير التكلفة المجاني

من الناحية التاريخية ، ثبت أن التقنيات الحاسمة هي الأكثر دقة. ومع ذلك ، فإن هذه العملية منطقية للاستخدام فقط بمجرد تعيين كل تفاصيل المشروع الأخيرة - بما في ذلك النطاق والتسليمات. بالنسبة للمشاريع التي تفتقر إلى الطباعة الدقيقة ، ستظل تقنيات تقدير التكلفة الأقل دقة ذات قيمة خلال هذه المرحلة.

3. الميزنة

الآن ، ربما شعرت بمرحلة تقدير التكلفة كما لو كنت قد حددت ميزانيتك بالفعل ، لكنك حقًا حددت المخططات لميزانيتك. ستكون ميزانية مشروعك أكثر دقة بقليل من خلال هذا المقياس ، وستمكن المشروع من النجاح حقًا.

يتم تشكيل الميزانيات والموافقة عليها بعد مرحلة التقدير ، وعادة ما يتم تحريرها للمشروع في سلسلة من المراحل اعتمادًا على تقدم المشروع. سيساعد هذا المشروع على الوصول إلى معالمه الرئيسية في كل مرحلة من مراحل الميزانية ، بدلاً من محاولة مطابقة الميزانية الإجمالية للمشروع.

4. مراقبة التكاليف

التحكم في التكلفة أمر بسيط - ستقيس أداء مشروعك بالقيمة بالدولار مقابل التكلفة الإجمالية والجدول الزمني. سيساعد هذا في توفير معيار خلال عملية المشروع.

أولاً ، يتم تحديد متطلباتك مسبقًا ، خلال مرحلة تخطيط المشروع. بعد ذلك ، يتم استخدامها كطريقة لتحدي أسباب التغييرات في التكلفة. سيساعد هذا في تصحيح المسار في حالة زيادة التكلفة خارج نطاق الميزانية ومنع المشروع من الخروج عن نطاق السيطرة.

في النهاية ، ستساعدك خطة إدارة التكلفة الخاصة بك على التخطيط لتكلفة المشروع وإدارة تكلفة المشروع طوال دورة حياة المشروع. أثناء تنفيذ مشروعك ، سيتم توثيق نفقات مشروعك بدقة طوال فترة المشروع حتى يظل مشروعك في حدود الميزانية.

تعريف شروط وصيغ خطة إدارة التكلفة

عند تحديد خطة إدارة التكلفة الخاصة بك ، ستحتاج إلى إجراء الكثير من العمليات الحسابية المختلفة ، وممارسة العديد من الصيغ ومراجعة الرياضيات ثلاث مرات عند الانتهاء. لكن بعد قولي هذا ، فإن هذه الإجراءات تمر بالعديد من الأسماء المحددة. دعونا نحددهم.

