كيف تكتب رسائل إخبارية بالبريد الإلكتروني للشركات يقرأها الناس

البريد الإلكتروني هو المصدر الرئيسي للاتصال في العمل. نتواصل يوميًا مع الزملاء والإدارة والعملاء والعملاء ، لكن في بعض الأحيان يكون هذا نشاطًا يمكن أن يسرقك كثيرًا من الوقت. فيما يلي بعض النصائح لإنشاء رسائل بريد إلكتروني أفضل للشركات تجعل عملية الكتابة والرد أسرع.

البريد الإلكتروني هو المصدر الرئيسي للتواصل في العمل ولا تزال رسائل البريد الإلكتروني للشركات جزءًا مهمًا من التسويق عبر البريد الإلكتروني ، حتى لو كنا نكرس مزيدًا من الاهتمام للرسائل الإخبارية ورسائل البريد الإلكتروني الترويجية. نتواصل يوميًا مع الزملاء والإدارة والعملاء والعملاء. في بعض الأحيان لا يستطيع المستلمون التوصل إلى اتفاق أو قضاء الكثير من الوقت في كتابة الرسائل. قمنا بتجميع 12 قاعدة ستساعدك أنت وعميلك على توفير الوقت وحل مشكلات العمل بشكل أسرع.

اكتب سطر موضوع واضح ومحدد

يعمل سطر الموضوع بشكل مشابه للعنوان ، مما يسمح لك بسهولة تحديد مكان المراسلات التي تبحث عنها في صندوق الوارد الخاص بك. تأكد من تضمينه لجعل العمل مع رسائل البريد الإلكتروني أكثر بساطة. يجب أن تكون صياغة الموضوع مفيدة. لن يكون من الواضح للمستلم ما يتم تقديمه إذا كانت الرسالة بعنوان "تعاون" ، "صور" ، "إنه". هناك سطر موضوع ، لكنه لا فائدة منه. أضف التفاصيل: "نحن نقدم التنسيب في مجلتنا" أو "صور لقسم السفر".

إذا تغير الموضوع أثناء المراسلات فلا تقم بتغييره في الخطاب. لنفترض أنك بدأت محادثة حول إنشاء موقع ويب لممارسة طب الأسنان ، ولكنك حصلت على طلب جديد على طول الطريق: موقع ويب لمركز للأطفال. لا تخلط المشاريع في بريد إلكتروني واحد ولا تغير الموضوع عندما تحصل على سؤال جديد. ابدأ سلسلة جديدة من الحروف لهذه المحادثة. يوصي كتاب المحتوى في Essay Map دائمًا باتباع قاعدة واحدة: لكل سؤال كبير يجب أن تكون هناك مراسلات منفصلة.

أضفى طابع شخصي

إذا كنت تعرف اسم المستلم ، فاستخدم اسمه الأول عند مخاطبته . بصرف النظر عن ذلك ، ليس من الواضح لمن توجه الرسالة ، ويبدو أنها غير مهذبة. إذا كان هناك العديد من المستلمين ، فقم بإدراج جميع الأشخاص الذين تتوقع منهم ردًا أو إجراءً بالاسم. قد يعتقد الشخص أن الرسالة لا تنطبق عليه إذا كانت موجهة إلى الجميع. بالعنونة بالاسم ، نقوم بإزالة هذه المشكلة.

تحدث إلى النقطة

خطاب العمل هو نوع قصير. ضع في اعتبارك المدة التي سيستغرقها المستلم للوصول إلى قلب الرسالة من خلال الخوض في الحجج الطويلة والجوانب الغامضة. لا يلزم أن تكتب ما يمكن أن يكون ، وما يهدئ القلب إذا لم يؤثر على حل السؤال. لا تضيع وقتك ووقت الآخرين - ادخل مباشرة إلى صلب الموضوع.

حدد التاريخ المحدد للموعد النهائي.

في سطر الموضوع أو نص الرسالة ، تجنب استخدام كلمة "عاجل" . هذا المفهوم قابل للتوسيع: بالنسبة لشخص واحد يمكن أن تكون ساعة ، لشخص آخر - أسبوع. كن محددًا بشأن الوقت والتاريخ اللذين تنتظر فيهما إجابة أو نتيجة.

نسّق النص

يصعب قراءة النص غير المنسق ، لذا قسّمه إلى فقرات صغيرة ، مع مراعاة قواعد التنسيق الرئيسية لقراءة أفضل وأسهل. بعد كل فقرة ، ضع مسافة بادئة واحدة ، ثم مسافتين بعد التحية وقبل التوقيع. اشرح كل رابط تضعه في بريدك الإلكتروني: ما المستند الذي يؤدي إليه ولماذا يجب على المستلم النقر فوقه. حاول ألا تفرط في استخدام الخط الغامق والمائل واللون. دع النص يبدو هادئا.

اكتب بحيادية ودقة

من السهل استحضار المشاعر السلبية بحرف. نظرًا لأن المستلم يمكنه تفسير النص بشكل مختلف ، فاكتب بأكبر قدر ممكن من الحيادية لتجنب الالتباس. كن دائما مهذبا ومحترما. إذا كنت لا تعرف بعضكما البعض جيدًا ، فلا تطرح أسئلة شخصية أو تعطل مساحة شخص آخر أو تطلق النكات أو تتحدث عن مواضيع غير متعلقة بالعمل.

احفظ محفوظات الدردشة الخاصة بك

في النص ، احتفظ بسلسلة الرسائل السابقة بالكامل . من السهل أن تفقد ما كنت تتعامل معه مع المرسل في بحر من المعلومات ؛ سيساعدك سجل المراسلات على التذكر. هذا ينطبق بشكل خاص على العمال الذين يتلقون عددًا كبيرًا من رسائل البريد الإلكتروني التي تحتوي على مشاكل واستفسارات.

توقيع الخطابات

يجب أن يكون لبريد مراسلات العمل اسم محايد ، مثل اسم العائلة @ صاحب العمل. اذكر الاسم واللقب والمسمى الوظيفي والاسم التجاري في التوقيع. أضف معلومات إضافية: جهة اتصال عبر الهاتف ، والمراسلين ، والشبكات الاجتماعية - ورابط إلى موقع الويب الخاص بالشركة في تذييل الصفحة . استخدم "تحياتي" أو "مع أطيب التمنيات". لا تكتب كلمات الامتنان على نصف صفحة في التوقيع التلقائي ، ضع الإعلانات ، ضع روابط لجمع التوقيعات والمشاريع المماثلة.

أضف جميع الروابط والملفات مرة واحدة

يحدث أنه بعد إرسال بريد إلكتروني فقط يتم اكتشاف أن ملفًا مهمًا غير مرفق أو لم يتم تحديد الرابط الصحيح. يرسل العديد من الأشخاص مرفقات وملاحق في رسالة منفصلة - "هذا هو المستند الذي نسيت إرساله". والمراسلات منقسمة: في قصة - المناقشة ، في أخرى - الوثائق اللازمة. ليس معروفًا الحرف الذي سيرد عليه المستلم ، وربما هو الحرف الذي ليس له سجل مراسلات. لذلك من الأفضل تكرار النسخة السابقة وإضافة ملف إليها. في الرسالة ، يجب أن تطلب من المستلم حذف الحرف بدون الملف لتجنب الالتباس.

أيضًا ، أرسل جميع المرفقات معًا. أو إذا كان هناك الكثير منهم ، فأرسل رابطًا إلى خدمة استضافة الملفات

أجب بسرعة

لا يتوقع مقدمو الرسائل استجابة فورية لرسائل البريد الإلكتروني ، لكن ما يقرب من نصف المستجيبين البالغ عددهم مليوني شخص يردون على رسائل البريد الإلكتروني في غضون ساعة. اكتب مرة أخرى في أقرب وقت ممكن. إذا كان هذا جزءًا من مسؤولياتك المباشرة - على سبيل المثال ، إذا كنت تعمل في دعم أو كمنسق مشروع - فحاول الإجابة في غضون 15-30 دقيقة.

إذا كانت وظيفتك الرئيسية لا تتطلب منك التعامل مع البريد الإلكتروني ، فخصص مرتين خلال اليوم لفرز البريد والرد عليه. على سبيل المثال ، الساعة 11 صباحًا وفي نهاية اليوم الساعة 17 مساءً. بهذه الطريقة لن تفوتك الرسائل المهمة وتحافظ على صندوق البريد الخاص بك بالترتيب. لا تقلق: إذا كان لديك سؤال عاجل ، فسيتم الاتصال بك بطريقة أخرى - عبر برنامج المراسلة أو عبر الهاتف.

إرسال الرسائل خلال ساعات العمل

ثلاثة أسباب لاتباع هذه القاعدة:

1. يمكن لإخطار صوتي إيقاظ المرسل إليه.
2. يجد بعض الأشخاص أنه من غير المقبول المراسلة بعد ساعات العمل ، بما في ذلك عطلات نهاية الأسبوع.
3. قد تضيع رسالتك من بين أمور أخرى.

إعداد الإرسال المتأخر . على سبيل المثال ، يحتوي Gmail على وظيفة "جدولة الإرسال". إذا كنت تكتب خطابًا في صباح يوم السبت ، فحدد الخطاب ليوم الاثنين الساعة 10 صباحًا . بهذه الطريقة ، من المرجح ألا يفوتها المستلم. إذا أصبح البريد الإلكتروني غير ذي صلة بحلول هذا الوقت ، فانتقل إلى الإرسال وقم بإلغاء الإرسال.

لا ترسل الكلمتين "شكرًا لك" و "على الرحب والسعة" في بريد إلكتروني منفصل

يستغرق فتح الرسالة وقراءتها وقتًا. يؤدي إرسال "شكرًا لك" و "مرحبًا بك" والرسائل المماثلة فقط إلى تشتيت انتباه الشخص الذي تتحدث إليه. من الأفضل أن تتقدم بالشكر في المرة القادمة التي ترسل فيها مستندات إضافية أو تجيب على أسئلة جديدة. بهذه الطريقة سيكون هناك فائدة وامتنان في رسالة واحدة.

احترس دائمًا من نبرة صوتك وتعبيراتك. لا تكتب أشياء قد تسيء إلى شخص آخر أو تنعكس سلبًا على صورة صاحب العمل.

هناك الكثير من القواعد ، لكن ليس عليك حفظها جميعًا. الشيء الرئيسي هو أن تحترم خصمك ورأيه ووقته وأن تكون سعيدًا بالعمل المشترك.