• هيكل تقسيم العمل: مشابه في الأسلوب لطريقة الانحدار أو مخطط تدفق هرمي بسيط ، هذا تخطيط موجه نحو المنتج للعمل والمهام والأنشطة التي يتعين على أعضاء الفريق القيام بها.
• خط الأساس للتكلفة: يتم إنشاؤه عن طريق تقدير تكاليفك مقابل الفترة الزمنية العامة التي سيحدث فيها مشروعك. يعتبر خط الأساس للتكلفة في النهاية هو ما ستستخدمه لمقارنة أدائك ، وعادة ما يتم توضيحه على منحنى S.
• حد التحكم: تمامًا كما تقوم بتعيين خط الأساس الخاص بك ، فإن عتبة التكلفة الخاصة بك هي أعلى أو أقل إنفاق مسموح به لمشروعك. أي شيء أعلى أو أقل من ذلك يعتبر غير مقبول من حيث إدارة التكلفة.
• مستوى الدقة: ستُظهر وحدة القياس هذه إلى أي مدى سيتم تقريب تقديرات التكلفة الخاصة بك إلى أسفل أو أعلى. بالإضافة إلى ذلك ، سيتم تحديد مستوى الدقة الخاص بك من خلال النطاق والحجم الإجمالي لمشروعك.
• قياس القيمة المكتسبة: تساعد معادلة القيمة المكتسبة مديري المشاريع على قياس مقدار العمل الذي تم تنفيذه بالفعل في المشروع المذكور بأكبر قدر ممكن من الدقة.
• تقدير من ثلاث نقاط: باستخدام هذه الصيغة ، ستحصل على ثلاثة أرقام. الأول هو أفضل تخمين لك (BG) على مقدار العمل الذي قد يستغرقه النشاط إذا تم تنفيذه 100 مرة. والثاني هو تقديرك المتشائم (P) ، وهو المدة التي سيستغرقها المشروع ومقدار التكلفة إذا حدثت جميع المخاطر السلبية. والثالث هو تقديرك المتفائل (س) إذا حدثت جميع المخاطر الإيجابية.
• التقدير التصاعدي: تتضمن هذه الصيغة استخدام التقديرات الأصغر لمشروعك ، ثم تجميعها في إجمالي المبلغ لتحديد تقدير التكلفة الإجمالية للمشروع.
• تقدير مماثل: يتم حساب هذا التقدير من خلال مقارنة جميع تقديرات تكلفة المشاريع السابقة وقياسها مقابل وقت وتكلفة مشروعك الحالي. يتم ذلك عادةً عندما يتوفر القليل من تفاصيل المشروع.
• تقدير حدودي: يتم حساب هذا التقدير بربط تكلفة بكل مهمة وتعيين تلك التكلفة مقابل المخطط الزمني للمشروع. ومع ذلك ، ستساعدك العديد من المهام في العثور على تقدير التكلفة الإجمالية. يمكن القيام بذلك في ProjectManager باستخدام مخطط جانت عبر الإنترنت. هنا ، يمكنك تعيين تكلفة لكل مهمة ، وعند اكتمال المشروع ، يتم حساب التكلفة الإجمالية تلقائيًا ومقارنتها بالميزانية.

كيفية تتبع نتائج خطة إدارة التكلفة الخاصة بك

نصف خطة إدارة التكلفة الخاصة بك هي ، حسنًا ، إدارة التكلفة طوال دورة حياة المشروع.

عند مراقبة تكلفة مشروعك ، استخدم المعايير الخاصة بك ، لأنها ستكون المفتاح لفك تشفير ما إذا كان مشروعك يسير على الطريق الصحيح ، أو متأخراً عن الميزانية أو يتجاوزها. لهذا السبب ، سترغب في أن تكون قادرًا على رؤية التقدم المخطط له مقابل تقدمك المحقق للتأكد من أنك لا تزال على المسار الصحيح. يستخدم العديد من الأشخاص سير عمل إدارة المشروع (سواء كان ذلك عبر منهجية الشلال أو مخطط جانت أو أداة كانبان) لقياس هذا المقياس.

3 أشياء يجب تجنبها عند وضع خطة إدارة التكلفة

معرفة ما لا يجب فعله لا يقل أهمية عن معرفة ما لا يجب فعله عند وضع خطة إدارة التكلفة. تعتبر خطة إدارة التكلفة معقدة ويمكن ارتكاب الأخطاء. كلما زادت وعيك بماهية تلك العثرات ، قل احتمال تعرضك لها. فيما يلي بعض الأشياء التي يجب البحث عنها.

1. ضعف التواصل مع أصحاب المصلحة: التقارير هي الوسيلة الرئيسية التي يقوم مديرو المشروع من خلالها بإبلاغ إحصاءات التكلفة الحيوية لأصحاب المصلحة في المشروع. أصحاب المصلحة لديهم مصلحة راسخة في نجاح المشروع ، وبالتالي فهم مهتمون جدًا بكيفية تقدمه.
2. عدم استخدام هيكل تنظيم العمل: إن عدم تعيين كل خطوة ضرورية للوصول إلى الناتج النهائي لمشروعك سيؤثر على ميزانيتك ، وبذلك ، فإن خطة إدارة التكلفة الخاصة بك.
3. باستخدام جداول البيانات فقط: تعد جداول البيانات قوية وتعمل بشكل جيد للغاية. لكنها ليست ما تريده لإدارة خطة إدارة التكلفة. من السهل ارتكاب أخطاء عند إدخال البيانات ، حيث يمكن أن تصبح معقدة بشكل مفرط ، وهناك تقارير محدودة وقدرات مرئية.

قوالب مجانية للمساعدة في تخطيط إدارة التكلفة

تعتبر إدارة خطة إدارة التكلفة الخاصة بك باستخدام برنامج إدارة المشاريع أكثر إنتاجية ، ولكن إذا لم تكن مستعدًا للاستثمار في الأدوات الرقمية ، فهناك قوالب يمكن أن تكون بمثابة حل بديل. يحتوي ProjectManager على العشرات من القوالب المجانية ، العديد منها رائع لإدارة التكاليف. اخترنا ثلاثة من أفضل القوالب المجانية المتعلقة بتخطيط إدارة التكاليف لتنزيلها أدناه.

نموذج ميزانية المشروع

تبدأ خطة إدارة التكلفة بميزانية المشروع التي تتنبأ بجميع التكاليف المرتبطة بمشروعك وتساعدك على مراقبة هذه التكاليف أثناء تنفيذ المشروع. يرشدك قالب ميزانية المشروع المجاني لبرنامج Excel الخاص بنا خلال عملية الميزانية ، من التقاط تكاليف العمالة والمواد إلى عناصر الخط الأخرى ، مثل السفر والمعدات والعناصر الثابتة. حتى أن هناك مكانًا لتتبع تكاليف الميزانية المخطط لها مقابل تكاليف الميزانية الفعلية.

قالب لوحة تحكم المشروع

تتبع خطة إدارة التكلفة الخاصة بك أثناء تنفيذها هو كيف تحافظ على تلك الخطة. على الرغم من أن برامج الوقت الفعلي أكثر دقة وتتطلب عملًا أقل ، يمكنك إدخال البيانات في قالب لوحة معلومات المشروع المجاني لبرنامج Excel ومعرفة مدى تكلفتك من خلال الرسوم البيانية والمخططات سهلة القراءة. بهذه الطريقة يمكنك معرفة متى تتجاوز التكاليف التكاليف المخطط لها وتعديلها وفقًا لذلك لتظل في حدود ميزانيتك.

نموذج خطة العمل

من أجل تنفيذ خطة إدارة التكلفة الخاصة بك ، ستحتاج إلى مجموعة من المهام المخصصة لأعضاء الفريق. يوضح نموذج خطة العمل المجانية لبرنامج Excel هذه الخطوات لتحويل استراتيجيتك إلى واقع. ستجد مساحة لسرد مهامك وفي أي مرحلة من مراحل المشروع ستنفذها ، وأولويتها ، ومن تم تعيينه ، والمدة ، وتواريخ البدء والاستحقاق ، والموارد اللازمة وحتى حالة العمل الجاري.

كيف يساعد ProjectManager في خطط إدارة التكلفة

سواء كان مشروعك التالي كبيرًا أو صغيرًا ، فستحتاج إلى التأكد من أن تقدير التكلفة الخاص بك دقيق قدر الإمكان ، ويسهل إدارته على المدى الطويل.

باستخدام ProjectManager ، ستتمتع بالقدرة على تخصيص تقارير المشروع للحصول على البيانات التي تحتاجها فقط ، بالإضافة إلى أنك ستتمكن من رؤية التقدم الفعلي للمشروع على أعضاء الفريق ومهامهم.

وسواء كنت تستخدم تقنيات حتمية أو بيانات تاريخية أو تقديرًا مشابهًا أو تقديرًا من ثلاث نقاط لقياس تقديرات تكلفة مشروعك ، فستتوفر لديك أداة يمكنها توصيل بيانات مشروعك وحساب تقديراتك نيابة عنك. بالإضافة إلى ذلك ، من خلال لوحات المعلومات في الوقت الفعلي ، ستتمكن من الحصول على صورة مرئية حول المعايير المقدرة لمشروعك ، حتى تتمكن من معرفة ما إذا كنت متقدمًا أو متأخرًا عن الجدول بنقرة زر واحدة.

يعد تقدير التكاليف والحصول على قراءة دقيقة قبل بدء المشروع أحد أهم المكونات لضمان نجاح المشروع. هذا هو السبب في أن ProjectManager مكرس لمنح الفرق البرامج التي يحتاجونها لتخطيط تقديرات التكلفة ، وتوظيف خطة الإدارة والتعاون بشكل فعال بغض النظر عن مكان تواجدهم. اشترك اليوم في نسخة تجريبية مجانية مدتها 30 يومًا من ProjectManager.